Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2012 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w miesiącach 03- 04.2012 r. przeprowadził kontrolę w Wydziale Sportu Urzędu Miasta Szczecin pl. Armii Krajowej 1 w Szczecinie, zw. dalej WS, w zakresie rzetelności w wykonywaniu zadań określonych w umowie WSiT/II/ŁW/4220/21/11 (CRU 11/0001856) z dnia 21.04.2011 r. (bez procedur zamówień publicznych dotyczących wyboru wykonawcy). Wyniki kontroli przedstawione zostały w protokole kontroli podpisanym w dniu 15.05.2012 r. Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 5.06.2012 r.

Kontrola pozytywnie ocenia realizację, przez Międzynarodowe Targi Szczecińskie Sp. z o.o. (zw. dalej MTS), postanowień umowy nr WSiT/II/ŁW/4220/21/11 (CRU 11/0001856) z dnia 21.04.2011 r. na kwotę 2.000.000 zł brutto dot. organizacji 15 Mistrzostw Europy w pływaniu na krótkim basenie w grudniu 2011 r. (zw. dalej Umową). Niedociągnięcia dotyczą natomiast braku odpowiedniego nadzoru przez przedstawicieli Zamawiającego nad sposobem realizacji przez MTS obowiązków wynikających
z Umowy, zwłaszcza w odniesieniu do rozliczenia usługi.

Przychody uzyskane przez MTS z tytułu organizacji Mistrzostw Europy wyniosły ogółem 5.736.963,21 zł netto (stan konta 06-03 – Mistrzostwa Europy w pływaniu na dzień 31.12.2011 r.), zarówno jako środki pozyskane od sponsorów – 2.708.607,52 zł netto, związków pływackich – 2.632.424,31 zł netto, jak i tytułem sprzedaży biletów oraz zawartych umów barterowych – 395.931,38 zł netto. Koszty poniesione przez MTS w związku z realizacją Mistrzostw wyniosły łącznie 5.547.021,13 zł netto, w tym: 4.905.486,99 zł tytułem kosztów bezpośrednich (stan konta 506-03 – Imprezy sportowe – Mistrzostwa Europy w pływaniu na dzień 31.12.2011 r.) oraz 641.534,14 zł tytułem kosztów pośrednich związanych z funkcjonowaniem wydzielonego biura organizacji mistrzostw.

MTS  przygotowały i zrealizowały Mistrzostwa Europy w pływaniu na krótkim basenie, zgodnie z postanowieniami Umowy, w tym zapewniono:

- bazę hotelową 40. zespołom (ponad 800 osób), członkom biura LEN, delegatom Polskiego Związku Pływackiego, sędziom, sponsorom,

- transport dla wszystkich uczestników, sponsorów LEN, oficjeli i przedstawicieli mediów,

- usługi medyczne w czasie trwania Mistrzostw i na 3 dni przed ich rozpoczęciem,

- nagrody dla zawodników: medale, trofea, dyplomy,

- infrastrukturę techniczną w obiekcie i wokół obiektu, gdzie odbywała się impreza,

- obsługę logistyczną, informacyjną oraz medialną (konferencje prasowe, transmisje telewizyjne).

Kontrola wykazała natomiast, że raporty dot. sposobu realizacji usługi przez MTS, będące podstawą przekazania przez Gminę Miasto Szczecin środków za dany okres realizacji usługi, nie zawierały szczegółowych informacji o zawartych przez MTS umowach, tj. daty zawarcia, nazwy kontrahenta, przedmiotu umowy, odpowiednio:

- w raporcie II za okres 30.04. – 29.06.2011 r. – w zakresie umowy na stworzenie i obsługę strony internetowej,

- w raporcie III za okres 30.06. – 14.09.2011 r. w zakresie współfinansowania przez MTS i ENEA 3 audycji w zamian za wyemitowanie billboardów sponsorskich,

- w raporcie IV za okres 15.09. – 14.11.2011 r., w zakresie druku plakatów i billboardów, zapewnienia transportu, zaplecza namiotowego, trybuny w wodzie oraz wyposażenia trybun i namiotów,

- w raporcie V za okres 15.11. – 14.12.2011 r., w zakresie ceremonii otwarcia, oprawy muzyczno – spikerskiej, reklamy, zapewnienia transportu, cateringu, sprzętu biurowego, infrastruktury technicznej i energetycznej, zaplecza namiotowego, trybuny w wodzie, wyposażenia trybun i namiotów, obsługi teleinformatycznej i transmisji TVP.

W raportach MTS nie było ponadto informacji dotyczącej zapewnienia usług medycznych, o których mowa w § 7 ust. 1 pkt 1 Umowy. Naruszyło to postanowienia § 16 ust. 1 Umowy, wg którego raporty dotyczące realizacji usługi oraz sposobu realizacji obowiązków wynikających z Umowy, powinny zawierać ww. dane.

Niedociągnięcia formalne dotyczyły też terminowości składanych raportów. Ustalono bowiem, że w 4. przypadkach na 5, raporty złożone zostały po terminie określonym w § 16 ust. 3 Umowy, odpowiednio: raport I w dniu 4.05.2011 r. (4 dni po terminie), raport III w dniu 20.09.2011 r. (5 dni po terminie), raport IV w dniu 21.11.2011 r. (6 dni po terminie) i raport V w dniu 30.12.2011 r. (15 dni po terminie).

Pomimo ww. braków  wszystkie raporty zostały zaakceptowane przez przedstawicieli Zamawiającego, tj.: dyrektora Wydziału Sportu, dyrektora Biura Komunikacji Społecznej i Marketingowej (V raport zaakceptował z-ca Dyrektora BKSiM) oraz Doradcy Prezydenta ds. sportu, turystyki i współpracy ze środowiskiem małej i średniej przedsiębiorczości.

Powyższe, biorąc pod uwagę liczbę faktycznie zawartych przez MTS umów i zaciągniętych zobowiązań, tj. 56 umów na łączną kwotę 4.178.222,87 zł netto – oznacza, że osoby akceptujące ww. raporty – nie posiadały pełnej wiedzy na temat realizacji przez MTS poszczególnych zapisów Umowy, w tym przedsięwzięciach i kosztach ponoszonych przez Wykonawcę.

Zaznaczyć należy, że ww. uchybienia pozostały bez wpływu na realizację celu Umowy oraz prawidłowość dysponowania przez MTS środkami przekazanymi przez Gminę. Nie stwierdzono bowiem nieprawidłowości w zakresie poniesionych przez MTS kosztów – w objętej badaniem próbie - 56 umów na łączną kwotę 4.178.222,87 zł netto oraz 57 zleceń na łączną kwotę 548.411,23 zł netto (podpisanych przez MTS z podwykonawcami o świadczenie usług niezbędnych do realizacji Mistrzostw) wraz ze 167. dowodami księgowymi potwierdzającymi ich realizację.

Niezależnie od tego, wskazane byłoby bieżące monitorowanie sposobu realizacji przez MTS postanowień Umowy, z uwagi na możliwość natychmiastowej korekty w przypadku wystąpienia ewentualnych odstępstw. Według standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych, stanowiących załącznik do Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16.12.2009 r.
(Dz. Urz. MF Nr 15, poz. 84), należy prowadzić nadzór nad wykonaniem zadań w celu ich oszczędnej, efektywnej i skutecznej realizacji oraz zapewnić przynajmniej mechanizmy kontroli, polegające m.in. na weryfikacji operacji finansowych
i gospodarczych przed i po realizacji (Standardy  pkt 11 i 14 z grupy C – mechanizmy kontroli).

Kontrola wykazała też pojedyncze przypadki (w 6. na 56 skontrolowanych), w których umowy nie były podpisane przez podwykonawców lub nie zawierały daty zawarcia, co – w przypadku zaistnienia konieczności prawnego dochodzenia realizacji postanowień umowy – mogłoby stanowić istotną przeszkodę. Dotyczyło to umów nr: MTS/203/2011 na infrastrukturę techniczną, MTS/190/11 na oprawę muzyczno – spikerską oraz aneks nr 1 do umowy nr MTS/115/11 na usługi hotelarskie i gastronomiczne, które nie zostały podpisane przez wykonawców. W 3. przypadkach natomiast, dotyczących umowy nr 1106/ND/2011 (MTS/209/11) na dzierżawę SDS wraz z Floating Arena, aneksu nr 1 do umowy nr MTS/115/11 na usługi hotelarskie
i gastronomiczne oraz aneksu nr 1 do umowy nr MTS/162/11 na usługi hotelarskie i gastronomiczne, nie wpisano dat zawarcia ww. umów. 

Niedociągnięcia dotyczyły także zapisów Umowy odnośnie kar, w przypadku naruszenia jej postanowień. W § 18 ust. 1 Umowy, zapisano bowiem, że  Zamawiający ma prawo do naliczenia kary umownej w wys. 1% wartości transzy wynagrodzenia,
o której mowa w  § 15 ust. 1, podczas gdy wysokość transz oraz terminy ich zapłaty zostały ujęte w § 16 ust. 4 przedmiotowej umowy (w § 15. ust 1 Umowy określono całkowitą kwotę wynagrodzenia).

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi Prezydent Miasta zalecił:

1. rzetelne weryfikowanie danych zamieszczonych w dokumentach będących podstawą rozliczenia usługi, a w razie nieścisłości bieżące monitorowanie i weryfikowanie zapisów.
2. precyzyjne określanie zasad naliczania kar umownych.