Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2012 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin w sierpniu 2012 r. przeprowadził kontrolę w Szkole Podstawowej nr 3 przy
ul. Reymonta 23 w Szczecinie (zwanej dalej SP3 lub jednostką) w zakresie prawidłowości przeprowadzenia procedury przetargu nieograniczonego na utworzenie małego placu zabaw w ramach programu „Radosna Szkoła” na terenie Szkoły Podstawowej nr 3 wraz z wykonaniem umowy. Opis stanu faktycznego, stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli podpisanym
w dniu 21 sierpnia 2012 r. Ocena kontrolowanej działalności została zawarta w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 24.09.2012 r.

Kontrola pozytywnie oceniła przeprowadzenie procedury przetargu nieograniczonego na utworzenie małego placu zabaw w ramach programu „Radosna Szkoła” na terenie Szkoły Podstawowej nr 3 wraz z wykonaniem umowy nr 1/2011 z dnia 07.09.2011 r. na kwotę 113.932,19 zł (zw. dalej umową). Stwierdzone uchybienia nie miały wpływu na prawidłowość wyboru wykonawcy i zawarcie ważnej umowy w sprawie zamówienia publicznego (ocena pozytywna z uchybieniami).

W toku kontroli ustalono, że zamawiający nie zamieścił na stronie internetowej informacji o których mowa w art. 92 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 29.01.2004 r. Prawo zamówień publicznych (j.t. Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759) (zw. dalej p.z.p.), czym naruszył przepis art. 92 ust. 2 p.z.p. zgodnie z którym niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty zamawiający zamieszcza, na stronie internetowej następujące informacje: nazwę (firmę) albo imię i nazwisko, siedzibę albo miejsce zamieszkania i adres wykonawcy, którego ofertę wybrano, uzasadnienie jej wyboru oraz nazwy (firmy) albo imiona i nazwiska, siedziby albo miejsca zamieszkania
i adresy wykonawców, którzy złożyli oferty, a także punktację przyznaną ofertom w każdym kryterium oceny ofert i łączną punktację.

Stwierdzono również, że zamawiający nie zamieścił ogłoszenia o udzieleniu zamówienia w Biuletynie Zamówień Publicznych, co było niezgodne z art. 95 ust. 1 p.z.p. zgodnie z którym jeżeli wartość zamówienia jest mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8, zamawiający niezwłocznie po zawarciu umowy w sprawie zamówienia publicznego zamieszcza ogłoszenie o udzieleniu zamówienia w Biuletynie Zamówień Publicznych.

Osobą odpowiedzialną za ww. uchybienia był – stosownie do § 12 ust. 2 oraz § 14 ust. 1 obowiązującego w SP nr 3 Regulaminu komisji przetargowej – sekretarz komisji przetargowej.

Zamawiający nie wyegzekwował ponadto od wykonawcy dokumentów potwierdzających sposób zagospodarowania odpadów powstałych przy realizacji zamówienia. Zgodnie z § 3 ust. 2 umowy Wykonawca zobowiązany był dołączyć do protokołu odbioru dokument stwierdzający sposób zagospodarowania odpadów powstałych przy realizacji zamówienia. Z wyjaśnień Dyrektora SP3 jak i Kierownika administracyjno - gospodarczego SP nr 3 wynikało, że dzięki zastosowanej technologii w trakcie budowy placu zabaw - poza ziemią która została wykorzystana do wyrównania terenu wokół placu - nie wytworzono innych odpadów. W ocenie kontrolującego, żadna technologia nie pozwala na całkowite wyeliminowanie odpadów powstających w trakcie wykonywania tego typu prac budowlanych. Przykład robót w trakcie realizacji których niewątpliwie wytwarzane są odpady to prace zawiązane
z wykonaniem „bezpiecznej nawierzchni” z płyt poliuretanowych oraz montażem obrzeży betonowych z nakładką poliuretanową. Powyższe czynności wymagają dopasowania płyt oraz obrzeży do istniejącej zabudowy, co wiąże się z koniecznością wycinania otworów, a także docinania płyt i obrzeży pod dany wymiar.

W toku kontroli ustalono również, że Regulamin zamówień publicznych oraz Regulamin komisji przetargowej stanowiące załącznik do zarządzenia nr 5a/2011 Dyrektora SP nr 3 z dnia 11.05.2011 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu zamówień publicznych
i Regulaminu komisji przetargowej, zawierał nieaktualne zapisy (zarówno na dzień wprowadzenia w życie jak i na dzień zakończenia kontroli) m.in. w zakresie:

• wyłączeń od stosowania ustawy (w § 8 ust. 2 regulaminu wskazano m.in. na całkowity brak obowiązku stosowania ustawy przy udzielaniu zamówień na usługi telefoniczne – nieaktualne od 25.05.2006 r.),
• wyłączeń wynikających z art. 5 p.z.p.(nieaktualne od 24.10.2008 r.),
• powołania komisji przetargowej przy zamówieniach powyżej 60.000 euro (nieaktualne od 11.06.2007 r.),
• okresu zawieszenia typu standstill (nieaktualne od 24.10.2008 r.),
• zgody Prezesa UZP na zawarcie umowy na czas nieoznaczony (nieaktualne od 25.05.2006 r.),
• protestu – (nieaktualne od 24.10.2008 r.).

W pozostałym zakresie ww. procedurę przeprowadzono zgodnie z wymogami p.z.p. oraz przepisów wykonawczych do tej ustawy,
a w szczególności:

• prawidłowo sporządzono Specyfikację Istotnych Warunków Zamówienia, która zawierała wszystkie wymagane przepisami elementy w tym m.in. nazwę (firmę) oraz adres zamawiającego, tryb udzielenia zamówienia, opis przedmiotu zamówienia, termin wykonania zamówienia, miejsce oraz termin składania i otwarcia ofert, 
• prawidłowo określono przedmiot zamówienia stosując nazwy i kody określone we Wspólnym Słowniku Zamówień,
• prawidłowo udokumentowano poszczególne etapy zamówienia sporządzając protokoły z postępowania w oparciu
  o odpowiednie wzory wskazane w przepisach,
• dochowano terminów określonych w przepisach w zakresie: składania ofert, związania ofertą, zawarcia umowy z wykonawcą.

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 37 ust 3 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli zalecono:

1. aktualizację Regulaminu zamówień publicznych oraz Regulaminu komisji przetargowej,
2. wprowadzenie mechanizmów kontroli zarządczej zapewniających zamieszczanie obligatoryjnych informacji i ogłoszeń dotyczących procedury przetargowej w sposób określony w p.z.p.,
3. egzekwowanie od wykonawców dokumentów wymaganych umowami.