Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2013 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin przeprowadził w okresie 04-05.2013 r. kontrolę w Rodzinnym Domu Dziecka  Nr 12 przy ul. Obrońców Stalingradu 21/4 (zw. dalej RDD Nr 12) w zakresie wybranych zagadnień gospodarki finansowo - księgowej za lata 2009 – 2010 r. Wyniki kontroli przedstawione zostały w protokole kontroli, podpisanym w dniu 21 czerwca 2013 r. przez Dyrektora RDD Nr 12 i w dniu 28 czerwca 2013 r. – przez Dyrektora Wydziału Spraw Społecznych. Ocena zawarta została
w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 16 lipca 2013 r.

Kontrola negatywnie ocenia sposób prowadzenia gospodarki finansowo – księgowej w RDD Nr 12 w latach 2009 – 2010. Powyższą ocenę uzasadnia przede wszystkim:

• brak ewidencji księgowej w RDD Nr 12, co uniemożliwia ocenę rzetelności danych wykazanych w poszczególnych paragrafach klasyfikacji budżetowej, w sprawozdaniach z wykonania planu finansowego Rb-28S, sporządzanych narastająco za poszczególne miesiące 2009 i 2010 r.,
• brak obciążenia ówczesnego Dyrektora, tytułem użytkowania lokalu mieszkalnego przez osoby inne niż podopieczni
  i ówczesny Dyrektor w kwocie 5.872,72 zł,
• nieuzasadnione pobranie przez ówczesnego Dyrektora w 2010 r. z rachunku pomocniczego kwoty 4.000,00 zł,
• brak wypłaty dla ówczesnego Dyrektora na kwotę 4.737,03 zł tytułem dokonanych zakupów (niezaewidencjonowane rachunki),
• pobranie przez osobę prowadząca księgowość nienależnego wynagrodzenia w kwocie 2.403,50 zł,
• nieuzasadniona wpłata na konto jednostki w kwocie 334,17 zł dokonana przez ówczesnego Dyrektora,
• niewypłacone należności pracowników z tytułu podróży służbowych na kwotę 1.123,77 zł,
• nieuzasadniona (bezumowna) wypłata ówczesnemu Dyrektorowi ryczałtu za używanie samochodu prywatnego do celów służbowych w kwocie 1.233,64 zł netto,
• zapłata kwoty 49,77 zł na cele nie związane z działalnością jednostki,
• wypłata kwoty 2.000,00 zł dotyczącej funduszu socjalnego z naruszeniem przepisów o funduszu i o składkach na ubezpieczenie społeczne (brak zapłaty składek),
• niedopłata dla Urzędu Skarbowego w kwocie 150,00 zł wynikająca z zastosowania błędnej stawki procentowej,
• brak niektórych dokumentów księgowych dokumentujących poszczególne operacje gospodarcze,
• brak opracowanych pisemnych zasad rachunkowości i procedur wewnętrznych stanowiących dokumentację systemu kontroli zarządczej.

Przyczyną wymienionych nieprawidłowości było głównie:

• niewłaściwe wykonywanie zadań przez osobę prowadzącą księgowość jednostki,
• brak jakichkolwiek mechanizmów kontroli ze strony ówczesnego Dyrektora RDD Nr 12, (w tym weryfikacji i akceptacji dokumentów i operacji księgowych),
• niewypracowanie ze strony wydziału nadzorującego, tj. Wydziału Spraw Społecznych Urzędu Miasta Szczecin skutecznych mechanizmów kontroli zarządczej, umożliwiających identyfikację wymienionych nieprawidłowości.

Według sprawozdań Rb – 28S jednostka zrealizowała w latach 2009 - 2010 wydatki na ogólną kwotę 333.902,14 zł, co stanowiło 93,8 % zaplanowanej kwoty. Wydatki w § 3110 – świadczenia społeczne zrealizowane zostały w kwocie 62.770,00 zł, co stanowiło 18,8 % kwoty wydatków ogółem.

Według § 6 Statutu RDD Nr 12, dom był w latach 2009 - 2010 jednostką budżetową Miasta Szczecin, która powinna prowadzić samodzielną gospodarkę finansową w ramach otrzymanych środków oraz gospodarować mieniem pozostającym w jej posiadaniu. Na obowiązek prowadzenia w placówce rachunkowości wskazywał art. 40 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157 poz. 1240 ze zm.), zwanej dalej uofp, według którego jednostki sektora finansów publicznych prowadzą rachunkowość zgodnie z przepisami o rachunkowości, z uwzględnieniem zasad określonych w niniejszej ustawie, oraz art. 2 ust. 1 pkt 4 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2013 r., poz. 330) zwanej dalej uor, w którym jednostki budżetowe zostały wymienione jako zobowiązane do stosowania przepisów ustawy o rachunkowości.

W toku kontroli ustalono, że w RDD Nr 12 nie było zatrudnionego głównego księgowego, któremu ówczesny Dyrektor powierzył obowiązki wymienione w art. 54 ust. 1 uofp. Obsługa księgowo – finansowa RDD Nr 12 wykonywana była w latach
2009 – 2010, na podstawie zawartych przez Dyrektora umów – zleceń (umowa z dnia 15.09.2009 r. i z dnia 01.03.2010 r.). Osoba prowadząca księgowość posługiwała się pieczątką o treści ”Główna księgowa (…)”, mimo że stanowisko takie nie funkcjonowało
w kontrolowanej jednostce, jak również nie zostało wymienione w zawartej umowie – zlecenie.

W RDD Nr 12 nie była prowadzona rachunkowość obejmująca przyjęte zasady (politykę) rachunkowości, prowadzenie, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych, ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym oraz okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów, co było niezgodnie z art. 4 ust. 3
pkt1 - 3 uor.

Osoba wykonująca obsługę finansowo - księgową jednostki nie prowadziła w RDD Nr 12 ksiąg rachunkowychw rozumieniu art. 13 ust. 1 uor, tj. dziennika, księgi głównej, zestawienia obrotów i sald księgi głównej i sald ksiąg pomocniczych oraz wykazu składników aktywów i pasywów (inwentarz). W dokumentacji znajdowały się jedynie wyciągi bankowe, dowody źródłowe (faktury, rachunki, pokwitowania, noty, deklaracje ZUS, pojedyncze listy płac iinne) i raporty kasowe, które nie były ewidencjonowane.W plikach elektronicznych znajdowały się jedynie zestawienia i pojedyncze dokumenty utworzone w arkuszach kalkulacyjnych Excel,dotyczące m.in. rozliczeń publiczno – prawnych, naliczenia wynagrodzeń, wydatków w poszczególnych paragrafach klasyfikacji budżetowej, obrotów kasowych, monitorowania zapotrzebowania na środki budżetowe, wyposażeniai inne.

W jednostce nie było dokumentacji potwierdzającej przeprowadzenie inwentaryzacji za 2009 i 2010 r., a tym samym nie zostały wypełnione wymagania ustawowe zawarte w art. 26 ust. 1 uor, według których jednostki przeprowadzają na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzację, której przeprowadzenie i wyniki należy zgodnie z art. 27 ust. 1 uor, odpowiednio udokumentować i powiązać z księgami rachunkowymi.

Odpowiedzialność za zaniechanie wymienionych obowiązków ponosi ówczesny Dyrektor RDD Nr 12 zgodnie art. 4 ust. 5 uor, według którego odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą, w tym z tytułu nadzoru, ponosi kierownik jednostki.

W RDD Nr 12 nie było dokumentacji opisującej zasady rachunkowości, czym naruszone zostałyzapisyart. 10 ust. 1 uor, według którego jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczące:określenia roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych, metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego, a także sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych (zakładowy plan kont, przyjęte zasady kwalifikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej,
a także wykaz ksiąg rachunkowych, opis systemu przetwarzania danych i systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów).

W RDD Nr 12 nie było opracowanych i wdrożonych żadnych procedur dotyczących gospodarki finansowej, w tym procedur kontroli zarządczej, określających zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników.

Według standardu kontroli zarządczej nr 10 zawartego w grupie C – Mechanizmy kontroli, o którym mowa w załączniku do Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF Nr 15, poz. 84), zwanego dalej komunikatem w sprawie standardów kontroli zarządczej, na dokumentację systemu kontroli zarządczej składają się m.in. procedury wewnętrzne, które powinny być spójne i dostępne dla wszystkich osób zobowiązanych do ich stosowania.

W toku kontroli 530. transakcji jakie zrealizowane zostały w latach 2009 - 2010 (442 transakcje na rachunkach bankowych i 88 transakcji gotówkowych), w tym transakcji przychodowych na kwotę 454.803,49 zł i transakcji rozchodowych na kwotę 454.678,28 zł, stwierdzono niżej wymienione nieprawidłowości:

1. W dokumentacji RDD Nr 12 nie było stosownych dowodów księgowych stwierdzających dokonanie operacji gospodarczych, do następujących wypłat zrealizowanych z podstawowego rachunku bankowego:

- 15. rachunków do umowy zlecenie zawartej z osobą prowadzącą obsługę finansowo – księgową jednostki na kwotę ogółem 8.944,00 zł i 1. rachunku do umowy zlecenie zawartej z wychowawcą na kwotę 2.109,00 zł,

- 32. potwierdzeń pobrania przez ówczesnego Dyrektora gotówki w postaci wydruków z bankomatu lub bankowego potwierdzenia wypłaty na kwotę ogółem 88.143,56 zł,

- list płac do 7. wypłat wynagrodzeń na kwotę ogółem 16.227,30 zł,

- deklaracji ZUS P DRA do 17. wypłat na kwotę ogółem 10.423,55 zł,

- dowodów wewnętrznych do: wykonanych przedpłat na kwotę ogółem 330,00 zł (2 dowody), wynagrodzenia płatnika przekazanego do Gminy Miasto Szczecin na kwotę ogółem 167,00 zł (11 dowodów), oprocentowania środków na rachunku bankowym przekazanego do Gminy Miasto Szczecin na kwotę ogółem 1.511,02 zł (13 dowodów), zwrotu środków do Gminy Miasto Szczecin na kwotę ogółem 22.104,86 zł (2 dowody).

Wszystkie stwierdzone przypadki braku dokumentu księgowego to niewypełnienie zapisów zawartych w art. 20 ust. 2 uor, według którego podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej.

2. Płatność tytułem faktury nr 1230802912 na kwotę 545,80 zł, wystawionej w dniu 26.07.2010 r. uregulowana została dwukrotnie: 11.08.2010 r. na podstawie faktury i powtórnie 31.08.2010 r., bez dokumentu źródłowego.

3. W 2. przypadkach zapłacono odsetki ustawowe na kwotę ogółem 1,09 zł, a w 26. przypadkach płatności uregulowane zostały po terminie płatności (potencjalne odsetki wyniosłyby 43,62 zł).

4. Płatności z tytułu użytkowania lokalu mieszkalnego regulowane były w terminach niezgodnych z §1 ust. 3 i 5 aneksu nr 1 do umowy zawartego w dniu 02.11.2009 r., według którego opłaty związane z przedmiotem użyczenia RDD Nr 12 miał obowiązek opłacać z góry do dnia 10 - go każdego miesiąca; potencjalne odsetki ustawowe wyniosłyby w tym przypadku 40,91 zł, tj. 93,8 % ogólnej kwoty potencjalnych odsetek w kwocie 43,62 zł.

5. Osoba prowadząca księgowość zrealizowała z konta RDD Nr 12 płatności 12. faktur wystawionych imiennie na ówczesnego Dyrektora jednostki na kwotę ogółem 2.316,38 zł, bez wystawiania dodatkowego dokumentu wewnętrznego.

6. W dniu 27.06.2010 r. zakupiona została na kwotę 49,77 zł kawa arabica (zapłata gotówką). Według wyjaśnień ówczesnego Dyrektora, nie przypominał on sobie, aby taki zakup był dokonany na potrzeby RDD Nr 12.

7. W dokumentacji nie było raportów kasowych za grudzień 2009 r. i za okres od czerwca do grudnia 2010 r. w wyniku czego, w 2009 r. nie zaewidencjonowano wydatków gotówkowych na kwotę ogółem 30.469,18 zł, a w 2010 r. – na kwotę ogółem 23.618,39 zł.

W dokumentacji jednostki za lata 2009 – 2010 znajdowało się 6 poleceń wyjazdu służbowego, z czego w 2. przypadkach dokonano wypłaty należności na kwotę ogółem 340,12 zł. W przypadku 4. rozliczeń wyjazdu służbowego nie dokonano wypłat należności pracowników, w tym: polecenie wyjazdu z dnia 08.12.2010 r. dla ówczesnego Dyrektora do Międzywodzia na kwotę 172,17 zł
(z uwagi na brak wypełnienia dokumentu przyjęto odległość 103 km) oraz polecenie wyjazdu z dnia 09.12.2010 r. do Poznania na kwotę ogółem 464,30 zł, polecenie wyjazdu z dnia 09.12.2010 r. dla wychowawcy do Poznania na kwotę 23,00 zł oraz polecenie wyjazdu z dnia 22.12.2010 r. do Poznania na kwotę 464,30 zł (z uwagi na brak wypełnienia dokumentu oraz taki sam cel wyjazdu, przyjęto kwotę jak we wcześniejszej delegacji ówczesnego Dyrektora). Żadne z 6. poleceń wyjazdu nie zawierało ponadto wypełnionej części dotyczącej czasu i kosztów podróży.

W dniu 30.12.2010 r. ówczesny Dyrektor pobrał czekiem kwotę 2.873,64 zł, na którą składała się m.in. kwota 1.233,64 zł (1.505,00 zł – 271,36 zł) tytułem używania samochodu prywatnego do celów służbowych. Pobrana kwota wyliczona została przez osobę prowadzącą księgowość RDD Nr 12 jako iloczyn 300 km x 0,8358 zł x 6 miesięcy. Wypłata nie znajdowała jednak żadnego uzasadnienia gdyż ówczesny Dyrektor nie posiadał zawartej umowy na używanie samochodu prywatnego do celów służbowych
w jazdach lokalnych na lata 2009 - 2010, co potwierdził w wyjaśnieniach udzielonych w dniu 10.05.2013 r.

Dowody księgowe, w tym faktury, rachunki, polecenia wyjazdu służbowego, niektóre deklaracje ZUS, listy płac za 2010 r., wyciągi bankowe, raporty kasowe, nie zawierały potwierdzenia sprawdzenia pod względem merytorycznym i formalno – rachunkowym oraz nie były zadekretowane lub zawierały dekret częściowy (w zakresie paragrafów budżetowych) naniesiony w sposób nietrwały (ołówkiem), co było niezgodne z art. 21 ust. 1 pkt 6 uor, według którego dowód księgowy powinien zawierać co najmniej stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania. Powyższe dowody nie były również zatwierdzone do zapłaty przez ówczesnego Dyrektora RDD Nr 12 oraz nie zawierały potwierdzenia wypłaty gotówki.

W 2009 r. ówczesny Dyrektor pobrał z konta podstawowego przy pomocy czeków lub karty bankowej kwotę ogółem 63.900,00 zł, a dostarczył dokumentów źródłowych potwierdzających zrealizowane wydatki na kwotę ogółem 63.998,06 zł. Różnica w kwocie 98,06 zł nie została wypłacona Dyrektorowi w 2009 r.

W 2010 r. ówczesny Dyrektor pobrał z konta podstawowego przy pomocy czeków lub karty bankowej kwotę ogółem 24.243,56 zł, a dostarczył dokumentów źródłowych potwierdzających zrealizowane wydatki na kwotę ogółem 26.008,89 zł. Uwzględniając do rozliczenia pobranej gotówki kwotę 2.873,64 zł, do której Główny księgowy powinien wystawić dowody wewnętrzne, zwrot dla ówczesnego Dyrektora winien wynosić 4.638,97 zł gdy tymczasem Dyrektor zwrócił w dniu 31.12.2010 r. na konto jednostki kwotę 334,17 zł, zwiększając tym samym swoją należność do kwoty 4.973,14 zł.

Analiza transakcji zrealizowanych na rachunku pomocniczym i wykonania planu finansowego w § 3110 – świadczenia społeczne wykazała, że osoba prowadząca księgowośćprzekazała w miesiącach od maja do sierpnia 2010 r. na rachunek pomocniczy kwotę ryczałtu wyliczoną niezgodnie z faktyczną liczbą podopiecznychprzebywających w placówce. Według wyjaśnień ówczesnego Dyrektora RDD Nr 12,w placówce w 2010r. od majado sierpnia przebywało 5.dzieci, a osoba prowadząca księgowość przekazywała na rachunek kwotę 4.612,00 zł miesięcznie wyliczoną dla 7. podopiecznych zamiast 3.294,00 zł, tj. o 1.318,00 zł za dużo w każdym
z miesięcy (5.272,00 zł za dużo za okres od maja do sierpnia). Dyrektor pobierał z konta w wymienionych miesiącach kwotę 3.294,00 zł jednakże w dniu 29.12.2010 r. pobrał kwotę 4.000,00 zł w wyniku czego, na rachunek podstawowy zwrócona została z rachunku pomocniczego jedynie kwota 1.297,25 zł zamiast 5.297,25 zł.

W toku kontroli ustalono, że w latach 2009 - 2010 osoba prowadząca księgowość jednostki nie obciążała ówczesnego Dyrektora
z tytułu korzystania przez biologiczne dzieci i współmałżonka z lokalu, w którym mieści się placówka. Na podstawie płatności uregulowanych w 2010 r. związanych z użytkowaniem lokalu ustalono, że odpłatność ogółem za osoby korzystające z lokalu w 2010 r. (poza podopiecznymi i Dyrektorem), powinna wynosić 5.872,72 zł.

W wyniku kontroli dokumentacji kadrowej1. pracownika etatowego i 4. osób zatrudnionych w latach 2009 - 2010 na umowę – zlecenie,stwierdzono następujące nieprawidłowości:

1. W jednostce nie było akt osobowych 1. pracownika w rozumieniu § 6 rozporządzenia Ministra Pracy I Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 ze zm.), zwanego dalej rozporządzeniem
   w sprawie akt osobowych, tj. prowadzonych oddzielnie dla każdego pracownika w podziale na część A, B i C.
2. W dokumentacji nie było zakresu czynności pracownika etatowego RDD Nr 12 oraz zakresów czynności do umów zleceń zawartych (według zapisów umownych zakresy czynności stanowiły załączniki do umów), awedług standardu kontroli zarządczej nr 3 zawartego w grupie A – Struktura organizacyjna, o którym mowa w komunikacie w sprawie standardów kontroli zarządczej, aktualny zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności powinien być określony dla każdego pracownika.
3. W dokumentacji RDD Nr 12 znajdował się jedynie wycinek z wyciągu bankowego ówczesnego Dyrektora z nazwą i numerem konta bankowego z dnia 16.09.2009 r., a według zapisów przekazanej Dyrektorowi „Informacji o warunkach zatrudnienia
   i uprawnieniach pracowniczych” m.in. wynagrodzenie wypłacane będzie za pośrednictwem konta osobistego, po uprzednim złożeniu stosownego upoważnienia.

Kontrola poprawności naliczania wynagrodzeń i związanej z tym dokumentacji finansowo – księgowej wykazała, że:

1. Listy płac sporządzane w arkuszach kalkulacyjnych Excel, nie zawierały kolejnego numeru ani żadnej daty, a jedynym elementem wskazującym na ich chronologię była nazwa miesiąca.
2. W dokumentacji jednostki nie było list płac za: grudzień 2009 r. oraz luty, lipiec i grudzień 2010 r.; żadna z list za 2010 r. znajdujących się w dokumentacji nie zawierała podpisu sporządzającego i akceptacji ówczesnego Dyrektora.
3. W dokumentacji jednostki nie było 15. rachunków do umów zleceń zawartych z osobą prowadzącą obsługę finansowo – księgową jednostki na okres od września do grudnia 2009 r. i od stycznia do grudnia 2010 r. (wypłaty na kwotę ogółem 8.944,00 zł netto) oraz 1. rachunku do umowy zlecenia zawartej na grudzień 2009 r., stanowiących podstawę dokonanych wypłat (wypłata na kwotę 2.109,00 zł netto).
4. W dokumentacji jednostki nie było dokumentów źródłowych potwierdzających zasadność następujących wypłat dokonanych na rzecz wychowawcy:
   • dodatkowego wynagrodzenia na kwotę 518,00 zł we wrześniu 2010 r.,
   • nagród: na kwotę 1.500,00 zł brutto w listopadzie 2010 r. i na kwotę
     1.300,00 zł brutto w grudniu 2010 r.,
5. Za okres od września 2009 r. do grudnia 2010 r. osoba prowadząca księgowość winna otrzymać wynagrodzenie netto
   w kwocie łącznej 6.540,50 zł, a otrzymała kwotę 8.944,00 zł. Powstała nadpłata w kwocie 2.403,50 zł wynikała z dodatkowej wypłaty dokonanej na kwotę 1.265,00 zł netto w dniu 17.11.2010 r. oraz wypłaty na kwotę 1.138,50 zł netto w dniu 15.12.2010 r. Według umów zleceń zawartych z wymienioną osobą na 2009 i 2010 r., wynagrodzenie za czynności wymienione 
   w umowie ustalone zostało na kwotę 500,00 zł brutto miesięcznie (422,00 zł netto) i wobec powyższego dokonane wypłaty nie znajdowały żadnego uzasadnienia. Ówczesny Dyrektor RDD Nr 12 nie posiadał wiedzy o dokonanych nadpłatach,
   nie wiedział jaka była ich podstawa oraz co stanowiło dokument źródłowy.
6. Osoba prowadząca obsługę finansowo - księgową przekazywała wynagrodzeniana konta bankowe z dużym wyprzedzeniem czasowym bez żadnego uzasadnienia m.in. za: luty – 22.02.2010 r., marzec - 22.03.2010 r., kwiecień – 20.04.2010 r., maj – 20.05.2010 r., czerwiec – 21.06.2010 r., lipiec – 20.07.2010 r., sierpień – 20.08.2010 r., wrzesień – 17.09.2010 r., październik – 18.10.2010 r., listopad – 17.11.2010 r., grudzień – 15.12.2010 r., gdy tymczasem, według zapisów § 3 umowy – zlecenie zawartej z osobą prowadzącą obsługę finansowo - księgową „Zleceniodawca zobowiązuje się wypłacać wynagrodzenie do dnia 27 każdego miesiąca za dany miesiąc i przekazania środków finansowych na wyżej wymienione konto bankowe.”,
   a według „Informacji o warunkach zatrudnienia i uprawnieniach pracowniczych” jaką ówczesny Dyrektor otrzymał
   i której przyjęcie potwierdził własnoręcznym podpisem (pismo nr WO.II.AK/1130 -24-109 z dnia 15.09.2009 r.), wynagrodzenie wypłacane będzie z dołu, na 5 dni przed końcem miesiąca.

W wyniku kontroli transakcji dotyczących Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych ustalono, że:

1. W dniu 30.12.2010 r. ówczesny Dyrektor pobrał czekiem kwotę 2.873,64 zł stanowiącą sumę kwoty 1.640,00 zł (2.000,00 zł – 360,00 zł) tytułem Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych oraz kwoty 1.233,64 zł (1.505,00 zł – 271,36 zł) tytułem używania samochodu prywatnego do celów służbowych.
2. Kwota 1.640,00 zł netto tytułem Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych,wypłacona została, mimo że nie został dokonany odpis na fundusz socjalny w terminach ustawowych oraz środki nie zostały przekazane na rachunek bankowy funduszu. Było to niezgodne z art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych
   (j.t. Dz. U. z 2012 r., poz. 592 ze zm.) zwanej dalej ustawą o zfśs, według którego równowartość dokonanych odpisów
   i zwiększeń naliczonych na dany rok kalendarzowy pracodawca przekazuje na rachunek bankowy Funduszu w terminie do dnia 30 września tego roku z tym, że w terminie do dnia 31 maja tego roku przekazuje kwotę stanowiącą co najmniej 75% równowartości odpisów.
3. Jednostka nie posiadała opracowanego regulaminu przyznawania pracownikom świadczeń z funduszu socjalnego. Według art. 8 ust. 1 ustawy o zfśs przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z funduszu z tego tytułu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej. Art. 8 ust. 2 wymienionej ustawy stanowi, że zasady
   i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z funduszu, z uwzględnieniem ust. 1 oraz zasady przeznaczania środków funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określa pracodawca w regulaminie funduszu ustalanym zgodnie z art. 27 ust.1 lub z art. 30 ust. 5 ustawy z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (j.t. Dz. U. z 2001 r. Nr 79, poz. 854 ze zm.).
4. Środki funduszu wypłacone zostały ówczesnemu Dyrektorowi bez zastosowania zasad wymienionych w art. 8 ust. 1 ustawy
   o zfśs, a od wypłaconej kwoty nie zostały naliczone i odprowadzone składki ZUS. Według § 2 ust.1 pkt 19 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. Nr 161, poz. 1106 ze zm.), podstawy wymiaru składek nie stanowią świadczenia finansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Wyłączenie to dokonywane jest jednak ze względu na źródło finansowania, a więc z przedmiotowego wyłączenia nie mogą korzystać świadczenia wypłacane w sposób niezgodny z przepisami ustawy o zfśs, co miało miejsce w RDD Nr 12.

W toku kontroli rozliczeń RDD Nr 12 z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych i składek ZUS stwierdzono, że:

1. Podatek dochodowy od osób fizycznych od lutego do grudnia 2010 r. uregulowany zostały po pomniejszeniu o wynagrodzenie płatnika w wysokości 3 %, w kwocie ogółem 167,00 zł. Przyjęta przez osobę prowadzącą księgowość podstawa naliczania wymienionego wynagrodzenia była niezgodna z § 1 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 24 grudnia 2002 r.
   w sprawie wynagrodzenia płatników i inkasentów pobierających podatki na rzecz budżetu państwa(Dz. U. Nr 240, poz. 2065), według którego płatnikom i inkasentom przysługuje wynagrodzenie z tytułu terminowego wpłacania podatków, wynoszącem.in. 0,3% kwoty podatków pobranych przez płatników na rzecz budżetu państwa. Wynagrodzenie ogółem za 2010 r. wyliczone według stawki 0,3 % winno wynieść 17,00 zł (niedopłata dla Urzędu Skarbowego w wysokości 150,00 zł).
2. Na podstawie wezwania otrzymanego od Naczelnika Pierwszego Urzędu Skarbowego w Szczecinie osoba prowadząca księgowość skorygowała wymienione w pkt 1 wynagrodzenie płatnika w kwocie 781,00 zł, przekazanej na konto Pierwszego Urzędu Skarbowego w dniu 21.02.2011 r. Korygując deklarację w zakresie błędnego naliczenia wynagrodzenia płatnika,skorygowano również kwotę podatku do przekazania za grudzień 2010 r.Korekta dotyczyła nieuwzględnionego podatku w kwocie 631,00 zł (360,00 zł - wypłata z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, 271,00 zł – wypłata
   z tytułu używania samochodu prywatnego do celów służbowych. Termin płatności podatkuprzypadał na 20.01.2011 r.,
   a opóźnienie wyniosło 32 dni. Płatność z tytułu podatkuuregulowana została bez odsetek za zwłokę od zaległości podatkowych, które wyniosłyby 7,00 zł (po zaokrągleniu do pełnych złotych). Stało to w sprzeczności z § 55 ust. 1 ustawy z dn. 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (j.t. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.), wg którego odsetki za zwłokę wpłacane są bez wezwania organu podatkowego.
3. W dokumentacji jednostki nie było deklaracjiZUS P DRA za październik 2009 r. oraz za styczeń, lipiec i październik 2010 r.
4. Deklaracje ZUS P DRA za sierpień, wrzesień i listopad 2010 nie zawierały akceptacji Dyrektora, a deklaracja za grudzień 2010 r. – podpisu sporządzającego i akceptacji ówczesnego Dyrektora.

W toku oględzin wyposażenia znajdującego się w siedzibie RDD Nr 12, dokonanego na podstawie wykazu sporządzonego przez kontrolującego na podstawie zakupów zafakturowanych w latach 2009 – 2010, stwierdzono brak zestawu CERTUM Standard
z certyfikatem kwalifikowanym (faktura nr BOK/292/04/10 wystawiona przez UNIZETO TECHNOLOGIES na kwotę 363,56 zł) zakupionego w dniu 22.04.2010 r. Według wyjaśnień ówczesnego Dyrektora, zakupu zestawu dokonała osoba prowadząca księgowość jednostki, na potrzeby korespondencji kodowanej, w tym ZUS. Dyrektor zobowiązał się wystąpić pisemnie do wymienionej osoby o zwrot wymienionego zestawu.

Przyczyną wymienionych nieprawidłowości było przede wszystkim niewłaściwe wykonywanie obowiązków przez osobę prowadzącą obsługę finansowo - księgową, która pomimo stosownego wykształcenia oraz kwalifikacji nie prowadziła rachunkowości RDD Nr 12 zgodnie z zasadami określonymi dla jednostek budżetowych.

Wpływ na powyższe miał również brak jakichkolwiek mechanizmów kontroli, polegających m.in. na weryfikacji i akceptacji dokumentów i operacji finansowych przez ówczesnego Dyrektora, zgodnie z zasadą „dwóch par oczu” oraz wymogami określonymi w Standardach kontroli zarządczej grupy C - „Mechanizmy kontroli - szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych” zawartych w komunikacie w sprawie standardów kontroli zarządczej, według których ówczesny Dyrektor RDD Nr 12 powinien zapewnić m.in. rzetelne i pełne dokumentowanie i rejestrowanie operacji finansowych
i gospodarczych, a weryfikacja operacji finansowych i gospodarczych powinna się odbywać przed i po realizacji.

Nie wdrożono ponadto skutecznych mechanizmów zarządzania, umożliwiających wydziałowi nadzorującemu, tj. Wydziałowi Spraw Społecznych Urzędu Miasta identyfikację nieprawidłowości, które wystąpiły w RDD Nr 12. Wskutek powyższego, nadzór WSS nad podległymi jednostkami w zakresie gospodarki finansowej ograniczał się jedynie do oglądu sprawozdań budżetowych pod kątem ich zgodności z planem.

Wymieniony sposób realizacji zadań, nie zapewnił osiągnięcia celu nadzoru, jakim była m.in. skuteczna realizacja zadań RDD Nr 12 (Standardy kontroli zarządczej z grupy C - „Nadzór”). Z uwagi na powyższe oraz obowiązek określony w § 9 ust. 3 pkt 1 lit. b, c i e Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta (załącznik do Zarządzenia Nr 96/12 Prezydenta Miasta z dnia 1 marca 2012 r. ze zm.), według którego sprawowanie nadzoru nad jednostkami organizacyjnymi Gminy Miasto Szczecin, obejmowało, m.in. sprawowanie nadzoru merytorycznego nad działalnością jednostek, w szczególności:

• realizację gospodarki finansowej pod względem gospodarności, celowości i rzetelności,
• wykonanie budżetu,
• zgodność wykonywanych zadań z obowiązującymi przepisami,

wskazane było wdrożenie mechanizmów zarządzania umożliwiających identyfikację symptomów ewentualnych nieprawidłowości
i podejmowanie stosownych działań naprawczych.

Z uwagi na realizację przez RDD Nr 12 zadań o wrażliwym charakterze społecznym jakim była ciągła opieka i wychowanie dzieci pozbawionych opieki rodzicielskiej w warunkach naturalnego środowiska rodzinnego, wskazane było uwzględnienie w analizie ryzyka każdego aspektu funkcjonowania RDD Nr 12 (w tym, w zakresie powierzonych mu środków finansowych) i poddanie ich szczególnej pieczy.

W toku kontroli ustalono, że w odpowiedzi na zaistniałą sytuację Dyrektor WSS złożył w dniu 18.12.2012 r. do Komendy Miejskiej Policji zawiadomienie o możliwości popełnienia przestępstwa na szkodę RDD 12.

W związku z likwidacją z dniem 1 czerwca 2013 r. RDD Nr 12 (uchwała Nr XXIX/856/13 Rady Miasta Szczecin z dnia 22.04.2013 r.)
i na mocy art. 12 ust. 4 uofp, według którego należności i zobowiązania likwidowanej gminnej jednostki budżetowej przejmuje urząd odpowiedniej jednostki samorządu terytorialnego, tj. w przypadku RDD Nr 12 – Urząd Miasta Szczecin, nakłada się na WSS obowiązek realizacji poniższych zaleceń.

Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi WSS:

1. Wyegzekwowanie od ówczesnego Dyrektora RDD Nr 12 następujących kwot:
   • 5.872,72 zł - tytułem użytkowania lokalu przez osoby inne niż podopieczni i Dyrektor,
   • 4.000,00 zł – tytułem pobrania w grudniu 2010 r. z rachunku pomocniczego,
   • 1.233,64 zł – tytułem nienależnego ryczałtu za używanie samochodu prywatnego do celów służbowych,
   • 49,77 zł – tytułem nieuzasadnionego wydatku.
2. Podjęcie działań w celu wypłaty następujących kwot:
   • 4.737,03 zł – tytułem faktur / rachunków nie ujętych w raportach kasowych (należność ówczesnego Dyrektora),
   • 334,17 zł – tytułem wpłaty dokonanej przez ówczesnego Dyrektora w dniu 31.12.2010 r.,
   • 1123,77 zł – tytułem rozliczenia podróży służbowych (należności ówczesnego Dyrektora i pracownika).
3. Zapłatę odsetek tytułem nieterminowego uregulowania płatności podatku dochodowego od osób fizycznych za grudzień 2010 r.
4. Wyegzekwowanie od osoby prowadzącej księgowość zwrotu wynagrodzenia nienależnie pobranego w listopadzie i grudniu 2010 r. w kwocie ogółem 2.403,50 zł oraz zwrotu zakupionego ze środków jednostki zestawu CERTUM.
5. Naliczenie i zapłatę składek ZUS od wypłaty z zfśs na kwotę 2.000,00 zł, dokonanej na rzecz ówczesnego Dyrektora w grudniu 2010 r.