Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2012 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin - w okresie 07-08.2012 r. - przeprowadził kontrolę w stowarzyszeniu będącym beneficjentem dotacji w zakresie realizacji obowiązków związanych z prowadzeniem wyodrębnionej dokumentacji finansowo-księgowej dla środków otrzymanych w ramach dotacji w latach 2009 - 2011 r. Wyniki kontroli przedstawione zostały
w protokole kontroli podpisanym w dniu 11 września 2012 r. Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 27 listopada 2012 r.

W okresie objętym kontrolą jednostka kontrolowana była stowarzyszeniem posiadającym osobowość prawną, którego celem działania był rozwój i upowszechnianie kultury fizycznej i turystyki w środowisku młodzieży akademickiej i szkolnej na terenie województwa zachodniopomorskiego, tj. realizacja zadań w zakresie określonym w art.4 ust. 1 pkt 14 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (j.t. Dz. U. z 2010 r., Nr 234, poz. 1536 ze zm.).

W okresie 2009 – 2011 stowarzyszenie zawarło z Gminą Miasto Szczecin 16 umów na łączną kwotę 1.699.779,00 zł, w tym 13 na wykonanie zadań z zakresu krzewienia kultury fizycznej i sportu, finansowanych i współfinansowanych dotacjami z budżetu Gminy na kwotę 1.401.279,00 zł oraz 3 na usługi promocyjne - promocję Miasta Szczecin - na kwotę 298.500,00 zł. Badaniem pod kątem realizacji przez stowarzyszenie obowiązków związanych z prowadzeniem wyodrębnionej dokumentacji finansowo-księgowej dla środków otrzymanych w ramach dotacji w latach 2009 -2011 r. objęto dokumentację źródłową dot. wszystkich 16 umów zawartych
z Gminą Miasto Szczecin (na podstawie wydatków w kwocie350.625,82 złoraz dochodów w kwocie 298.500zł - świadczenie usług promocyjnych,co stanowi łącznie 38,5% środków otrzymanych w ramach dotacji).

Kontrola pozytywnie ocenia sposób wywiązywania się z obowiązków związanych z prowadzeniem wyodrębnionej dokumentacji finansowo-księgowej dla środków otrzymanych w ramach dotacji w latach 2009 - 2011 r. (ocena pozytywna z uchybieniami). Stwierdzono jedynie uchybienia natury formalnej polegające m.in. na:

- dokonywaniu poprawek na dowodach księgowych poprzez nadpisywanie na istniejącym zapisie, używanie korektora i skreślenia. Przy poprawkach nie była złożona parafa, a także umieszczona data poprawki. Powyższe było niezgodne z art. 22 ust. 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2009 r., Nr 152, poz. 1223 ze zm.), zw. dalej uor, według którego błędy w dowodach mogą być poprawiane przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie treści poprawnej i daty poprawki oraz złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej.       

-  zapisy księgowe dotyczące wszystkich 134. skontrolowanych faktur/rachunków nie zawierały wskazania daty dokonania operacji gospodarczej, a dodatkowo w przypadku 35. z 134. skontrolowanych faktur/rachunków zapis księgowy nie zawierał numeru identyfikacyjnego dowodu księgowego oraz opisu operacji. Było to niezgodne z art. 23 ust. 2 pkt 1 – 3 uor, według którego zapis księgowy powinien zawierać datę dokonania operacji gospodarczej, określenie rodzaju i numer identyfikacyjny dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu oraz jego datę, jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji oraz zrozumiały tekst, skrót lub kod opisu operacji.

- wszystkim poddanym badaniu dokumentom nie nadano numeru pozycji z dziennika.  Było to niezgodne z art. 24 ust. 4 pkt 1 uor, według którego księgi rachunkowe uznaje się za sprawdzalne, jeżeli umożliwiają stwierdzenie poprawności dokonanych w nich zapisów, stanów (sald) oraz działania stosowanych procedur obliczeniowych, a w szczególności udokumentowanie zapisów pozwala na identyfikację dowodów i sposobu ich zapisania w księgach rachunkowych na wszystkich etapach przetwarzania danych.

- stwierdzono księgowania zdarzeń gospodarczych do niewłaściwych okresów sprawozdawczych – na 134 skontrolowanych faktur/rachunków stwierdzono 25 przypadków, kiedy faktura/rachunek zaksięgowana została w koszty miesiąca, w którym wpłynęła do jednostki, mimo iż dotyczyła kosztów poprzedniego miesiąca. Powyższe było niezgodne z art. 20 ust. 1 uor, według którego do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.

- ustalono, że dekretacja 130. na 134. skontrolowanych faktur/rachunków, wszystkich list płac i wyciągów bankowych sporządzana była w formie wydruku z systemu komputerowego do prowadzenia ksiąg rachunkowych lub w formie ręcznej, co nie zostało uregulowane w procedurach dotyczących kontroli i obiegu dokumentów finansowo-księgowych. W 4. przypadkach na 134 poddane kontroli na dokumentach księgowych nie dokonano dekretacji, w 110. przypadkach dekretacja nie zawierała wskazania miesiąca,
a dodatkowo w 100. przypadkach również podpisu osoby odpowiedzialnej. Powyższe było niezgodne z art. 21 ust. 1 pkt 6 uor, według którego stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych następuje  przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazanie.

- na wszystkich 10. poddanych kontroli listach płac nie było potwierdzenia sprawdzenia dowodu pod względem merytorycznym, dodatkowo na 9. nie było potwierdzenia dokonania kontroli formalnej i rachunkowej. Brak potwierdzenia przeprowadzenia kontroli merytorycznej, formalnej i rachunkowej stwierdzono również w przypadku 2. (z 134. skontrolowanych) innych dowodów księgowych (faktura/rachunek). Powyższe było niezgodne z pkt VI ppkt 1  obowiązującej w stowarzyszeniu Instrukcji obiegu dokumentów finansowo-księgowych, według którego każdy dowód stanowiący podstawę wypłaty powinien być sprawdzony pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym.

- na 2. spośród 134 poddanych kontroli fakturach/rachunkach brak było podpisu w miejscu zatwierdzenia dowodu księgowego do zapłaty. Było to niezgodne z pkt VII ppkt 3  obowiązującej w stowarzyszeniu Instrukcji obiegu dokumentów finansowo-księgowych, według którego dowody zatwierdzone do wypłaty powinny być podpisane przez osoby, które dokonały zatwierdzenia. Zgodnie z pkt VII ppkt 2 powyższej instrukcji zatwierdzenie dowodów do wypłaty należy do obowiązków kierownika jednostki oraz głównego księgowego lub pracowników przez nich pisemnie upoważnionych.

- w okresie 01.01.2009 do 01.09.2011 r. nie prowadzono wyodrębnionej ewidencji wydatków z tytułu wynagrodzeń realizowanych
w ramach dotacji - umowy nr:  CRU 09/0001816, CRU 10/0000848, CRU 11/0000642. Ewidencja ww. wydatków prowadzona była bowiem łącznie z wydatkami z tego samego tytułu z wszystkich dotacji rozliczanych przez oddział stowarzyszenia. Było to niezgodne
z § 5 ww. umów, według którego zleceniobiorca jest zobowiązany do prowadzenia wyodrębnionej dokumentacji finansowo-księgowej środków finansowych otrzymanych na realizację zadania zgodnie z zasadami wynikającymi z uor.

Za prawidłowość rozliczeń powyższych dotacji odpowiedzialni byli pracownicy, którzy świadczyli usługi księgowe dla stowarzyszenia na podstawie umów cywilno-prawnych. Od 01.09.2011 r. prowadzone jest oddzielne konto dotyczące wynagrodzeń opłacanych ze środków otrzymywanych w ramach ww. dotacji w 2011r.

W trakcie kontroli stwierdzono, że stowarzyszenie prowadziło dwie księgi rachunkowe w ramach prowadzonej działalności. Jedną prowadzoną w siedzibie stowarzyszenia na podstawie określonego w obowiązującej w tym czasie Polityce rachunkowości zakładowego planu kont i programu finansowo-księgowego PROGMAN oraz drugą poza siedzibą, na podstawie innego planu kont przy pomocy  programu finansowo-księgowego LESTER. Powyższe nie zostało opisane i przyjęte w obowiązującej w tym okresie
w stowarzyszeniu Polityce rachunkowości. Należy jednak nadmienić, że Polityka rachunkowości przyjęta w 01.09.2011 r. została uzupełniona o zapisy  dotyczące miejsca i sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Zatwierdzona przez Wiceprezesa Urzędującego i Zarząd stowarzyszenia dokumentacja dotycząca zasad (polityki) rachunkowości nie zawierała metody ustalania wyniku finansowego, wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych oraz określenia wersji oprogramowania służącego do prowadzenia ewidencji księgowej i daty rozpoczęcia jego eksploatacji. Powyższe naruszało postanowienia art. 10 ust. 1 pkt 2 i 3 uor, według których jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczące metod ustalania wyniku finansowego, sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej: zakładowego planu kont, ustalającego wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej, wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych
z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych oraz określenia wersji oprogramowania służącego do prowadzenia ewidencji księgowej i daty rozpoczęcia jego eksploatacji.

Zgodnie z „Podziałem obowiązków oraz kompetencji członków Prezydium Zarządu” Wiceprezes Urzędujący był osobą odpowiedzialną za nadzór nad bieżącą działalnością Biura stowarzyszenia, gospodarką finansową, zgodnością działań stowarzyszenia z przepisami prawa, sporządzaniem i sprawdzaniem pod względem merytorycznym dokumentów finansowych związanych z pracą stowarzyszenia w okresie poddanym kontroli. Osobą odpowiedzialną w stowarzyszeniu za prowadzenie rachunkowości i gospodarkę finansową był Główny księgowy.

Mimo powyższych uchybień kontrola pozytywnie ocenia realizację przez stowarzyszenie obowiązków związanych z prowadzeniem wyodrębnionej dokumentacji finansowo -księgowej dla środków otrzymanych w ramach dotacji w latach 2009 - 2011 r. Od 01.09.2011 r. dla każdej z 16. poddanych badaniu dotacji prowadzono wyodrębnioną dokumentację finansowo-księgową środków finansowych otrzymanych na realizację zadań. W badanym okresie do sprawozdań z realizacji zadań zleconych wynikających
z wszystkich umów zawartych z Gminą Miasto Szczecin dołączane były kopie dokumentów źródłowych z wykorzystania dotacji wraz
z potwierdzeniem dokonania płatności.

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 37 ust. 3 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta zalecił, w ramach otrzymywanych środków z budżetu Miasta Szczecin:

1. Każdorazowe dokonywanie pełnych zapisów dekretacyjnych zawierających wskazanie miesiąca i podpisu osoby odpowiedzialnej na wszystkich dokumentach księgowych wprowadzanych do ewidencji księgowej.
2. Sprawdzenia wszystkich dowodów księgowych (faktury, rachunki, listy płac, raporty kasowe, wyciągi bankowe) pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym oraz potwierdzania podpisem osoby upoważnionej dowodów do wypłaty.
3. Wskazywanie w zapisach księgowych wszystkich wymaganych elementów, tj. wskazanie daty dokonania operacji gospodarczej, numeru identyfikacyjnego dowodu księgowego oraz opisu operacji.
4. Każdorazowe wprowadzanie do ksiąg rachunkowych w postaci zapisu zdarzeń, które nastąpiły w okresie sprawozdawczym.
5. Aktualizację i uzupełnienie dokumentacji jednostki o zapisy dotyczące metody ustalania wyniku finansowego, wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych oraz określenia wersji oprogramowania służącego do prowadzenia ewidencji księgowej i daty rozpoczęcia jego eksploatacji.