Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2012 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w okresie 07-08.2012 r. przeprowadził kontrolę w Tramwajach Szczecińskich Sp. z o.o. w Szczecinie przy ul. S. Klonowica 5, zwanych dalej TS, w zakresie prawidłowości przeprowadzenia procedury udzielenia zamówienia publicznego – na przykładzie wybranych postępowań przeprowadzonych w 2011 r. Wyniki kontroli przedstawione zostały w protokole kontroli podpisanym w dniu 16.08.2012 r. Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski
i zalecenia pokontrolne, zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 26.09.2012 r.

Kontrola, pozytywnie oceniła system udzielania zamówień publicznych w Spółce z o.o. Tramwaje Szczecińskie. Stwierdzono jedynie uchybienia formalne dotyczące m.in. braku oświadczeń wszystkich osób biorących w postępowaniu, niedochowania warunku niezwłocznego zamieszczania ogłoszeń o wyborze wykonawcy w odpowiednich publikatorach oraz zwrotu wadium, a także błędów
w protokołach postępowań, co pozostawało jednak bez wpływu na przebieg postępowań i wybór wykonawców (ocena pozytywna
z uchybieniami).

Według rocznych sprawozdań o udzielonych zamówieniach publicznych i zamówieniach sektorowych za rok 2011, w TS przeprowadzonych zostało 37 postępowań zakończonych wyborem wykonawcy na łączną kwotę 71.480.779,41 zł netto, z czego kontroli poddane zostało 6 postępowań na łączną kwotę 64.483.715,35 zł netto (72.843.656,58 zł brutto), co stanowi 90% ogółu wartości przeprowadzonych postępowań.

W toku kontroli postępowania nr 17/ZP/GZ/2011 stwierdzono, że specjalista ds. sieci i dokumentacji (będący członkiem komisji przetargowej od 15.07. do 29.08.2011 r.) nie złożył oświadczenia o braku lub istnieniu okoliczności, o których mowa w art. 17 ust. 1 ustawy z dnia 29.01.2004 r. Prawo Zamówień Publicznych (j.t. Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 ze zm.), zwanej dalej pzp mimo,
że wykonywał czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia, co zostało wskazane przez Zamawiającego w punkcie 3 lit. A protokołu postępowania. Przyczyną niezłożenia oświadczenia przez wskazaną osobę była niewłaściwa interpretacja przepisów prawa stosowana przez TS, wg której ww osoba nie była członkiem komisji przetargowej w dniu otwarcia ofert i nie brała udziału
w otwarciu. Według art. 17 ust. 2 pzp pisemne oświadczenia składają osoby wykonujące czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia a nie jedynie osoby będące w komisji przetargowej w momencie otwarcia ofert. Należy podkreślić, że dokumentacja przetargowa została uzupełniona o oświadczenie specjalisty ds. sieci i dokumentacji z dnia 16.08.2012 r.

Kontrola wykazała, że w przypadku postępowań nr 11/ZP/GZ/2011 i 12/ZP/GZ/2011 TS przekazały ogłoszenie o udzieleniu zamówienia Urzędowi Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich odpowiednio 14 i 17 dni po zawarciu umowy w sprawie zamówienia publicznego, podczas gdy wg art. 95 ust. 2 pzp zamawiający zobowiązany był przekazać ogłoszenie niezwłocznie po zawarciu umowy. Jednocześnie w przypadku postępowania nr 20/ZP/GZ/2011 TS zamieściły ogłoszenie o udzieleniu zamówienia
w Biuletynie Zamówień Publicznych 20 dni po zawarciu umowy, co było niezgodne z art. 95 ust. 1 pzp, wg którego zamawiający zamieszcza ogłoszenie niezwłocznie po zawarciu umowy. Mimo braku precyzyjnego terminu przekazania ogłoszenia do publikacji
w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej (zamieszczenia w BZP), ustawodawca wskazał, że powinno to nastąpić niezwłocznie po zawarciu umowy. Bez wątpienia za spełnienie tego wymogu zostanie uznane przekazanie ogłoszenia w dniu, w którym umowa została zawarta. Nie można uznać za dopełnienie warunku przekazania/zamieszczenia ogłoszenia „niezwłocznie”, w sytuacji oczekiwania przez TS na zwrot podpisanej przez wykonawcę umowy, tj. 14 – 20 dni od daty jej zawarcia i podpisania przez TS.

Stwierdzono ponadto, że w postępowaniu nr 11/ZP/GZ/2011 wadia zostały zwrócone w dniu 18.07.2011 r., tj. dopiero 26 dni po wyborze wykonawcy w przypadku pozostałych oferentów (wyboru dokonano w dniu 22.06.2011 r.) oraz 11 dni po dacie zawarcia umowy z wykonawcą (07.07.2011 r.), co było niezgodne z art. 46 ust. 1 i 1a pzp, wg których zamawiający zwraca wadium wszystkim wykonawcom niezwłocznie po wyborze oferty najkorzystniejszej, z wyjątkiem wykonawcy, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza. Wykonawcy, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza, zamawiający zwraca wadium niezwłocznie po zawarciu umowy w sprawie zamówienia publicznego. Bezzasadne, w związku z powyższym, było oczekiwanie ze zwrotem wadiów aż do dnia 18.07.2011 r. zważywszy, że okoliczności obligujące TS do zwrotu wadium zaistniały już w dniu 22.06.2011 r. dla oferentów niewybranych oraz w dniu 7.07.2011 r. dla wykonawcy wybranego.

Uchybienia formalne dotyczyły także błędów w protokołach postępowań nr 8/ZP/GZ/2011, 12/ZP/GZ/2011 i 20/ZP/GZ/2011 polegających na niewskazaniu, w pkt 2 ppkt 4 przedmiotowych protokołów, procentowego udziału środków unijnych w wartości zamówienia, mimo posiadanej wiedzy na temat wielkości udziału tych środków. Według wzoru protokołu postępowania w trybie przetargu nieograniczonego, stanowiącego załącznik nr 1 do Rozporządzenia Rady Ministrów  z dnia 26.10.2010 r. (Dz. U. Nr 223, poz. 1458), w pkt 2 ppkt 4 udział ten należy podać w przypadku posiadania wiedzy o jego wielkości.

W protokole postępowania nr 17/ZP/GZ/2011 w pkt 3 lit. A błędnie wskazano kierownika Działu Techniczno – Inwestycyjnego jako osobę wykonującą czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia i składającą oświadczenie o braku lub istnieniu okoliczności, o których mowa w art. 17 ust. 1 pzp, bowiem był on jedynie członkiem komisji przetargowej w okresie od 15.07.2011 r. do 20.07.2011 r., tj. przed wszczęciem postępowania i nie wykonywał czynności w postępowaniu.

W protokole postępowania nr 21/ZP/GZ/2011 w pkt 5 ppkt 4 wskazano ponadto, że o wszczęciu postępowania nie zostali powiadomieni wybrani wykonawcy na podst. art. 40 ust. 5a pzp, podczas gdy powiadomienia takie wysłane zostały w dniu 29.09.2011 r. W przypadku postępowania nr 20/ZP/GZ/2011 w pkt 7 protokołu jako termin składania ofert wskazano dzień 13.09.2011 r., podczas gdy wg Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia termin składania ofert wyznaczony był na dzień 22.09.2011 r.

Zadania związane z przygotowaniem oraz przeprowadzeniem postępowań o udzielenie zamówienia publicznego w TS realizował Dział Zamówień Publicznych i Marketingu.

W pozostałym zakresie ww. procedury przeprowadzono zgodnie z wymogami ustawy pzp oraz przepisów wykonawczych do ustawy,
a w szczególności:

• sporządzano Specyfikacje Istotnych Warunków Zamówienia zawierające wszystkie wymagane przepisami elementy,
• prawidłowo określano przedmiot zamówienia stosując nazwy i kody określone we Wspólnym Słowniku Zamówień,
• kompletnie sporządzano ogłoszenia dotyczące przetargów,
• żądano wymaganej przepisami dokumentacji w tym oferty cenowej, wykazu prac podobnych, aktualnego odpisu
  z właściwego rejestru albo aktualnego zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej,
• dochowano terminów określonych w przepisach w zakresie składania ofert i związania ofertą.

             Przedstawiając powyższe oceny i uwagi Prezydent Miasta zalecił:

1. składanie oświadczeń o braku lub istnieniu okoliczności, o których mowa w art. 17 ust. 1 przez wszystkie osoby wykonujące czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego,
2. przestrzeganie przepisów pzp w zakresie niezwłocznego zamieszczania/przekazywania ogłoszeń o udzieleniu zamówienia oraz zwrotu wadium,
3. rzetelne sporządzanie protokołów postępowań.