Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2012 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w okresie 09-10.2012 r. przeprowadził kontrolę
w Zespole Szkół Samochodowych w Szczecinie przy ul. Klonowica 14, zwanej dalej ZSS, w zakresie gospodarki finansowo – księgowej,w tym wynagrodzenia oraz sprawy kadrowe za 2011 r. Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 10.01.2013 r.

Kontrola pozytywnie ocenia sposób prowadzenia gospodarki finansowo – księgowej w 2011 r. (ocena pozytywna
z uchybieniami). Wykazano jedynie uchybienia polegające m.in. na braku kompletności zapisów księgowych, nieterminowej wypłacie dodatków: funkcyjnego i motywacyjnego oraz nieegzekwowaniu zapisów zawieranych umów. Stwierdzone uchybienia w sposobie gospodarowania środkami finansowymi powstały głównie w wskutek niewystarczającej znajomości obowiązujących przepisów prawa oraz chęci uproszczenia niektórych procedur.

W kontrolowanym okresie ZSS prowadził działalność w formie jednostki budżetowej. W 2011 r. ZSS uzyskał dochody
w wysokości 857.407,61 zł, co stanowiło 92,74 % zaplanowanej kwoty. Wydatki budżetowe wyniosły 5.652.721,81 zł,
co stanowiło 100 % zaplanowanej kwoty, a finansowane z rachunku dochodów własnych 851.582,87 zł, co stanowiło
z kolei 92,9 % środków zaplanowanych.

W toku kontroli funkcjonującego w ZSS systemu rachunkowości stwierdzono, że:

1. obowiązujące w ZSS zasady rachunkowości nie zawierały w zakresie użytkowanego programu finansowo – księgowego Vulcan: opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji,
   w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania. Zasady zawierały jedynie zapis o treści: „Instrukcję poszczególnych modułów programu komputerowego rachunkowości stanowią odrębne opracowania w formie podręcznika”. Wymieniony podręcznik nie stanowił załącznika do obowiązujących zasad rachunkowości. Powyższe było niezgodne z art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. c ustawy z dn. 29. września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2009 r., Nr 152, poz. 1223 ze zm.), zwanej dalej uor, według którego jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, zawierającą m.in. wymienione elementy,
2. Zakładowy plan kont ZSS zw. dalej ZPK, stanowiący załącznik do zasad prowadzenia rachunkowości nie zawierał stosowanych w ewidencji kont: 310-6 oraz 228, a według zapisów § 15 ust. 1 pkt 1  rozporządzenia Ministra Finansów z dn. 5. lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 128, poz. 861), zwanego dalej rozporządzeniem ws. zasad rachunkowości, ustalając zakładowy plan kont należy kierować się m.in. zasadą, że konta wskazane w planach kont należy traktować jako standardową liczbę kont, która może być ograniczona jedynie o konta służące do księgowania operacji gospodarczych niewystępujących w jednostce,
3. ZPK nie zawierał również opisu do kont: 226, 227, 720, 840, a także nie zawierał konta 221 – Należności z tytułu dochodów budżetowych, niezbędnego do naliczania wynagrodzenia płatnika,
4. ZSS do rozliczenia środków europejskich posługiwał się kontem 228 - rozliczenie wydatków ze środków funduszy pomocowych, co było niezgodne z opisem do konta zawartego w Załączniku nr 3 rozporządzenia
   ws. zasad rachunkowości, wg którego do ewidencji i rozliczeń wydatków z budżetu środków europejskich ujętych w planie wydatków środków europejskich stosuje się konto 227 - Rozliczenie wydatków z budżetu środków europejskich. Ponadto stosowana przez ZSS nazwa do konta 228 nie była tożsama z nazwą wskazaną w Załączniku nr 3 ww. rozporządzenia w sprawie zasad rachunkowości tj.: rozliczenie środków pochodzących ze źródeł zagranicznych niepodlegających zwrotowi.

Główny księgowy ZSS w kontrolowanym okresie nieterminowo sporządził zestawienia obrotów i sald (wydruki
z systemu Księgowość Optivum firmy Vulcan z dn. 02.03.2012 r.), co naruszało art. 24 ust. 5 pkt 2 uor, wg którego księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bieżąco, jeżeli zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej są sporządzane przynajmniej za poszczególne okresy sprawozdawcze, nie rzadziej niż na koniec miesiąca, w terminie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych. Osobą odpowiedzialną w ZSS za opracowanie procedur finansowych oraz prowadzenie rachunkowości i gospodarkę finansową był Główny księgowy ZSS.

Według standardu kontroli zarządczej nr 10 zawartego w grupie C – Mechanizmy kontroli, o którym mowa w załączniku do Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dn. 16. grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF Nr 15, poz. 84), zwanego dalej komunikatem w sprawie standardów kontroli zarządczej, na dokumentację systemu kontroli zarządczej składają się m.in. procedury wewnętrzne.

Kontrola dokumentacji dotyczącej dochodów ZSS z tytułu wynajmu pomieszczeń wykazała, że:

W wyniku kontroli wykonywania obowiązków w zakresie udzielania zamówień publicznych do 14 tysięcy euro ustalono, że:

1. we wszystkich poddanych analizie protokołach z przeprowadzonego zapytania ofertowego o wartości powyżej 10.000 zł brutto, nieprzekraczającej równowartości 14.000 euro (2 szt.) oraz w notatkach z przeprowadzonego rozeznania cenowego o wartości nieprzekraczającej 10.000 zł brutto (3 szt.), nie podano kursu euro do przeliczenia wartości w złotych, co naruszało § 11 ust. 4 pkt 2 Załącznika nr 1 do Zarządzenia Nr 235/2008 Prezydenta Miasta Szczecin z dn. 29 maja 2008 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin
   i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy prawo zamówień. Ustalono jednak, że zastosowany kurs był poprawny, tj. 3.839 zł.
2. wszystkie przedstawione do kontroli wnioski będące podstawą dokonania zakupu dostaw, usług i wykonywania robót budowlanych nie były parafowane przez Głównego księgowego ZSS, co było niezgodne z § 4 ust. 1 i 2 obowiązującego w ZSS Regulaminu udzielania przez ZSS w Szczecinie zamówień na dostawy, usługi i roboty
   o wartości nieprzekraczającej równowartość kwoty 14 tys. euro, według którego wniosek parafowany przez Głównego księgowego ZSS oraz zaakceptowany przez Dyrektora jest podstawą do przeprowadzenia zapytania ofertowego.

Kontroli poddane zostały wydatki budżetowe w wysokości 686.015,82 zł, co stanowiło 10 % wydatków budżetowych ogółem. W toku kontroli ww. wydatków za 2011 r. ustalono, że:

1. Główny księgowy ZSS dekretował i ewidencjonował opłatę abonamentową za wodę i ścieki w § 443, co było niezgodne z postanowieniami Załącznika nr 4 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 38, poz. 207 ze zm.), zwanego dalej Załącznikiem nr 4 do rozp. o klasyfikacji, według którego wydatki na zakup usług pozostałych ujmuje się w § 430,
2. faktura VAT nr 225/03 za druki na kwotę 1.050,49 zł została zadekretowana i zaewidencjonowana § 424 - zakup pomocy naukowych, dydaktycznych i książek, co było niezgodne z Załącznikiem nr 4 do rozp. o klasyfikacji, według którego zakup materiałów winien być ujmowany w § 421 – Zakup materiałów i wyposażenia,
3. w 1. przypadku (faktura VAT nr FA/36/02/2011 z dnia 28.02.2011 r. za konserwację dźwigów) na kwotę 615,00 zł, została uregulowana po terminie (3 dni opóźnienia), co było niezgodne z postanowieniami art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.) zw. dalej uofp,
   wg którego wydatki publiczne powinny być dokonywane w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań,
4. wszystkie 39 poddane kontroli dowody księgowe (faktury), nie zawierały daty zatwierdzenia kwoty do zapłaty przez Dyrektora ZSS, co uniemożliwiało ustalenie momentu zatwierdzenia sum wynikających z dokumentu do wypłaty. Pieczątka stosowana w szkole w okresie poddanym kontroli, nie zawierała daty zatwierdzenia dokumentu do wypłaty,
5. drobne, dokonywane przez ZSS zakupy płatne gotówką ujmowane były wprost na konto kosztów z pominięciem księgowania na koncie 202 – Rozrachunki z dostawcami. Zgodnie z opisem konta 201 – rozrachunki
   z odbiorcami i dostawcami zawartego w Załączniku nr 3 rozporządzenia w sprawie rachunkowości, konto 201 służy m.in. do ewidencji rozrachunków i roszczeń krajowych i zagranicznych z tytułu dostaw, robót i usług,
   a ewidencja szczegółowa prowadzona tego konta powinna zapewnić możliwość ustalenia należności
   i zobowiązań krajowych i zagranicznych według poszczególnych kontrahentów,
6. w 4. przypadkach przy wskazaniach dekretacyjnych dowodów księgowych (faktur) poprawek dokonywano za pomocą korektora, czyli w sposób uniemożliwiający odczytanie pierwotnego zapisu, bez daty dokonania poprawki i podpisu osoby dokonującej korekty, co było niezgodne z art. 25 ust. 1 uor, według którego stwierdzone błędy w zapisach poprawia się przez skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej,
   z zachowaniem czytelności błędnego zapisu, oraz podpisanie poprawki i umieszczenie daty,
7. faktura VAT nr FVS-000860/11 z dn. 29.11.2011 r. za kursy spawania dotyczyła kosztów listopada, a została zaewidencjonowana w koszty grudnia 2011 r. Z kolei fakturę VAT nr WO-11931/0911/R z dn. 30.09.2011 r. za energię elektryczną, ujęto w koszty października, a nie września 2011 r. Powyższe było niezgodne z zapisem art. 20 ust. 1 uor, według którego do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.Na ww. fakturach nie zamieszczono daty potwierdzającej wpływ dokumentu do księgowości ZSS,
8. fakturę VAT nr 4036450/158 z dn. 26.04.2011 r. za gaz Główny księgowy ZSS zadekretował w koszty w § 426 oraz 443/3 (konto 401). Zapłaty faktury dokonano jednak w całości z § 426 (konto 130), w związku z czym szczegółowa analityka prowadzona do konta 401 (wg podziałek klasyfikacji planu finansowego) była niezgodna z analityką prowadzoną do konta 130 (wg pozycji planu finansowego),
9. zapisy księgowe w księgach rachunkowych (konto 130, 132) nie zawierały wskazanego opisu operacji gospodarczej, numeru faktury oraz daty operacji gospodarczej, a jedynie datę i numer wyciągu bankowego,
   co było niezgodne z art. 23 ust. 2 pkt 2 – 3 uor, według którego zapis księgowy powinien zawierać co najmniej określenie rodzaju i numer identyfikacyjny dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu oraz jego datę, jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji, zrozumiały tekst, skrót lub kod opisu operacji, z tym że należy posiadać pisemne objaśnienia treści skrótów lub kodów,
10. w § 2 umowy nr 1134/11/Fzawartej na demontaż starej stolarki okiennej i montaż nowej wskazano termin odbioru na dn. 23.09.2011 r. (faktura  nr 0375/09/1/FVS na kwotę 19.975,26 zł). Zgodnie z przedstawionym kontroli protokołem odbioru robót, zakończenie prac nastąpiło w dn. 26.09.2011 r. tj.: 3 dniowym opóźnieniem. Protokół odbioru, podpisany był przez Kontrahenta oraz Kierownika administracyjno – gospodarczego, bez uwag. Kierownik administracyjno – gospodarczy w trakcie kontroli wyjaśnił, że opóźnienie zakończenia montażu nastąpiło z winy Zamawiającego, z uwagi na nieudostępnienie na czas pomieszczenia z powodu trwających prac remontowych. Powyższe działanie mogło narazić ZSS na zapłatę potencjalnych kar, które kontrahent mógł naliczyć zgodnie z § 10 lit. c ww. umowy, według którego zamawiający zapłaci wykonawcy kary za nieudostępnienie możliwości montażu, według ustalonej na jeden dzień wcześniejszej daty montażu, 0,1% za każdy dzień zwłoki,
11. za wymianę rur zasilających – rurociągów ZSS dokonał płatności w 2. transzach (faktury nr 27/06/2011 oraz nr 30/07/2011 na łączną kwotę 60.000,00 zł), co naruszyło zapis § 10 ust. 1 umowy, według którego zapłata realizowana będzie na podstawie faktury końcowej za wykonane i odebrane roboty,
12. ZSS nie wyegzekwował od wykonawcy dokumentów potwierdzających zagospodarowanie odpadów powstałych podczas realizacji zamówienia na wykonanie posadzki betonowej, co było niezgodne z § 6  ust 2 pkt. 11 umowy (umowa bez numeru z dn. 02.03.2011 r.).

W wyniku kontroli wynagrodzeń 5. losowo wybranych pracowników ZSS, stwierdzono, że:

1. dodatek motywacyjny za wrzesień 2011r. wypłacony został 2. pracownikom w dn. 05.09.2011 r. tj.: z 5-dniowym opóźnieniem,co było niezgodne z przyznanymi przez Dyrektora ZSS angażami, według których dodatek ten winien być wypłacony  w dn. 01.09.2011 r.,
2. dodatek funkcyjny dla jednego z pracowników dwukrotnie wypłacono z 2-miesięcznym opóźnieniem
   tj.: w styczniu 2011 r. za listopad i grudzień 2010 r. oraz w sierpniu 2011 r. za czerwiec i lipiec 2011 r.

W wyniku analizy 5. akt osobowych pracowników ZSS, stwierdzono, że w jednostce nie były stosowane zapisy zawartew rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dn. 28. maja 1996 r.,w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 ze zm.) w następującym zakresie:

- w aktach osobowych wszystkich przeanalizowanych pracowników nie było wykazu znajdujących się w nich dokumentów, co było niezgodne z § 6 ust. 3 ww. rozporządzenia,

- dokumenty nie posiadały nadanego kolejnego numeru, co stało  w sprzeczności z § 6 ust. 3 ww. rozporządzenia,

 - dokumenty w poszczególnych częściach akt (A, B, C) klasyfikowane były niezgodnie z § 6 ust. 2 pkt 1 - 3 ww. rozporządzenia,

- w aktach zamieszczano kserokopie dokumentów, które nie były potwierdzone za zgodność z oryginałem,co naruszało zapis § 1 ust. 3 ww. rozporządzenia,

- w aktach osobowych 1. pracownika, zamieszczono oryginał dokumentu, a nie jego kserokopie, co było niezgodne
z § 1 ust. 3 ww. rozporządzenia.

W toku kontroli rozrachunków z Urzędem Skarbowym w zakresie rozliczeń z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych, ustalono że naliczenie i przypis dotyczący wynagrodzenia płatnika ujmowany był na koncie 222 - rozliczenie dochodów budżetowych, co stało w sprzeczności z opisem konta zawartym w rozporządzeniu ws. zasad rachunkowości, wg którego naliczenie i przypis dotyczący wynagrodzenia płatnika winien być ujmowany na koncie 221 – należności z tytułu dochodów budżetowych.

W wyniku kontroli wykonywania obowiązków związanych z inwentaryzacją stwierdzono że:

1. księgi inwentarzowe wyposażenia nie zawierały wyliczenia stanu końcowego,
2. w księgach inwentarzowych wyposażenia, księgozbioru oraz na poszczególnych kartotekach magazynowych dokonywano poprawek w sposób niezgodny z cytowanym wyżej  art. 25 ust. 1 uor,
3. na dzień 31.12.2011 r. wartość zbiorów bibliotecznych wykazana na koncie 014 była niezgodna z wartością wykazaną w szczegółowej analityce prowadzonej w programie komputerowym MOL Optivum firmy Vulcan.

Osobą odpowiedzialną za ewidencję zbiorów bibliotecznych w okresie poddanym kontroli był nauczyciel bibliotekarz.

W odniesieniu do niektórych, stwierdzonych w toku kontroli uchybień w dokumentacji finansowo - księgowej (m.in. ewidencja faktur zakupu, notatki służbowe z przeprowadzonej analizy rynku, księgi inwentarzowe), która winna podlegać weryfikacji, mechanizmy kontroli stosowane przez pracowników szkoły i przez Dyrektora ZSS, nie w pełni spełniły swoją rolę. Według zapisów standardu nr 14 zawartego w części C komunikatu w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych mechanizmy te winny m.in. służyć rzetelnemu i pełnemu dokumentowaniu i rejestrowaniu operacji finansowych i gospodarczych, a także do weryfikacji tych operacji przed i po realizacji.

Pozytywnie należy natomiast ocenić obszar dotyczący płac oraz udzielania zamówień publicznych do kwoty 14 tys. Euro. W szczególności ustalono, że:

- w 2011 r. we wszystkich poddanych kontroli przypadkach, w ślad za analizą rynku, sporządzone zostały notatki służbowe,

- wysokość wypłacanego wynagrodzenia dla pracowników ZSS była zgodna z przyznanymi angażami,

- listy płac były każdorazowo akceptowane przez Dyrektora ZSS oraz Głównego księgowego ZSS.

Dyrektor ZSS zrealizował w 2011 r. zadania dotyczące sporządzania i przekazywania do wydziału nadzorującego Urzędu Miasta informacji o występowaniu lub niewystępowaniu transakcji podejrzanych.

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi Prezydent Miasta zalecił:

1. terminowe regulowanie zobowiązań ZSS,
2. egzekwowanie od zleceniobiorców dokumentów wymaganych umową (potwierdzających zagospodarowanie odpadów powstałych podczas realizacji zamówienia),
3. każdorazowe sporządzenie umów na najem pomieszczeń ZSS,
4. przestrzeganie zapisów zarządzenia Prezydenta Miasta w zakresie podawania kursów euro w notatkach
   z analizy rynku,
5. terminowe wypłacanie dodatków motywacyjnych oraz funkcyjnych pracowników,
6. przegląd akt osobowych pracowników szkoły, celem ich uporządkowania i uzupełnienia w zakresie wskazanym w wystąpieniu,
7. aktualizację polityki rachunkowości o brakujące elementy wskazane w wystąpieniu,
8. wprowadzenie mechanizmów kontroli zarządczej gwarantujących:

- dokonywanie zapisów księgowych w księgach rachunkowych zgodnie z przywołanymi w wystąpieniu przepisami uor,

- sporządzenie zestawień obrotów i sald zgodnie zprzywołanymi w wystąpieniu przepisami uor,

- ewidencję i kontrolę dowodów księgowych zgodnie z przywołanymi w wystąpieniu przepisami oraz obowiązującą klasyfikacją budżetową,

- dokonywanie poprawek w księgach inwentarzowych, dowodach księgowych oraz kartotekach magazynowych
w sposób określony w uor,

- zakończenie porządkowania zbiorów bibliotecznych i uzgodnienie ich wartości z ewidencją księgową.