Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2011 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin w listopadzie 2011 r. przeprowadził kontrolę w Zespole Szkół nr 9 przy
ul. Dąbrówki 10 w Szczecinie w prawidłowości gospodarowania mieniem komunalnym, w tym zawierania umów. Opis stanu faktycznego, stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli podpisanym w dniu 5 stycznia 2012 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 15 lutego 2012 r.

Kontrola wykazała nieprawidłowości dotyczące gospodarowania mieniem komunalnym będącym w trwałym zarządzie ZS nr 9
w aspekcie bezumownego udostępniania lokatorom części terenu znajdującego się w trwałym zarządzie szkoły, wynajmu lokali mieszkalnych i lokali użytkowych, nienaliczania odsetek z tytułu nieterminowych płatności, terminów przeprowadzania obowiązkowych kontroli stanu budynków i sieci, treści książki obiektu budowlanego oraz ksiąg inwentarzowych, a także uchybień związanych z przeprowadzoną w 2007 r. inwentaryzacją mienia.

Ustalono, że ZS nr 9 udostępnia bezumownie i nieodpłatnie część terenu stanowiącego własność Gminy Miasto Szczecin lokatorom budynku mieszkalnego, tj. części gruntu otaczającego budynek mieszkalny otoczonej płotem z bramą, na której znajdują się nasadzenia i elementy infrastruktury ogrodowej. Ww. wiąże się z ryzykiem wystąpienia lokatorów z wnioskiem o stwierdzenie zasiedzenia nieruchomości.

Nieprawidłowo wyliczono też ilość punktów dla lokali mieszkalnych, jako jednego ze wskaźników ustalenia wysokości czynszu stosownie do przepisów załącznika do uchwały nr XLVII/1187/10 Rady Miasta Szczecin z dnia 24.05.2010 r. w sprawie uchwalenia wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem Gminy Miasto Szczecin na lata 2010-2015, zwanej dalej uchwałą w sprawie wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy jak i poprzedzającego ją zarządzenia nr 247/07 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 14.05.2007 r.w sprawie stawek czynszu w mieszkaniowym zasobie Gminy Miasto Szczecin, zwanego dalej zarządzeniem w sprawie stawek czynszu. Zgodnie z procedurą określoną w załączniku do ww. uchwały (jak i zarządzenia) liczba punktów dla lokali winna wynieść – 48, podczas gdy stawkę wyliczono przyjmując 45 punktów, co spowodowało zaniżenie wartości czynszu w wysokości 18,62 zł/lokal miesięcznie. Podkreślenia wymaga fakt, iż po wejściu w życie ww. zarządzenia kierownik administracyjno-gospodarczy jednostki dokonał prawidłowego wyliczenia punktów w odniesieniu do obu lokali Dopiero na skutek pisma Wydziału Oświaty Urzędu Miasta Szczecin  z dnia 30 października 2007 r., w którym wskazano  m.in., że naliczenie (– 3) punktów z tytułu usytuowania jednego z lokali w budynku szkolnym w bezpośredniej bliskości sal lekcyjnych powinno być uwzględnione,  z uwagi na to, że  mieszkanie nie mieści się w budynku szkoły, jednak jest ono usytuowane bezpośrednio przy nim - graniczy z budynkiem szkoły częścią jednej ze ścian. W toku kontroli stwierdzono natomiast,  że lokal nie jest usytuowany
w bezpośredniej bliskości sal lekcyjnych.

Ustalono ponadto, że powierzchnia lokali mieszkalnych położonych przy ul. Dąbrówki 10 w Szczecinie nie została jednoznacznie oznaczona, co uniemożliwia dokonanie oceny prawidłowości wyliczenia czynszu. Wg dokumentacji projektowo-kosztorysowej rozbudowy Szkoły Podstawowej nr 9 w Szczecinie z lutego 1973 r. łączna powierzchnia użytkowa każdego z mieszkań wynosiła 54,99 m², a wg umów najmu oraz pism kierowanych do najemców - 54,3 m².

Uwagi kontroli dotyczą również sposobu naliczania opłat za używanie lokali mieszkalnych (opłat niezależnych od właściciela). Ustalono, że obciążenie z tytułu zużycia wody i odprowadzania ścieków (brak podlicznika w mieszkaniu) w odniesieniu do jednego
z najemców następuje przy przyjęciu współczynnika 6 m³/osoba/miesięcznie, podczas gdy według Lp. nr 5 Tabeli nr 1 Załącznika do rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 14.01.2002 r. w sprawie określenia przeciętnych norm zużycia wody (DZ. U. Nr 8, poz. 70) – przeciętne normy zużycia wody na jednego mieszkańca w gospodarstwach domowych przy wyposażeniu mieszkania
w instalacje, tj. wodociąg, ubikacja, łazienka, dostawa ciepłej wody do mieszkania (z elektrociepłowni, kotłowni osiedlowej lub blokowej) wynosi 140-160 dm³/mieszkańca/dobę i 4,2-5,4 m³/mieszkańca/miesiąc, przy założeniu, że wartości wyższe do budynków podłączonych do sieci kanalizacyjnych. Spowodowało to zawyżenie wartości opłat  za wodę i ścieki wysokości 16,13 zł miesięcznie (według stawek opłat w 2011 r.) i 16,12 zł miesięcznie (w 2010 r.).

Zmiana taryfy cen i stawek opłat za zbiorowe zaopatrzenie w wodę i zbiorowe odprowadzanie ścieków Zakładu Wodociągów
i Kanalizacji w Szczecinie, która nastąpiła z dniem 1 stycznia 2010 r. została uwzględniona w odniesieniu do jednego z najemców dopiero od marca 2010r., co spowodowało zaniżenie opłat ponoszonych z tego tytułu przez najemcę w styczniu i lutym 2010 r.

Przyjęty przez ZS nr 9 współczynnik za wywóz nieczystości w wysokości 0,203 m³/ osoba/miesiąc nie stanowi – w ocenie kontroli – stawki adekwatnej do ponoszonych kosztów wywozu nieczystości. Podkreślić należy, że zgodnie ze wskazaniami tabeli 4.3 Załącznika do uchwały nr XXXVII/905/09 Rady Miasta Szczecin z dnia 20.07.2009 r. w sprawie uchwalenia Planu Gospodarki Odpadami dla Miasta Szczecina aktualizacja na lata 2009 – 2011 z perspektywą do roku 2015 - objętościowy wskaźnik nagromadzenia odpadów domowych wyniósł 2,57 m³na jednego mieszkańca na rok w latach 2002/2003, a w latach 2008/2009 – 2,97 m³. Przy kosztach wywozu nieczystości wynoszących w styczniu 2010 r. 53,30 zł/ m³od lutego do grudnia 2010 r. - 57,00 zł /m³od stycznia 2011 r. do dnia zakończenia kontroli –59,56 zł /m³wysokość miesięcznej opłaty za wywóz odpadów na jednego mieszkańca wyniosłaby odpowiednio: w styczniu 2010 r. 10,82 zł, od lutego do grudnia 2010 r. – 11,57 zł, od stycznia 2011 r. do dnia zakończenia kontroli – 12,09 zł, co oznacza zaniżenie opłat w odniesieniu do wszystkich osób zamieszkujących w ww. lokalach łącznie
w wysokości 10,60 zł miesięcznie w 2011 r. oraz 121,24 zł w 2010 r.

Uwagi kontroli dotyczą również nie naliczania odsetek w przypadku dokonywania nieterminowych wpłat środków z tytułu czynszu
i opłat przez lokatorów. Umowy najmu lokali mieszkalnych wskazują, że czynsz najmu jest płatny do dnia 10. każdego miesiąca oraz przewidują naliczenie odsetek a w razie zwłoki w uiszczaniu ww. należności. W toku kontroli ustalono, iż czynsz oraz opłaty zazwyczaj są ponoszone przez lokatorów w drugiej połowie lub na koniec miesiąca, w niektórych miesiącach nie zanotowano wpłat, a mimo to zaniechano naliczenia odsetek. Ww. narusza postanowienia § 8 ust. 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r.
w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. Nr 128, poz. 861), zwanego dalej rozporządzeniem w sprawie zasad rachunkowości, wg którego odsetki od należności i zobowiązań, w tym również tych, do których stosuje się przepisy dotyczące zobowiązań podatkowych, ujmuje się w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty, lecz nie później niż pod datą ostatniego dnia kwartału w wysokości odsetek należnych na koniec tego kwartału.

W toku kontroli stwierdzono, że zawarcie dwóch umów najmu części lokalu użytkowego z przeznaczeniem na zainstalowanie automatu do sprzedaży słodyczy nastąpiło z pominięciem procedury przetargowej, co naruszyło postanowienia § 4 ust. 1 uchwały
nr LXIII/1169/06 Rady Miasta Szczecin z dnia 16 października 2006 r. w sprawie określenia szczegółowych warunków korzystania
z nieruchomości gminnych przez miejskie jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej zw. dalej uchwałą
z dnia 16 października 2006 r., według którego oddanie przez jednostkę organizacyjną nieruchomości w najem lub dzierżawę następuje w drodze przetargu zgodnie z przepisami ustawy o gospodarce nieruchomościami. Zawierając drugą z ww. umów na zasadzie kontynuacji – jednostka nie posiadała również pisemnego wniosku najemcy o przedłużenie umowy najmu, czym naruszono § 4 ust. 5 uchwały z dnia 16 października 2006 r., według którego kierownik jednostki organizacyjnej może odstąpić od przeprowadzenia przetargu wobec dotychczasowych najemców lub dzierżawców, którzy przed zakończeniem trwania umowy dzierżawy zgłoszą chęć przedłużenia umowy i prowadzenia tam działalności w niezmienionej formie.

Jednostka posiadała aktualne przeglądy kontroli stanutechnicznego budynku oraz elementów budynku i instalacji narażonych na szkodliwe wpływy atmosferyczne, przewodów kominowych oraz instalacji elektrycznej i gazowej, co wyczerpywało dyspozycje
art. 62 ust. 1 pkt 1-2 ustawy z dnia 7.07.1994 r. - Prawo budowlane (j.t. Dz. U. z 2010 r., Nr 243, poz. 1623 ze zm.) zw. dalej p.b.u. Kontrolę 5-cioletnią całego obiektu z kwietnia 2008 r. przeprowadzono po terminie wynikającym z art. 62 ust. 1 pkt 2 p.b.u. stosownie do którego pięcioletnie kontrole powinny być przeprowadzone co najmniej raz na pięć lat. Przyczyną ww. stanu rzeczy był wg. wyjaśnień kierownika administracyjno-gospodarczego jednostki brak środków.

Fakt przeprowadzenia badań i kontroli stanu technicznego był odnotowany w ksiażce obiektu budowlanego, co było zgodne
z przepisem § 5 pkt 4 ówcześnie obowiązującego rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 19 października 1998 r.
w sprawie książki obiektu budowlanego (Dz. U. Nr 135, poz. 882) zw. dalej rozporządzeniem w sprawie książki obiektu budowlanego, według którego wpisy do książki obejmują m.in. protokoły kontroli oraz badań określonych w art. 62 ust. 1-2 p.b.u. Stwierdzono jedynie brak wpisu dot. protokołu z pomiarów skuteczności przeciwporażeniowej z kwietnia 2010 r. czym naruszono
§ 5 pkt 4 rozporządzenia w sprawie książki obiektu budowlanego.

Poprawki błędnych zapisów w książce obiektu budowlanego były dokonywane przy użyciu korektora lub przez wpisanie treści prawidłowej na błędnej, bez zachowania czytelności korygowanego zapisu, czym naruszono § 6 ust.  4 rozporządzenia w sprawie książki obiektu budowlanego, według którego sprostowania błędów we wpisach dokonuje się przez przekreślenie wyrazów pojedynczą linią oraz umieszczenie daty i podpisu osoby dokonującej zmiany.

Ustalono ponadto, iż 6 protokołów zostało wpisanych do książki obiektu budowlanego w kolejności niechronologicznej, czym naruszono §6ust.1 ww. rozporządzenia, według którego wpisy do książki obiektu powinny być dokonywane w dniu zaistnienia okoliczności, dla której jest wymagane dokonanie odpowiedniego wpisu. W części pozycji wpisano daty lub nr protokołów
w niewłaściwych rubrykach, a w części nie wpisano daty kontroli. W tablicy VII - wykaz protokołów kontroli okresowych stanu technicznej sprawności i wartości użytkowej całego obiektu przeprowadzanych co 5 lat, w pozycji 3 umieszczono niedokończony wpis -  na skutek pomyłki jeden z protokołów wpisano w tablicy VII zamiast w VI.

W przypadku okresowych kontroli przewodów kominowych wpisanych do książki obiektu budowlanego w pozycji 38 oraz 49 wpisano po dwie daty kontroli w odstępie 6 miesięcy (dwa kolejne przeglądy), czym naruszono § 6 ust. 2 pkt. 2 rozporządzenia w sprawie książki obiektu budowlanego, wg którego wpis do książki powinien cechować się jednoznacznością i zwięzłością.

Ustalono, że do dnia zakończenia kontroli nie zrealizowano – z uwagi na brak wystarczających środków finansowych – części zaleceń przeprowadzonego w 2008 r. przeglądu 5-letniego oraz części zaleceń rocznego przeglądu stanu technicznej sprawności obiektu z dnia 9 października 2011 r. dot. m.in. kapitalnego remontu dachu starej części szkoły (budynek dydaktyczny), miejscowych napraw tynku, fundamentów, dróg i ciągów pieszych wewnętrznych, napraw pokrycia dachowego, rynien dachowych i rur spustowych oraz częściowo wymiany stolarki okiennej drewnianej na PCV.

     Uwagi kontroli dotyczą również przeprowadzenia inwentaryzacji 4-letniej (2007 r.) z następującymi niedociągnięciami:

• na 6. arkuszach brak podpisów osób odpowiedzialnych materialne,
• na 10. arkuszach brak nazwisk osób odpowiedzialnych materialne,
• na 1. arkuszu nie wskazano nazwiska oraz brak podpisu osoby materialnie odpowiedzialnej.

Ww. naruszało postanowienia § 4 ust. 2 i 7 obowiązującej w ZS nr 9 instrukcji inwentaryzacyjnej według  których członkowie komisji inwentaryzacyjnej wypełniają wszystkie rubryki arkuszy spisu z natury oraz podpisują arkusze i przedkładają do podpisania osobom materialnie odpowiedzialnym,  a arkusze spisowe, na których ujęto wyniki inwentaryzacji powinny zawierać m.in. imię i nazwisko osoby materialnie odpowiedzialnej oraz jej podpis złożony na dowód nie zgłaszania zastrzeżeń do ustaleń spisu.

W protokole z przeprowadzenia inwentaryzacji okresowej z dnia 30 czerwca 2007 r. oraz aneksie do protokołu wskazano ponadto inny skład komisji inwentaryzacyjnej niż w zarządzeniu dot. powołania komisji inwentaryzacyjnej, na jednym z arkuszy spisowych podpis kierownika administracyjno-gospodarczego widnieje w trzech miejscach - w miejscu podpisu osoby materialnie odpowiedzialnej, wyceniającej oraz przewodniczącego komisji, mimo, że ta osoba nie należała do komisji, a dwa arkusze spisowe zostały oznaczone nr 1.

W części rubryk ksiąg inwentarzowych wpisy ograniczono z kolei do nazwy przedmiotu oraz wartości cenowych (rozchodu
i przychodu) bez wskazania daty przychodu (względnie rozchodu) jak i symboli i numeru dowodu.

Osobą odpowiedzialną zaorganizację prac inwentarzowych, przygotowanie i rozliczanie druków, kontrolę czynności poszczególnych zespołów spisowych, wyjaśnienie różnic inwentaryzacyjnych po ich ustaleniu przez księgowość, organizację i udział w przeglądach budynków i instalacji zgodnie z ustawą prawo budowlane, przygotowanie umów najmu pomieszczeń szkoły, naliczanie czynszów
i opłat ponoszonych przez najemców lokali mieszkalnych oraz upoważnioną do dokonywania wpisów w książce obiektu budowlanego był kierownik administracyjno – gospodarczy.

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 37 ust. 3 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi ZS nr 9:

1. usunąć ww. nieprawidłowości dot. bezumownego i bezpłatnego korzystania przez najemców z części działki oddanej szkole w trwały zarząd poprzez zawarcie stosownej umowy dzierżawy i pobieranie od najemców należności pieniężnych z tytułu korzystania z terenu bądź usunięcie ogrodzenia,
2. dokonać pomiaru pomieszczeń lokali mieszkalnych, a w przypadku wystąpienia rozbieżności pomiędzy stanem rzeczywistym a metrażem przyjętym do rozliczeń – zaktualizować wysokość czynszu,
3. usunąć ww. nieprawidłowości dot. najmu lokali mieszkalnych w zakresie wysokości czynszu (liczba punktów) oraz należnych opłat,
4. naliczać odsetki z tytułu nieterminowych płatności wg przepisów rozporządzenia w sprawie zasad rachunkowości oraz egzekwować od najemców dokonywanie opłat w terminach zgodnych z zawartymi umowami (do 10 każdego miesiąca),
5. przestrzegać postanowień uchwały z dnia 16.10.2006 r. w zakresie obowiązku przeprowadzania procedury przetargowej, oraz pisemnego potwierdzania wniosków o kontynuację najmu,
6. przestrzegać postanowień p.b.u. w zakresie terminów przeprowadzania obowiązkowych kontroli obiektu,
7. przestrzegać przepisów rozporządzenia w sprawie prowadzenia książki obiektu budowlanego oraz uzupełnić wpisy w książce obiektu budowlanego,
8. przestrzegać zasad przeprowadzania inwentaryzacji oraz prowadzenia ksiąg inwentarzowych.