Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2012 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin przeprowadził w okresie 05-06.2012 r. kontrolę w Miejskim Ośrodku Sportu, Rekreacji i Rehabilitacji przy ul. Jarowita 2 (zw. dalej MOSRiR) w temacie prawidłowości fakturowania i egzekwowania należności na podstawie umów zawartych z kontrahentami za lata 2010 - 2011. Wyniki kontroli przedstawione zostały w protokole kontroli podpisanym w dniu 29 czerwca 2012 r. Ocena zawarta została w wystąpieniu pokontrolnym z dnia  25 lipca 2012 r.

W wyniku przeprowadzonej kontroli nie stwierdzono nieprawidłowości, a jedynie różnego rodzaju uchybienia, głównie w fakturowaniu sprzedaży i naliczaniu odsetek ustawowych z tytułu opóźnień w regulowaniu płatności należnych MOSRiR na podstawie umów zawartych na najem, dzierżawę i udostępnianie obiektów zarządzanych przez ośrodek.

Według sprawozdania Rb-27S MOSRiR zanotował w 2010 r. dochody ogółem w wysokości 4.202.958,05 zł, z czego 2.790.396,01 zł (66%) stanowiły należności nierozliczone na koniec roku. Z kolei w kwocie 8.969.744,99 zł, stanowiącej dochody ogółem za 2011 r., należności stanowiły już tylko 30,6%. Na uwagę zasługuje jednak kwota zadłużenia, która w badanych latach utrzymywała się na zbliżonym poziomie ponad 800 tys. zł (818.024,79 zł w 2010 r. i 834.375,27 zł w 2011 r.). W trakcie trwania kontroli, na podstawie uzyskanej opinii prawnej, MOSRiR wystąpił do Urzędu Miasta Szczecin z wnioskiem o umorzenie wierzytelności 6. klubów sportowych, na łączną kwotę 1.102.170,66 zł.

Ustalono, że wykonanie dochodów w § 0920 (nadpłaty) według ewidencji finansowo - księgowej wynosiło 272,26 zł, a według sprawozdania Rb-27s sporządzonego na 31.12.2010 r. - 387,19 zł. Z kolei według ewidencji finansowo - księgowej wykonanie dochodów w § 0970 (nadpłaty) wynosiło 0,00 zł, a według sprawozdania Rb-27s sporządzonego na 31.12.2010 r. - 8,60 zł.
W dokumentacji MOSRiR nie było korekty sprawozdań dotyczących wymienionych kwot. Stało to w sprzeczności z § 9 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 20, poz. 103), według którego kwoty wykazane w sprawozdaniach powinny być zgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej.

W badanym okresie faktury sprzedaży sporządzane były przez pracownika Działu Administracyjno – Gospodarczego. W toku kontroli poprawności fakturowania w 2010 i 2011 r. 30. wybranych kontrahentów, stwierdzono następujące uchybienia:

1. 1 kontrahent obciążony został za bezumowne korzystanie z lokalu użytkowego w lipcu i sierpniu 2011 r. czterokrotnością czynszu w kwocie 489,54 zł miesięcznie. Było to niezgodne z zapisami § 9 ust. 3 umowy nr 99/Z010/2008, według którego kara za bezumowne korzystanie z lokalu winna być naliczona kontrahentowi w wysokości trzykrotności czynszu, tj. 367,17 zł miesięcznie.
2. 1 kontrahent obciążony został w maju 2011 r. kwotą czynszu w wysokości 191,87 zł, a według aneksu nr 1 z dnia 15.11.2010 r. do umowy nr 841/ZA/2009 czynsz wraz z podatkiem od nieruchomości winien wynieść 142,67 zł.
3. Faktury dotyczące umowy dzierżawy Systemu Identyfikacji Kibica za okres od października do grudnia 2010 r. i za I półrocze 2011 r. wystawione zostały dopiero w czerwcu 2011 r., tj. po dostarczeniu przez Kierownika obiektu Stadion Miejski do Działu Administracyjno – Gospodarczego umowy nr 603/Z-012/2010. Stało to w sprzeczności z art. 6 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2009 r., Nr 152, poz. 1223 ze zm.) zwanej dalej uor, według którego
   w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty oraz art. 20 ust. 1 uor, według którego do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.
4. 1 kontrahent obciążany był od sierpnia do grudnia 2010 r. błędnie wyliczoną kwotą czynszu w wysokości 1.046,37 zł zamiast 1.010,99 zł (zmniejszenie podstawowej kwoty wynikającej z umowy o 60%: 1684,98 zł netto x 60% = 1010,99 zł).

W ramach kontroli umów, faktur i rozrachunków z wybranymi kontrahentami, stwierdzono także następujące uchybienia:

1. Kwota bilansu otwarcia na 2011 r. 1. kontrahenta wynikająca z faktury nr 321/52 została przez pracowników Działu Finansowo - Księgowego błędnie przeniesiona w module rozrachunków z bilansu zamknięcia 2010 r. (przeniesiono  3.408,92 zł, winno być 3652,28 zł), w konsekwencji czego od pomniejszonej wartości naliczone zostały także odsetki ustawowe (nota odsetkowa nr 3/2011 z dnia 31.03.2011 r.).
2. Według zapisów § 13 ust. 3 umowy nr 785/ZA/2009 zawartej z 1. kontrahentem, wszelkie zmiany lub uzupełnienia umowy wymagały dla swej ważności zachowania formy pisemnej. Informacja o zmianie wysokości czynszu wynikającej
   z zastosowania wskaźnika inflacji zawarta była w fakturach przesyłanych kontrahentom, w części dotyczącej wyliczenia tego czynszu. Na okoliczność zmiany wysokości czynszu nie sporządzono odrębnej informacji pisemnej lub aneksu do umowy, poprzedzającego obciążenie wykazane w fakturach.
3. Umowy zawarte z tym samym kontrahentem i na podstawie 1. wpisu do ewidencji działalności gospodarczej zawierały różne  nazwy kontrahenta.
4. W aneksie nr 2 do umowy nr 39/Z-010/2006 wskazano nieaktualnego dzierżawcę, mimo dokonanej aneksem nr 1 cesji praw do umowy.
5. Kwota 11,00 zł stanowiąca dla 1. kontrahenta nadpłatę na koniec 2010 r. nie została zwrócona kontrahentowi przez cały
   2011 r.

W toku kontroli wystawionych przez MOSRiR 38. not odsetkowych, w 30. notach stwierdzono uchybienia w postaci błędnego naliczenia odsetek, co wynikało głównie z nieprawidłowych ustawień systemowych, polegających na zastosowaniu stopy odsetek
w wysokości 13,5% zamiast 13%. Skutkiem powyższego było zawyżenie odsetek o kwotę 66,62 zł.

Wystawione noty odsetkowe zawierały ponadto informacje dotyczące daty uregulowania zobowiązań niezgodne ze stanem faktycznym. Powyższe dotyczyło faktur, za które płatność regulowana była wpłatami częściowymi, a wystawiane noty zawierały terminy zapłaty wynikające z daty ostatniej wpłaty. Stwierdzono także 3 przypadki przyjęcia do wyliczenia kwot odsetek błędnej ilości dni odsetkowych oraz 1 przypadek bezpodstawnego wystawienia noty (poz. 10 noty 302/2011).

Mimo powyższych uchybień, kontrola pozytywnie ocenia funkcjonujący w MOSRiR system egzekwowania należności. W badanym okresie MOSRiR posiadał opracowane procedury dotyczące kontroli i egzekwowania należności, które od stycznia 2012 r. zostały jeszcze rozszerzone - w stosunku do wersji poprzedniej – o zapisy dotyczące dokumentacji przekazywanej do radcy prawnego oraz postępowania po uzyskaniu nakazu zapłaty. Nie rzadziej niż na koniec każdego kwartału roku obrotowego, kontrahentom regulującym należności MOSRiR po terminie płatności, naliczane były odsetki. Do kontrahentów zalegających z płatnościami wysyłane były wezwania do zapłaty wynikające z bieżących czynności windykacyjnych MOSRiR oraz wezwania dotyczące kwot zasądzonych. W celu rozwiązania kwestii należności długookresowych, powstałych przed 2010 r., MOSRiR podjął w 2012 r. działania mające na celu umorzenie największych wierzytelności.

Prezydent Miasta Szczecin zalecił  Dyrektorowi MOSRiR:

1. Ponowne przeliczenie not odsetkowych wystawionych w 2010 i 2011 r. oraz ich korektę.
2. Wyjaśnienie i skorygowanie ustawień systemowych, w wyniku których automatycznie tworzone noty odsetkowe zawierają niepoprawne wyliczenia kwot.
3. Skorygowanie faktur sprzedaży wystawionych niezgodnie z zawartymi umowami.
4. Każdorazowe wprowadzanie zmian  do zapisów umownych w formie pisemnej jeżeli obowiązek taki wynika z zapisów tych umów.
5. Sporządzanie sprawozdań zgodnie z ewidencją księgową.