Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2012 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w okresie 05-06.2012 r. przeprowadził kontrolę
w Ogólnokształcącej Szkole Muzycznej I Stopnia w Szczecinie przy ul. Bolesława Śmiałego 42/43, zwanej dalej OSM, w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, gospodarowania mieniem (udostępnianie pomieszczeń) oraz Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych w 2011 r. Wyniki kontroli przedstawione zostały w protokole kontroli podpisanym w dniu 2.07.2012 r. Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne, zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 12.07.2012 r.

OSM prowadziła działalność w formie jednostki budżetowej. Szkoła uzyskała w 2011 r. dochody budżetowe w wysokości 122.612,72 zł, co stanowiło 1703% zaplanowanej kwoty (121.574,22 zł tytułem kary umownej). Wydatki budżetowe wyniosły 6.531.876,02 zł,
co stanowiło 100% zaplanowanej kwoty. Według sprawozdania Rb-34 OSM w 2011 r. uzyskała dochody jak i poniosła wydatki
z wydzielonego rachunku dochodów (WRD) w wysokości 366.783,59 zł, co stanowiło 99% zaplanowanej kwoty.

Kontrola pozytywnie ocenia prowadzoną gospodarkę finansowo – księgową, gospodarowanie pomieszczeniami oraz Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych w 2011 r.(ocena pozytywna z uchybieniami). Niżej wymienione uchybienia w sposobie gospodarowania środkami finansowymi powstały w głównej mierze wskutek niewystarczającej znajomości obowiązujących przepisów prawa.

W toku badania funkcjonującego w OSM systemu rachunkowości stwierdzono, że opracowana dokumentacja spełniała wymogi nałożone na nią ustawą z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.), zwaną dalej uor.

Kontroli poddane zostały wydatki budżetowe w wysokości 838.147,46 zł, co stanowiło 13,76% wydatków budżetowych ogółem.
W toku kontroli ww. wydatków za 2011 r. ustalono, że na 53 skontrolowane dowody księgowe:

• W 8. przypadkach na łączną kwotę 360.506,36 zł dowody księgowe zostały zaewidencjonowane w koszty miesiąca wpływu do OSM mimo, że data ich wystawienia była w miesiącu poprzednim.  Było to niezgodne z art. 20 ust. 1 uor, według którego do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.Dostępna dokumentacja nie regulowała ponadto kwestii ujmowania w ewidencji dowodów księgowych, które wpłynęły do jednostki po zamknięciu okresu sprawozdawczego, którego dotyczyły. W dwóch przypadkach, faktury na łączną kwotę 120.072,94 zł, wystawione w grudniu 2010 r. zostały zaewidencjonowane w koszty stycznia 2011 r., co naruszało art. 6 ust. 1 uor, według którego w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty. Nie zostały one również wykazane jako niewymagalne zobowiązania roku 2010
  w sprawozdaniu Rb-28S.
• Dokumentem będącym podstawą ujęcia odpisów na ZFŚS w koszty był w OSM wyciąg bankowy. Analogicznie ewidencjonowane były delegacje rozliczane bezgotówkowo (gdy pracownikowi przelewano kwotę rozliczenia na konto osobiste)  - ujmowane w koszty jako wyciąg bankowy. Nie było natomiast dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu tych operacji w koszty. Wskazać należy, że wyciąg bankowy jest bankowym dokumentem informującym o operacjach pieniężnych uznających bądź obciążających rachunek bankowy i do jego ewidencji służą odpowiednio konta: 130, 132 i 135.
• Faktury gotówkowe ujmowane były w ewidencji kosztowej pod datą raportu kasowego, co było niezgodne z art. 23 ust. 2 pkt 1, 2 i 4 uor, według którego zapis księgowy powinien zawierać co najmniej: datę dokonania operacji gospodarczej, określenie rodzaju i numer identyfikacyjny dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu oraz jego datę, jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji, kwotę i datę zapisu.
• W przypadku wydatków z budżetu na zakup instrumentów muzycznych na łączną kwotę 22.386 zł nie było notatki służbowej
  z udzielenia zamówienia do kwoty 14.000 euro, zawierającej szacunkową wartość zamówienia bez podatku VAT wraz z jej równowartością w euro, co było niezgodne z § 11 ust. 4 pkt 2 Załącznika  nr 1 do Zarządzenia nr 235/08 Prezydenta Miasta
  w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo Zamówień Publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta Szczecin, według którego udzielając zamówienia zamawiający musi każdorazowo sporządzać notatkę służbową z dokonania analizy rynku z zawartą informacją dotyczącą wartości szacunkowej zamówienia ze wskazaniem kursu euro.
• W przypadku notatki służbowej do wydatku na kwotę 9.861,49 zł - nie zawierała ona informacji o szacunkowej wartości zamówienia bez podatku VAT wraz z jej równowartością w euro, co było niezgodne z wyżej wymienionym § 11 ust. 4 pkt 2 Załącznika nr 1 do Zarządzenia nr 235/08 Prezydenta Miasta.

Kontroli poddane zostały wydatki z wyodrębnionego rachunku dochodów w wysokości 129.977,56 zł, co stanowiło 35,44% wydatków budżetowych ogółem. W toku kontroli ww. wydatków za 2011 r. ustalono, że na 19 skontrolowane dowody księgowe:

1. W 3. przypadkach na łączną kwotę 29.900,15 zł dowody księgowe zostały zaewidencjonowane w koszty miesiąca wpływu do OSM mimo, że data ich wystawienia była w miesiącu poprzednim. 
2. W 5. przypadkach dowody księgowe zostały wystawione i zaewidencjonowane w koszty po dacie ich zapłaty. Dokumentacja księgowa nie zawierała dowodu księgowego będącego podstawą do dokonania płatności zaliczkowej.

Powyższe było niezgodne z przytoczonym wyżej art. 20 ust. 1 uor oraz art. 20 ust. 2 uor, według którego podstawą zapisów
w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej "dowodami źródłowymi" (…). Osobą odpowiedzialną w OSM za prowadzenie rachunkowości i gospodarkę finansową był główny księgowy.

W toku kontroli dochodów z najmu uzyskanych w 2011r. ustalono, że:

• Na 14 zawartych w 2011 r. umów najmu (w tym jedna umowa użyczenia), 12 nie było zaopiniowanych pod względem formalno – prawnym przez radcę prawnego UM.
• W 13. przypadkach zawarte aneksy odnosiły się do umów, które wygasły, a tym samym nie została zachowana ciągłość trwania umów.
• Dwóch kontrahentów dokonało w I i XII 2011 r. płatności za m-ce XII 2010 r., X i XI 2011 r. przelewem na konto OSM, podczas gdy według § 4 ust. 2 umowy najmu płatności winny być dokonywane kwartalnie, gotówką, w kasie OSM.
• Jeden kontrahent dokonał w I 2011 r. płatności za m-c XII 2010 r. w kasie OSM. Według § 4 ust. 2 umowy płatności winny być dokonywane przelewem, na konto OSM.
• Bezumownie i nieodpłatnie użyczana była sala gimnastyczna jednemu kontrahentowi mimo, że zgoda ówczesnego
  z-cy Prezydenta Miasta z dnia 11.03.2008 r. na tą formę udostępnienia lokalu, oparta na przepisie § 6 ust. 1 uchwały
  Nr LXIII/1169/06 Rady Miasta Szczecin z dnia 16.10.2006 r. w sprawie określenia szczegółowych warunków korzystania
  z nieruchomości gminnych przez miejskie jednostki organizacyjne nie posiadające osobowości prawnej, uzależniona była od podpisania stosownego porozumienia. Według § 6 ust. 2 i 3 ww. uchwały biorący w użyczenie zobowiązany jest ponosić wszelkie opłaty związane z przedmiotem użyczenia, a Prezydent miasta wyraża zgodę na użyczenie nieruchomości po zapoznaniu się z projektem umowy.
• Bezumownie wynajmowane było jedno mieszkanie służbowe o metrażu 37,87 m². Tolerowanie stanu bezumownego najmu (brak formy pisemnej) stwarza ryzyko m.in. utrudnień w dochodzeniu należności za korzystanie przez Najemcę z tego lokalu, gdyż nie ma zapisów określających warunki, formę oraz częstotliwość płatności. Nie ma ponadto umownie określonych zasad użytkowania lokalu oraz warunków niezbędnych do jego wypowiedzenia.

W wyniku kontroli dokumentacji księgowej stwierdzono ponadto, że główny księgowy w styczniu 2011 r. wystawił i zaksięgował faktury za wynajem za grudzień 2010 r., co narusza przytoczony wyżej art. 6 ust. 1 uor.

Zwracając uwagę na wszystkie wyżej wymienione nieprawidłowości - według standardu kontroli zarządczej grupy C - „Mechanizmy kontroli -szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych” zawartego w załączniku do Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16.12.2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych
(Dz. Urz. MF Nr 15, poz. 84), zwanym dalej standardami kontroli zarządczej – Dyrektor OSM powinien zapewnić m.in. rzetelne i pełne dokumentowanie i rejestrowanie operacji finansowych i gospodarczych a weryfikacja operacji finansowych i gospodarczych powinna się odbywać przed i po realizacji.

Główny księgowy spełniał wymogi określone w art. 54 ust. 2 ustawy z dnia 27.08.2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 157, poz. 1240 ze zm), dotyczącym osób zajmujących stanowiska głównych księgowych.

W toku kontroli poprawności naliczania wynagrodzeń przeprowadzonej na podstawie akt osobowych 6. pracowników OSM nie stwierdzono nieprawidłowości. 

Kontrola gospodarowania Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych również nie wykazała istotnych uchybień co do zasady dysponowania środkami funduszu w wysokości 412.236,75 zł.  Stwierdzono jedynie niedociągnięcia formalne w postaci braku sprawdzenia pod względem merytorycznym faktury z dnia 23.02.2011 r. na kwotę 1.000 zł jako przedpłaty za imprezę integracyjną dla pracowników OSM oraz braku sprawdzenia pod względem merytorycznym i zatwierdzenia do wypłaty przez Dyrektora OSM faktury
z dnia 26.06.2011 r. na kwotę 10.100 zł za pobyt pracowników OSM w Niechorzu. Powyższe stało w sprzeczności ze standardem kontroli zarządczej grupy C - „Mechanizmy kontroli - szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych
i gospodarczych”, wg którego Dyrektor OSM powinien zapewnić mechanizmy kontroli dotyczące zatwierdzania (autoryzacja) operacji finansowych.

Dyrektor OSM zrealizował w 2011 r. zadania dotyczące sporządzania i przekazywania do wydziału nadzorującego Urzędu Miasta informacji o występowaniu lub niewystępowaniu transakcji podejrzanych, w związku z wymogami ustalonymi Zarządzeniem Prezydenta Miasta Szczecin Nr 579/09 z dnia 8 grudnia 2009 r. w sprawie Instrukcji postępowania w sprawie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.

             Przedstawiając powyższe oceny i uwagi Prezydent Miasta zalecił:

1. przestrzeganie zapisów uor oraz zarządzeń Prezydenta Miasta,
2. właściwe sporządzanie umów i przestrzeganie zawartych w nich zapisów,
3. terminowe zawieranie aneksów,
4. uregulowanie kwestii użyczenia sali gimnastycznej,
5. uregulowanie kwestii wynajmu mieszkania służbowego.