Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2011 roku

W sierpniu 2011 r. Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego przeprowadził kontrolę w Zespole Szkół Łączności - ul. Ku Słońcu 27/30 w Szczecinie zw. dalej „ZSŁ” lub „jednostką”, w zakresie prawidłowości gospodarowania mieniem komunalnym, w tym zawierania umów w latach 2008-2011 r.

W wystąpieniu pokontrolnym przedstawiono ocenę badanych obszarów, dokonując poniższych ustaleń.

W toku kontroli ustalono, że ZSŁ udostępnia lokal mieszkalny bezumownie (umowa najmu z dnia 01.07.1993 r. została wypowiedziana ze skutkiem na dzień 31.10.1999 r.). Odszkodowanie z tytułu zajmowania lokalu bez tytułu prawnego ustalono w oparciu o metraż lokalu przyjęty w umowie z dnia 01.07.1993 r. tj. 48,26 m², podczas gdy według posiadanego przez jednostkę planu lokalu mieszkalnego powierzchnia lokalu wynosiła 54 m². Podkreślenia wymaga jednak, że pomieszczenia pokoi na planie znacząco różnią się wielkością, a mimo to wskazano, że mają taką samą powierzchnię. Jednostka nie posiada innych dokumentów dot. inwentaryzacji budynku (mieszkania).

Nierzetelnie wyliczono też ilość punktów dla przedmiotowego lokalu mieszkalnego jako jednego ze wskaźników ustalenia wysokości odszkodowania stosownie do przepisów załącznika do uchwały nr XLVII/1187/10 Rady Miasta Szczecin z dnia 24.05.2010 r. w sprawie uchwalenia wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem Gminy Miasto Szczecin na lata 2010-2015 jak i poprzedzającego ją zarządzenia nr 247/07 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 14.05.2007 r.w sprawie stawek czynszu w mieszkaniowym zasobie Gminy Miasto Szczecin. Zgodnie z procedurą określoną w załączniku do ww. uchwały (jak i zarządzenia) liczba punktów dla lokalu winna wynieść – 46, podczas gdy stawkę liczono przyjmując 38 punktów, co spowodowało zaniżenie wartości odszkodowania w wysokości 44,89 zł. miesięcznie. Podkreślenia wymaga, że ostatni raz liczbę punktów dla przedmiotowego lokalu mieszkalnego określono według stanu na dzień 06.09.1999 r.

Uwagi kontroli dotyczą również sposobu naliczania opłat za używanie ww. lokalu mieszkalnego (opłat niezależnych od właściciela). Ustalono, że obciążenie lokatorów za zużycie wody i odprowadzanie ścieków (brak podlicznika w mieszkaniu) następuje przy przyjęciu współczynnika 5 m³/osoba/miesięcznie, podczas gdy według Lp. nr 5 Tabeli nr 1 Załącznika do rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 14.01.2002 r. w sprawie określenia przeciętnych norm zużycia wody (DZ. U. Nr 8, poz. 70) – przeciętne normy zużycia wody na jednego mieszkańca w gospodarstwach domowych przy wyposażeniu mieszkania w instalacje tj. wodociąg, ubikacja, łazienka, dostawa ciepłej wody do mieszkania (z elektrociepłowni, kotłowni osiedlowej lub blokowej) wynosi 140-160 dm³/mieszkańca/dobę i 4,2-5,4 m³/mieszkańca/miesiąc, przy założeniu, że wartości wyższe do budynków podłączonych do sieci kanalizacyjnych. Spowodowało to zaniżenie wartości opłat w wysokości 14,34 zł miesięcznie (według stawek opłat w 2011 r.) i odpowiednio kwoty 154,80 zł w 2010 r., 140,64 zł w 2009 r. i 123,60 zł w 2008 r. Zaniechano również aktualizacji opłat za wodę i ścieki w 2008 r. – stosownie do zmiany wprowadzonej uchwałą nr XV/412/07 Rady Miasta Szczecin z dnia 19.11.2007 r. w sprawie zatwierdzenia taryfy na zbiorowe zaopatrzenie w wodę i zbiorowe odprowadzanie ścieków – co spowodowało dalsze zaniżenie opłat za ww. media w wysokości 31,20 zł miesięcznie, tj. 374,40 zł za rok 2008.

Przyjęty przez ZSŁ współczynnik za wywóz nieczystości w wysokości 0,12 m³/ osoba/miesiąc nie stanowi – w ocenie kontroli – stawki adekwatnej do ponoszonych kosztów wywozu nieczystości. Podkreślić należy, że zgodnie ze wskazaniami tabeli 4.3 Załącznika do uchwały nr XXXVII/905/09 Rady Miasta Szczecin z dnia 20.07.2009 r. w sprawie uchwalenia Planu Gospodarki Odpadami dla Miasta Szczecina aktualizacja na lata 2009 – 2011 z perspektywą do roku 2015 - objętościowy wskaźnik nagromadzenia odpadów domowych wyniósł 2,57 m³na jednego mieszkańca na rok w latach 2002/2003, a w latach 2008/2009 – 2,97 m³, tj. ponad dwukrotnie więcej niż współczynnik przyjęty przez jednostkę. Przy kosztach wywozu nieczystości wynoszących w 2009 r. 51,90 zł/m³, w 2010 r. – 56,71 zł/m³, a w 2011 r. – 67,83 zł/ m³, wysokość miesięcznej opłaty za wywóz odpadów na jednego najemcę wyniosłaby odpowiednio: 12,98 zł w 2009 r. i 14,18 zł w 2010 r., a w 2011 r. – 16,96 zł, co oznacza zaniżenie opłat w wysokości 35,29 zł miesięcznie w 2011 r. oraz 354 zł w 2010 r. i 249,36 zł w 2009 r.

Ustalono ponadto, że w ramach opłat za lokal mieszkalny pobierano od 2005 r. stałą stawkę za CO w wysokości 120,22 zł miesięcznie, pomimo zmieniających się corocznie wysokości opłat ponoszonych przez jednostkę w tym zakresie. Przyjmując sposób liczenia przez kontrolowanego opłaty ryczałtowej za CO dla lokalu (opłata za gaz podzielona przez powierzchnię użytkową budynków
i pomnożona przez powierzchnię użytkową mieszkania) oznaczało to zawyżenie naliczonych opłat o kwotę 3,83 zł miesięcznie w 2011 r. oraz o kwotę 276,24 zł w 2010 r. i 288,24 zł w 2009 r.

W toku kontroli ustalono , że w ramach opłat za używanie lokalu mieszkalnego od 2006 roku pobierana jest opłata - według wyjaśnień kontrolowanego - za bezumowne korzystanie z Internetu w wysokości 40 zł miesięcznie. Brak pisemnej umowy w tym zakresie naraża jednostkę na konieczność zwrotu nienależnie pobranego świadczenia. Według standardu kontroli zarządczej „szczegółowe mechanizmy kontroli operacji finansowych i gospodarczych” z grupy C – Mechanizmy Kontroli zawartego w zawartego w załączniku do Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16.12.2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. U. M.F. Nr 15, poz. 84) zw. dalej załącznikiem do Komunikatu nr 23, należy zapewnić rzetelne i pełne dokumentowanie i rejestrowanie operacji finansowych i gospodarczych.

Jednostka posiadała aktualne przeglądy kontroli stanutechnicznego budynku oraz elementów budynku i instalacji narażonych na szkodliwe wpływy atmosferyczne (w tym sprawności uziomów), przewodów kominowych oraz instalacji elektrycznej i gazowej, co wyczerpuje dyspozycje art. 62 ust. 1 pkt 1-2 ustawy z dnia 7.07.1994 r. - Prawo budowlane (j.t. Dz. U. z 2010 r., Nr 243, poz. 1623 ze zm.) zw. dalej p.b.u. za wyjątkiem: - półrocznej kontroli stanu technicznego elementów budowlanych i instalacji narażonych na szkodliwe działanie wpływów atmosferycznych za I półrocze 2010 r. i I półrocze 2008 r. oraz półrocznej kontroli instalacji gazowej za
I półrocze w latach 2009-2011. Przegląd kotłowni i sprawności instalacji kominowej, spalinowej i wentylacyjnej z dnia 10.12.2009 r., półroczną kontrolę stanu technicznego elementów budowlanych i instalacji narażonych na szkodliwe działanie wpływów atmosferycznych z dnia 04.12.2008 r. oraz przegląd stanu sprawności urządzeń kominowych i połączeń wentylacyjnych i spalinowych za II półrocze – 04.12.2008 r. dokonano ponadto, po terminie wynikającym z art. 62 ust. 1 pkt 3 p.b.u. stosownie do którego półroczne kontrole powinny być przeprowadzone do dnia 30 listopada. Z kolei kontrolę stanu izolacji obwodów elektrycznych dokonano w 2007 r. oraz ponownie w 2009 r., podczas gdy według art. 62 ust. 1 pkt 2 p.b.u. kontrolę taką powinno się przeprowadzać raz na 5 lat.

W trakcie dokonywania 5-letniej kontroli ogólnobudowlanej nie poddano ponadto kontroli otoczenia obiektów budowlanych (np. stanu technicznego ogrodzenia), co naruszało przepis art. 62 ust. 1 pkt 2 p.b.u., według którego kontroli podlega również otoczenie obiektu budowlanego. W budynkach nie poddano natomiast kontroli pomieszczeń gospodarczych nr 28-30 na parterze „starej szkoły”, pomieszczenia archiwum na II piętrze „starej szkoły”, pozostałych poza korytarzem magazynem i salą konferencyjną pomieszczeń w piwnicy „nowej szkoły”, a także większość pomieszczeń budynku „laboratorium”, przyczyną czego było – według zapisów protokołu – nieudostępnienie tych pomieszczeń przez zarządcę budynków („pomieszczenia zamknięte”).

     Fakt przeprowadzenia badań i kontroli stanu technicznego był odnotowany w ksiażce obiektu budowlanego, co było zgodne z przepisem § 5 pkt 4 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 03.07.2003 r. w sprawie książki obiektu budowlanego (Dz. U. Nr 120, poz. 1134) zw. dalej rozporządzeniem w sprawie książki obiektu budowlanego, według którego wpisy do książki obejmują
m.in. protokoły kontroli oraz badań określonych w art. 62 ust. 1-2 p.b.u. Stwierdzono jedynie brak wpisu dot. półrocznej kontroli stanu technicznego budynków z dnia 26.04.2011 r  co naruszało przepis § 6 ust. 1 ww. rozporządzenia, według którego wpisy powinny być dokonywane w dniu zaistnienia okoliczności, dla której jest wymagane jego dokonanie. Stwierdzono również dokonywanie wpisów do niewłaściwej tablicy książki obiektu budowlanego. Wpisów dot. kontroli 5-letniej z dnia 24.09.2010 r., pomiaru stanu izolacji obwodów elektrycznych z dnia 17.11.2009 r. i pomiaru sprawności uziemień odgromowych z dnia 26-27.05.2008 r. dokonano bowiem w tabeli dot. kontroli corocznych, zamiast w tabeli kontroli 5-letnich.

Ustalono, że do dnia zakończenia kontroli nie zrealizowano – z uwagi na brak wystarczających środków finansowych – większości zaleceń przeprowadzonego w 2008 r. przeglądu 5-letniego oraz części zaleceń kontroli sprawności instalacji odgromowej (kontrola z 2008 r.) dot. m.in. kompleksowego remontu pomieszczeń sanitarnych, założenia siatki zabezpieczającej i podchwytu PCV na barierkę schodową, wymiany instalacji zimnej wody i kanalizacji w budynku „starej szkoły”, poprawy naciągów pionowych i poziomych oraz konserwacji złącz na dachach wszystkich budynków.

W toku kontroli ustalono, że inwentaryzację 4-letnią (2008 r.) przeprowadzono z uchybieniami natury formalnej dotyczącymi:

- braku podpisów osób odpowiedzialnych materialne oraz podpisów innych osób biorących udział w spisie na arkuszach spisowych (jeśli je wskazano),

- braku oświadczeń wstępnych i końcowych osób odpowiedzialnych materialnie,

- braku protokołów (oświadczeń) o uzgodnieniu ewidencji prowadzonej w określonym polu (rejonie) spisowym z ewidencją księgową według stanu na dzień spisu,

- braku parafowania arkuszy spisowych przez upoważnioną osobę z komórki księgowości,

- braku na arkuszach spisowych adnotacji, na której pozycji spis zakończono,

- braku arkusza spisu z natury pola spisowego nr: 9, 41a, 45, 49a, 50, 54-55, 122, 127 i piwnica (lp. 57-60),

- nieokreślenia na arkuszu spisu z natury osoby odpowiedzialnej dla pola spisowego nr: 1-8, 10, 28-32, 36, 41-44, 46, 47-izba pamięci, komputery i programy, 52, 101, 103-105, 112, 114, 121, 126, 128, 132, 201-205, 213-214, pole – wszystkie obiekty,

- braku podpisu członka zespołu spisowego: pole spisowe nr 42.

Ponadto w przypadku pola spisowego nr 18 członkiem zespołu spisowego była osoba odpowiedzialna materialnie za inwentaryzowane składniki. Powyższe uchybienia naruszały postanowienia obowiązującej w ZSŁ instrukcji inwentaryzacyjnej.

W toku kontroli stwierdzono, że zawarcie umów najmu (dzierżawy) następowało z pominięciem procedury przetargowej, co naruszyło postanowienia § 4 ust. 1 uchwały nr LXIII/1169/06 Rady Miasta Szczecin z dnia 16.10.2006 r. w sprawie określenia szczegółowych warunków korzystania z nieruchomości gminnych przez miejskie jednostki organizacyjne nie posiadające osobowości prawnej zw. dalej uchwałą z dnia 16.10.2006 r., według którego oddanie przez jednostkę organizacyjną nieruchomości w najem lub dzierżawę następuje w drodze przetargu zgodnie z przepisami ustawy o gospodarce nieruchomościami. Dotyczyło to zarówno umów najmu (dzierżawy) lokali użytkowych (powierzchni gruntu) jak i umów dzierżawy nieruchomości w celu umieszczenia reklam (stosownie do zarządzenia nr 488/08 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 07.11.2008 r. w sprawie udostępniania nieruchomości w celu umieszczania reklam i oznaczeń przedsiębiorcy). Ustalono też, że w żadnym przypadku nie uzyskał Pan zgody Prezydenta Miasta na zawarcie umów najmu sali gimnastycznej w drodze bezprzetargowej, co naruszyło przepis § 4 ust. 2 uchwały z dnia 16.10.2006 r., według którego odstąpienie od przeprowadzenia przetargu w sytuacji, gdy w wynajmowanej nieruchomości prowadzona była działalność m.in. sportowa nie mająca charakteru działalności komercyjnej, następuje każdorazowo za zgodą Prezydenta Miasta. Zawierając umowy na zasadzie kontynuacji – w 4 na 8 przypadkach – jednostka nie posiadała również pisemnego wniosku najemcy o przedłużenie umów najmu, czym naruszono § 4 ust. 5 uchwały z dnia 16.10.2006 r., według którego kierownik jednostki organizacyjnej może odstąpić od przeprowadzenia przetargu wobec dotychczasowych najemców lub dzierżawców, którzy przed zakończeniem trwania umowy dzierżawy zgłoszą chęć przedłużenia umowy i prowadzenia tam działalności w niezmienionej formie.

W toku kontroli ujawniono ponadto liczne uchybienia i omyłki w treści umów najmu i dzierżawy zawieranych przez ZSŁ. Nieprawidłowości te polegały na:

1. nieprawidłowym określeniu kwoty czynszu – kwota podana cyfrowo nie była tożsama z kwotą podaną słownie (w 2 umowach),
2. niezgodnym ze stanem faktycznym oznaczeniu powierzchni przedmiotu najmu - sali gimnastycznej (w 6. umowach wskazano 212,1m² zamiast 207,03 m²),
3. braku informacji indywidualizujących przedmiot umowy oznaczony, jako „lokal użytkowy” oraz informacji dotyczących jego powierzchni użytkowej,
4. niewskazaniu czy kwota czynszu stanowi kwotę netto czy brutto,
5. nieprawidłowym sposobie poprawienia omyłek pisarskich; w jednym przypadku omyłka została poprawiona ołówkiem, bez podpisu oraz daty, w drugim poprawka została opatrzona nieczytelną parafą bez daty,
6. niewskazaniu jednostki miary w odniesieniu do nośnika reklamy,
7. niewskazaniu zakresu czasowego obowiązywania jednej z umów,
8. nieprawidłowym wskazaniu wysokości czynszu najmu poprzez podanie kwoty bez podania częstotliwości płatności,
9. niespójnościach w treści 3 umów polegające na wskazaniu zakresu czasowego obowiązywania umów na okres nieprzekraczający miesiąca, przy jednoczesnym wskazaniu, że termin płatności zostaje ustalony na koniec każdego miesiąca,
10. błędnym tytule jednego z aneksów: zasadnicza umowa została nazwana umową najmu bez wskazania numeru umowy, aneks został natomiast zatytułowany „aneks do umowy dzierżawy nr 04/2010”,
11. omyłkach pisarskich: w firmie jednego z kontrahentów, określeniu czasu korzystania z przedmiotu umowy w określonym dniu tygodnia oraz dacie zawarcia umowy.

Według standardu kontroli zarządczej „szczegółowe mechanizmy kontroli operacji finansowych i gospodarczych” z grupy C – Mechanizmy Kontroli zawartego w załączniku do Komunikatu Nr 23, należy zapewnić rzetelne i pełne dokumentowanie i rejestrowanie operacji finansowych i gospodarczych.

Osobą odpowiedzialną zanaliczanie wysokości czynszu dla lokalu mieszkalnego, przygotowywanie umów najmu (dzierżawy) lokali użytkowych (nieruchomości), zlecanie przeprowadzania obowiązkowych kontroli ogólnobudowlanych (przeglądów gazowych, elektrycznych i in.) była osoba zatrudniona na stanowisku kierownika administracyjno – gospodarczego. Osobą odpowiedzialną za prawidłowość przeprowadzonej w 2008 r. inwentaryzacji była osoba pełniąca funkcję przewodniczącego głównej komisji inwentaryzacyjnej, a w zakresie nadzoru główny księgowy jednostki.

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi  ZSŁ:

1. dokonać ponownego pomiaru pomieszczeń lokalu mieszkalnego, a w przypadku wystąpienia rozbieżności pomiędzy stanem rzeczywistym a metrażem przyjętym do rozliczeń – zaktualizować wysokość odszkodowania,
2. usunąć wskazane wyżej nieprawidłowości dot. bezumownego korzystania z lokalu mieszkalnego w zakresie wysokości odszkodowania (liczba punktów) oraz należnych opłat,
3. pisemne potwierdzenie faktu świadczenia na rzecz lokatorów usługi dostępu do Internetu,
4. przestrzegać postanowień p.b.u. w zakresie przeprowadzania obowiązkowych kontroli obiektu,
5. wystąpić do Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego z wnioskiem o interpretację w zakresie zasadności przeprowadzania półrocznych kontroli w oparciu o przepis art. art. 62 ust. 1 pkt 3 p.b.u.
6. kontrole półroczne przeprowadzać w terminach wynikających z p.b.u.
7. uzupełnienie wpisu w książce obiektu budowlanego oraz bieżące prowadzenie ww. książki,
8. egzekwowanie należytego wykonania usługi w zakresie kontroli 5-letnich,
9. egzekwowanie przyjętych zasad przeprowadzania inwentaryzacji bądź ich zmianę,
10. przestrzegać postanowień uchwały z dnia 16.10.2006 r. w zakresie obowiązku przeprowadzania procedury przetargowej, uzyskiwania zgody Prezydenta Miasta na odstąpienie od zastosowania procedury przetargowej na wynajem lokali oraz pisemnego potwierdzania wniosków o kontynuację najmu.
11. zapewnić adekwatność zapisów zawieranych umów do stanu rzeczywistego.