Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2013 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin w czerwcu 2013 r. przeprowadził kontrolę w Gimnazjum nr 20, ul. Brodnicka 10 w Szczecinie, (zwanym dalej GM nr 20 lub jednostką) w zakresie prawidłowości gospodarowania mieniem komunalnym, w tym zawierania umów w latach 2011-2012. Opis stanu faktycznego, stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole
kontroli podpisanym w dniu 8.07.2013 r. Ocena kontrolowanej działalności została zawarta w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 19.07.2013 r.

Kontrola wykazała nieprawidłowości dotyczące gospodarowania mieniem komunalnym będącym w trwałym zarządzie GM nr 20
w aspekcie: braku pisemnej formy umowy na wynajem lokali użytkowych, nienaliczania odsetek najemcom lokali, a także uchybienia związane z zawieraniem umów najmu oraz naliczaniem czynszów (ocena pozytywna z nieprawidłowościami).

Kontrola ustaliła, że w przypadku 6. umów najmu lokali użytkowych zawartych w latach 2011 - 2012 zaniechano zachowania formy pisemnej. Przedstawiona do kontroli dokumentacja zawierała jedynie potwierdzenia wpłat dokonanych przez najemców. W ocenie kontroli nie zachowanie formy pisemnej umowy niesie za sobą ryzyko braku możliwości dochodzenia ewentualnych roszczeń, które mogłyby powstać na skutek niezapłacenia czynszu przez kontrahenta lub też uszkodzenia przedmiotu najmu.

W toku kontroli stwierdzono, że zawarcie umów najmu (dzierżawy) następowało z pominięciem procedury przetargowej, czym naruszono § 4 ust. 1 uchwały nr LXIII/1169/06 Rady Miasta Szczecin z dnia 16.10.2006 r. w sprawie określenia szczegółowych warunków korzystania z nieruchomości gminnych przez miejskie jednostki organizacyjne nie posiadające osobowości prawnej
zw. dalej uchwałą z dnia 16.10.2006 r., według którego oddanie przez jednostkę organizacyjną nieruchomości w najem lub dzierżawę następuje w drodze przetargu zgodnie z przepisami ustawy o gospodarce nieruchomościami. Ustalono też, że w żadnym przypadku Dyrektor GM nr 20 nie uzyskał zgody Prezydenta Miasta na zawarcie umów najmu sali gimnastycznej w drodze bezprzetargowej, co naruszyło przepis § 4 ust. 2 uchwały z dnia 16.10.2006 r., według którego odstąpienie od przeprowadzenia przetargu w sytuacji, gdy w wynajmowanej nieruchomości prowadzona była działalność m.in. sportowa nie mająca charakteru działalności komercyjnej, następuje każdorazowo za zgodą Prezydenta Miasta.

Kontrola wykazała również, że w 2009 r. w wyniku rozstrzygnięcia przetargu nieograniczonego na wynajem kuchni szkolnej
z zapleczem o powierzchni ogółem 79,35 m² Dyrektor GM nr 20 zawarł dwie umowy najmu z różnymi podmiotami w których treści wskazany w ogłoszeniu przedmiot zamówienia został podzielony na dwie równe części (zarówno powierzchnia najmu jak i należny czynsz). Dokonany podział przedmiotu najmu, w sytuacji gdy żadna z umów nie zawiera zapisów wskazujących na konsekwencje rozwiązania umowy przez jednego z najemców, był niekorzystny dla jednostki. Wskazać należy, że zgodnie z art. 673 § 3 ustawy
z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (Dz. U. 1964 nr 16 poz. 93) (zw. dalej k.c.) jeżeli czas trwania najmu jest oznaczony, zarówno wynajmujący, jak i najemca mogą wypowiedzieć najem w wypadkach określonych w umowie. Niezabezpieczenie prawa wynajmującego do wypowiedzenia umowy najmu drugiemu z najemców w sytuacji rozwiązania umowy najmu z pierwszym najemcą naraziło jednostkę na stratę w wysokości połowy należnego czynszu.

Ustalono ponadto, że poddane kontroli umowy najmu lokali mieszkalnych w swojej treści zawierały zapisy zobowiązujące najemców do regulowania czynszu z góry, w terminie do 10. każdego miesiąca oraz do zapłaty odsetek ustawowych w przypadku zwłoki. Umowy najmu lokali użytkowych oraz garażu zawierały natomiast zapis zobowiązujący najemców do zapłaty czynszu w terminie do
15. każdego miesiąca (w przypadku 1. najemcy zapis ten wskazywał ostatni dzień miesiąca) oraz do zapłaty odsetek ustawowych
w przypadku zwłoki. Stwierdzono, że mimo nieterminowych wpłat nie naliczano i nie egzekwowano od najemców należnych odsetek. Według wyjaśnień Głównego księgowego GM nr 20 przyczyną powyższego był fakt, że należności z tytułu odsetek stanowią ułamek kwoty głównej i dochodzenie ich jest nieopłacalne. Wskazać należy na uprawnienie przysługujące Dyrektorowi GM nr 20 jako wynajmującemu wynikające z art. 451 § 1 zdanie 2 k.c. według którego to, co przypada na poczet danego długu, wierzyciel może przede wszystkim zaliczyć na związane z tym długiem zaległe należności uboczne. Z uprawnienia tego Dyrektor GM nr 20 może korzystać bez uprzedniego wezwania dłużnika do zapłaty należności ubocznych. Zakładana wysokość odsetek ustawowych, które powinny być naliczone z tytułu nieterminowych wpłat czynszu za lata 2011 - 2012 r. wg stanu na dzień 31 grudnia 2012 r. wyniosła łącznie 157,54 zł.

W toku kontroli ujawniono ponadto uchybienia i omyłki w treści umów najmu i dzierżawy zawieranych przez GM nr 20, które dotyczyły:

1. braku informacji indywidualizujących przedmiot umowy oznaczony jako „kuchnia szkolna z zapleczem” lub „kuchnia szkolna
   z częścią zaplecza” oraz informacji dotyczących dokładnej powierzchni użytkowej,
2. braku numeracji umów,
3. oznaczania kilku umów tym samym numerem,
4. wskazania danych najemcy niezgodnych z wpisem do CEIDG.

Jednostka posiadała aktualne przeglądy kontroli stanutechnicznego budynku oraz elementów budynku i instalacji narażonych na szkodliwe wpływy atmosferyczne (w tym sprawności uziomów), przewodów kominowych oraz instalacji elektrycznej i gazowej, co wyczerpywało dyspozycje art. 62 ust. 1 pkt 1-2 ustawy z dnia 7.07.1994 r. - Prawo budowlane (j.t. Dz. U. z 2006 r., Nr 156, poz. 1118 ze zm.) zw. dalej p.b.u.

Fakt przeprowadzenia badań i kontroli stanu technicznego budynku był odnotowany w książce obiektu budowlanego, co było zgodne z przepisem § 5 pkt 4 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 03.07.2003 r. w sprawie książki obiektu budowlanego
(Dz. U. z 2003 r., Nr 120, poz. 1134) zw. dalej rozporządzeniem w sprawie książki obiektu budowlanego, według którego wpisy do książki obejmują m.in. protokoły kontroli oraz badań określonych w art. 62 ust. 1-2 p.b.u. Stwierdzono jedynie brak wpisu dot. okresowej kontroli przewodów kominowych z dn. 03.10.2012 r., co naruszało przepis § 6 ust. 1 ww. rozporządzenia, według którego wpisy powinny być dokonywane w dniu zaistnienia okoliczności, dla której jest wymagane jego dokonanie.

Ustalono, że do dnia zakończenia kontroli nie zrealizowano – z uwagi na brak wystarczających środków finansowych – większości zaleceń wydanych po przeprowadzonej w 2011 r. kontroli 5-cio letniej stanu technicznego budynków oraz po kontroli sprawności technicznej i wartości użytkowej całego obiektu budowlanego dot. m.in. poprawy spadków rynien oraz montażu dodatkowych rynien spustowych, wykonania izolacji przeciwwilgociowej na zewnętrznych ścianach oraz izolacji termicznej, wymiany poziomu wody zimnej, ciepłej i CO w piwnicy.

W toku kontroli ustalono, że pomimo zmian przepisów prawa miejscowego, które miały miejsce w 2012 r. nie dokonano
w odpowiednim terminie aktualizacji czynszu za najem lokali mieszkalnych. Wejście w życie z dniem 1 lipca 2012 r. uchwały Rady Miasta Szczecin nr XVIII/509/2012 z dnia 23 kwietnia 2012 r. zmieniającej uchwałę w sprawie uchwalenia wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem Gminy Miasto Szczecin na lata 2010-2015, spowodowało zmianę kryteriów oceny stanu technicznego budynku, oraz zmianę wzoru służącego do obliczenia wysokości czynszu poprzez wzrost wskaźnika procentowego wartości odtworzeniowej 1 m² lokalu z 2,6 % do 3 %. W związku z powyższym, Dyrektor GM nr 20 powinien wypowiedzieć lokatorom wysokość czynszu na mocy uchwały z dnia 23 kwietnia 2012 r. w lipcu 2012 r. – ze skutkiem w postaci naliczania opłat w wysokości wynikającej z ww. uchwały od dnia 1 listopada 2012 r. Ustalono, że wysokość czynszu w stosunku do obu najemców lokali mieszkalnych została wypowiedziana dopiero w dn. 15.10.2012 r. ze skutkiem na 01.02.2013 r.

Osobą odpowiedzialną za naliczanie wysokości czynszu dla lokali mieszkalnych, przygotowywanie umów najmu (dzierżawy) lokali użytkowych (nieruchomości) był Kierownik administracyjno – gospodarczy. Za nadzór nad terminowością ściągania należności odpowiedzialny był Główny Księgowy jednostki.

Wg standardów kontroli zarządczej grupy C - Mechanizmy kontroli - pkt 11 – Nadzór zawartych w Załączniku do Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16.12.2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF Nr 15, poz.84), należy prowadzić nadzór nad wykonaniem zadań w celu ich oszczędnej, efektywnej i skutecznej realizacji.

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 37 ust 3 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi GM nr 20:

1. każdorazowe zawieranie umów najmu lokali użytkowych w formie pisemnej,
2. w przypadku opóźnień w dokonywaniu wpłat przez najemców, każdorazowe naliczanie odsetek zgodnie z obowiązującymi przepisami,
3. odpowiednie do stanu faktycznego formułowanie treści zawieranych umów najmu, w szczególności w zakresie opisu przedmiotu oraz danych najemcy,
4. przestrzeganie postanowień uchwały z dnia 16.10.2006 r. (ze zm.) w zakresie obowiązku przeprowadzania procedury przetargowej, a także uzyskiwania zgody Prezydenta Miasta na odstąpienie od zastosowania procedury przetargowej na wynajem,
5. uzupełnienie wpisu w książce obiektu budowlanego oraz bieżące prowadzenie  ww. książki,
6. dokonywanie w odpowiednim terminie aktualizacji czynszu za najem lokali mieszkalnych.