Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2013 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin przeprowadził w okresie 06-07.2013 r. kontrolę w Rodzinnym Domu Dziecka Nr 7 przy ul. Narożnej 50 (zw. dalej RDD Nr 7) w zakresie wybranych zagadnień gospodarki finansowo - księgowej za lata 2011 - 2012. Wyniki kontroli przedstawione zostały w protokole kontroli Z/20/13, podpisanym w dniu 22 lipca 2013 r. Ocena zawarta została w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 12 sierpnia 2013 r.

Kontrola negatywnie ocenia sposób prowadzenia gospodarki finansowo – księgowej w RDD Nr 7 w latach 2011 – 2012. Powyższą ocenę uzasadnia przede wszystkim:

• brak ewidencji księgowej w RDD Nr 12, co uniemożliwia ocenę rzetelności danych wykazanych w poszczególnych paragrafach klasyfikacji budżetowej, w sprawozdaniach z wykonania planu finansowego Rb-28S, sporządzanych narastająco za okresy od stycznia do grudnia 2011 r. i od stycznia do listopada 2012 r.
• brak obciążenia ówczesnego Dyrektora, tytułem użytkowania lokalu mieszkalnego przez osoby inne niż podopieczni
  i ówczesny Dyrektor w kwocie 3.941,18 zł za 2011 r. i 4.896,89 zł za 2012 r.
• niedopłata dla ówczesnego Dyrektora w kwocie 2.521,78 zł tytułem zakupów dokonanych w 2011 r. (niezaewidencjonowane wydatki),
• niedopłata dla ówczesnego Dyrektora w kwocie 3.481,78 zł tytułem zakupów dokonanych w 2012 r. (niezaewidencjonowane wydatki),
• nadpłata dla ówczesnego Dyrektora w kwocie 960,00 zł i 83,00 zł (dwukrotna zapłata) oraz w kwocie 29,93 zł (błędne naliczenie wyrównania wynagrodzenia),
• akceptowanie przez ówczesnego Dyrektora rachunków do umowy zlecenia niezgodnie ze stanem faktycznym, tj. przed wykonaniem zadań wynikających z zapisów umownych (wynagrodzenie za cały 2011 r. wypłacono do 20.06.2011 r.),
• nieuzasadniona wypłata nagrody dla osoby prowadzącej księgowość w kwocie 1.054,50 zł brutto,
• wypłata kwot: 2.096,00 zł w 2011 r. i 1.940,40 zł w 2012 r., dotyczących Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, zwanego dalej ZFŚS, z naruszeniem przepisów o funduszu, o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz o składkach na ubezpieczenie społeczne,
• przekazanie niewykorzystanych w 2012 r. środków ZFŚS w wysokości 247,46 zł na konto innego pracodawcy (Rodzinny Dom Dziecka Nr 8),
• brak niektórych dokumentów źródłowych dokumentujących poszczególne operacje gospodarcze,
• brak opracowanych pisemnych zasad rachunkowości i procedur wewnętrznych stanowiących dokumentację systemu kontroli zarządczej.

Przyczyną wymienionych nieprawidłowości było głównie:

• niewłaściwe wykonywanie zadań przez osobę prowadzącą księgowość,
• brak jakichkolwiek mechanizmów kontroli ze strony ówczesnego Dyrektora RDD Nr 7 (w tym weryfikacji i akceptacji dokumentów i operacji księgowych),
• niewypracowanie ze strony wydziału nadzorującego, tj. Wydziału Spraw Społecznych Urzędu Miasta Szczecin skutecznych mechanizmów kontroli zarządczej, umożliwiających identyfikację wymienionych nieprawidłowości.

Według sprawozdania Rb – 28S jednostka zrealizowała w 2011 r. wydatki na ogólną kwotę 227.282,03 zł, co stanowiło 96 % zaplanowanej kwoty, a w 2012 r. – wydatki na ogólną kwotę 235.063,42 zł, co stanowiło 100 % zaplanowanej kwoty.

Według § 6 Statutu RDD Nr 7, dom był w latach 2011 - 2012 jednostką budżetową Miasta Szczecin, która powinna prowadzić samodzielną gospodarkę finansową w ramach otrzymanych środków oraz gospodarować mieniem pozostającym w jej posiadaniu. Na obowiązek prowadzenia w placówce rachunkowości wskazywał art. 40 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157 poz. 1240 ze zm.), zwanej dalej uofp, według którego jednostki sektora finansów publicznych prowadzą rachunkowość zgodnie z przepisami o rachunkowości, z uwzględnieniem zasad określonych w niniejszej ustawie, oraz art. 2 ust. 1 pkt 4 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2013 r., poz. 330) zwanej dalej uor, w którym jednostki budżetowe zostały wymienione jako zobowiązane do stosowania przepisów ustawy o rachunkowości.

W toku kontroli ustalono, że w RDD Nr 7 nie było zatrudnionego głównego księgowego, któremu ówczesny Dyrektor powierzył obowiązki wymienione w art. 54 ust. 1 uofp. Obsługę księgowo – finansową RDD Nr 7 wykonywała w latach 2011 - 2012 jedna osoba z wyłączeniem grudnia 2012 r., w którym obsługę wykonywała druga osoba. Pierwsza osoba prowadząca obsługę księgową zatrudniona była w 2011 r. na podstawie umowy zlecenie zawartej w dniu 02 stycznia 2011 r. na okres od 02.01.2011 r. do 31.12.2011 r. oraz aneksu z dnia 29 marca 2012 r. do umowy z dnia 2 stycznia 2012 r. W dokumentacji RDD Nr 7 nie było umowy zlecenie na 2012 r., na którą powołano się w aneksie i według ówczesnego Dyrektora „prawdopodobnie taka umowa nie została zawarta”. Osoba prowadząca księgowość posługiwała się pieczątką o treści ”Główna księgowa (…)”, a stanowisko takie nie funkcjonowało w kontrolowanej jednostce, jak również nie zostało wymienione w umowie zlecenie zawartej na 2011 r. Umowa
z pierwszą z osób nie została przez ówczesnego Dyrektora wypowiedziana, mimo że od 21 grudnia 2012 r. obsługę finansowo – księgową RDD Nr 7 wykonywała druga osoba.

W RDD Nr 7 nie była prowadzona rachunkowość obejmująca przyjęte zasady (politykę) rachunkowości, prowadzenie na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych, ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym oraz okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów, co było niezgodnie z art. 4 ust. 3 pkt 1 - 3 uor.

Osoba zajmująca się w jednostce księgowościąnie prowadziła w RDD Nr 7ksiąg rachunkowychw rozumieniu art. 13 ust. 1 uor,
tj. dziennika, księgi głównej, zestawienia obrotów i sald księgi głównej i sald ksiąg pomocniczych oraz wykazu składników aktywów
i pasywów (inwentarz). W dokumentacji znajdowały się jedynie wyciągi bankowe, dowody źródłowe (faktury, rachunki, pokwitowania, noty, deklaracje ZUS, pojedyncze listy płac iinne)iraporty kasowe, które nie były ewidencjonowane.W plikach elektronicznych znajdowały się zestawienia i pojedyncze dokumenty utworzone w arkuszach kalkulacyjnych Excel dotyczące m.in. rozliczeń publiczno – prawnych, naliczenia wynagrodzeń, wydatków w poszczególnych paragrafach klasyfikacji budżetowej, obrotów kasowych, monitorowania zapotrzebowania na środki budżetowei inne.

W jednostce nie było dokumentacji potwierdzającej przeprowadzenie inwentaryzacji za 2011 i 2012 r., a tym samym nie zostały wypełnione wymagania ustawowe zawarte w art. 26 ust. 1 uor, według których jednostki przeprowadzają na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzację, której przeprowadzenie i wyniki należy zgodnie z art. 27 ust. 1 uor, odpowiednio udokumentować i powiązać z księgami rachunkowymi.

Odpowiedzialność za zaniechanie wymienionych obowiązków ponosi ówczesny Dyrektor RDD Nr 7 zgodnie art. 4 ust. 5 uor, według którego odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą, w tym z tytułu nadzoru, ponosi kierownik jednostki.

W RDD Nr 7 nie było dokumentacji opisującej zasady rachunkowości, czym naruszone zostałyzapisyart. 10 ust. 1 uor, według którego jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczące:określenia roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych, metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego, a także sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych (zakładowy plan kont, przyjęte zasady kwalifikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej,
a także wykaz ksiąg rachunkowych, opis systemu przetwarzania danych i systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów).

W RDD Nr 7 nie było opracowanych i wdrożonych żadnych procedur dotyczących gospodarki finansowej, w tym procedur kontroli zarządczej, określających zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników.

Według standardu kontroli zarządczej nr 10 zawartego w grupie C – Mechanizmy kontroli, o którym mowa w załączniku do Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF Nr 15, poz. 84), zwanego dalej komunikatem w sprawie standardów kontroli zarządczej, na dokumentację systemu kontroli zarządczej składają się m.in. procedury wewnętrzne, które powinny być spójne i dostępne dla wszystkich osób zobowiązanych do ich stosowania.

W toku kontroli 706. transakcji jakie zrealizowane zostały w latach 2011 - 2012 (517 transakcji na rachunkach bankowych i 189 transakcji gotówkowych), w tym transakcji przychodowych na kwotę 531.690,79 zł i transakcji rozchodowych na kwotę 531.548,39 zł, stwierdzono niżej wymienione nieprawidłowości:

1. W dokumentacji RDD Nr 12 nie było następujących dowodów księgowych potwierdzających dokonanie operacji gospodarczych:

- 1. faktury na kwotę 310,00 zł zapłaconej w dniu 03.06.2011 r.;

- rachunków do umowy zlecenia nr 03/2011 na kwotę ogółem 3.300,00 zł brutto i 1 rachunku do umowy zlecenia nr 02/2012 na kwotę 1.000,00 zł brutto, 1. rachunku do umowy zlecenia nr 03/2012 na kwotę 1.000,00 zł brutto,

- 32. potwierdzeń pobrania gotówki przez ówczesnego Dyrektora w postaci wydruków z bankomatu lub bankowego potwierdzenia wypłaty na kwotę ogółem 52.725,41 zł,

- list płac do 10. wypłat wynagrodzeń na kwotę ogółem 14.644,09 zł, w tym nagrody dla osoby prowadzącej księgowość
w kwocie 889,60 zł netto,

- 2. deklaracji ZUS P DRA do 6. wypłat na kwotę ogółem 6.991,77 zł,

- 13. dowodów wewnętrznych do: przedpłat na kwotę ogółem 1.226,50 zł (4 dowody), środków przekazanych do Gminy Miasto Szczecin na kwotę ogółem 9.481,60 zł (6 dowodów), wypłat z funduszu socjalnego na kwotę 4.036,40 zł (3 dowody).

Wszystkie stwierdzone przypadki braku dokumentu księgowego to niewypełnienie zapisów zawartych w art. 20 ust. 2 uor, według którego podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej.

2. W dniu 21.01.2011 r. uregulowana została płatność faktury nr 4151118025 z dnia 31.12.2010 r. wystawionej na kwotę 102,56 zł. Faktura dotyczyła usług wywozu odpadów w grudniu 2010 r. i winna zostać ujęta w księgach 2010 r. zgodnie z art. 6 ust. 1 uor, według którego w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody
i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty. Analogiczna sytuacja miała miejsce w przypadku faktury nr 4151319017 z dnia 31.12.2011 r. wystawionej na kwotę 107,24 złi ujętej w 2012 r. Faktura dotyczyła usług wywozu odpadów w grudniu 2011 r. i winna zostać ujęta w księgach 2011 r.

3. W dokumentacji jednostki brak było faktury nr FSZ85040472/003/11 na kwotę 131,10 zł, a płatność uregulowana została w dniu 14.03.2011 r. na podstawie zestawienia opłat.

4. Faktura nr 1430725952 na kwotę 703,88 zł zapłacona została dwukrotnie: 09.05.2011 r. - na podstawie upomnienia nr 3/01/10757139/U1P0224610 z dnia 26.04.2011 r. wraz z odsetkami ustawowymi na kwotę 6,27 zł oraz w dniu 26.05.2011 r. – na podstawie faktury nr 1430725952 z dnia 16.03.2011 r.

5. W 18. przypadkach zapłacono odsetki ustawowe na kwotę ogółem 40,86 zł, a w 34. przypadkach płatności uregulowane zostały po terminie płatności (potencjalne odsetki wyniosłyby 46,76 zł). Regulowanie płatności po terminie płatności wskazanym w fakturach nie wynikało z braku środków pieniężnych na koncie bankowym jednostki

6. W dokumentacji nie było raportu kasowego za grudzień 2012 r.

W dokumentacji jednostki za lata 2011 – 2012 znajdowały się 3 polecenia wyjazdu służbowego, z czego w 2. przypadkach dokonano wypłaty należności na kwotę ogółem 346,69 zł. Żadne z 3. poleceń wyjazdu nie zawierało wypełnionej części dotyczącej czasu
i kosztów podróży oraz kontroli. Polecenia nie zawierały ponadto podpisu delegowanego.

Dowody księgowe, w tym faktury, rachunki, polecenia wyjazdu służbowego, listy płac, wyciągi bankowe, raporty kasowe, nie zawierały potwierdzenia sprawdzenia pod względem merytorycznym i formalno – rachunkowym oraz nie były zadekretowane lub zawierały dekret częściowy (w zakresie paragrafów budżetowych) naniesiony w sposób nietrwały (ołówkiem), co było niezgodne z art. 21 ust. 1 pkt 6 uor, według którego dowód księgowy powinien zawierać co najmniej stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania. Powyższe dowody nie były również zatwierdzone do zapłaty przez ówczesnego Dyrektora RDD Nr 7 oraz nie zawierały potwierdzenia wypłaty gotówki.

W toku kontroli rozliczenia ówczesnego Dyrektora z gotówki pobranej w latach 2011 – 2012 ustalono, że:

1. W 2011 r. ówczesny Dyrektor pobrał z konta podstawowego przy pomocy karty bankowej kwotę ogółem 24.911,71 zł i taka kwota rozliczona została przez osobę prowadzącą księgowość w raportach kasowych za 2011 r. Rozchody zaewidencjonowane w raportach kasowych należy jednak skorygować o następujące kwoty:
   • pomniejszyć o 960,00 zł - zwrot tytułem szkolenia według faktury nr 35/KRK/10/2011 na 495,00 zł i faktury nr 36/KRK/10/2011 na 465,00 zł dokonany dwukrotnie tj.: przelewem w dniu 24.10.2011 r. oraz w raporcie kasowym nr 10/10/2011,
   • pomniejszyć o 3,19 zł - faktura nr 1934/2011 tytułem zakupu leków ujęta w raporcie kasowym nr 8/08/2011 w błędnej kwocie: jest 36,04 zł, winno być 32,85 zł,
   • zwiększyć o 276,54 zł - rozchody w raporcie kasowym nr 11/11/2011 błędnie podsumowane: jest 1.926,71 zł, winno być 2.203,25 zł (nie doliczono 1. i 2. pozycji raportu),
   • zwiększyć o 249,00 zł - faktura nr 78/2011 tytułem zakupu opraw i szkieł korekcyjnych ujęta w raporcie kasowym nr 12/12/2011 w kwocie niepełnej (bez kwoty dotyczącej opraw): ujęto 341,00 zł, winno być 590,00 zł.
   • zwiększyć o 2.959,43 zł - faktury nie ujęte w raportach kasowych 2011 r.

Po uwzględnieniu powyższych różnic,zrealizowane wydatki wynoszą ogółem 27.433,49 zł, a różnica w kwocie 2.521,78 zł stanowi zobowiązanie wobec ówczesnego Dyrektora za 2011 r.

2. W 2012 r. ówczesny Dyrektor pobrał z konta podstawowego przy pomocy karty bankowej kwotę ogółem27.813,70 zł, a osoba prowadząca księgowość rozliczyła w raportach kasowych rozchody na kwotę 26.581,06 zł. Rozchody zaewidencjonowane
w raportach kasowych należy jednak skorygować o następujące kwoty:

- zmniejszyć o 83,00 zł - faktura nr 1384/180/12 wystawiona tytułem zakupu tuszu na kwotę 83,00 zł ujęta dwukrotnie w rozchodach: raport kasowy nr 6/06/2012 i raport kasowy nr 7/07/2012,

- zwiększyć o 1.232,64 - faktury nie ujęte w raportach kasowych 2012 r.,

Po uwzględnieniu powyższych różnic,zrealizowane wydatki wynoszą ogółem 27.730,70 zł, a różnica w kwocie 83,00 zł stanowi nieuzasadnioną nadpłatę dla ówczesnego Dyrektora w 2012 r.

W toku kontroli ustalono, że w latach 2011 - 2012 osoba prowadząca księgowość nie obciążała ówczesnego Dyrektora z tytułu korzystania z lokalu mieszkalnego, w którym mieści się placówka przez osoby inne niż podopieczni i ówczesny Dyrektor. Na podstawie płatności uregulowanych w 2011 i 2012 r. związanych z użytkowaniem lokalu ustalono, że odpłatność ogółem za osoby korzystające z lokalu (poza podopiecznymi i Dyrektorem), powinna wynosić: za 2011 r. – 3.941,18 zł, a za 2012 r. - 4.896,89 zł.

W wyniku kontroli dokumentacji kadrowej1. pracownika etatowego i 3. osób zatrudnionych w latach 2011 - 2012 na umowę – zlecenie, stwierdzono następujące nieprawidłowości:

1. W jednostce nie było akt osobowych 1. pracownika w rozumieniu § 6 rozporządzenia Ministra Pracy I Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 ze zm.), zwanego dalej rozporządzeniem
   w sprawie akt osobowych, tj. prowadzonych oddzielnie dla każdego pracownika w podziale na część A, B i C.
2. W dokumentacji nie było oświadczenia w sprawie przekazywania wynagrodzenia pracownika etatowego na konto osobiste zgodnie z zapisami „Informacji o warunkach zatrudnienia i uprawnieniach pracowniczych” (pismo znak: bez numeru z dnia 01.02.2010 r.).
3. W dokumentacji nie było zakresów czynności do umów zleceń, które winny stanowić załącznik do tych umów.
4. Umowa zlecenie numer 03/2011 zawarta w dniu 08.07.2011 r. na okres od 08.07.2011 r. do 31.12.2011 r., dotycząca prac związanych z opieką nad podopiecznymi nie została rozwiązana, a ówczesny Dyrektor zawarł kolejne umowy o numerach 04/2011 i 05/2011 na takie same czynności wykonywane w dniach 27 – 28.10.2011 r. i 23 – 27.12.2011 r. Umowa numer 03/2011 została zawarta w formie pisemnej, jej rozwiązanie za zgodą obu stron, jak również odstąpienie od niej albo jej wypowiedzenie powinno być stwierdzone pismem.

Kontrola poprawności naliczania wynagrodzeń i związanej z tym dokumentacji finansowo – księgowej wykazała, że:

1. Listy płac sporządzane w arkuszach kalkulacyjnych Excel, nie zawierały kolejnego numeru ani żadnej daty, a jedynym elementem wskazującym na ich chronologię była nazwa miesiąca.
2. Żaden z rachunków wystawionych tytułem umów zleceń zawartych z 1. pracownikiem (4 rachunki na kwotę brutto 5.358,00 zł) nie zawierał akceptacji Zleceniodawcy, numeru rachunku oraz kwot netto do wypłaty.
3. Według § 3 umowy zlecenie zawartej dniu 02.01.2011 r. z osobą prowadzącą księgowość, zleceniodawca zobowiązał się wypłacać wynagrodzenie do dnia 27 każdego miesiąca za dany miesiąc i przekazania środków finansowych na konto bankowe wymienione w umowie. Ówczesny Dyrektor akceptował następujące rachunki wystawione przez osobę prowadzącą księgowość przed wykonaniem prac, których dotyczyły: nr 04/2011 w dniu 21.03.2011 r., nr 06/2011 w dniu 06.05.2011 r., nr 07/2011 w dniu 16.05.2011 r., nr 08/2011 w dniu 23.05.2011 r., nr 09/2011 w dniu 01.06.2011 r., nr 10/2011 w dniu 13.06.2011 r., nr 11/2011 w dniu 20.06.2011 r., nr 12/2011 w dniu 27.06.2011 r. Akceptując powyższe rachunki, ówczesny Dyrektor potwierdził stan niezgodny z rzeczywistością, tj. wykonanie prac przed ich faktyczną realizacją, dopuszczając tym samym możliwość dokonania wypłat za cały 2011 r. do czerwca 2011 r. włącznie.
4. W dokumentacji 2011 r. nie było ponadto dokumentów dotyczących:
   • przyznania jednorazowych rekompensat: dla ówczesnego Dyrektora w kwocie 1.000,00 zł brutto i dla wychowawcy,
     w kwocie 400,00 zł brutto,
   • przyznania 2. nagród w kwocie 1.054,50 zł brutto każda dla wychowawcy i dla osoby prowadzącej księgowość,
   • wypłat na kwotę ogółem 4.036,40 zł ze środków ZFŚS (2.096,00 zł w 2011 r. i 2 razy po 970,20 zł za 2012 r.) – dowody wewnętrzne,
   • wynagrodzeń pracowników na kwotę ogółem 14.644,09 zł netto – listy płac.
5. Do naliczenia ówczesnemu Dyrektorowi wyrównania wynagrodzeń za okres od stycznia do marca 2012 r. osoba prowadząca księgowość przyjęła wskaźnik 1,8%, biorąc pod uwagę wszystkie składniki wynagrodzeń, w tym dodatek funkcyjny, który nie był podwyższony. W wyniku powyższego wypłacono za dużo o 29,93 zł.
6. Osoba prowadząca księgowość przekazywała wynagrodzenia na konta bankowe z dużym wyprzedzeniem czasowym bez żadnego uzasadnienia, m.in. w 2011 r.: za styczeń - 17.01.2011 r., za luty - 17.02.2011 r., za kwiecień - 19.04.2011 r., za sierpień - 17.08.2011 r., za wrzesień - 16.09.2011 r., za październik - 14.10.2011 r., a w 2012 r.: za luty - 17.02.2012 r., za marzec - 16.03.2012 r., za kwiecień - 13.04.2012 r., za czerwiec - 18.06.2012 r., za wrzesień - 13.09.2012 r., za październik - 16.10.2012 r. Według „Informacji o warunkach zatrudnienia i uprawnieniach pracowniczych” ówczesnego Dyrektora i wychowawcy, wynagrodzenie wypłacane będzie na 5 dni przed końcem miesiąca, a według umowy – zlecenie zawartej z osobą prowadzącą księgowość – do dnia 27 każdego miesiąca za dany miesiąc.

W dokumentacji jednostki nie było wyciągów bankowych do konta pomocniczego.

W toku kontroli rozliczeń RDD Nr 7 z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych stwierdzono, że:

1. Podatek dochodowy za marzec 2012 r. w kwocie 529,00 zł uregulowany został w dniu 26.04.2012 r., a zgodnie z zapisami art. 38 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (j.t. Dz. U. z 2012 r., poz. 361 ze zm.), zwanej dalej ustawą o podatku dochodowym, płatnicy przekazują kwoty pobranych zaliczek na podatek w terminie do dnia 20 miesiąca następującego po miesiącu, w którym pobrano zaliczki.
2. Na koniec 2011 r. rozrachunki z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych wykazywały niedopłatę na 40,00 zł, na którą składały się: 15,00 zł – potrącone w styczniu wynagrodzenie płatnika, 33,00 zł - niezapłacony podatek od umowy zlecenie osoby prowadzącej księgowość (wypłata w czerwcu), 83,00 zł – nadpłata podatku w październiku, 31,00 zł - niezapłacony podatek od umowy zlecenie (wypłata w listopadzie), 7,00 zł - potrącone w grudniu wynagrodzenie płatnika, 37,00 zł – niedopłata podatku w grudniu.

Kontrola rozliczeń RDD Nr 7 z tytułu składek ZUS wykazała, że w dokumentacji jednostki nie było deklaracji ZUS P DRA za listopad
i grudzień 2012 r. Z 22. deklaracji znajdujących się w dokumentacji za lata 2011 – 2012, 11 deklaracji zawierało podpis osoby prowadzącej księgowość i nie zawierało akceptacji ówczesnego Dyrektora, a pozostałe 11 deklaracji nie zawierało żadnego podpisu.

W toku kontroli transakcji dotyczących ZFŚS ustalono, że:

1. W 2011 r. i do grudnia 2012 r. osoba prowadząca księgowość nie dokonała odpisu na ZFŚS, co było sprzeczne z art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (j.t. Dz. U. z 2012 r., poz. 592 ze zm. i ówcześnie obowiązujący j.t. Dz. U. Nr 70, poz. 335 ze zm.), według którego równowartość dokonanych odpisów i zwiększeń naliczonych na dany rok kalendarzowy pracodawca przekazuje na rachunek bankowy funduszu w terminie do dnia 30 września tego roku z tym, że w terminie do dnia 31 maja tego roku przekazuje kwotę stanowiącą co najmniej 75% równowartości odpisów.
   W dniu 31.12.2012 r. wykonany został z podstawowego konta bankowego RDD Nr 7 przelew kwoty 247,46 zł tytułem ZFŚS niewykorzystanego w 2012 r., jednakże na konto bankowe RDD Nr 8. RDD Nr 7 nie posiadał wyodrębnionego konta bankowego funduszu.
2. W dniu 30.12.2011 r. wypłacona została ówczesnemu Dyrektorowi bez żadnego dokumentu źródłowego kwota 2.096,00 zł tytułem ZFŚS, a w dniu 13.09.2012 r. z funduszu wypłacono tytułem refundacji za wczasy zorganizowane: 970,20 zł
   – ówczesnemu Dyrektorowi i 970,20 zł – wychowawcy. Wymienione wypłaty zostały wykonane, mimo że osoba prowadząca księgowość nie dokonała odpisu na ZFŚS w terminach ustawowych i nie przekazała środków na rachunek bankowy funduszu.
3. Od kwot wypłaconych tytułem ZFŚS nie został naliczony i odprowadzony do Urzędu Skarbowego podatek dochodowy od osób fizycznych. Według art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o podatku dochodowym, wolna od podatku dochodowego jest m.in. wartość otrzymanych przez pracownika w związku z finansowaniem działalności socjalnej, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, rzeczowych świadczeń oraz otrzymanych przez niego w tym zakresie świadczeń pieniężnych, sfinansowanych w całości ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub funduszy związków zawodowych, łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 380,00 zł.
4. Do grudnia 2012 r. jednostka nie posiadała opracowanego regulaminu przyznawania pracownikom świadczeń z ZFŚS, czym nie wypełniono zapisów art. 8 ust. 2 ustawy o ZFŚS, według którego zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z funduszu, z uwzględnieniem ust. 1 oraz zasady przeznaczania środków funduszu na poszczególne cele
   i rodzaje działalności socjalnej określa pracodawca w regulaminie funduszu ustalanym zgodnie z art. 27 ust.1 lub z art. 30 ust. 5 ustawy z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (j.t. Dz. U. z 2001 r. Nr 79, poz. 854 ze zm.). Regulamin podpisany został w grudniu 2012 r. jednak stanowił załącznik do zarządzenia nr 1/2012 ówczesnego Dyrektora Rodzinnego Domu Dziecka nr 13 przy ul. Bolesława Śmiałego 19/4 w Szczecinie z dnia 20.12.2012 r. Ustawa o ZFŚS określa zasady tworzenia przez pracodawców zakładowego funduszu świadczeń socjalnych i zasady gospodarowania środkami tego funduszu, a według art. 3 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (j.t. Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 ze zm.), pracodawcą jest jednostka organizacyjna, choćby nie posiadała osobowości prawnej, a także osoba fizyczna, jeżeli zatrudniają one pracowników, tj. RDD Nr 7. Według art. 3¹ § 1 tej samej ustawyza pracodawcę będącego jednostką organizacyjną czynności w sprawach z zakresu prawa pracy dokonuje osoba lub organ zarządzający tą jednostką albo inna wyznaczona do tego osoba, tj. ówczesny Dyrektor RDD Nr 7. Wspólny regulamin dla kilku pracodawców stoi w sprzeczności
   z powyższymi zasadami.
5. Wymienione w pkt 2 środki ZFŚS zostały ponadto wypłacone bez zastosowania zasad wymienionych w art. 8 ust. 1 ustawy
   o ZFŚS, według których przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z funduszu z tego tytułu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej, a od wypłaconej kwoty nie zostały również naliczone
   i odprowadzone składki ZUS. Według § 2 ust.1 pkt 19 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe
   (Dz. U. Nr 161, poz. 1106 ze zm.), podstawy wymiaru składek nie stanowią świadczenia finansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Wyłączenie to dokonywane jest ze względu na źródło finansowania, tj. z przedmiotowego wyłączenia nie mogą korzystać świadczenia wypłacane w sposób niezgodny z przepisami ustawy o ZFŚS.
6. Niewykorzystane w 2012 r. środki ZFŚS w wysokości 247,46 zł przekazane została w dniu 31.12.2012 r. na konto bankowe Rodzinnego Domu Dziecka Nr 8.

Przyczyną wymienionych nieprawidłowości było przede wszystkim niewłaściwe wykonywanie obowiązków przez osobę prowadzącą księgowość, która pomimo stosownego wykształcenia oraz kwalifikacji nie prowadziła rachunkowości RDD Nr 7 zgodnie
z zasadami określonymi dla jednostek budżetowych.

Wpływ na powyższe miał również brak jakichkolwiek mechanizmów kontroli, polegających m.in. na weryfikacji oraz akceptacji dokumentów i operacji finansowych przez Dyrektora, zgodnie z zasadą „dwóch par oczu” oraz wymogami określonymi
w Standardach kontroli zarządczej grupy C - „Mechanizmy kontroli - szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych” zawartych w komunikacie w sprawie standardów kontroli zarządczej, według których Dyrektor RDD Nr 7 powinien zapewnić m.in. rzetelne i pełne dokumentowanie i rejestrowanie operacji finansowych i gospodarczych, a weryfikacja operacji finansowych i gospodarczych powinna się odbywać przed i po realizacji.

Nie wdrożono ponadto skutecznych mechanizmów zarządzania, umożliwiających wydziałowi nadzorującemu, tj. Wydziałowi Spraw Społecznych Urzędu Miasta identyfikację nieprawidłowości, które wystąpiły w RDD Nr 7. Wskutek powyższego, nadzór WSS nad podległymi jednostkami w zakresie gospodarki finansowej ograniczał się jedynie do oglądu sprawozdań budżetowych pod kątem ich zgodności z planem.

Wymieniony sposób realizacji zadań, nie zapewnił osiągnięcia celu nadzoru jakim była m.in. skuteczna realizacja zadań RDD Nr 7 (Standardy kontroli zarządczej z grupy C - „Nadzór”). Z uwagi na powyższe oraz obowiązek określony w § 9 ust. 3, pkt 1, lit. b, c i e Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta (załącznik do Zarządzenia Nr 96/12 Prezydenta Miasta z dnia 1 marca 2012 r. ze zm.), według którego sprawowanie nadzoru nad jednostkami organizacyjnymi Gminy Miasto Szczecin, obejmuje, m.in. sprawowanie nadzoru merytorycznego nad działalnością jednostek, w szczególności:

• realizację gospodarki finansowej pod względem gospodarności, celowości i rzetelności,
• wykonanie budżetu,
• zgodność wykonywanych zadań z obowiązującymi przepisami,

wskazane było wdrożenie mechanizmów zarządzania, które umożliwiałyby identyfikację symptomów ewentualnych nieprawidłowości i podejmowanie stosownych działań naprawczych.

Z uwagi na realizację przez RDD Nr 7 zadań o wrażliwym charakterze społecznym jakim była ciągła opieka i wychowanie dzieci pozbawionych opieki rodzicielskiej w warunkach naturalnego środowiska rodzinnego, wskazane było uwzględnienie w analizie ryzyka każdego aspektu funkcjonowania RDD Nr 7 (w tym w zakresie powierzonych mu środków finansowych) i poddanie ich szczególnej pieczy.

W toku kontroli ustalono, że w odpowiedzi na zaistniałą sytuację Dyrektor WSS złożył w dniu 18.12.2012 r. do Komendy Miejskiej Policji zawiadomienie o możliwości popełnienia przestępstwa przez osobę prowadzącą księgowośćna szkodę RDD 7.

W związku z likwidacją z dniem 1 czerwca 2013 r. RDD Nr 7 (uchwała Nr XXIX/856/13 Rady Miasta Szczecin z dnia 22.04.2013 r.) i na mocy art. 12 ust. 4 uofp, według którego należności i zobowiązania likwidowanej gminnej jednostki budżetowej przejmuje urząd odpowiedniej jednostki samorządu terytorialnego, tj. w przypadku RDD Nr 7 – Urząd Miasta Szczecin, nakłada się na WSS obowiązek realizacji poniższych zaleceń.

Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi WSS:

1. Wyegzekwowanie od ówczesnego Dyrektora RDD Nr 7 następujących kwot:
   • 8.838,07 zł - tytułem użytkowania lokalu przez osoby inne niż podopieczni i Dyrektor,
   • 1.043,00 zł – tytułem dwukrotnej zapłaty,
   • 29,93 zł – tytułem nadpłaconego wynagrodzenia.
2. Wypłatę ówczesnemu Dyrektorowi następujących kwot:
   • 6.003,56 zł – tytułem faktur / rachunków nie ujętych w raportach kasowych (należność ówczesnego Dyrektora),
3. Naliczenie i zapłatę składek ZUS i podatku dochodowego od wypłat ze środków ZFŚS oraz wyjaśnienie różnicy między podatkiem dochodowym od osób fizycznych naliczonym i zapłaconym za 2011 r.