Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2012 roku

We wrześniu 2012 r. Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin przeprowadził w Centrum Kształcenia Sportowego,
ul. Mazurska 40 w Szczecinie kontrolę w zakresie prawidłowości stosowania procedur i przepisów związanych z ustawą Prawo zamówień publicznych za okres 2011 roku. Opis stanu faktycznego, stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole z kontroli podpisanym w dniu 11 października 2012 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały
w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 14 listopada 2012 r.

Kontrola, pomimo stwierdzonych nieprawidłowości, pozytywnie ocenia proces przeprowadzania procedury udzielania zamówień publicznych w CKS. W 2011 r. przeprowadzono 5 postępowań zakończonych wyborem wykonawcy na łączną kwotę 833.019,45 zł netto, z czego kontroli poddane zostały 4 postępowania na łączną kwotę 662.619,45 zł netto, co stanowi 79,5 % ogółu wartości przeprowadzonych postępowań. Nieprawidłowości dotyczyły w szczególności: niezamieszczenia ogłoszenia o zamówieniu
i o udzieleniu zamówienia w Biuletynie Zamówień Publicznych, zaciągnięciu zobowiązania bez upoważnienia Prezydenta Miasta na okres przekraczający rok budżetowy oraz błędów w sporządzanych protokołach z postępowania i ogłoszeniach o zamówieniu.

W toku kontroli postępowania nr 2233-1/11 na zakup i dostawę mięsa, drobiu i wędlin dla CKS stwierdzono, że nie zamieszczono ogłoszenia o zamówieniu oraz o udzieleniu zamówienia w Biuletynie Zamówień Publicznych, co było niezgodne z art. 40 ust. 2 oraz art. 95 ust. 1 ustawy z dnia 29.01.2004 r. prawo zamówień publicznych (j.t. Dz. U. z 2010 r., Nr 113, poz. 759 ze zm.) zw. dalej pzp, według których zamawiający jest zobowiązany zamieszczać stosowne ogłoszenia w biuletynie. Powyższe spowodowane było niedopatrzeniem Kierownika Gospodarczego – osoby odpowiedzialnej za prowadzenie zamówień publicznych na zakup artykułów żywnościowych.

Kontrola wykazała, że w dniu 15.12.2011 r. zawarto umowę nr CKS/R/212/2011/94 na dostawę i montaż wyposażenia pomieszczeń basenu, hali sportowej oraz pomieszczeń przynależnych (Pawilon E) na okres od dnia podpisania umowy do dnia 05.01.2012 r. czyli na okres przekraczający rok budżetowy, nie posiadając przez Dyrektora CKS stosownego upoważnienia Prezydenta Miasta Szczecin. Płatność z tytułu realizacji powyższej umowy wykraczała jednocześnie poza rok budżetowy i nastąpiła w dniu 31.01.2012 r.
w wysokości 274.880,59 zł (faktura nr 056-01-2012 z dnia 12.01.2012 r). Tym samym naruszono dyspozycję art. 46 ust. 1 w zw. z art. 228 ust. 2 i art. 261 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2009r. nr 157 poz. 1240 ze zm.), według których kierownik jednostki budżetowej może zaciągać zobowiązania pieniężne do wysokości kwot wydatków określonych
w zatwierdzonym planie finansowym jednostki, a zaciągnięcie zobowiązań z tytułu umów, których realizacja w roku budżetowym
i w latach następnych jest niezbędna do zapewnienia ciągłości działania jednostki i z których wynikające płatności wykraczają poza rok budżetowy, mogło być możliwe jedynie w oparciu o szczególne upoważnienie Prezydenta Miasta Szczecin wydane w trybie art. 228 ust. 2 ww. ustawy o finansach publicznych.

W wyniku kontroli stwierdzono błędy dotyczące Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia. W postępowaniu nr 2233-2/10, SIWZ
w wersji opublikowanej na stronie internetowej zamawiającego, nie została zaopiniowana pod względem formalno – prawnym przez Dyrektora Biura ds. Zamówień Publicznych Urzędu Miasta Szczecin, zw. dalej BZP w uzgodnieniu z właściwym merytorycznie dyrektorem wydziału, sprawującym nadzór nad jednostką, co było niezgodne z upoważnieniem Prezydenta Miasta Szczecin nr WO-I/KB/0113-/1022/10 z dnia 30 września 2010 r., które nakłada na Dyrektora CKS obowiązek przekazania SIWZ do zaopiniowania do BZP. Powyższe spowodowało, iż w przedmiotowym SIWZ znalazły się zapisy wskazujące na możliwość składania ofert częściowych oraz ofert równoważnych (w przypadku takich produktów jak np. kawa „Inka”, kiełbasa „jarmarczna”) podczas gdy przedmiotem zamówienia był zakup i dostawa warzyw surowych.

Stwierdzono ponadto, iż w postępowaniu nr 2233-2/10  protokół postępowania oraz oświadczenia o braku lub istnieniu okoliczności, o których mowa w art. 17 ust. 1 pzp sporządzone zostały w oparciu o nieaktualne wzory. Obowiązującym aktem prawnym w tym zakresie było rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 26 października 2010 r. w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (Dz. U. Nr 223, poz. 1458).

W trakcie kontroli stwierdzono także uchybienia formalne w zakresie sporządzania protokołów postępowania polegające na:

• zawieraniu zapisów o zawarciu umowy ramowej (postępowania nr 2233-3/11, 2233-1/11),
• błędnym przeliczeniu wartości zamówienia na wartość wyrażoną w euro (postępowania nr 2233-2/10, 2233-1/11),
• niewypełnieniu pkt 5 ppkt 4 dot. informowania wykonawców o wszczęciu postępowania na podstawie art. 40 ust 5a pzp, pkt. 16. w zakresie środków ochrony prawnej i pkt. 17. w zakresie czynności nowych  (postępowanie nr 2233-3/11) oraz pkt 15. ppkt 1 wskazującego na dzień i formę przesłanego zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty (postępowanie nr 2233-1/11).

W postępowaniu nr 2233-1/11 ustalenie wartości zamówienia nastąpiło dopiero w dniu 15.03.2011 r., czyli 7 dni po wszczęciu postępowania (08.03.2011 r.), co było niezgodne z art. 35 ust. 1 pzp, który wskazuje, iż ustalenia wartości zamówienia dokonuje się nie wcześniej niż 3 miesiące przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, jeżeli przedmiotem zamówienia są dostawy lub usługi. Osobą dokonująca ustalenia wartości zamówienia był Kierownik Gospodarczy.

Stwierdzono ponadto, że umowę nr CKS/M/15/2011 dotyczącą zakupu i dostawy mięsa, drobiu i wędlin zawarto w dniu 21.03.2011 r., tj. na 1 dzień przed wysłaniem zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty (22.03.2011 r.), co było niezgodne z art. 94 ust. 1 pkt 2 pzp, według którego zamawiający zawiera umowę w sprawie zamówienia publicznego w terminie nie krótszym niż 5 dni od dnia przesłania zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty, jeżeli zawiadomienie to zostało przesłane w sposób określony
w art. 27 ust. 2, albo 10 dni - jeżeli zostało przesłane w inny sposób. W przedmiotowym postępowaniu spełniony został warunek określony w art. 94 ust. 2 pkt 3 lit. a pzp, a więc można było zawrzeć umowę przed upływem terminów określonych w art. 94 ust. 1 pkt 2 pzp., jednakże terminy te liczone są od dnia przesłania zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty.

Stwierdzono, że w postępowaniu nr 2233-2/10 nie wezwano wykonawcy składającego ofertę nr 2 do jej uzupełnienia/poprawienia
o wymagane przez zamawiającego dokumenty, czym naruszono dyspozycję art. 26 ust. 3 pzp, według którego, zamawiający wzywa wykonawców, którzy w określonym terminie nie złożyli wymaganych przez zamawiającego pełnomocnictw, albo którzy złożyli wymagane przez zamawiającego dokumenty o których mowa w art. 25 ust. 1 zawierające błędy do ich złożenia w wyznaczonym terminie. Dotyczyło to:

• braku pełnomocnictwa wymaganego w Rozdz. III ust. 1 i 2 w. zw. z ust. 5 SIWZ, pomimo składania przez wykonawców oferty wspólnej,
• braku aktualnego zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej wymaganego w Rozdziale V ust. 1 pkt 2 SIWZ.

Kontrola wykazała, że w przypadku postępowania nr CKS/R/242-1/11 CKS zamieścił ogłoszenie o udzieleniu zamówienia
w Biuletynie Zamówień Publicznych w dniu 03.01.2012 r., tj. 19 dni po zawarciu umowy z wykonawcą (15.12.2011 r.) co było niezgodne z art. 95 ust. 1 pzp, według którego zamawiający zobowiązany był przekazać ogłoszenie niezwłocznie po zawarciu umowy.

Stwierdzono ponadto uchybienia formalne polegające na:

• niewskazaniu w sekcji II pkt 1.3 ogłoszenia o zamówieniu przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia ograniczając się jedynie do wskazania, iż jest to dostawa - dot. postępowania nr CKS/R/242-1/11, CKS/M/2233-3/11,
• braku podstawy prawnej w umowie nr CKS/M/2202/2012/01 z dnia 02.01.2012 r., co było niezgodne z § 12 ust. 1 pkt 2 Załącznika nr 1 do Zarządzenia nr 235/08 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 29 maja 2008 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta Szczecin – dot. postępowania nr CKS/M/2233-3/11,
• braku informacji w ogłoszeniu o zamówieniu zamieszczonym w miejscu publicznie dostępnym w swojej siedzibie oraz na stronie internetowej o dniu jego zamieszczenia w Biuletynie Zamówień Publicznych, co było niezgodne z art. 40 ust. 6 pkt 3 pzp – dot. postępowania nr CKS/M/2233-3/11.

Stwierdzono jednocześnie, że w CKS nie był prowadzony jeden rejestr zamówień publicznych. Postępowania w 2011 r. rejestrowane były pod symbolami klasyfikacyjnymi 2233 (środki rzeczowe – gospodarka środkami ruchomymi – żywienie zbiorowe – przetargi) oraz 242 (środki rzeczowe – zamówienia i przetargi – zamówienia publiczne, dokumentacja). Dla przejrzystości i transparentności procesów zachodzących w jednostce wskazanym jest prowadzenie jednego rejestru zamówień, z którego jasno i w sposób kompleksowy wynikałaby ilość i rodzaj przeprowadzonych procedur w zakresie zamówień publicznych.

            W związku z poczynionymi ustaleniami kontroli, stosownie do § 37 ust. 3 Załącznika nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli, Prezydent zalecił:

1. przestrzeganie przepisów pzp w zakresie zamieszczania ogłoszeń w Biuletynie Zamówień Publicznych,
2. zaciąganie zobowiązań z tytułu umów, których realizacja w roku budżetowym i w latach następnych jest niezbędna do zapewnienia ciągłości działania jednostki i z których wynikające płatności wykraczają poza rok budżetowy, w oparciu
   o stosowne upoważnienie,
3. przekazywanie SIWZ do zaopiniowania do BZP stosownie do posiadanego upoważnienia,
4. sporządzanie protokołów postępowania oraz oświadczeń o braku lub istnieniu okoliczności, o których w art. 17 ust. 1 pzp
   w oparciu o aktualne wzory,
5. rzetelne sporządzanie protokołu postępowania w szczególności w zakresie wartości zamówienia oraz zawieraniu w nim wszystkich informacji wymaganych przepisami prawa,
6. ustalanie wartości zamówienia przed wszczęciem postępowania w terminach wskazanych w ustawie pzp,
7. przestrzeganie przepisów ustawy pzp w szczególności w zakresie terminów zawierania umów jak i wzywania wykonawców, którzy w określonym terminie nie złożyli wymaganych przez zamawiającego pełnomocnictw albo złożyli dokumenty zawierające błędy do ich złożenia w wyznaczonym terminie, niezwłocznego zamieszczania ogłoszenia o udzieleniu zamówienia w BZP,
8. wskazywanie w ogłoszeniu o zamówieniu informacji wymaganej przepisami ustawy pzp dotyczącej przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia, oraz daty jego zamieszczenia na stronach BZP,
9. wskazywanie podstawy prawnej w zawieranych, w wyniku przeprowadzonej procedury o zamówienia publiczne, umowach
   z wykonawcami,
10. wprowadzenie do CKS jednolitego rejestru dotyczącego przeprowadzanych zamówień publicznych.