Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2012 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, przeprowadził  - w okresie 02-03.2012 r. - kontrolę w Centrum Psychologiczno - Pedagogicznym w Szczecinie przy ul. Łaziebnej 6 - 7, zwanej dalej CPP, w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzenia osobowe oraz sprawy kadrowe za 2011 r. Wyniki kontroli przedstawione zostały w protokole kontroli P/7/11 podpisanym w dniu 29 marca 2012 r. Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały
w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 19 kwietnia 2012 r.

W 2011 r. CPP uzyskało dochody w wysokości 5.583,36 zł, w tym dochody własne stanowiły 4.101,63 zł. Wydatki budżetowe jednostki wyniosły 2.091.475,00 zł, co stanowiło 100% zaplanowanej kwoty, a wydatki finansowane z rachunku dochodów własnych wyniosły 4.101,63 zł, tj. 23,40 % zaplanowanych.

W toku kontroli dotyczącej realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, których wykonanie w 2011 r. wyniosło łącznie 2.095.576,63 zł, na podstawie próby w wysokości 141.871,62 zł, (tj. 6,8 % wydatków) stwierdzono, że przy dokonywaniu wydatków nie zachowano niektórych procedur określonych w obowiązujących przepisach prawa
i przyjętych uregulowaniach wewnętrznych, w tym:

- na dowodach księgowych dokonywano poprawek poprzez nadpisywanie na istniejącym zapisie, używanie korektora i skreślenie. Przy poprawkach nie była złożona parafa, a także umieszczana data poprawki. Powyższe było niezgodne z art. 22 ust. 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2009 r., Nr 152, poz. 1223 ze zm.), zw. dalej uor, wg którego błędy w dowodach mogą być poprawiane przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie treści poprawnej i daty poprawki oraz złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej;       

- zapisy księgowe dotyczące 3. spośród 21. skontrolowanych faktur/rachunków nie zawierały wskazania daty dokonania operacji gospodarczej. Było to niezgodne z przepisem art. 23 ust. 2 pkt 1 uor, wg którego zapis księgowy powinien zawierać datę dokonania operacji gospodarczej;

- w zakresie zawieranych umów stwierdzono uchybienie polegające na braku zatwierdzenia formalno – prawnego radcy prawnego na 1 z 7. skontrolowanych umów realizowanych przez CPP  w 2011 r. Zgodnie z informacją Wydziału Oświaty Urzędu Miasta wszelkie umowy wymagają zatwierdzenia ich pod względem formalno – prawnym przez radcę prawnego Urzędu Miasta;

- wszystkie 7. skontrolowanych umów  dot. zrealizowanych w 2011 r. wydatków nie zawierało kontrasygnaty Głównego księgowego. Nie było także innego dokumentu zawierającego akceptację Głównego księgowego do zaciągnięcia zobowiązania. Powyższe było niezgodne z art. 46 ust. 3 ustawy z dnia 08 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (j.t. Dz. U. z 2001 r., Nr 142, poz. 1591 ze zm.),
wg którego, jeżeli czynność prawna może spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych, do jej skuteczności potrzebna jest kontrasygnata skarbnika gminy (głównego księgowego budżetu) lub osoby przez niego upoważnionej;

- ustalono, że dekretacja wszystkich 21. skontrolowanych faktur/rachunków oraz wszystkich wyciągów bankowych sporządzana była w formie wydruku z systemu komputerowego do prowadzenia ksiąg rachunkowych lub w formie ręcznej, co nie zostało uregulowane w procedurach dot. kontroli i obiegu dokumentów finansowo-księgowych. Przy dekretach w formie ręcznej (w 31. przypadkach) nie było wskazania miesiąca dokonania dekretacji. Powyższe było niezgodne z § 2 pkt 1e Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo – księgowych obowiązującej w CPP w 2011 roku, według którego  stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych następuje przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja, podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazanie);

- wszystkie poddane kontroli wyciągi bankowe (15) oraz raporty kasowe (dot. rachunku dochodów i wydatków budżetowych) nie były sprawdzone pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym. Powyższe było niezgodne z  § 4 pkt 3 Instrukcji obiegu
i kontroli dokumentów finansowo – księgowych obowiązującej w CPP w 2011 roku, według którego: „dowody powinny być sprawdzone pod względem formalnym, rachunkowym i merytorycznym. Dowód pod względem merytorycznym sprawdza dyrektor jednostki. Kontrolę formalną i rachunkową wykonuje główny księgowy jednostki. Dokonanie kontroli dokumentu powinno być odpowiednio uwidocznione, za pomocą odpowiednich pieczątek. Należy zamieścić datę oraz podpisy osób sprawdzających dokument.”. Było to również niezgodne z art. 21  ust. 1 pkt 6 uor, wg którego stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych następuje  przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazanie.

- umowy na świadczenie usług telekomunikacyjnych z dwoma firmami zostały zawarte przez Dyrektora CPP bez stosownego upoważnienia Prezydenta Miasta do zaciągania zobowiązania pieniężnych, których realizacja w roku następnym była niezbędna dla zapewnienia ciągłości działania jednostki i termin zapłaty upływał w roku następnym. Powyższe było niezgodne z art. 44 ust. 1 pkt 3 w zw. z art. 261 i art. 258 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.) zwanej dalej uofp, według których kierownik jednostki budżetowej może zaciągać zobowiązania pieniężne do wysokości kwot wydatków określonych w zatwierdzonym planie finansowym jednostki,a zaciągnięcie zobowiązania, którego realizacja w roku następnym była niezbędna dla zapewnienia ciągłości działania jednostki i termin zapłaty upływał w roku następnym, jest możliwe jedynie w oparciu o szczególne upoważnienie Prezydenta Miasta Szczecin wydane w trybie art. 258 ust. 1 pkt 3 ww. ustawy. W trakcie trwania kontroli Dyrektor CPP uzyskał ww. pełnomocnictwa Prezydenta Miasta Szczecina do zawarcia umowy na świadczenie usługi internetowych oraz umowy na świadczenie usług telekomunikacyjnych, których realizacja w latach 2012 – 2014 jest niezbędna
do zapewnienia ciągłości działania jednostki i z której wynikające płatności wykraczają poza rok budżetowy.

Kontrola dokumentacji dot. dochodów CPP z tytułu m. in. najmu pomieszczeń wykazała, że:

- w zakresie zawieranych umów stwierdzono uchybienia polegające na braku zatwierdzenia formalno – prawnego radcy prawnego na 2. z 5 skontrolowanych umów (zawartych przez CPP w 2011 r. na wynajem pomieszczeń);

- 3. z 7 objętych badaniem faktur wystawionych przez CPP w 2011 r., zostało zapłaconych po terminie (zwłoka w płatności wyniosła od 5 do 9 dni);

- w grudniu 2011 r. Główny księgowy zaewidencjonował wynagrodzenie płatnika z tytułu terminowo płaconych składek i podatków jednorazowo w kwocie 376,06 zł, tj. łącznie za cały 2011 r.,pomimo, że był on naliczany i potrącany co miesiąc. Powyższe było niezgodne z art. 20 ust. 1 uor, wg którego do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym;

- ujawniono uchybienia, dotyczące sposobu ujęcia dochodów CPP w poszczególnych paragrafach klasyfikacji budżetowej. Stwierdzono bowiem, że dochody wykazane w sprawozdaniu Rb-34 pochodziły z różnych źródeł, w tym m. in. z: odszkodowania (438,74 zł), sprzedaży makulatury (248,40 zł), wynajmu pomieszczeń (3.138,05 zł) oraz zwrotów za nadpłacony abonament (233,35 zł), a główny księgowy zaewidencjonował je w § 097 „Wpływy z różnych dochodów”. Powyższe było niezgodne z postanowieniami załącznika nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 02 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 38, poz. 207 ze zm.), wg którego dochody z najmu i dzierżawy składników majątkowych Skarbu Państwa, jednostek samorządu terytorialnego lub innych jednostek zaliczanych do sektora finansów publicznych oraz innych umów o podobnym charakterze ujmuje się w  § 075, a przychody z tytułu zagospodarowania odpadów w § 053.

Według zapisów grupy C – „Mechanizmy kontroli” punktu 14. Załącznika do Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych - Dz. Urz. MF Nr 15, poz. 84 (zw. dalej standardami kontroli zarządczej) powinny istnieć m.in. następujące mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych
i gospodarczych: rzetelne i pełne dokumentowanie i rejestrowanie operacji finansowych i gospodarczych, weryfikacja operacji finansowych i gospodarczych przed i po realizacji.

Zatwierdzona przez Dyrektora CPP dokumentacja nie zawierała regulaminu pracy komisji przetargowej, co było niezgodne z § 10 ust. 5 Załącznika Nr 1 do Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecina nr 235/08 z dnia 29 maja 2008 r. w sprawie zasad wykonywania
w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta Szczecin, wg którego organizację, tryb pracy oraz zakres obowiązków członków komisji przetargowej określa regulamin pracy komisji przetargowej nadany przez kierownika jednostki.

W obowiązującej w 2011 r. Instrukcji Obiegu i Kontroli Dokumentów Finansowo – Księgowych  CPP, nie zostały omówione wszystkie rodzaje dokumentów występujących w CPP oraz nie określono ich obiegu, w tym m.in. faktur wystawianych najemcom. Według zapisów grupy C – „Mechanizmy kontroli” punktu 10. standardów kontroli zarządczej, procedury wewnętrzne, instrukcje, wytyczne, dokumenty określające zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników i inne dokumenty wewnętrzne stanowią dokumentację systemu kontroli zarządczej, która powinna być spójna i dostępna dla wszystkich osób, dla których jest niezbędna.

W 2011 r. Dyrektor CPP zrealizował zadania dotyczące sporządzania i przekazywania informacji o występowaniu lub niewystępowaniu transakcji podejrzanych, w związku z wymogami ustalonymi Zarządzeniem Nr 579/09 Prezydenta Miasta Szczecin
z dnia 8 grudnia 2009 r. w sprawie Instrukcji postępowania w sprawie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 37 ust. 3 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta zalecił podjęcie działań w celu:

1. Uzupełnienia dokumentacji dotyczącej zamówień publicznych zgodnie z obowiązującymi przepisami. 
2. Dokonywania dekretacji i sprawdzenia dowodów księgowych zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami
   i uregulowaniami wewnętrznymi.
3. Dostosowania prowadzonej ewidencji w księgach rachunkowych do obowiązujących przepisów.
4. Każdorazowego wprowadzania do ksiąg rachunkowych w postaci zapisu zdarzeń, które nastąpiły w okresie sprawozdawczym.
5. Każdorazowego zatwierdzania przez radcę prawnego zawieranych umów.
6. Zapewnienia kontrasygnaty Głównego księgowego do umów, których zawarcie może spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych.