Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2011 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin przeprowadził  w dniach od 11 października do 23 listopada 2011 r. kontrolę w Zarządzie Budynków i Lokali Komunalnych przy ul. Mariackiej 25 w Szczecinie (zw. dalej ZBiLK) w zakresie gospodarki finansowo - księgowej za 2010 r., w tym sprawy kadrowe i wynagrodzenia.

Wyniki kontroli przedstawione zostały w protokole kontroli P/43/11 podpisanym  w dniu 15 grudnia 2011 r. Ocena zawarta została w wystąpieniu pokontrolnym z dnia  11 stycznia 2012 r.

Wg rachunku zysków i strat ZBiLK zanotował w 2010 r. stratę brutto w kwocie 4.008.817,72 zł. Po uwzględnieniu podatku dochodowego od osób prawnych w wysokości 1.454.332,00 zł, strata netto wyniosła 5.463.149,72 zł.

Wg rocznego sprawozdania Rb30S, wykonanie kosztów na dzień 31.12.2010 r. wyniosło 107.347.941,13 zł (po uwzględnieniu odpisów amortyzacyjnych, innych zmniejszeń, podatku dochodowego od osób prawnych i stanu środków obrotowych na koniec okresu sprawozdawczego), co stanowiło 99,6% wykonania planu wykazanego w wymienionym sprawozdaniu w kwocie 107.762.655,00 zł.

Główny księgowy ZBiLK nie posiadał dokumentów potwierdzających wnoszone w trakcie roku zmiany w planie zakładu,
np. w postaci zarządzeń lub decyzji Dyrektora ZBiLK. Wg wyjaśnień Głównego księgowego, plan po zmianach był podpisywany razem ze sprawozdaniem z wykonania planu, tj. na I półrocze i na koniec 2010 r. Stało to w sprzeczności z § 45 ust. 1 ówcześnie obowiązującego rozporządzeniaMinistra Finansów z dnia 29 czerwca 2006 r. w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych oraz trybu postępowania przy przekształcaniu
w inną formę organizacyjno-prawną(Dz. U. Nr 116 poz. 783 ze zm.), wg którego, zmian w planie finansowym zakładu budżetowego w ciągu roku budżetowego może dokonywać kierownik samorządowego zakładu budżetowego. W przypadku ZBiLK zmiany te nie były dokonywane na bieżąco przez Dyrektora ZBiLK, a jedynie akceptowane podpisem na sprawozdaniach, zawierających dane historyczne.

W kwartalnym sprawozdaniu o stanie należności Rb-N sporządzonym wg stanu na 31.12.2010 r. nie było wprowadzonej informacji o kwocie środków pieniężnych zgromadzonych na rachunkach bankowych na dzień 31.12.2010 r.

Sprawozdanie Rb-N jest wg § 9 ust 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 115, poz. 781 ze zm.) sprawozdaniem sporządzanym do celów statystycznych,
ale wg § 9 ust. 1 rozporządzenia, nic nie zwalnia kierownika jednostki ze sporządzania sprawozdania rzetelnie i prawidłowo pod względem merytorycznym i formalno - rachunkowym.

W wyniku analizy prawidłowości naliczania wynagrodzeń nie stwierdzono poważnych uchybień w samym procesie naliczania wynagrodzeń. Na szczególną uwagę zasługuje jednakże – wobec faktu poniesionej przez ZBiLK straty netto w kwocie 5.463.149,72 zł -stosowana w ZBiLK polityka wynagradzania pracowników. W Regulaminie wynagradzania, wprowadzonym Zarządzeniem Nr 49a/2009 ówczesnego Dyrektora ZBiLK z dnia 16.06.2009 r., zapisanych zostało wiele „przywilejów” dla pracowników ZBiLK. Kontrolujący nie kwestionują zgodności zapisów wprowadzonych do Regulaminu z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa, a jedynie zwracają  uwagę m.in. na aspekt kosztowy, gdyż zapisy regulaminu w znacznym stopniu wpływają na poziom ponoszonych przez ZBiLK kosztów wynagrodzeń. W Regulaminie zawarte zostały m.in. następujące zapisy:

1. waloryzacja wynagrodzeń pracowników raz w roku poczynając od 1 lipca każdego roku w ramach posiadanych środków finansowych (§ 7 pkt 1),
2. dodatek funkcyjny i dodatek specjalny są wypłacane w pełnej wysokości za okresy nieobecności w pracy spowodowanej niezdolnością do pracy wywołaną chorobą (§ 9 pkt 5 i § 10 pkt 4),
3. w ramach posiadanych środków na wynagrodzenia pracodawca może utworzyć fundusz nagród w wysokości minimum 3% planowanego osobowego funduszu płac na dany rok budżetowy (bez ustalonej górnej granicy funduszu),
   z przeznaczeniem na nagrody uznaniowe dla pracowników za szczególne osiągnięcia w pracy zawodowej, pozostający w dyspozycji dyrektora; fundusz ten może być zwiększany w ramach planowanej kwoty na wynagrodzenie (§ 12 pkt 1),
4. za czas niezdolności do pracy m.in. wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną, trwającej łącznie do 33 dni w ciągu roku kalendarzowego, a w przypadku pracownika, który ukończył 50 rok życia – trwającej łącznie do
   14 dni w ciągu roku kalendarzowego – pracownik zachowuje prawo do 90% wynagrodzenia; do zasiłku chorobowego
   i zasiłku opiekuńczego pracodawca dopłaca 10% podstawy wymiaru, przy czym przysługuje ona odpowiednio od
   34 dnia do 90 dnia niezdolności do pracy, a w przypadku pracownika, który ukończył 50 rok życia – od 15 dnia do 71 dnia niezdolności do pracy (§ 15 pkt 2, 3 i 5),
5. ustalenie wyższej, tj. VI, minimalnej kategorii zaszeregowania dla stanowiska referent w stosunku do rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (Dz. U. Nr 50, poz. 398 ze zm.), zw. dalej rozporządzeniem w sprawie wynagradzania, w którym dla danego stanowiska jako minimalna wskazana została kategoria V.

Wg zapisów poz. 27 - 28 Tabeli nr 1 obowiązującego w ZBiLK Regulaminu wynagradzania dla stanowisk, na których nawiązanie stosunku pracy następuje w ramach robót publicznych lub prac interwencyjnych ustalone zostały - przy różnym wykształceniu i stażu pracy - następujące grupy zaszeregowania:

• dla pracownika II stopnia: od V do VI, od IV do V, od III do IV,
• dla pracownika I stopnia: od II do III, od I do II.

Wg rozporządzenia w sprawie wynagradzania, dla tych samych stanowisk minimalny poziom wynagrodzenia zasadniczego ustalony został wg następujących kategorii:

• dla pracownika II stopnia: X, VIII, VII,
• dla pracownika I stopnia: VI, V.

Wg sprawozdania Rb30S wykonanie w § 401 – wynagrodzenia osobowe pracowników, wg stanu na 31.12.2010 r. wyniosło ogółem 8.868.675,50 zł, tj. 8,3% kosztów ogółem.

Istotną pozycję w ogólnej kwocie wydatków z tytułu wynagrodzeń osobowych stanowiły nagrody, które wypłacone zostały na kwotę ogółem 592.882,14 zł (z tego 534.142,85 zł wypłacono w listopadzie 2010 r.) i stanowiły 6,7% wynagrodzeń osobowych 2010 r. Dla porównania koszty wypłaconych nagród stanowiły 89,96% kosztów dodatkowego wynagrodzenia rocznego, zaewidencjonowanego na § 404 i wypłaconego w kwocie 659.047,50 zł.

W dokumentacji ZBiLK znajdował się m.in. wykaz pracowników, którym przyznano, naliczono i wypłacono w listopadzie 2010 r. nagrody indywidualne na kwotę ogółem 516.142,85 zł, tj. 87 % nagród wypłaconych w 2010 r.

Wykaz nie zawierał  podpisu potwierdzającego akceptację przez ówczesnego Dyrektora ZBiLK, ani żadnego innego podpisu (np. sporządzającego lub Głównego księgowego), tytułu oraz daty sporządzenia, a także żadnego pisemnego uzasadnienia dla przyznanych nagród. Mimo, że wykaz nie zawierał akceptacji ówczesnego Dyrektora ZBiLK, Księgowa przygotowała na jego podstawie listy płac, wyjaśniając jednocześnie, że zrobiła to na ustne polecenie Głównego księgowego. Wg wyjaśnień Głównego księgowego, ustne polecenie przygotowania list wydał pracownikowi ówczesny Dyrektor ZBiLK.

Wg § 17 obowiązującej w ZBiLK Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów, listy płac winny być sporządzane na podstawie odpowiednio sporządzonych przez upoważnionych pracowników i sprawdzonych dowodów źródłowych.

Wg zapisów § 12 pkt 3 obowiązującego w ZBiLK Regulaminu wynagradzania, decyzję o przyznaniu nagrody i o wysokości podejmuje Dyrektor na wniosek bezpośredniego przełożonego lub z własnej inicjatywy. W § 12 pkt 32 określono za co w szczególności nagroda może zostać przyznana. Wnioski o przyznanie nagród obciążone były niekonsekwencją w postaci uzasadnienia przyznania nagrody, które w niektórych przypadkach było, a w innych – nie. Brak uzasadnienia miał miejsce
w sytuacji, gdy nagroda przyznawana była z własnej inicjatywy ówczesnego Dyrektora ZBiLK.

W wyniku kontroli stwierdzono także, że tylko w nielicznych przypadkach informacje o przyznanych nagrodach dołączone zostały do akt osobowych pracowników. Było to niezgodne z zapisami § 12 pkt 4 (błąd numeracji - winien być pkt 6) obowiązującego
w ZBiLK Regulaminu wynagradzania, wg którego odpis zawiadomienia o przyznaniu nagrody składa się do akt osobowych pracownika oraz § 6 ust. 2 pkt 2 lit. g rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 ze zm.), wg któregoakta osobowe pracownika obejmują m.in. dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody.

Wg kontrolujących, powyższe wynikało z braku wewnętrznych uregulowań dotyczących obiegu dokumentów w postaci zawiadomień, w zakresie: kto i kiedy sporządza dokumenty oraz kto jest odpowiedzialny za ich przekazanie do komórki kadr, celem dołączenia do akt osobowych pracowników, zgodnie z zapisami wymienionego Regulaminu.

W 2010 r. ZBiLK poniósł koszty w § 417 – wynagrodzenia bezosobowe w wysokości 297.540,08 zł. W ramach kontroli analizie poddano umowy zlecenia zawarte z 5. pracownikami. W wyniku kontroli stwierdzono 2 przypadki zawarcia z pracownikiem umowy na wykonanie takich samych czynności, jakie zostały wymienione w obowiązującym pracownika zakresie czynności,
tj. uczestniczenie w zebraniach wspólnot mieszkaniowych. Zastępca Dyrektora ds. Regulacji Prawnych uzasadnił ten fakt potrzebą wykonywania wymienionych czynności poza czasem pracy obowiązującym w ZBiLK.

Zdaniem kontrolujących, ZBiLK nie skorzystał w wymienionych przypadkach z możliwości jakie dają zapisy ustawowe,
wg których w uzasadnionych przypadkach pracodawca może ustalić indywidualny rozkład czasu pracy lub zastosować
np. równoważny system czasu pracy. Wg art. 135 § 1 - 2 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (j.t. Dz. U. z 1998 r.
Nr 21, poz. 94 ze zm.), jeżeli jest to uzasadnione rodzajem pracy lub jej organizacją, może być stosowany system równoważnego czasu pracy, w którym jest dopuszczalne przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy, nie więcej jednak niż do 12. godzin, w okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 1. miesiąca. Przedłużony dobowy wymiar czasu pracy jest równoważony krótszym dobowym wymiarem czasu pracy w niektórych dniach lub dniami wolnymi od pracy, a w szczególnie uzasadnionych przypadkach okres rozliczeniowy może być przedłużony, nie więcej jednak niż do 3. miesięcy.

W toku kontroli wynagrodzeń stwierdzono, że wystąpiły 2 przypadki wypłaty wynagrodzenia tytułem pełnionego przez ZBiLK nadzoru, na podstawie zawartych z Gminą Miasto Szczecin porozumień.

Na podstawie wniosku Głównego księgowego zaakceptowanego przez ówczesnego Dyrektora ZBiLK, wypłacone zostało wynagrodzenie dla 4. pracowników w kwocie brutto 4.716,88 zł. Podstawę do wypłaty stanowiło wymienione we wniosku porozumienie MKZ nr 14 CRU 10/0002077/2010 w sprawie wykonania prac zabezpieczających budynek przy ul. Św. Ducha 4.
W ślad za poniesionymi kosztami ZBiLK wystawił na Gminę Miasto Szczecin fakturę nr 0395/10/FVS z dnia 26.07.2010 r. na kwotę brutto 7.320,00 zł (6.000,00 zł netto) tytułem przygotowania i nadzoru nad inwestycją Trafostacja Sztuki Szczecin – prace zabezpieczające budynek przy ul. Św. Ducha w Szczecinie. Na kwotę netto 6.000,00 zł składały się wypłacone wynagrodzenia
w wysokości 4.716,88 zł, narzuty na wynagrodzenia i kwota 450,00 zł, dotycząca umowy zlecenia nr DO/EK/54/2010 zawartej
z pracownikiem ZBiLK. Umowa zlecenie zawarta została na wykonanie archiwizowania dokumentacji przetargowej w Dziale Zamówień Publicznych za lata 2005 – 2006. Wg wyjaśnień samego pracownika: „W ramach umowy wykonałam czynności wskazane na umowie zlecenie. Porządkowałam dokumentację niezbędną m.in. do zlecenia robót budowlanych, różnych wykonawców i na różne roboty. Była tam dokumentacja dotycząca np. Nehringa, Kościelna, Cegłówki. Nie pamiętam, czy była
w tym również dokumentacja lub ekspertyza dotycząca prac zabezpieczających przy ul. Św. Ducha.”

W opinii kontrolujących, pracownik wykonywał w ramach zawartej z nim umowy zlecenia czynności, które nie dotyczyły lub dotyczyły w bardzo małym stopniu wykonania prac zabezpieczających budynek przy ul. Św. Ducha 4, a tym samym nie było przesłanek do obciążenia Gminy Miasto Szczecin pełną kwotą ustalonego przez ZBiLK wynagrodzenia.

Na podstawie wniosku Zastępcy Dyrektora ds. Regulacji Prawnych, zaakceptowanego przez ówczesnego Dyrektora ZBiLK, wypłacone zostało wynagrodzenie dla 4. pracowników w kwocie brutto 10.959,00 zł. Podstawę do wypłaty stanowiło porozumienie nr WGN/II/BM/1/2010 CRU 10/0000955 dotyczące sprawowania nadzoru inwestorskiego zadania inwestycyjnego obiektów budowlanych położonych na terenach zlikwidowanych ogrodów działkowych przy ul. Przestrzennej w Szczecinie.
W ślad za poniesionymi kosztami ZBiLK wystawił na Gminę Miasto Szczecin fakturę nr 0540 z dnia 15.10.2010 r. na kwotę brutto 15.000,00 zł (12.295,08.zł netto). Na kwotę netto 12.295,08 zł składały się wypłacone wynagrodzenia w kwocie 10.959,00 zł, narzuty na wynagrodzenia i kwota 6,13 zł, która wg wyjaśnień Głównego księgowego stanowiła przychód ZBiLK.

W dokumentacji przekazanej przez ZBiLK do Gminy Miasto Szczecin celem uregulowania płatności za nadzory nie było żadnej informacji wskazującej na dalszy sposób rozdysponowania tych kwot w ZBiLK.

W świetle zapisów art. 33 ust. 5 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (j.t. Dz. U. z 2001 r., Nr 142, poz. 1591 ze zm.), uprawnienia zwierzchnika służbowego w stosunku do pracowników urzędu oraz kierowników gminnych jednostek organizacyjnych wykonuje kierownik urzędu, tj. w przypadku Gminy Miasto Szczecin – Prezydent Miasta. Główny księgowy
i Zastępca Dyrektora ds. Regulacji Prawnych występując z wnioskami o wypłatę dla ówczesnego Dyrektora ZBiLK przekroczyli swoje uprawnienia, które nie obejmowały przyznawania wynagrodzeń ówczesnemu Dyrektorowi ZBiLK bowiem pozostawały one w gestii Prezydenta Miasta Szczecin. Wypłaty na rzecz ówczesnego Dyrektora  ZBiLK z tytułu pełnionego nadzoru dokonane zostały bez żadnej podstawy prawnej i w opinii kontrolujących, nie było podstaw do obciążenia Gminy Miasto Szczecin kwotą 1.196,21 zł i kwotą 3.950,00 zł.

Kontrolą objęto wydatki zrealizowane przez zakład w okresie od 01.01.2010 r. do 31.12.2010 r. na kwotę 5.812.449,58 zł, t.j. 5,4 % ogólnych wydatków zakładu na łączną kwotę 107.945.347,40 zł. W toku kontroli wybranych wydatków (95 faktur / rachunków
i 28 innych dowodów księgowych) ustalono, że:

1. opłata abonamentowa za wodę i ścieki ewidencjonowana była w § 426, faktura dotycząca opłaty abonamentowej za pośrednictwow udostępnianiu informacji gospodarczych (Krajowy Rejestr Długów) - w § 421, co było niezgodne
   z Załącznikiem nr 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 38, poz. 207 ze zm.), zwanego dalej Załącznikiem nr 4 do rozporządzenia o klasyfikacji, wg którego wydatki te winny być ujęte w § 430,
2. 1 fakturanie zawierała podpisu idaty zatwierdzenia kwoty do zapłaty przez Dyrektora ZBiLK, wystąpiły również przypadki faktur zatwierdzonych pod względem merytorycznym z datą wcześniejszą niż data wpływu do ZBiLK lub datą wpływu do Działu Finansowego ZBiLK,
3. 3 faktury za energię elektryczną, zostały uregulowane bez akceptacji Dyrektora ZBiLK, co było niezgodne z art. 53 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.) zw. dalej uofp,
   wg którego kierownik jednostki sektora finansów publicznych, jest odpowiedzialny za całość gospodarki finansowej
   w związku z czym, każda operacja gospodarcza niosąca za sobą skutki finansowe winna być przed jej realizacją akceptowana przez kierownika jednostki; 2. faktury uregulowano ponadto po terminie płatności w wyniku czego, ZBiLK  zapłacił odsetki ustawowe w kwocie 27,56 zł oraz 315,43 zł, co było niezgodne z art. 44 ust. 3  pkt 3 uofp, wg którego wydatki publiczne powinny być dokonywane w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań,
4. wg wykazu sporządzonego przez Starszą księgową, ZBiLK w 2010 r. zapłacił odsetki ustawowe z tytułu nieterminowego regulowania zobowiązań w kwocie ogółem 58.945,60 zł oraz odsetki od nieterminowo wypłaconej nagrody jubileuszowej w wysokości 55,95 zł, co także naruszało zapisy wymienionego wyżej art. 44 ust. 3 pkt 3 uofp;
   w dokumentacji ZBiLK brakowało ponadto dokumentu zaksięgowanego na koncie 751- 458 pod numerem 500186 na kwotę 1.788,90 zł; wg art. 20 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. Nr 152 poz. 1223 ze zm.) zw. dalej uor, podstawą do zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej,
5. fakturę końcową na kwotę 222.401,71 złzatwierdzono do zapłaty oraz uregulowano w wysokości 222.401,70 zł, fakturę zaksięgowano ponadto na koncie 200 – 127, pod inną datą niż data dowodu oraz omyłkowo, z innym numerem faktury, co było niezgodne z art. 24 ust. 1 - 2 uor, wg którego księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie tzn. dokonane w nich zapisy winny odzwierciedlać stan rzeczywisty,
6. wystąpiły przypadki stojące w sprzeczności z zapisami obowiązującej w ZBiLK Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów, w tym: 68 faktur zakupu na kwotę ogółem 4.613.389,36 zł, nie zawierało opisu merytorycznego (§ 8 ust. 5), dowody księgowe w postaci faktur nie zawierały adnotacji o dacie zapłaty (§ 8 ust. 1 pkt 4), w 1. przypadku faktura nie zawierała wskazania miesiąca księgowania (§ 12 ust. 4 pkt. 2),
7. wystąpiły przypadki stojące w sprzeczności z uor, w tym: zapłata 3. faktur, zaewidencjonowana została na koncie rozrachunkowym 200 pod inną datą niż data zapłaty (art. 24 ust. 2),  brak podpisu osoby odpowiedzialnej za wskazania dekretacyjne – 2 przypadki (art. 21 ust. 1 pkt 6), dokonywanie na dowodach (fakturach, wyciągach bankowych) poprawek w dekretacji przy użyciu korektora oraz w sposób uniemożliwiający odczytanie pierwotnego zapisu, brak daty dokonania poprawki - 2 przypadki, brak podpisu osoby dokonującej korekty i daty korekty – 1 przypadek (art. 25 ust. 1).

Wg zapisów standardu nr 11i 14, zawartego w części C – Mechanizmy kontroli, załącznikado Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia16.12.2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz.Urz. MF. Nr 15,poz.84), zw.dalej standardami kontroli zarządczej, należy prowadzić nadzór nad wykonaniem zadań w celu ich oszczędnej, efektywnej i skutecznej realizacjioraz zapewnić zatwierdzanie operacji finansowych przez kierownika jednostki lub osoby przez niego upoważnione.

W wyniku kontroli wykonywania obowiązków w zakresie udzielania zamówień publicznych do 14 tysięcy euro ustalono,
że w 2010 r. do wszystkich zamówień sporządzano notatki służbowe z przeprowadzonej analizy rynku. Stwierdzono ponadto następujące uchybienia:

1. w zakresie stosowania zapisów zawartych w Załączniku nr 1 do Zarządzenia nr 235/08 z dnia 29.05.2008 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy prawo zamówień publicznych, zw. dalej Zarządzeniem Nr 235/08:notatka nie zawierała kursu euro – 1 przypadek (§ 11 ust. 4 pkt 2), w notatce podano szacunkową wartość zamówienia w kwocie brutto – 1 przypadek (§ 11 ust. 4 pkt 3), zebrano oferty tylko od jednego wykonawcy – 2 przypadki (§ 11, ust. 4 pkt 1),
2. nie sporządzono wniosku o udzielenie zamówienia publicznego – 4 przypadki, co było to niezgodne z § 17 (ust. 1) Zarządzenia nr 75/09 z dnia 18.08.2009 r. Dyrektora ZBiLK w Szczecinie w sprawie zasad udzielania zamówień publicznych przez Zakład Budżetowy ZBiLK zw. dalej Instrukcją udzielania zamówień publicznych; w treści 3. notatek powołano się na § 9 ust. 4 pkt. 1 Zarządzenia Nr 235/08 – brak takiego ust. i pkt w treści oraz na rok 2009 zarządzenia,
   a nie rok 2008,
3. w 1. przypadku wniosek do faktury  zawierał nieaktualną podstawę prawną oraz kurs euro tj. rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 19.12.2007 r., oraz kurs euro 3,8771, a winno być obowiązujące w 2010 r. rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 23.12.2009 r. w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczenia wartości zamówień publicznych (Dz. U. Nr 224, poz. 1796), wg którego kurs wynosił 3,839,
4. umowa do rachunku nie zawierała numeru NIP Wykonawcy, a 2. umowy, zawierały niepełny numer NIP Wykonawcy,w 5. przypadkach ZBiLK przekazał Wykonawcy teren budowy niezgodnie z zapisami zawartych umów tj. z opóźnieniem.

W wyniku kontroli zapisów umów dotyczących realizacji udzielonych przez ZBiLK zamówień publicznych, stwierdzono następujące uchybienia:

1. 3 faktury na przebudowę budynku mieszkalnego przy ulicy Wodnej 4 i 8, rozliczone zostały niezgodnie z § 4 ust. 1 umowy, gdzie strony przewidziały rozliczenie przedmiotu w czterech transzach na podstawie harmonogramu rzeczowo – finansowego. Ponadto 1 faktura częściowa, została rozliczona niezgodnie z § 4 ust. 1 pkt. 1 umowy, wg którego winna być ona płatna w wysokości 20% wartości zamówienia, bez podziału na stawki VAT (7% i 22%). 1. faktura częściowa, płatna była  w wysokości 23,75 % od wartości robót objętych 7% stawką VAT, co było niezgodnie z § 4 ust. 1 pkt. 2 umowy, wg którego płatność winna obejmować 25% wartości zamówienia, ale bez podziału na stawki VAT (7% i 22%), a  1. faktura częściowa płatna była w wysokości 25% wartości robót objętych 7% stawką VAT, co stało w sprzeczności
   z § 4 ust. 1 pkt. 3 umowy,
2. 1. fakturę wystawiono w ślad za zleceniem jednostkowym z dnia 10.11.2010 r.  na wykonanie ekspertyzy budowlanej,
   co stało w sprzeczności z §2 ust. 6 umowy, wg którego ostatnie ekspertyzy winny być zlecone nie później niż do dnia 01.10.2010 r.,
3. w 3. przypadkach ZBiLK przekazał Wykonawcy teren budowy niezgodnie z zapisami zawartych umów tj. z opóźnieniem,
   a w 2. przypadkach - dokonał odbioru robót niezgodnie z zapisami zawartych umów tj. z opóźnieniem,
4. na 3. fakturach nie wskazano numeru umowy, w oparciu o którą nastąpić miała płatność, co było niezgodne z zapisami zawartych umów,
5. 1. aneks do umowy, nie był parafowany przez Radcę Prawnego tak jak w przypadku innych aneksów do umów; aneks nie zawierał również podpisu Wnioskodawcy – pracownika ZBiLK, co było niezgodne z §14 ust. 6 Instrukcji udzielania zamówień publicznych, wg którego kontrolę nad prawidłowością realizacji postanowień umownych do czasu zakończenia prac objętych umową wraz z okresem rękojmi i gwarancji w imieniu zamawiającego sprawuje upoważniony przedstawiciel komórki (rejonu), który występuje z wnioskiem o udzielenie danego zamówienia w związku z ust.8 lit. g, kontrola o której mowa w w/w przepisie dotyczy sprawdzenia prawdziwości opiniowania (sporządzenie pisemnego uzasadnienia aneksu) wniosków wykonawców dotyczących zmian postanowień zawartej umowy np.: przesunięcia terminu realizacji,
6. w 1. przypadku w dokumentacji ZBiLK nie było dokumentu potwierdzającego przesłanie przez Wykonawcę informacji
   o zakończeniu robót, co było niezgodne z §4 ust. 3 umowy,
7. w 1. fakturze na świadczenie usługi całodobowej ochrony nieruchomości przy ul. Wyzwolenia 52 kontrahent powołał się w treści na nieobowiązującą na dzień wystawienia faktury umowę. Umowę zawarto stosując przepisy ustawy prawo zamówień publicznych na podstawie wyboru oferty Wykonawcy w trybie zamówienia z wolnej ręki. Kontrolujący do dnia zakończenia kontroli tj.: do dnia 23.11.2011 r. nie otrzymali do wglądu dokumentacji przetargowej dotyczącej wymienionego postępowania w celu jej uzgodnienia z zapisami umownymi.

 Wg zapisów standardu nr 14, zawartego w części C – Mechanizmy kontroli, standardów kontroli zarządczej, mechanizmy te winny m.in. służyć rzetelnemu i pełnemu dokumentowaniu i rejestrowaniu operacji finansowych i gospodarczych, a także do weryfikacji tych operacji przed i po realizacji.

W zakresie rozliczeń z pracownikami z tytułu ryczałtów za używanie samochodów prywatnych do celów służbowych stwierdzono, że wg karty ewidencji czasu pracy, pracownik wykorzystał w maju 2010 r.  2 dni urlopu wypoczynkowego. W ramach kontroli przeprowadzonej przez pracownika kadr nie dokonano korekty oświadczenia w zakresie wykazanych przez pracownika dni nieobecności. Wg danych zawartych w oświadczeniu, pracownikowi pomniejszono należność o 1/22 jedynie za 1 dzień nieobecności (nadpłata w kwocie 11,40 zł).

Powyższe było niezgodne m.in. z § 4 ust. 2 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli
i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 27, poz. 271 ze zm.), wg którego kwotę ustalonego ryczałtu zmniejsza się o 1/22 za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

Potwierdzenie dokonanej kontroli merytorycznej, wykonane przez Specjalistę ds. Kadr w postaci podpisu na oświadczeniu pracownika, wg kontrolujących nie spełniło ponadto swojej roli kontrolnej z uwagi na potwierdzenie nieprawidłowych dni absencji.

Wg zapisów standardu nr 11, zawartego w części C – Mechanizmy kontroli, standardów kontroli zarządczej, należy prowadzić nadzór nad wykonaniem zadań w celu ich oszczędnej, efektywnej i skutecznej realizacji.

W ramach kontroli przychodów ZBiLK analizie poddano rozrachunki z tytułu 44. faktur sprzedaży za październik i listopad 2010 r., zaewidencjonowanych w księgach rachunkowych pod symbolem „70”, z 15. kontrahentami wybranymi losowo.

W toku kontroli ustalono, że ZBiLK nie naliczył kontrahentowi odsetek ustawowych za nieterminowe regulowanie płatności. Jak wyjaśnił Główny księgowy, ZBiLK nie wywiązywał się z terminowego regulowania swoich zobowiązań i dlatego naliczenie odsetek przez ZBiLK mogłoby skutkować reakcją wzajemną.

Wg art. 359 § 3 w powiązaniu z art. 481 § 1 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (Dz. U. Nr 16, poz. 93 ze zm.),
zw. dalej Kodeksem cywilnym, jeżeli dłużnik opóźnia się ze spełnieniem świadczenia pieniężnego, wierzyciel może żądać odsetek za czas opóźnienia, chociażby nie poniósł żadnej szkody i chociażby opóźnienie było następstwem okoliczności, za które dłużnik odpowiedzialności nie ponosi.

Postępowanie ZBiLK stało w sprzeczności z art. 44 ust. 3 pkt 3 uofp, wg którego wydatki publiczne powinny być dokonywane
w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań (wg wyjaśnień Głównego księgowego ZBiLK także nie regulował swoich zobowiązań w terminie), a wg § 8 ust. 5 rozporządzenia z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 128, poz. 861), zw. dalej rozporządzeniem w sprawie zasad rachunkowości, odsetki od należności i zobowiązań ujmuje się w księgach rachunkowych
w momencie zapłaty, lecz nie później niż pod datą ostatniego dnia kwartału w wysokości odsetek należnych na koniec tego kwartału.

Terminy płatności wykazane na fakturach wystawianych przez ZBiLK były inne, niż wynikało to z umów. Zgodnie z zapisami umów, płatności winny być regulowane z góry, do 10 dnia każdego miesiąca, a w rzeczywistości płatności regulowane były zgodnie z terminem wskazanym na fakturach (14 dni od daty wystawienia faktur). Powyższe wynikało przede wszystkim
z wadliwie funkcjonującego w ZBiLK przepływu informacji.

Wg zapisów standardu nr 16 i 17, zawartego w części D – Informacja i komunikacja, standardów kontroli zarządczej, pracownikom należy zapewnić, w odpowiedniej formie i czasie, rzetelne informacje potrzebne do realizacji zadań oraz efektywne mechanizmy przekazywania tych informacji.

W Planie Kont ZBiLK funkcjonowało konto 690 – Umowy – realizacja na rzecz ZBiLK, wykazane w części opisowej do kont, zawartej w Polityce rachunkowości obowiązującej w 2010 r. jako konto pozabilansowe, zawierające informacje o realizacji umów zawartych przez ZBiLK. W 2010 r. nie została zarejestrowana żadna umowa, ponieważ – wg wyjaśnień Głównego księgowego - okazało się to niemożliwe do zrealizowania poprzez dział księgowości. W ZBiLK nie prowadzono centralnego rejestru umów, a dział zamówień publicznych prowadził jedynie rejestr umów zawieranych w ramach tego działu. Wg kontrolujących – biorąc pod uwagę ilość zawieranych umów -  ZBiLK mógłby rozważyć możliwość wprowadzenia jednego rejestru umów, który byłby przydatnym narzędziem dla zarządzających jak i dla pracowników księgowości, dającym możliwość wyeliminowania np. rozbieżności w zakresie terminów płatności.

W wyniku kontroli wykonywania obowiązków związanych z inwentaryzacją stwierdzono, że ostatni spis całego zasobu majątku ZBiLK odbył się na koniec 2008 r., a ostatnia inwentaryzacja wyposażenia odbyła się wg stanu na 31.12.2010 r. Kontroli poddano znajdujące się w dokumentacji wybrane arkusze spisowe dotyczące  zespołu spisowego nr: 4, 7 i 11 (35 arkuszy spisowych), w wyniku której stwierdzono, że: arkusze nie zawierały nadanej numeracji (20 arkuszy zespołu nr 11), arkusze miały nadaną numerację oddzielnie dla każdego zespołu spisowego (rejonu), arkusze po nadaniu im numerów nie zostały zaewidencjonowane jako druki ścisłego zarachowania (w ZBiLK nie prowadzono rejestru druków ścisłego zarachowania).

W dokumentacji ZBiLK znajdowały się dokumenty w postaci potwierdzenia sald wysłanych kontrahentom przez ZBiLK
i otrzymanych od kontrahentów, wg stanu na różne dni ostatniego kwartału 2010 r. W wielu przypadkach salda te nie zostały potwierdzone przez ZBiLK jako zgodne z uwagi na wykazane w nich odsetki z tytułu nieterminowych płatności lub kary. Dotyczyło to m.in. potwierdzeń sald otrzymanych od 5. kontrahentów. Wg wyjaśnień Głównego księgowego, ZBiLK nie występował
o przysłanie not odsetkowych, nie zawierał porozumień dotyczących anulowania odsetek, jeżeli odsetki były zasadne zostały zaksięgowane i zapłacone, jeżeli nie zostały zaksięgowane to znaczy, że ZBiLK uznał je za niezasadne.

Wyjaśnienia Głównego księgowego stały w sprzeczności m.in. z faktem nie wprowadzenia do ksiąg rachunkowych i brakiem zapłaty wystawionej noty odsetkowej nr 00303/004 za nieterminowe uregulowanie płatności faktury nr 0000303/054. Naliczone odsetki były zasadne, ZBiLK otrzymał dokument w postaci noty odsetkowej i potwierdził jako zgodne saldo rozrachunków wykazane przez kontrahenta na 31.10.2010 r., w którym zawarta była wymieniona nota odsetkowa.

Wg § 4 ust. 2 pkt a – c obowiązującej w ZBiLK Instrukcji inwentaryzacyjnej, za inwentaryzację na podstawie uzgodnienia sald
z kontrahentami, w tym za wyjaśnienie rozbieżności odpowiedzialny był Główny księgowy.

Wg kontrolujących postępowanie ZBiLK w odniesieniu do obciążających zakład not odsetkowych nie było wykonywane
z należytą starannością jakiej należałoby oczekiwać w odniesieniu do rozliczeń finansowych.

Na koniec 2010 r., na koncie 200-234 pozostały nierozliczone kwoty z tytułu udzielonych pracownikom zaliczek, co Główny księgowy wyjaśnił jako przeoczenie.

Wg zapisów standardu nr 11, zawartego w części C – Mechanizmy kontroli, standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych, należy prowadzić nadzór nad wykonaniem zadań w celu ich oszczędnej, efektywnej i skutecznej realizacji.

Wg rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 14 grudnia 1998 r. w sprawie wysokości i trybu wypłaty wynagrodzenia płatnikom składek z tytułu wykonywania zadań z ubezpieczenia społecznego w razie choroby
i macierzyństwa (Dz. U. Nr 153, poz. 1005), płatnikowi składek z tytułu wykonywania zadań związanych z ustaleniem prawa
i wysokości świadczeń z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa oraz ich wypłatą przysługuje (fakultatywnie) prawo do wynagrodzenia wynoszącego 0,1% kwoty prawidłowo wypłaconych świadczeń.

Kwota przysługującego płatnikowi wynagrodzenia podlega potrąceniu z należnych od płatnika składek na ubezpieczenia społeczne. ZBiLK nie skorzystał w 2010 r. z prawa obniżenia kwoty składek do zapłaty o kwotę 274,70 zł (wg wyliczenia Księgowej).

Obowiązująca w ZBiLK w 2010 r. Polityka rachunkowości została znowelizowana Zarządzeniem Nr 115 z dnia 31.12.2010 r. Dyrektora ZBILK w sprawie zakładowego planu kont oraz zasad działania komputerowych systemów ewidencji finansowo - księgowej, obowiązującym od dnia 03.01.2011 r. Ponieważ w znowelizowanej Polityce dokonano wielu zmian w stosunku do dokumentacji obowiązującej do 2010 r. włącznie, w ramach kontroli, analizie w zakresie zgodności zawartości merytorycznej Polityki z zapisami art. 10 uor, poddano dokumentację obowiązującą od 2011 r.

Polityka rachunkowości nie zawierała szczegółowo opisanych okresów sprawozdawczych dla sprawozdań budżetowych. W § 1 zapisano jedynie, że „(…) okresem sprawozdawczym jest miesiąc” oraz, że „(…) Sprawozdania budżetowe sporządzane są
w formie i terminach wynikających z rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. W sprawie sprawozdawczości budżetowej”. Wg art. 10 ust. 1 pkt 1 uor,jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, w szczególności dotyczące m.in.wchodzących w skład roku obrotowego okresów sprawozdawczych.

Polityka rachunkowości nie zawierała opisu zasad prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej, na co wskazuje art. 10 ust. 1 pkt 3 lit a uor (m.in. w zakresie środków trwałych).

Wg § 2 Polityki rachunkowości obowiązującej od 2011 r., księgi rachunkowe prowadzone były w oparciu o wersję 2007.V7.84 wymienionego programu. Wydruki komputerowe sporządzane na potrzeby kontrolujących zawierały zapis o wersji 2004.V7.24B.

W § 1 i 3 Polityki rachunkowości wymienione zostały częściowo zbiory stanowiące księgi rachunkowe ale bez określenia (opisu) stosowanej dla nich symboliki (BZ, FK, FO, FS, FW, NO, NW, PK, RZ, WB) i numeracji (31, 37, 49, 50, 51, 52, 53, 54, 55, 56, 57, 59, 60, 61, 70, 80, 81, 82, 83, 85, 90, 99), ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych, a wg art. 10 ust. 1 pkt 3 lit b uor, opis taki winien być zawarty w tejże polityce.

Polityka rachunkowości nie zawierała także opisu stosowanego systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania. Wymogu tego nie wyczerpywał zapis zawarty w § 4 o treści: „Programy pracują w oparciu o system menu. Menu jest wykazem dostępnych procedur. W linii pierwszej podane są opcje główne. Dzielą one program tematycznie systematyzując i upraszczając jego obsługę. (…)”

Zapis zawarty w § 7 Polityki rachunkowości obowiązującej do 2010 r. „Datą rozpoczęcia eksploatacji jest rok 1995.”, nie wskazywał, czy data ta dotyczy programu finansowo – księgowego, czy też opisanych w § 6, programów stosowanych do ochrony danych, a w Polityce rachunkowości obowiązującej od 2011 r. zaniechano zapisu o dacie rozpoczęcia eksploatacji użytkowanego systemu informatycznego mimo, że wg § 10 ust. 1 pkt 3 lit c uor, informacja ta winna być podana.

W planie kont obowiązującym od 2011 r. zawarte było:

• konto 140 – środki pieniężne w drodze; wg opisu zawartego w rozporządzeniu w sprawie zasad rachunkowości, konto 140 dotyczy krótkoterminowych papierów wartościowych i innych środków pieniężnych, a środków pieniężnych w drodze dotyczy konto 141,
• konto 240 – kaucje gwarancyjne i zabezpieczenia; wg opisu zawartego w rozporządzeniu w sprawie zasad rachunkowości, konto 240 dotyczy pozostałych rozrachunków, które nie zostały objęte ewidencją na kontach 201 – 234; nazwa konta bilansowego 240 – kaucje gwarancyjne i zabezpieczenia nie była spójna z analityką do tego konta, w której występowało m.in. konto 240-06 – pobory pracowników na konto bankowe,
• konto 390 – kaucje za lokale użytkowe i konto 391 – kaucje za garaże; wg rozporządzenia w sprawie zasad rachunkowości, konta zespołu 3 przeznaczone są do ewidencji materiałów i towarów.

Wg zapisów § 15 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia w sprawie zasad rachunkowości, ustalając zakładowy plan kont należy kierować się m.in. zasadą, że konta wskazane w planach kont należy traktować jako standardową liczbę kont, która może być ograniczona jedynie o konta służące do księgowania operacji gospodarczych niewystępujących w jednostce.

Opis niektórych kont zawarty w planie kont obowiązującym od 2011 r. był niespójny z samym planem kont m.in. w zakresie nazw kont, numerów kont oraz zawierał opis, a konta w planie kont nie było lub odwrotnie.

W Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów obowiązującej w ZBiLK, nie zawarto opisu niektórych dokumentów, w tym m.in. oświadczenia pracownika dotyczącego korzystania z samochodu prywatnego do celów służbowych, wyciągu bankowego, ewidencji przebiegu pojazdu, zestawienia różnic inwentaryzacyjnych. W tabeli obiegu dokumentów wskazane zostało ponadto stanowisko Zastępcy Głównego księgowego, tj. stanowisko, które w ZBiLK nie funkcjonowało.

W instrukcji nie było również opisu obiegu dokumentów z zakresu wynagrodzeń, co do których istnieje obowiązek składania ich w aktach osobowych pracowników (zaakceptowane przez pracodawcę informacje o przyznanych nagrodach indywidualnych). Instrukcja zawierała ponadto w § 4 ust. 3 i 4 zapis o przeglądzie i aktualizacji przez Dział Prawny, co najmniej raz w roku dokumentacji m.in. w postaci instrukcji kancelaryjnej. Zapis ten był niespójny z zapisem § 42 obowiązującego w ZBiLK Regulaminu organizacyjnego, w którym odnośnie instrukcji kancelaryjnej powołano się na odrębne przepisy.

Wg zapisów standardu nr 10, zawartego w części C – Mechanizmy kontroli, standardów kontroli zarządczej, dokumentację kontroli zarządczej stanowią m.in. procedury wewnętrzne, które winny być spójne.

W § 2 ust. 3 obowiązującej w ZBiLK Instrukcji inwentaryzacyjnej zawarto zapis o ustalaniu stanów m.in. należności z tytułu rozrachunków z ZUS i Urzędem Skarbowym w drodze uzyskania od kontrahentów pisemnego potwierdzenia, co stało
w sprzeczności z art. 26 ust. 1 pkt 3 uor, wg którego jednostki przeprowadzają na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzację m.in. należności i zobowiązań z tytułów publicznoprawnych - drogą porównania danych ksiąg rachunkowych
z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników.

Ówczesny Dyrektor ZBiLK nie przekazał za 2010 r. informacji dotyczących występowania w jednostce transakcji podejrzanych, Wg § 6 ust. 1 Załącznika Nr 1 do Zarządzenia Nr 70/09 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 20 lutego 2009 r. w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowaniu terroryzmu, Dyrektor Wydziału / Kierownik Biura Urzędu Miasta do dnia 15 lipca i 15 stycznia każdego roku składa koordynatorowi zbiorczą informację, mówiącą o występowaniu lub niewystępowaniu transakcji podejrzanych w Wydziale / Biurze oraz podległych mu jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin za okresy odpowiednio od dnia 1 stycznia do dnia 30 czerwca oraz od dnia 1 lipca do dnia 31 grudnia.

W 2010 r. PIP oddział w Szczecinie oraz delegatura NIK w Szczecinie przeprowadziły w ZBiLK kontrole, o których ówczesny Dyrektor nie przekazał do Urzędu Miasta Szczecin informacji, a wg § 11 Załącznika nr 1 do Zarządzenia
nr 399/03 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 10 lipca 2003 r. w sprawie zasad i trybu przeprowadzania kontroli, w przypadku kontroli przeprowadzanych w jednostkach organizacyjnych Gminy Miasta Szczecin przez organy kontroli zewnętrznej kierownicy kontrolowanych jednostek zobowiązani są do niezwłocznego poinformowania Prezydenta Miasta Szczecina - za pośrednictwem Dyrektora Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego - o wszczęciu kontroli oraz jej zakresie, a wg § 12 zarządzenia,dyrektorzy kontrolowanych jednostek zobowiązani są dostarczyć Dyrektorowi Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego kopie dokumentacji kontroli.

Obowiązująca w ZBiLK dokumentacja w postaci Polityki rachunkowości i Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów zawierała ponadto nieaktualne podstawy prawne.

Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi ZBiLK:

1. dokumentowanie i akceptowanie na bieżąco  zmian w planie finansowym zakładu, dokonywanych w ciągu roku budżetowego,
2. sporządzanie sprawozdań zgodnie z obowiązującymi przepisami,
3. korektę Regulaminu wynagradzania w zakresie grup zaszeregowania dla stanowisk, na których nawiązanie stosunku pracy następuje w ramach robót publicznych lub prac interwencyjnych,
4. prowadzenie dokumentacji i ewidencji finansowo – księgowej zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami,
5. przygotowywanie wynagrodzeń do wypłaty na podstawie zatwierdzonej w tym zakresie dokumentacji,
6. uzupełnienie akt osobowych pracowników o informacje dotyczące przyznanych nagród oraz uregulowanie obiegu związanej z tym dokumentacji,
7. poprawa jakości kontroli dokumentów przekazywanych z komórki kadr do komórki księgowości w zakresie rozliczania przyznanych ryczałtów za używanie samochodów prywatnych do celów służbowych,
8. zwrot do budżetu Gminy Miasto Szczecin kwoty 1.196,21 zł i  kwoty 3.950,00 zł z tytułu wypłat dokonanych na rzecz ówczesnego Dyrektora ZBiLK,
9.  zwrot do budżetu Gminy Miasto Szczecin kwoty 450,00 zł wypłaconej tytułem umowy zlecenia zawartej z pracownikiem ZBiLK  (lub jej części, jeżeli w ramach umowy wykonywane były czynności związane ze sprawowanym przez ZBiLK nadzorem nad pracami zabezpieczającymi budynek przy ul. Św. Ducha),
10. dokonywanie wydatków w wysokościach i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań (w tym potwierdzonych dowodem źródłowym) oraz naliczanie, ewidencjonowanie oraz egzekwowanie odsetek od nieterminowo regulowanych należności zgodnie z obowiązującymi przepisami,
11. sporządzanie notatek z analizy rynku i wniosków o udzielenie zamówienia publicznego zgodnie z obowiązującymi przepisami,
12. przestrzeganie zapisów zawartych w umowach,
13. zapewnienie dokonywania kontrasygnaty głównego księgowego pod umowami rodzącymi zobowiązania,
14. przekazywanie informacji o transakcjach podejrzanych,
15. przekazywanie informacji o przeprowadzonych w zakładzie kontrolach zewnętrznych,
16. aktualizację posiadanej dokumentacji w postaci procedur finansowo – księgowych.