Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2011 roku

W grudniu 2011 r. Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin przeprowadził kontrolę w Wydziale Oświaty UM Szczecin (zw. dalej WOś) oraz w Centrum Edukacji Ogrodniczej przy ul. Batalionów Chłopskich 115 w Szczecinie (zw. dalej CEO) w zakresie realizacji umowy dot. budowy szklarni – trzysegmentowego bloku szklarniowego składającego się z trzech szklarni F, G, H typ 3 na terenie Centrum Edukacji Ogrodniczej. Wyniki kontroli przedstawione zostały
w protokołach kontroli podpisanych przez Woś i przez CEO w dniu 20.01.2012 r. Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 8.02.2012 r.

W toku kontroli realizacji umowy nr 18/WOś/10 z dnia 2.06.2010 r. dot. budowy szklarni – trzysegmentowego bloku szklarniowego składającego się z trzech szklarni F, G, H, typ 3 na terenie Centrum Edukacji Ogrodniczej przy ul. Batalionów Chłopskich 115, na kwotę 873.812,80 zł brutto ustalono, że inwestycja została zrealizowana zgodnie z umową oraz zakończona w terminie w niej wskazanym. Stwierdzono jednakże nieprawidłowości polegające m.in. na braku w CEO dokumentów księgowych potwierdzających dokonane wydatki związane z poszczególnymi etapami inwestycji oraz braku potwierdzenia na fakturach zgodności z załączonymi protokołami odbioru przez inspektora nadzoru.

W wyniku kontroli stwierdzono, że w dokumentacji księgowej CEO nie było oryginałów faktur wystawionych przez Wykonawcę inwestycji, na łączną kwotę 873.812,80 zł brutto, nie było uwierzytelnionej kopii tych faktur ani dokumentu potwierdzającego przekazanie oryginałów do Wydziału Oświaty na stanowisko ds. środków pomocowych i współpracy zagranicznej. Tym samym jednostka nie posiadała wiarygodnego dokumentu, który był podstawą zapisów w księgach rachunkowych,
co w konsekwencji naruszało zasadę sprawdzalności ksiąg rachunkowych i było niezgodne z  art. 24 ust. 4 pkt 1 ustawy
z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.), zwanej dalej uor, według którego księgi rachunkowe uznaje się za sprawdzalne, jeżeli umożliwiają stwierdzenie poprawności dokonanych w nich zapisów, stanów (sald) oraz działania stosowanych procedur obliczeniowych, a w szczególności udokumentowanie zapisów pozwala na identyfikację dowodów i sposobu ich zapisania w księgach rachunkowych na wszystkich etapach przetwarzania danych.

  Według standardu kontroli zarządczej grupy C - „Mechanizmy kontroli -szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych” zawartego w załączniku do Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16.12.2009 r.
w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF z 2009 r. Nr 15, poz. 84), zwanym dalej standardami kontroli zarządczej, Dyrektor CEO powinna zapewnić m.in. rzetelne i pełne dokumentowanie
i rejestrowanie operacji finansowych i gospodarczych.

W toku kontroli wykazano ponadto, że w umowie nr 18/WOś/10 nie została wskazana osoba pełniąca funkcję inspektora nadzoru, natomiast w  § 11 tejże umowy zawarty został zapis o konieczności potwierdzenia zgodności faktur, dot. realizacji przedmiotowej inwestycji, przez inspektora nadzoru, z załączonymi do nich odpowiednio protokołami odbioru częściowego
i końcowego. Wszystkie faktury w łącznej kwocie 873.812,80 zł nie zostały w powyższy sposób potwierdzone. W tej sprawie Dyrektor WOś, w dniu 27.12.2011 r., wyjaśniła, iż w obecnie zawieranych umowach zrezygnowano z zapisu o konieczności potwierdzania na fakturach zgodności z załączonymi do nich protokołami odbioru robót.

Należy podkreślić, że w pozostałym zakresie dochowano zapisów umowy a w szczególności dokonano protokolarnego odbioru poszczególnych etapów robót a płatności zrealizowano w terminach i wysokościach wskazanych umową.

 Przedstawiając powyższe oceny i uwagi Prezydent Miasta zalecił Pani Dyrektor CEO przestrzeganie zapisów uor pod kątem dokumentowania operacji gospodarczych i ich zgodności z zapisami w księgach rachunkowych.