Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2012 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin w listopadzie 2012 r. przeprowadził kontrolę w Wydziale Oświaty Urzędu Miasta Szczecin w zakresie rozliczenia dotacji udzielonych wybranym organizacjom pozarządowym na dofinansowanie wypoczynku letniego dzieci i młodzieży w 2011 r. Opis stanu faktycznego, stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli podpisanym w dniu 5 grudnia 2012 r. Ocena kontrolowanej działalności została zawarta w wystąpieniu pokontrolnym
z dnia 21.12.2012 r.

Kontrola pozytywnie oceniła - pomimo stwierdzonych uchybień - rozliczenie przez Wydział Oświaty Urzędu Miasta Szczecin dotacji udzielonych wybranym organizacjom pozarządowym na dofinansowanie wypoczynku letniego dzieci i młodzieży w 2011 r. (ocena pozytywna z uchybieniami). Stwierdzone w toku kontroli uchybienia dotyczyły przede wszystkim nierzetelnej weryfikacji sprawozdań oraz załączonych do nich dokumentów.

Gmina Miasto Szczecin w 2011 roku przyznała 28 dotacji dla organizacji pozarządowych na wsparcie realizacji zadania
z zakresu krajoznawstwa oraz wypoczynku dzieci i młodzieży pn.: „letni wypoczynek dzieci i młodzieży szkolnej w 2011 r.”
(zw. dalej zadaniem publicznym). Suma wydatków poniesionych z budżetu miasta na ww. zadanie wyniosła 135.060,00 zł. Kontroli poddane zostało rozliczenie siedmiu dotacji na łączną kwotę 36.260,00 zł stanowiącą 26,85 % ww. kwoty.

W toku kontroli ustalono, że treść wszystkich 7 poddanych kontroli umów o wykonanie zadania publicznego nie odpowiadała wzorowi stanowiącemu Załącznik nr 2 do Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 15.12.2010 r. w sprawie wzoru oferty realizacji zadania publicznego, ramowego wzoru umowy o wykonanie zadania publicznego i wzoru sprawozdania
z wykonania tego zadania (Dz. U. z 2011 r. Nr 6, poz. 25) - zw. dalej rozporządzeniem w sprawie wzorów dokumentów
z realizacji zadania publicznego. Wszystkie umowy wzorowane były na wcześniej obowiązującym Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 27.12.2005 r. (Dz. U. Nr 264, poz. 2207). Kontrola ujawniła ponadto, że we wszystkich skontrolowanych umowach w § 9 ust. 5 obowiązek dołączania kopii faktur, rachunków oraz dowodów wpłat nałożono na Zleceniodawcę zamiast na Zleceniobiorcę. Osobą odpowiedzialną za przygotowanie umów był inspektor ds. sportu i turystyki szkolnej, programu edukacji morskiej i organizacji pozarządowych (zw. dalej inspektorem ds. organizacji pozarządowych).

Ustalono ponadto,że 5 z 7 poddanych kontroli sprawozdań zostało zaakceptowanych przez Zastępcę Dyrektora Wydziału Oświaty pomimo tego, że formularze na których zostały złożone nie odpowiadały obowiązującemu wzorowi. Zgodnie z § 9 ust. 2 umów sprawozdanie końcowe z wykonania zadania powinno zostać sporządzone przez Zleceniobiorcę na formularzu zgodnym z Załącznikiem nr 3 do rozporządzenia w sprawie wzorów dokumentów z realizacji zadania publicznego.

W wyniku działań kontrolnych stwierdzono także następujące błędy rachunkowe:

1. w sprawozdaniu z wykonania zadania publicznego określonego w umowie z dnia 16.07.2011 r., z dołączonych faktur, rachunków wynikało, że wydatki poniesione na realizację zadania wyniosły 66.825,99 zł, natomiast w rozliczeniu wskazano kwotę 71.500,00 zł. Zgodnie z opisami faktur załączonych do sprawozdania na zadanie „wypoczynek letni dzieci i młodzieży szkolnej w 2011 r.” wydano 66.825,99 zł, podczas gdy suma kwot wskazanych w zestawieniu faktur/rachunków wynosi 69.320,58 zł, a w części II sprawozdania - tabele nr 1 i 2 - rozliczenie ze względu na rodzaj kosztów i ze względu na źródło finansowania wskazano 71.500,00 zł,
2. w sprawozdaniu z wykonania zadania publicznego określonego w umowie z dnia 08.07.2011 r. w zestawieniu faktur
   w pozycji nr 29 wskazano wartość 106,75 zł, natomiast wartość wynikająca z kopii biletów na ww. dokumencie wynosiła 89,67 zł,
3. w sprawozdaniu z wykonania zadania publicznego określonego w umowie z dnia 08.07.2011 r. w części II – sprawozdanie z wykonania wydatków – w tabeli dotyczącej rozliczenia ze względu na rodzaj kosztów jako wartość poniesionych wydatków ogółem wskazano 11.930,00 zł, podczas gdy suma przedstawionych w tabeli: kosztów merytorycznych, kosztów obsługi zadania publicznego oraz innych kosztów wyniosła 12.039,61 zł,
4. w sprawozdaniu z wykonania zadania publicznego określonego w umowie z dnia 04.07.2011 r. w części II – sprawozdanie z wykonania wydatków – w tabeli dotyczącej rozliczenia ze względu na rodzaj kosztów jako wartość poniesionych wydatków ogółem wskazano 3.009,40 zł, podczas gdy suma przedstawionych w tabeli: kosztów merytorycznych, kosztów obsługi zadania publicznego oraz innych kosztów wyniosła 2.942,00 zł. W zestawieniu faktur ujęto ponadto wartość netto faktury nr 55/2011 z dnia 09.08.2011 za wyżywienie tj. 54,73 zł, podczas gdy należność wynikająca z faktury to 59,70 zł.

Powyższe błędy dotyczyły wydatków poniesionych ze środków własnych. Inspektor ds. organizacji pozarządowych wyjaśnił, że nie zostały one wykryte w trakcie weryfikacji sprawozdań z powodu niedopatrzenia. Nierzetelna weryfikacja wartości wskazanych przez organizacje pozarządowe w sprawozdaniach jako wydatki poniesione ze środków własnych, może skutkować przekroczeniem relacji  wkładu własnego do całkowitego kosztu zadania. Zgodnie z pkt 3 części A ogłoszenia Prezydenta Miasta Szczecin nr BOP/WE-A/2011/054 o otwartym konkursie ofert na realizację zadania publicznego w zakresie wypoczynku dzieci i młodzieży kwota dotacji nie może przekroczyć 90 % całkowitego kosztu zadania.

Według standardu kontroli zarządczej grupy C - Mechanizmy kontroli - pkt 11 – Nadzór, zawartego w Załączniku do Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16.12.2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych
(Dz. Urz. MF Nr 15, poz. 84), należy prowadzićnadzór nad wykonaniem zadań w celu ich oszczędnej, efektywnej i skutecznej realizacji.

W pozostałym zakresie nie stwierdzono uchybień i nieprawidłowości.
W szczególności ustalono, że:

• środki finansowe przekazane organizacjom zostały wykorzystanie zgodnie z przeznaczeniem,
• wykorzystanie środków finansowych z dotacji nastąpiło w terminach zgodnych z zapisami umów,
• rozliczenie udzielonych dotacji nastąpiło w terminach określonych umowami.

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 37 ust 3 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi Wydziału Oświaty:

1. weryfikowanie zgodności treści umów oraz sprawozdań składanych przez jednostki z wzorem stanowiącym załącznik
   nr 3 do rozporządzenia w sprawie wzorów dokumentów z realizacji zadania publicznego,
2. dokonywanie szczegółowej i dokładnej analizy sprawozdań w zakresie zgodności zapisów sprawozdania z załączoną dokumentacją finansowo-księgową.