Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2012 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w okresie 07-08.2012 r. przeprowadził kontrolę w Straży Miejskiej Szczecin przy ul. Felczaka 9 w Szczecinie (zw. dalej SM), w zakresie gospodarki finansowo-księgowej za 2011 r. Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 06.09.2012 r.  

SM prowadziła działalność w formie jednostki budżetowej. W 2011 r. SM uzyskała dochody budżetowe w wysokości 216.700,89 zł. Wydatki budżetowe jednostki wyniosły 8.419.982,34 zł, co stanowiło 99,59 % zaplanowanej kwoty.

Kontrola pozytywnie ocenia sposób prowadzenia gospodarki finansowo – księgowej w 2011 r. (ocena pozytywna
z uchybieniami). Stwierdzono jedynie uchybienia natury formalnej polegające m.in. na braku kompletności zapisów księgowych, nieujęciu w procedurach wewnętrznych zapisów dotyczących sposobu dekretacji i sprawdzenia dowodów księgowych oraz stosowanych zasad ewidencji kosztów.

W toku kontroli stwierdzono, że w rocznym sprawozdaniu Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych za 2011 rok wskazane zostały w rozdziale 75416 § 421 zobowiązania w wysokości 8.306,49 zł. Według zapisów w dokumentacji SM, zobowiązania w ww. paragrafie klasyfikacji budżetowej wyniosły natomiast 7.962,42 zł, a zobowiązania w pozostałej kwocie tj. 344,07 zł powinny zostać wykazane jako zobowiązania w § 426. Było to niezgodne z postanowieniami § 9 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 20, poz. 103), według którego kierownicy jednostek są obowiązani sporządzać sprawozdania rzetelnie i prawidłowo pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym.

Ewidencja dochodów budżetowych SM prowadzona była przez głównego księgowego SM na koncie 139 bez uwzględnienia podziałek klasyfikacji budżetowej. Ewidencja środków pobranych do kasy na realizację wydatków budżetowych prowadzona na koncie 130 również nie uwzględniała ww. podziałek (klasyfikacja budżetowa wydatków gotówkowych wskazana na koncie 101). Było to niezgodne z zapisami załącznika nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 128, poz. 861 ze zm.), według którego do ewidencji m.in. obrotów na rachunku bankowym z tytułu wydatków i dochodów budżetowych służy konto 130 - "Rachunek bieżący jednostki", a na stronie Wn konta 130 ujmuje się wpływy środków pieniężnych m.in. z tytułu zrealizowanych przez jednostkę dochodów budżetowych (ewidencja szczegółowa według podziałek klasyfikacji dochodów budżetowych), natomiast na stronie Ma konta 130 ujmuje się m.in. zrealizowane wydatki budżetowe zgodnie z planem finansowym jednostki, jak również środki pobrane do kasy na realizację wydatków budżetowych (ewidencja szczegółowa według podziałek klasyfikacji wydatków budżetowych).

Dekretacja wszystkich skontrolowanych dowodów księgowych (43 faktury, 37 wyciągów bankowych) sporządzana była zbiorczo na dokumencie „polecenie księgowania”, a konta ksiąg pomocniczych dotyczące wydatków i kosztów w 37. przypadkach wskazane zostały na fakturze przy zatwierdzeniu do zapłaty. We wszystkich skontrolowanych przypadkach dekretacja nie zawierała wskazania konta ksiąg pomocniczych dotyczącego kontrahenta. Stwierdzono dodatkowo, że podpis głównego księgowego pod dekretacją wszystkich skontrolowanych wyciągów bankowych dotyczył również ich sprawdzenia. Przyjęty sposób dekretacji dowodów księgowych i sprawdzania wyciągów bankowych nie został uregulowany w procedurach kontroli i obiegu dokumentów. Powyższe było niezgodne z postanowieniami art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.) (zw. dalej uor), według którego dowód księgowy powinien zawierać co najmniej stwierdzenie sprawdzenia
i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja) oraz podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania. 

Ewidencja kosztów i rozrachunków, wynikających z wszystkich skontrolowanych 43. faktur, dokonywana była z datą zrealizowania wydatku, w związku z czym w 36. przypadkach zapis księgowy nie zawierał daty dokonania operacji gospodarczej. We wszystkich skontrolowanych przypadkach zapisy księgowe nie zawierały wskazania numeru identyfikacyjnego dokumentu (dotyczy faktur). Było to niezgodne z postanowieniami art. 23 ust. 2 pkt 1 i 2 uor, według którego zapis księgowy powinien zawierać co najmniej datę dokonania operacji gospodarczej i określenie rodzaju i numeru identyfikacyjnego dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu. Dodatkowo stwierdzono księgowania zdarzeń gospodarczych do niewłaściwych okresów sprawozdawczych – na 43 skontrolowane faktury stwierdzono 16 przypadków, kiedy faktura zaksięgowana została w koszty miesiąca, w którym została uregulowana, mimo iżdotyczyła kosztów poprzedniego miesiąca. Powyższe było niezgodne z art. 20 ust. 1 uor, wg którego do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Przyczyną powyższego było niewskazanie w procedurach wewnętrznych SM przyjętego sposobu ewidencji kosztów.

Według zapisów grupy C – „Mechanizmy kontroli” punktu 14. załącznika do Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych - Dz. Urz. MF Nr 15, poz. 84 (zw. dalej standardami kontroli zarządczej) powinny istnieć m.in. następujące mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych
i gospodarczych: rzetelne i pełne dokumentowanie i rejestrowanie operacji finansowych i gospodarczych, weryfikacja operacji finansowych i gospodarczych przed i po realizacji.

Kontrolą objęte zostały wszystkie faktury (25), wystawione przez wybranego kontrahenta i zapłacone w 2011 r. Ustalono, że w 41. przypadkach nie wskazano na wykazie transakcji, załączonym do faktury, numeru rejestracyjnego pojazdu, mimo że zgodnie
z postanowieniami § 3 ust. 3 umowy, zawartej z kontrahentem w dniu 20.07.10 r., do faktury sprzedawca każdorazowo dołączy komputerowy szczegółowy wykaz transakcji bezgotówkowych dokonanych w danym okresie rozliczeniowym z wyszczególnieniem paliw, dat zakupu, nr rejestracyjnych pojazdów oraz ceny i wartości. Numery rejestracyjne pojazdów, dokonujących ww. transakcji zostały jednak wskazane na paragonach, znajdujących się w dokumentacji SM.

Stwierdzono ponadto, że w 3. przypadkach pracownicy SM dokonali tankowania paliwa, które nie zostało objęte umową
z kontrahentem. Jedynie w 1. przypadku różnica w cenie paliw (18,33 zł) zwrócona została przez pracownika do kasy SM.
W pozostałych dwóch przypadkach zwrot różnicy (21,82 zł i 5,37 zł) dokonany został przez odpowiedzialnych pracowników dopiero
w trakcie kontroli.

W toku kontroli 3. faktur, wystawionych przez wybranego kontrahenta, stwierdzono rozbieżności kwot wskazanych na fakturach i kwot wynikających z dokumentacji źródłowej SM dotyczącej wysłanej korespondencji. Ustalono bowiem, że faktury za miesiące sierpień, wrzesień i listopad 2011 r. wystawione zostały odpowiednio na kwoty: 13.225,45 zł, 14.999,65 zł i 16.143,45 zł, natomiast według dokumentacji SM powinny wskazywać kwoty: 14.121.60 zł (różnica 896,15 zł), 15.103,60 zł (różnica 103,95 zł) i 16.211,60 zł (różnica 68,15 zł). Różnica wynikająca z faktury z m-c listopad 2011 r. została uwzględniona w fakturze za miesiąc grudzień 2011 r. Kontrola merytoryczna ww. faktur, dokonywana była przede wszystkim na podstawie zestawienia zbiorczego, sporządzanego przez pracowników Referatu Ruchu Drogowego SM i zawierającego ilość oraz wartość wysłanej korespondencji zwykłej i innej. Sposób sporządzenia ww. zestawień uniemożliwiał szczegółową weryfikację rozbieżności pomiędzy kwotą wskazaną na fakturze, a kwotę wynikającą z dokumentacji SM, ponieważ pozycje wskazane na fakturze uwzględniają dodatkowo kryterium wagowe przesyłek. 

Stwierdzono uchybienia dotyczące ewidencji środków trwałych, pozostałych środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych w księgach pomocniczych. Ustalono bowiem, że w 2. przypadkach ewidencja wartości niematerialnych i prawnych w księgach pomocniczych dokonana została bez wskazania daty przyjęcia na majątek jednostki, w 4. przypadkach w ewidencji syntetycznej pozostałych środków trwałych, a w 6. przypadkach w ewidencji syntetycznej środków trwałych wskazana została inna data przyjęcia na majątek, niż data ujęta w księgach pomocniczych. Było to niezgodne z art. 16 ust. 1 uor, według którego konta ksiąg pomocniczych zawierają zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej, a prowadzi się je w ujęciu systematycznym jako wyodrębniony system ksiąg, kartotek (zbiorów kont), komputerowych zbiorów danych, uzgodniony z saldami
i zapisami na kontach księgi głównej. Ewidencja wartości niematerialnych i prawnych została uzupełniona w trakcie kontroli.

Według art. 4 ust. 5 uor kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą, w tym z tytułu nadzoru.

W wyniku kontroli akt osobowych i wynagrodzeń 5. pracowników, stwierdzono 1. przypadek, w którym nieprawidłowo naliczono wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych. Ustalono bowiem, iż w miesiącu czerwcu 2011 r. wypłacono pracownikowi wynagrodzenie w wysokości niższej o 10,39 zł od wartości ustalonej na podstawie prawidłowych wyliczeń. Powyżej wskazana niedopłata została uregulowana w trakcie kontroli. Dodatkowo stwierdzono 2 przypadki, w których nieprawidłowo ustalono wysokość nagrody jubileuszowej. Ustalono bowiem, że w miesiącu październiku 2011 r. wypłacono pracownikowi nagrodę jubileuszową
w wysokości niższej o 233,34 zł od prawidłowo wyliczonej, a w miesiącu wrześniu 2011 r. pracownikowi wypłacono nagrodę
w wysokości o 9,08 zł wyższej. Niedopłata dla pracownika została uregulowana w trakcie kontroli. Przyczyną powyższego było uwzględnienie w podstawie nagród składników wynagrodzenia za błędnie określone okresy. Było to niezgodne z art. 38 ust. 4 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. Nr 223, poz. 1458 ze zm.), według którego wynagrodzenie, stanowiące podstawę ustalenia wysokości nagrody jubileuszowej oblicza się według zasad obowiązujących przy ustalaniu ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy. Zgodnie z zapisami § 16 ust. 1 i § 17 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania
i wypłacania wynagrodzenia za czas urlop oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz. U. Nr 2, poz. 14 ze zm.), składniki wynagrodzenia przysługujące pracownikowi za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc, z wyjątkiem określonych w stawce miesięcznej
w stałej wysokości, wypłaconew okresie 3 miesięcy bezpośredniopoprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, uwzględnia się przy ustalaniu tego ekwiwalentu w średniej wysokości z tego okresu, natomiast składniki wynagrodzenia przysługujące pracownikowi za okresy dłuższe niż 1 miesiąc, wypłacone w okresie 12 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, uwzględnia się przy ustalaniu ekwiwalentu w średniej wysokości z tego okresu.

W dokumentacji dotyczącej inwentaryzacji za 2011 r. nie było: pisemnego  sprawozdania o przebiegu spisu z natury przeprowadzonego w kasie SM, oświadczeń końcowych osób materialnie odpowiedzialnych za umundurowanie
(116 osób), wyposażenie i przedmioty niskocenne (18 osób) oraz oświadczeń wstępnych i końcowych osoby materialnie odpowiedzialnej za rozliczanie zakupionego paliwa. Dodatkowo ustalono, że plan inwentaryzacji na 2011 rok nie został podpisany przez Komendanta SM, a na arkuszach spisu nr 1-221A dotyczących umundurowania nie wskazano daty rozpoczęcia i zakończenia spisu. Powyższe było niezgodne z zapisami obowiązującej w SM instrukcji inwentaryzacyjnej, według której: plan inwentaryzacji okresowej opracowuje główny księgowy, a zatwierdza Komendant SM; komisja inwentaryzacyjna przed rozpoczęciem spisu pobiera od osoby materialnie odpowiedzialnej za inwentaryzowane składniki majątku oświadczenie o ujęciu w ewidencji magazynowej wszystkich dowodów przychodu i rozchodu oraz o uzgodnieniu ich stanu ewidencji magazynowej z ewidencją księgową; arkusz spisu z natury, na którym ujęto wynik spisu, powinien zawierać m.in.: datę rozpoczęcia i zakończenia spisu; komisja inwentaryzacyjna po zakończeniu czynności spisowych pobiera od osoby materialnie odpowiedzialnej oświadczenie końcowe co do przebiegu dokonanego spisu z natury i zawierające stwierdzenie, czy wnosi ona lub nie wnosi zastrzeżenia do przeprowadzonego spisu z natury, sporządza pisemne sprawozdanie o przebiegu spisu z natury. Dodatkowo ustalono, że inwentaryzacja dotycząca m.in. kont 201, 221, 222, 223, 225, 231, 851 została przeprowadzona po terminie określonym wewnętrznym zarządzeniem Komendanta SM tj. po 15.01.12 r., jednak w terminie zgodnym z obowiązującymi przepisami.

Dokumentacja SM dotycząca zasad (polityki) rachunkowości, nie zawierała wskazania aktualnej wersji oprogramowania służącego do prowadzenia ewidencji księgowej. Dodatkowo w dokumentacji nie wskazano osób odpowiedzialnych za kontrolę wyciągów bankowych, raportów kasowych i list płac. Powyższe naruszyło postanowienia art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. c uor, wg którego jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczące sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej opisu systemu informatycznego, zawierającego m.in. określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji. Zgodnie z art. 10 ust. 2 uor kierownik jednostki ustala
w formie pisemnej i aktualizuje ww. dokumentację. Wprowadzane przez Komendanta SM zarządzenia (z wyjątkiem zarządzenia
w sprawie procedur kontroli finansowej), które objęte zostały kontrolą, nie były podpisane przez pracowników zobligowanych do ich stosowania. Z uwagi na fakt, że ww. dokumenty określają zadania i odpowiedzialność pracowników zatrudnionych na stanowiskach związanych bezpośrednio z ich realizacją wskazane jest pisemne potwierdzenie przyjęcia ww. regulacji do stosowania przez merytorycznie odpowiedzialnych pracowników.

Komendant SM zrealizował w 2011 r. zadania dotyczące sporządzania i przekazywania informacji o występowaniu lub niewystępowaniu transakcji podejrzanych, w związku z wymogami ustalonymi Zarządzeniem Nr 579/09 Prezydenta Miasta Szczecin
z dnia 8 grudnia 2009 r. w sprawie Instrukcji postępowania w sprawie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.

Według zapisów grupy C – „Mechanizmy kontroli” punktu 11. standardów kontroli zarządczej, należy prowadzić nadzór nad wykonaniem zadań w celu ich oszczędnej, efektywnej i skutecznej realizacji, a według zapisów grupy E – „Monitorowanie i ocena” punktu 19. standardów kontroli zarządczej należy monitorować skuteczność poszczególnych elementów systemu kontroli zarządczej, co umożliwi bieżące rozwiązywanie zidentyfikowanych problemów.               

Prezydent Miasta zalecił:

1. Uzupełnienie dokumentacji, dotyczącej m.in. zasad (polityki) rachunkowości zgodnie z obowiązującymi przepisami. 
2. Dokonywanie dekretacji i sprawdzenia dowodów księgowych zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami
   i uregulowaniami wewnętrznymi.
3. Dostosowanie prowadzonej ewidencji w księgach rachunkowych do obowiązujących przepisów.
4. Naliczanie oraz wypłacanie wynagrodzeń zgodnie z obowiązującymi przepisami w tym zakresie.
5. Przestrzeganie zapisów realizowanych umów.
6. Sporządzanie dokumentacji dotyczącej inwentaryzacji zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami i uregulowaniami wewnętrznymi.
7. Rzetelne sporządzanie sprawozdań budżetowych.
8. Sporządzanie zestawień dotyczących korespondencji z Referatu Ruchu Drogowego w sposób umożliwiający weryfikację faktur.