Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2012 roku

W miesiącach 02-03.2012 r. Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin przeprowadził kontrolę w Zarządzie Budynków i Lokali Komunalnych, ul. Mariacka 25 w Szczecinie (zw. dalej ZBiLK) w zakresie dokonywania rozliczeń kosztów c.o., wody i nieczystości stałych na rzecz najemców lokali komunalnych, określenia potrzeb konserwacji napraw urządzeń związanych z ww. mediami wynikających z uwag zgłaszanych przez najemców (w zakresie wniesionych skarg przez mieszkańców lokali komunalnych).

Opis stanu faktycznego, stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole z kontroli doręczonym w dniu 3 kwietnia 2012 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym
z dnia 7 maja 2012 r.

          Kontrola podjęta w związku ze skargami najemców lokali komunalnych zawartymi w pismach z dnia 23.08.2011 r., 14.09.2011 r. oraz 21.10.2011 r. wykazała nieprawidłowości i uchybienia w zakresie m.in. ustalania zaliczek z tytułu opłat za wywóz nieczystości stałych, dostarczania wody ciepłej, zimnej, odprowadzania kanalizacji oraz rozliczania lokali użytkowych. Kontroli poddano rozliczenia mediów za 2010 r.

          Ustalono, że ZBiLK zapłacił na rzecz Wspólnoty Mieszkaniowej zaliczkę (na podstawie rachunku nr 1/10 z dnia 08.01.2010 r.) uwzględniającą miesięczne koszty centralnego ogrzewania i nieczystości stałych lokalu użytkowego U/2 pomimo, że lokal ten został przez najemcę wykupiony na własność w dniu 08.01.2010 r. Nie dokonano jednocześnie korekty nadwyżki płatności. Najemca został obciążony za centralne ogrzewanie za styczeń 2010 r. kwotą 113,76 zł., podczas gdy faktyczne obciążenie za 7 dni stycznia 2010 r. wyniosło 24,69 zł. W dniu 29.01.2010 r. dokonano korekty
w zakresie naliczonej opłaty w wysokości 88,07 zł. Za wywóz nieczystości stałych najemcę obciążono natomiast za styczeń 2010 r. kwotą 28,04 zł., podczas gdy faktyczne obciążenie za 7 dni stycznia 2010 r. wyniosło 5,72 zł. W dniu 29.01.2010 r. dokonano korekty w zakresie naliczonej opłaty w wysokości 22,32 zł. Pomimo tego rachunkiem nr 1/10
z dnia 08.01.2010 r. Wspólnota Mieszkaniowa obciążyła ZBiLK opłatami z tyt. centralnego ogrzewania oraz wywozu nieczystości stałych w zakresie ww. lokalu za cały miesiąc. Powyższe miało wpływ na wysokość dopłat ustalonych przy rozliczaniu kosztów wyżej wskazanych mediów dla poszczególnych lokatorów lokali komunalnych (z uwagi na fakt ,
iż Zarządca dokonuje rozliczeń na zasadzie różnicy sald). Na wysoki poziom kosztów ogrzewania nieruchomości a tym samym na wysokość dopłat w zakresie centralnego ogrzewania wpływ miały także kwestie techniczne związane
m.in. z:

• brakiem podzielników ciepła, co mobilizuje mieszkańców do bardziej racjonalnego gospodarowania otrzymywanym ciepłem,
• grzejnikami zamontowanymi na klatkach schodowych, które grzeją tak samo mocno przez cały sezon grzewczy niezależnie od temperatury na zewnątrz,
•  brakiem otuliny na rurach centralnego ogrzewania w piwnicach oficyn (w dniu 22.03.2010 r. założono otulinę na 6mb rury).

          Stwierdzono ponadto błędy przy rozliczaniu lokalu użytkowego U/1 (lokal nieposiadający zalegalizowanego wodomierza) w zakresie zużycia wody zimnej, kanalizacji oraz wywozu nieczystości stałych. Ustalono, że najemca
ww. lokalu obciążony był w 2010 r. za zużycie zimnej wody w oparciu o normę 6 m³/mc kwotą 20,88 zł/mc i odprowadzenie kanalizacji kwotą 27,48 zł/mc. Według rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 14 stycznia 2002 r. w sprawie określenia przeciętnych norm zużycia wody (Dz. U. Nr 8, poz. 70) przedmiotowy lokal użytkowy (w którym prowadzony był
w 2010 r. bar „Obiadek”) winien być obciążany z uwzględnieniem rodzaju prowadzonej działalności oraz ilości miejsc, którymi lokal dysponuje. Miesięczna norma zużycia wody w przypadku prowadzenia baru wynosi 4,5 m³/1 miejsce. Rejon nr 6 ZBiLK dokonujący rozliczeń przedmiotowego lokalu nie dysponował informacjami na temat okresu, w którym funkcjonował bar, jak i ilości dostępnych w nim miejsc. Przy założeniu jednak, że przedmiotowy bar dysponował 10 miejscami, wówczas kwota jaką winien wnosić co miesiąc najemca za wodę zimną winna wynieść 156,60 zł/mc a za odprowadzanie ścieków 206,10 zł.

          Stwierdzono także, że w przypadku ww. lokalu użytkowego ZBiLK nie naliczał i nie pobierał w okresie od stycznia 2009 r. do czerwca 2010 r. opłaty za wywóz nieczystości stałych. W trakcie kontroli – na podstawie dokumentacji znajdującej się w Rejonie nr 6 ZBiLK – ustalono że najemca lokalu użytkowego nie posiadał w powyższym okresie odrębnej umowy zawartej z firmą zbierającą i transportującą odpady komunalne. Od dnia 01.07.2010 zgodnie z Aneksem nr 2 z dnia 29.06.2010 r. do umowy z dnia 27.04.2010 r. firma transportująca nieczystości dokonywała wywozu odpadów komunalnych z lokalu użytkowego U/1. Według comiesięcznych rachunków wystawianych przez Wspólnotę Mieszkaniową, ZBiLK obciążany był natomiast kosztami z tytułu zaliczek za wywóz nieczystości stałych uwzględniając
w nich ww. lokal użytkowy  w wysokości 25,42 zł/mc w 2009 r. oraz 29,05 zł/mc w 2010 r. (w oparciu o normę 0,5 m³/mc)

          W wyniku kontroli ustalono również, że zaliczki w zakresie wywozu nieczystości stałych naliczane były najemcom lokali komunalnych w zaniżonej wysokości w stosunku do zaliczek wnoszonych przez mieszkańców lokali własnościowych oraz nieodpowiadającej wysokości kosztów poniesionych w roku poprzednim. Dla lokali komunalnych ZBiLK naliczał zaliczki według normy wynoszącej 0,08 m³/os, natomiast Zarządca Nieruchomości naliczał zaliczki
w oparciu o normę wynoszącą 0,2 m³/os, tym samym mieszkańcy lokali własnościowych wpłacali zaliczki w wysokości 11,62 zł/os na miesiąc natomiast lokatorzy lokali komunalnych w wysokości 4,65 zł/os na miesiąc (od lutego 2010 r.). Powyższe spowodowało, iż przy rozliczaniu kosztów wywozu nieczystości stałych za 2010 r. lokatorom lokali komunalnych naliczono kilkakrotnie wyższe dopłaty niż w przypadku gdyby stosowano ujednoliconą normę 0,2 m3/os. Należy wskazać ponadto, że z rachunków wystawianych w imieniu Wspólnoty Mieszkaniowej przez Zarząd Budynków a dotyczących comiesięcznych zaliczek, m.in. z tytułu wywozu nieczystości stałych wynikało, iż Zarządca nieruchomości obciążał ZBiLK kosztami dotyczącymi wywozu nieczystości stałych w oparciu o normę wynoszącą 0,2 m³/os. Od kwietnia 2011 r. zaliczki
z tytułu wywozu nieczystości stałych zostały ujednolicone, zgodnie z obowiązującą normą wynikającą z kosztów wywozu nieczystości stałych dla całego budynku w danym okresie rozliczeniowym. Także w zakresie naliczania zaliczek za wodę ciepłą, zimną i kanalizację w stosunku do nieopomiarowanych najemców lokali komunalnych oraz mieszkańców lokali własnościowych występowały różnice w wysokości zaliczek dla poszczególnych lokatorów. Przykładowo, suma zaliczek za zimną wodę i kanalizację dla lokalu komunalnego zamieszkałego w lokalu nieopomiarowanym przez jedną osobę
w II półroczu 2010 r. wynosiła 502,92 zł, natomiast w przypadku lokalu własnościowego nieopomiarowanego zamieszkałego przez jedną osobę suma zaliczek wyniosła 608,53 zł. Analogicznie dla ciepłej wody sumy zaliczek wyniosły: 126 zł i 943,60 zł. Powyższe miało wpływ na wysokość dopłat ustalanych w momencie rozliczania kosztów zużycia wody ciepłej, zimnej i kanalizacji. Wskazać należy, że na dzień zakończenia kontroli wszystkie lokale komunalne zostały opomiarowane. W lokalu użytkowym U/1 natomiast zainstalowany był wodomierz nieposiadający aktualnej legalizacji co powodowało, iż przy jego rozliczaniu traktowany był jako lokal nieopomiarowany.

          W wyniku kontroli stwierdzono ponadto, że powodem późnego przekazania przez ZBiLK rozliczeń za wywóz nieczystości stałych oraz za centralne ogrzewanie do najemców lokali komunalnych (co podnoszone było w skargach najemców lokali) były opóźnienia w przekazaniu przedmiotowych rozliczeń do ZBiLK przez Zarządcę nieruchomości. Rozliczenie za 2009 r. wpłynęło do ZBiLK dnia 28.01.2011 r. a rozliczenia indywidualne przekazane zostały przez ZBiLK poszczególnym najemcom dnia 31.03.2011 r., natomiast za 2010 r. rozliczenie wpłynęło do ZBiLK dnia 01.09.2010 r.
a indywidualne rozliczenia przekazane zostały do najemców w dniach 8-13.09.2011 r.

          W skargach najemców lokali komunalnych wskazywano także na zły stan pionów wodno-kanalizacyjnych oraz na brak kontroli w tym zakresie. Jednak w wyniku przeprowadzonej przez Zarządcę nieruchomości kontroli działania instalacji wodnej w budynku w okresie wrzesień – listopad 2011 r. nie stwierdzono nieprawidłowości.

          Osobą odpowiedzialną w ZBiLK za dokonywanie rozliczeń kosztów dostawy mediów w 2010 r. był Referent ds. rozliczeń mediów.

   W związku z poczynionymi ustaleniami kontroli, stosownie do § 37 ust. 3 Załącznika nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli, Prezydent zalecił wprowadzenie mechanizmów kontroli zarządczej zapewniających:

oraz

1. Dokonanie korekty w zakresie niesłusznie zapłaconej na rzecz Wspólnoty Mieszkaniowej zaliczki uwzględniającej lokal użytkowy U/2,
2. W przypadku lokali użytkowych nieopomiarowanych naliczanie opłat za zużycie wody z uwzględnieniem rodzaju prowadzonej działalności gospodarczej oraz ilości miejsc – w odniesieniu do lokali gastronomicznych,
3. Bieżące (uwzględniające okresy rozliczeniowe) aktualizowanie zaliczek naliczanych najemcom lokali komunalnych w zakresie wywozu nieczystości stałych oraz wody ciepłej, zimnej i kanalizacji,
4. Podjąć działania w celu wyegzekwowania należności z tytułu wywozu nieczystości stałych dot. lokalu użytkowego U/1,
5. Podjąć działania zmierzające do zalegalizowania wodomierza zainstalowanego w lokalu użytkowym U/1.