Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2013 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin w okresie kwiecień - maj 2013 r. przeprowadził kontrolę w Szczecińskim Przedsiębiorstwie Autobusowym „Dąbie” Sp. z o. o., ul. Struga 10, Szczecin (zwanym dalej SPAD lub Spółką) w zakresie prowadzenia dokumentacji czasu pracy kierowców oraz realizacji umów w okresie od kwietnia do maja 2012 r. Opis stanu faktycznego, stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli podpisanym w dniu 6 maja 2013 r. Ocena kontrolowanej działalności została zawarta w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 27.05.2013 r.

W wyniku kontroli dokumentacji za okres kwiecień - maj 2012 r. ustalono, że pracownicy SPAD pobierali wynagrodzenie za godziny, których w rzeczywistości nie przepracowali (godziny te były dopisywane w Systemie Operatywnej Ewidencji Zakładu Komunikacji Autobusowej (zw. dalej ZKAE). Stwierdzono ponadto liczne uchybienia związane w szczególności z nierzetelnym sporządzaniem dokumentacji dot. pracy kierowców a także brakiem poszczególnych dokumentów (kart drogowych, zleceń). Powyższe nieprawidłowości i uchybienia powstały przede wszystkim wskutek niezgodnego z prawem (nielegalnego) działania pracowników SPAD, braku zabezpieczenia przed nieuprawnioną ingerencją w użytkowany przez Spółkę program ZKAE, służący m.in. do ewidencjonowania i rozliczania czasu pracy kierowców, braku wewnętrznych procedur normujących zasady rozliczania, ewidencjonowania i obiegu dokumentów w zakresie świadczenia usług transportu drogowego oraz niedostatecznego nadzoru nad całością procesu związanego z rozliczaniem czasu pracy kierowców.

Wykazane nieprawidłowości naraziły SPAD na straty finansowe w łącznej wysokości 10.934,88 zł (w tym: kwiecień 2012 r. - 7.536,72 zł, maj 2012 r. – 3.398,16 zł – kwota po korekcie).

Stwierdzono, że w przypadku 3. kierowców wystąpiły rozbieżności między czasem pracy wskazanym na „listach godzin (…)” stanowiących podstawę wypłaty wynagrodzenia, a czasem pracy ujętym w programie ZKAE w oparciu, o który przedmiotowe listy były sporządzane. Powyższe nastąpiło w wyniku nieuprawnionej ingerencji pracownika SPAD (zatrudnionego na stanowisku samodzielnego pracownika ds. planowania służb, ewidencji i rozliczeń) w ewidencję komputerową (wpisywanie niewypracowanych godzin, a następnie, po sporządzeniu wydruku ich usuwanie z systemu). W wyniku powyższego SPAD wypłaciło łącznie 5.121,86 złza godziny, które nie były faktycznie przepracowane przez kierowców. W kwietniu 2012 r. rozbieżności wyniosły łącznie 142 h 17 min., co spowodowało wypłatę wynagrodzenia za nieprzepracowane godziny w wysokości 2.639,47 zł, w maju 2012 r. wyniosły one razem 133 h 49 min., co spowodowało wypłatę wynagrodzenia za nieprzepracowane godziny w wysokości 2.482,39 zł.

W toku kontroli stwierdzono braki w dokumentacji (zleceń/kart drogowych oraz zapisów na „wydrukach zestawienia wg linii na dzień (…)”) potwierdzającej wykonanie przez kierowców pracy wykazanej w ZKAE w okresie kwiecień – maj 2012 r. W kwietniu 2012 r. w 14. przypadkach brakowało zleceń, w 12. przypadkach brak było zapisów na „wydrukach zestawienia wg linii na dzień (…).” W związku z powyższym SPAD zapłaciło wynagrodzenie za 134 h 34 min., w wysokości 2.496,24 zł, na które nie było potwierdzenia w dokumentacji. W maju 2012 r. w 27. przypadkach brakowało zleceń, w 5. przypadkach brak było zapisów na „wydrukach zestawienia wg linii na dzień (…)”, a w 9. przypadkach brak było kart drogowych. W związku z powyższym SPAD zapłaciło wynagrodzenie za 307 h 28 min., w wysokości 5.703,68 zł, na które nie było potwierdzenia w dokumentacji.

W wyniku kontroli wykazano, że w przypadku 4. kierowców jedynym potwierdzeniem wykonywania pracy na tzw. „rezerwie” były odręczne adnotacje zamieszczone na dokumentach „wydruk zestawienia wg linii na dzień (…)” stanowiących podstawę do ustalania czasu pracy poszczególnych kierowców. Pod ww. adnotacjami nie zamieszczano ponadto podpisów osób ich dokonujących. W przypadku 1. kierowcy ustalono (w oparciu o wyjaśnienia złożone przez ówczesnego Kierownika ds. eksploatacji), iż były to nieprzepracowane godziny w ilości 148 h 30 min., co w kwietniu 2012 r. naraziło Spółkę na stratę w wysokości 2.754,70 zł. Powyższe w ocenie kontrolujących poddaje w wątpliwość wiarygodność zapisów zawartych na „wydrukach zestawień wg linii na dzień (…)” w przypadku pozostałych 3. kierowców.

Ustalono, że Prezes SPAD podjął działania zmierzające do odzyskania niesłusznie wypłaconego wynagrodzenia, m. in. wezwał pracowników do zapłaty kwot wynikających z godzin, których w rzeczywistości nie przepracowali.

W wyniku kontroli stwierdzono także braki w dokumentacji dot. czasu pracy kierowców oraz liczne uchybienia formalne.  Pomimo wykazanych braków wykonanie pracy przez pracowników znalazło potwierdzenie w pozostałych dokumentach  („wydruki zestawienia wg linii na dzień (…)”, zlecenia, karty drogowe) oraz w systemie ZKAE.

W przedstawionej do kontroli dokumentacji za okres kwiecień – maj 2012 r. brakowało 28. zleceń oraz  8. kart drogowych.

Kontrola badanych w kwietniu (199 szt.) oraz w maju 2012 r. (196 szt.) zleceń wykazała, że:

- w kwietniu 2012 r.: 7 wystawionych zostało przez dyspozytorów przebywających na urlopach, w 99. przypadkach w dniu wystawienia dokumentu dyspozytorzy mieli dzień wolny a w 63. przypadkach rozpoczynali pracę w innych godzinach. Ponadto w 2. przypadkach na zleceniach nie wskazano podpisu kierowcy,

- w maju 2012 r.: 20 zleceń wystawionych zostało przez dyspozytorów przebywających na urlopach, w 76. przypadkach w dniu wystawienia dokumentu dyspozytorzy mieli dzień wolny, w 5. przypadkach przebywali w delegacji, a w 60. przypadkach rozpoczynali pracę w innych godzinach. W 118. przypadkach zlecenia nie zawierały podpisu osoby wystawiającej dokument tj.: dyspozytoraa jedynie imienną pieczątkę. W 3. przypadkach na zleceniach wskazano: „W/Z Dyspozytor” bez czytelnego podpisu dyspozytora, a w 2. przypadkach na zleceniach nie było podpisu oraz imiennej pieczątki osoby wystawiającej dokument.

Ustalono ponadto, że w okresie kwiecień - maj 2012 r. w 11. przypadkach zlecenia wystawiane były przez osoby do tego nieupoważnione. Kierowcy zatrudnieni przez wykonawcę umowy (pracujący jednocześnie w SPAD na stanowisku dyspozytora) wystawiali zlecenia na własne nazwisko (w kwietniu 2012 r. – 6 przypadków, w maju 2012 r. – 5 przypadków).

W toku kontroli wykazano także, uchybienia dot. nieprawidłowego ewidencjonowania czasu pracy kierowców w programie ZKAE. Dane zawarte w programie nie pokrywały się z dowodami źródłowymi takimi jak karty drogowe, „wydruki zestawienia wg linii na dzień (…)”. W poszczególnych przypadkach łączny czas pracy wskazany w programie nie był dzielony na czas tzw. „rezerwy” oraz czas prowadzenia pojazdu. Brak powyższego podziału utrudniał prawidłową weryfikację czynności faktycznie wykonywanych przez pracownika (prowadzenie pojazdu, „rezerwa”).

Powyższe uchybienia wynikały w szczególności z nienależytego wykonywania obowiązków przez dyspozytorów, a także przez osoby zatrudnione na stanowiskach samodzielnych pracowników ds. planowania służb, ewidencji i rozliczeń eksploatacji oraz braku wystarczającej kontroli i nadzoru sprawowanego przez kierownika
ds. eksploatacji nad podległymi pracownikami.

Bezpośredni nadzór nad pracą dyspozytorów, planistów oraz kierowców sprawował kierownik ds. eksploatacji.

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 37 ust 3 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta Szczecin zalecił podejmowanie dalszych działań zmierzających do wyegzekwowania niesłusznie wypłaconego wynagrodzenia za niezrealizowane przez wykonawcę usługi.