Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2012 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w okresie 12.2012 r. – 01.2013 r. przeprowadził kontrolę
w Zespole Szkół Nr 9 w Szczecinie przy ul. Ks. Dąbrówki 10, zwanym dalej ZS 9, w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzeń osobowych oraz spraw kadrowych za 2011 r. Wyniki kontroli przedstawione zostały
w protokole kontroli podpisanym w dniu 24.01.2013 r. Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne, zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 27.02.2013 r.

Kontrola, mimo stwierdzonych uchybień, pozytywnie oceniła prowadzoną w ZS nr 9 gospodarkę finansowo – księgową (ocena pozytywna z uchybieniami). Niedociągnięcia dotyczyły przede wszystkim niewłaściwej realizacji zapisów Załącznika nr 1 do Zarządzenia nr 235/08 Prezydenta Miasta w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo Zamówień Publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta Szczecin, zwanego dalej Zarządzeniem nr 235/08 Prezydenta Miasta, w zakresie przeprowadzanych analiz rynku i tworzenia notatek służbowych.

ZS nr 9 uzyskało w 2011 r. dochody budżetowe w wysokości 1.470,10 zł, co stanowiło 79% zaplanowanej kwoty. Wydatki budżetowe wyniosły 2.593.667,64 zł, co stanowiło 100% zaplanowanej kwoty. Według sprawozdania Rb-34 ZS nr 9 w 2011 r. uzyskało dochody jak i poniosło wydatki z wydzielonego rachunku dochodów (WRD) w wysokości 104.302,46  zł, co stanowiło 95% zaplanowanej kwoty.

W toku kontroli stwierdzono, że w ZS nr 9 nie przestrzegano postanowień § 11  Załącznika nr 1 do Zarządzenia nr 235/08 Prezydenta Miasta.  Ustalono bowiem, że:

1. w przypadku wydatku na wyposażenie klasy „0”, na kwotę 3.873,85 zł (faktura nr FA/050292/2011), kierownik administracyjno – gospodarczy nie dokonałanalizy rynku i nie sporządził stosownej notatki służbowej, co było niezgodne
z § 11 ust. 4 pkt 1, 2 i 3 Załącznika nr 1 do ww. Zarządzenia nr 235/08 Prezydenta Miasta, według  których udzielając zamówienia, przed zawarciem umowy zamawiający powinien dokonać analizy rynku w celu wybrania takiego wykonawcy, który zapewni odpowiednią jakość i korzystną cenę przedmiotu zamówienia przy uwzględnieniu wszystkich potrzeb zamawiającego; analiza rynku polega w szczególności na zebraniu ofert (np. za pośrednictwem internetu czy faksu) od minimum dwóch potencjalnych wykonawców, każdorazowo należy sporządzać notatkę służbową, w której udokumentowany zostanie fakt dokonania analizy rynku, notatka powinna zawierać również informację dotyczącą wartości szacunkowej zamówienia ze wskazaniem kursu euro, zamawiający ustala wartość szacunkową zamówienia przyjmując kurs euro określony w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów, wydanym na podstawie art. 35 ust. 3 pzp,

2. w przypadku wydatku na usunięcie awarii wodno – kanalizacyjnej, na kwotę 3.136,50 zł (faktura nr 50/2011), kierownik administracyjno – gospodarczy nie sporządził notatki służbowej uzasadniającej nieprzeprowadzenie analizy rynku, co było niezgodne z § 11 ust. 4 pkt 4 lit. c i pkt 5 ww. Załącznika  nr 1 do Zarządzenia nr 235/08 Prezydenta Miasta, według którego zasady określone w pkt 1 i 2 nie mają zastosowania, jeżeli ze względu na specyfikę zamówienia, dokonanie analizy rynku poprzedzającej wybór wykonawcy nie jest możliwe, w szczególności jeśli zachodzi pilna potrzeba udzielenia zamówienia.
W sytuacji, o której mowa w pkt 4 zamawiający zobowiązany jest sporządzić notatkę służbową, uzasadniającą niezastosowanie uregulowań określonych w pkt 1 i 2. Notatka powinna zawierać informację dotyczącą wartości szacunkowej zamówienia ze wskazaniem kursu euro,

3. w przypadku wydatku na zestaw komputerowy, na kwotę 4.500 zł (faktura nr 4724/180/11) sporządzona notatka służbowa nie zawierała wartości szacunkowej zamówienia bez podatku VAT wraz z jej równowartością w euro oraz wartości ofert wykonawców. Nie zawierała ponadto uzasadnienia wyboru oferty najdroższej, poszerzonej o elementy niewymienione
w zapytaniu o cenę, co zostało ujawnione dopiero po oględzinach ofert cenowych wykonawców. Powyższe było niezgodne
z § 11 ust. 4 pkt 1, 2 i 3 Załącznika nr 1 do ww. Zarządzenia nr 235/08 Prezydenta Miasta, szczególnie pod względem specyfikacji i określenia wartości szacunkowej przedmiotu zamówienia,

4. w przypadku wydatku na wyposażenie sali zabaw, na kwotę 11.998 zł (faktura nr 125/11/2011), sporządzona notatka służbowa nie zawierała wartości szacunkowej zamówienia bez podatku VAT wraz z jej równowartością w euro, zawierała jedynie wartości ofert wykonawców brutto, co również było niezgodne z § 11 ust. 4 pkt 2 i 3 Załącznika nr 1 do ww. Zarządzenia nr 235/08 Prezydenta Miasta.

Wyżej wymienione niedociągnięcia w sposobie gospodarowania środkami finansowymi powstały w głównej mierze wskutek nieznajomości obowiązujących przepisów prawa oraz niewystarczającej kontroli dyrektora nad procesem udzielania zamówień publicznych do kwoty 14.000 euro. Zamówień w jednostce udziela dyrektor na mocy upoważnienia
z dnia 29.08.2008 r. wydanego przez Prezydenta Miasta Szczecin. W 2011 r. osobą odpowiedzialną za dokumentowanie procesów związanych z zamówieniami publicznymi odpowiedzialny był ówczesny kierownik administracyjno- gospodarczy.

Zwracając uwagę na wyżej wymienione uchybienia - według standardu kontroli zarządczej grupy C - „Mechanizmy kontroli -nadzór” zawartego w załączniku do Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16.12.2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF Nr 15, poz. 84), zwanym dalej standardami kontroli zarządczej – dyrektor powinien zapewnić nadzór nad wykonaniem zadań w celu ich oszczędnej, efektywnej i skutecznej realizacji.

Opracowana dokumentacjasystemu rachunkowości w ZS nr 9 spełniała wymogi wynikające z ustawy z dnia 29.09.1994 r.
o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.), tj. określała rok obrotowy i wchodzące w jego skład okresy sprawozdawcze, opisywała metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego, a także sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych (zakładowy plan kont, przyjęte zasady kwalifikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej, a także wykaz ksiąg rachunkowych, opis systemu przetwarzania danych i systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów).

Kontrola poprawności sporządzania i ewidencji dokumentów księgowych oraz przestrzegania ustalonych w jednostce procedur wewnętrznych, przeprowadzona na próbie 31. dowodów księgowych w łącznej wysokości 367.804,44 zł (13,5% wszystkich wydatków budżetowych i 17% wszystkich wydatków WRD), nie wykazała nieprawidłowości. Dokumenty były sprawdzone pod względem merytorycznym i formalno – rachunkowym oraz zatwierdzone do zapłaty przez upoważnione osoby, były ponadto prawidłowo zakwalifikowane i zaewidencjonowane przez głównego księgowego.

W toku kontroli dochodów z najmu uzyskanych w 2011 r., przeprowadzonej na podstawie 13. dowodów księgowych
w łącznej kwocie 6.172,42 zł (6% wszystkich dochodów WRD) ustalono, że opłaty z tytułu użytkowania lokali mieszkalnych ewidencjonowane były na koncie 700 na podstawie wyciągu bankowego, w momencie ich wpływu na konto 132. Nie były wystawiane dowody księgowe potwierdzające obciążenie wynajmujących kwotą za wynajem, określające moment powstania należności i termin jej uregulowania. Powyższa kwestia została uregulowana po kontroli P/44/11 przeprowadzonej w zakresie gospodarowania mieniem komunalnym i zgodnie z zaleceniami, począwszy od stycznia 2012 r., główny księgowy wystawia rachunki z tytułu czynszu za lokale mieszkalne. Ponadto pismem z dnia 23.02.2012 r. Dyrektor ZS nr 9 zobowiązał głównego księgowego do bezwzględnego naliczania odsetek z tytułu nieterminowych płatności oraz egzekwowania od najemców dokonywania wpłat w terminach zgodnych z zawartymi umowami.

W wyniku kontroli poprawności naliczania wynagrodzeń przeprowadzonej na podstawie akt osobowych 5. pracowników ZS nr 9 (na 45. zatrudnionych) nie stwierdzono nieprawidłowości. Wynagrodzenia naliczane były zgodnie z dokumentami znajdującymi się w aktach osobowych pracowników pod kątem aktualnej wysokości wynagrodzenia, przyznanych dodatków, nagród oraz obciążeń wynikających z pobytu pracownika na zwolnieniu lekarskim.

Osobą odpowiedzialną w ZS nr 9 za prowadzenie rachunkowości i gospodarkę finansową był główny księgowy. Spełniał on wymogi określone w art. 54 ust. 2 ustawy z dnia 27.08.2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.), dotyczącym osób zajmujących stanowiska głównych księgowych.

Zatwierdzona przez Dyrektora ZS nr 9 dokumentacja systemu kontroli zarządczej była kompletna i przyjęta do stosowania przez pracowników merytorycznych, co zostało potwierdzone ich własnoręcznym podpisem.

Należy podkreślić ponadto, że:

1.  dokumentacja dotycząca okresowej inwentaryzacji metodą spisu z natury była kompletna i zgodna z księgami rachunkowymi oraz procedurami wewnętrznymi,

2.  płatności z tytułu składek ZUS i podatku dochodowego od osób fizycznych dokonywane były terminowo,

3.  sprawozdania roczne, m.in.: Rb-28S, Rb-27S, Rb-34, Rb-N i Rb-Z, były zgodne z ewidencją księgową i zatwierdzonym planem finansowym.

Dyrektor zrealizował także zadania dotyczące sporządzania i przekazywania do wydziału nadzorującego Urzędu Miasta informacji o występowaniu lub niewystępowaniu transakcji podejrzanych, w związku z wymogami ustalonymi Zarządzeniem Prezydenta Miasta Szczecin Nr 579/09 z dnia 8 grudnia 2009 r. w sprawie Instrukcji postępowania w sprawie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi Prezydent Miasta zalecił stosowanie zapisów Zarządzenia nr 235/08 Prezydenta Miasta w szczególności w zakresie przeprowadzania analizy rynku i sporządzania notatek służbowych z informacją dotyczącą wartości szacunkowej zamówienia ze wskazaniem kursu euro.