Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2012 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin przeprowadził w lutym 2012 r. kontrolę w Zespole Szkół Technicznych i Morskich przy ul. Willowej 2/4 (zw. dalej ZSTiM) w zakresie gospodarowania Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych w 2011 r. (zw. dalej ZFŚS). Wyniki kontroli przedstawione zostały w protokole kontroli P/6/12 podpisanym w dniu 27 lutego 2012 r. Ocena zawarta została w wystąpieniu pokontrolnym z dnia  09 marca 2012 r.

W wyniku przeprowadzonej kontroli stwierdzono nieprawidłowości, które miały wpływ na gospodarowanie środkami Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych w 2011 r. oraz różnego rodzaju uchybienia.Kontrolą objęto wydatki zrealizowane
z ZFŚS w 2011 r., na kwotę ogółem 230.627,65 zł, zaewidencjonowane na koncie 135 – Rachunek środków funduszy specjalnych. Zasady tworzenia przez pracodawców ZFŚS i zasady gospodarowania środkami tego funduszu określone były
w badanym okresie w ustawie z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (j.t. Dz. U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335 ze zm.), zw. dalej ustawą o ZFŚS.

Ustalono, że 27%, tj. 65.000,00 zł planowanej na 2011 r. kwoty funduszu ogółem w wysokości 237.524,00 zł, stanowiło dofinansowanie zbiorowych form działalności kulturalno – oświatowej. Według zapisów §4 pkt 3 obowiązującego w ZSTiM Regulaminu ZFŚS, środki z funduszu świadczeń socjalnych nie mogą być przydzielane w równej wysokości wszystkim pracownikom, z wyjątkiem dofinansowania zbiorowych form działalności kulturalno – oświatowej, sportowo – rekreacyjnej
i turystycznej oraz imprez okolicznościowych. Zapis ten stał w sprzeczności z art. 8 ust. 1 ustawy o ZFŚS, według którego przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej
i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu. Według ust. 2 wymienionego artykułu, zasady i warunki korzystania
z usług i świadczeń finansowanych z funduszu oraz zasady przeznaczania środków funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określa pracodawca w regulaminie, jednakże z uwzględnieniem zapisów ust. 1.

W oparciu o wymienione zapisy regulaminowe, a tym samym w sprzeczności z zapisami art. 8 ust. 1 ustawy o ZFŚS, dokonano dofinansowania zagranicznej wycieczki autokarowej do Holandii i Belgii, zorganizowanej w czerwcu 2012 r. Każdy uczestnik wycieczki otrzymał tytułem dofinansowania z ZFŚS kwotę 1.185,00 zł, bez uwzględnienia sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osób biorących udział w wycieczce, z dopłatą własną w kwocie 100,00 zł, także jednakową dla wszystkich uczestników wycieczki. Dodatkowym (związanym z organizacją wycieczki) wydatkiem poniesionym ze środków funduszu o charakterze dofinansowania, był zakup artykułów spożywczych, napojów i naczyń jednorazowych na kwotę ogółem 317,52 zł, przeznaczonych dla uczestników wycieczki.

W sprzeczności z zapisami art. 8 ust. 1 ustawy o ZFŚS dofinansowano także wypoczynek letni emerytów i rencistów (300,00 zł na osobę), wypłacono pieniężne świadczenia świąteczne dla emerytów i rencistów (350,00 zł na osobę) oraz dofinansowano spektakl teatralny (80,00 zł na osobę, odpłatność pracownika, emeryta lub rencisty 20,00 zł). W wymienionych przypadkach wysokości przyznanych ulgowych usług lub świadczeń nie zostały uzależnione od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu.

Kontrola wykazała również, że szkoła zakupiła ze środków ZFŚS m.in.:

1. kwiaty i usługę zamieszczenia nekrologu w związku ze śmiercią matki pracownika szkoły, na kwotę ogółem 200,79 zł,
2. artykuły spożywcze na spotkanie Rady pedagogicznej z audytorem ISO, na kwotę ogółem 461,50 zł,
3. kwiaty i książki dla 2. nauczycieli odchodzących ze szkoły, na kwotę ogółem 183,90 zł,
4. artykuły spożywcze na spotkania Rady pedagogicznej z Radą Rodziców, na kwotę ogółem 646,42 zł,

co stało w sprzeczności z art. 1 ust. 1 w związku z art. 2 pkt 1 ustawy o ZFŚS, według którego fundusz przeznaczony jest na finansowanie działalności socjalnej. Działalnością socjalną są usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno - oświatowej, sportowo - rekreacyjnej, opieki nad dziećmi w żłobkach, przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego, udzielanie pomocy materialnej- rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową.

W dokumentacji ZSTiM, począwszy od września 2011 r. (data wprowadzenia wniosku do stosowania), nie było wniosków dotyczących:

1. przyznania świątecznych świadczeń pieniężnych dla emerytów i rencistów (25 z 50. wniosków), a złożone wnioski nie zawierały ponadto: określenia rodzaju świadczenia (3 wnioski), adresu wnioskodawcy (1. wniosek).
2. dofinansowania wypoczynku letniego (23 z 47. próśb), a zamiast wniosków złożone zostały 24 prośby.

W wyniku kontroli 9. wniosków i umów dotyczących zwrotnej pomocy finansowej udzielonej na cele mieszkaniowe w kwocie 42.000,00 zł stwierdzono, że wszystkie umowy dostarczone do kontroli nie zawierały planów spłaty, które według zapisów w § 2 umów winny stanowić załączniki do umów, a 1 wniosek o udzielenie pożyczki na remont - podpisu stwierdzającego własnoręczność podpisów poręczycieli.

Obowiązujący w ZSTiM Regulamin ZFŚS nie zawierał opisu dotyczącego zasad naliczania i potrącania oprocentowania od udzielonych pożyczek na remont, wskazania momentu, od którego liczony jest miesiąc rozpoczęcia spłaty pożyczki na remont oraz wzorów stosowanych dokumentów, w tym wniosku o dofinansowanie. Regulamin zawierał ponadto niespójne zapisy dotyczące remontu mieszkania i domu.

Komisja socjalna nie sporządziła na koniec 2011 r. protokołu (zestawienia lub innego dokumentu podsumowującego rok)
z wykorzystania środków funduszu. Według kontrolującego, sporządzanie takiego protokołu przez Komisję socjalną pozwoliłoby
m.in. na ewentualne uzgodnienie wykorzystania środków ZFŚS na koniec roku obrotowego z ich ewidencją księgową.

Według standardu kontroli zarządczej nr 10 zawartego w grupie C – Mechanizmy kontroli, o którym mowa w załączniku do Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dn. 16. grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF Nr 15, poz. 84), na dokumentację systemu kontroli zarządczej składają się m.in. procedury wewnętrzne, w tym Regulamin ZFŚS. Wg standardu kontroli zarządczej nr 11, Dyrektor winien prowadzić nadzór nad wykonaniem zadań
w celu ich oszczędnej, efektywnej i skutecznej realizacji. Dopuszczenie do zawarcia w Regulaminie ZFŚS zapisów niezgodnych
z ustawą oraz wydatkowanie środków na cele niebędące działalnością socjalną świadczy o tym, że nadzór ten nie był do końca skuteczny.

Prezydent Miasta Szczecin zalecił  Dyrektorowi ZSTiM:

1. Gospodarowanie ZFŚS zgodnie z obowiązującymi przepisami,
2. Uzupełnienie i dostosowanie zapisów zawartych w Regulaminie ZFŚS do obowiązujących przepisów prawa.