Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2011 roku

W lutym 2011 r. Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin przeprowadził kontrolę w Miejskim Ośrodku Pomocy Rodzinie w Szczecinie zw. dalej „MOPR” lub „zamawiającym” w zakresie prawidłowości stosowania procedur i przepisów związanych z ustawą Prawo zamówień publicznych za okres 2010 r.

W wystąpieniu pokontrolnym przedstawiono ocenę badanych obszarów, dokonując poniższych ustaleń.

Kontrolą objęto 6 z 28. (w tym 4. unieważnionych) przeprowadzonych w 2010 r. (data wszczęcia) procedur udzielania zamówień publicznych, w tym
2. przeprowadzone w trybie przetargu nieograniczonego, 1. w trybie zapytania o cenę oraz 3 w trybie zamówienia z wolnej ręki. Łączna wartość zamówień objętych kontrolą wyniosła 6.610.957,31 zł, co stanowiło 78,63% globalnej kwoty wydatkowanej w ramach umów zawartych w wyniku rozstrzygnięcia postępowań o udzielenie zamówień publicznych w 2010 r.

W toku kontroli stwierdzono uchybienia formalne, które nie miały wpływu na prawidłowość wyboru wykonawców i zawarcie ważnych umów w sprawie zamówienia publicznego. Ustalenia kontroli wskazują jednak, że kontrola zarządcza w badanym obszarze nie jest w pełni efektywna.

Ustalono, że w postępowaniu nr 341-1/2010 (remont wraz ze zmianą sposobu użytkowania zespołu budynków przy ul. Strzałowskiej 9 w Szczecinie – II etap) zamawiający - do dnia 02.03.2011 r. – nie zwrócił wykonawcy oryginału gwarancji ubezpieczeniowej należytego wykonania kontraktu, czym naruszył przepis art. 151 ust. 1 ustawy z dnia 29.01.2004 r. Prawo zamówień publicznych (j.t. Dz. U. z 2010 r., Nr 113, poz. 759 ze zm.), zw. dalej p.z.p.u., według którego zamawiający zwraca zabezpieczenie w terminie 30 dni od dnia wykonania zamówienia i uznania przez zamawiającego za należycie wykonane. Odbiór prac budowlanych nastąpił protokołem z odbioru końcowego robót z dnia 06.12.2010 r., a tym samym gwarancję ubezpieczeniową należało zwrócić do dnia 05.01.2011 r.

Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia do przedmiotowego postępowania zawierała w postanowieniu pkt. 7.2 Rozdziału VIII błędne odwołanie do pkt. 8 Rozdziału V (powinno być pkt. 7), czego przyczyną było przeoczenie powstałe na etapie wprowadzania zmian do treści SIWZ. Osobami odpowiedzialnymi za ww. uchybienie byli członkowie komisji przetargowej.

     Określając wymaganą kwotę wadium zamawiający uwzględnił przy szacowaniu wartości zamówienia kwotę zamówień uzupełniających, co naruszyło przepis art. 45 ust. 5a zdanie 1 u.p.z.p. według którego jeżeli zamawiający przewiduje udzielenie zamówień uzupełniających, o których mowa w art. 67 ust. 1 pkt 6 i 7 (...), określa kwotę wadium dla wartości zamówienia podstawowego. Spowodowało to, iż ustalona kwota wadium stanowiła 3,34% szacunkowej wartości zamówienia (wartość podstawowa), co było niezgodne z art. 45 ust. 4 w zw. z ust. 5a zdanie 2 p.z.p.u. według którego zamawiający określa kwotę wadium
w wysokości nie większej niż 3 % wartości zamówienia (przy szacunku uwzględniającym wartość zamówień uzupełniających żądana kwota wadium w wysokości 25.000 zł stanowiła 2,78% tejże wartości). Zwrot wadium w formie pieniężnej na rzecz jednego z wykonawców nastąpił z kolei dopiero w dniu 02.04.2010 r. a należnych odsetek w dniu 23.04.2010 r., tj. po upływie odpowiednio 21 i 42 dni od dnia wyboru oferty, czym – przy braku okoliczności usprawiedliwiających działanie zamawiającego - naruszono przepis art. 46 ust. 1 p.z.p.u. według którego zamawiający zwraca wadium wszystkim wykonawcom niezwłocznie po wyborze oferty najkorzystniejszej. W orzecznictwie Krajowej Izby Odwoławczej termin „niezwłocznie” jest interpretowany jako synonim sformułowania "natychmiast', "najszybciej jak to możliwe", a nawet "tego samego dnia", czy "nie później niż dnia następnego", „bez zbędnej zwłoki” albo „następnego dnia roboczego lub w ciągu kilku kolejnych dni po zawarciu umowy” (uchwała KIO z dnia 07.07.2010 r. – KIO/KD 50/10). Osobami odpowiedzialnymi za ww. uchybienia byli członkowie komisji przetargowej.

     Ogłoszenie o wszczęciu postępowania zamieszczone w miejscu publicznie dostępnym w siedzibie zamawiającego oraz na stronie internetowej nie zawierało z kolei informacji o możliwości składania ofert częściowych oraz o zamiarze zawarcia umowy ramowej (w aspekcie negatywnym), czym naruszono przepis art. 41 pkt 4 i 12 p.z.p.u. według którego ogłoszenie powinno zawierać
ww. elementy. Osobą odpowiedzialną za ww. uchybienie był sekretarz komisji przetargowej.

            Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia opublikowane w Biuletynie Zamówień Publicznych nr 79166-2010 z dnia 22.03.2010 r. zawierało nieprawidłową kwotę szacowania (wartość podstawowa bez uwzględnienia zamówień uzupełniających) oraz błędnie podaną cenę wybranej oferty (cena powinna uwzględniać podatek VAT). Zmianę w tym zakresie, poprzez zastąpienie ceny bez podatku VAT ceną w rozumieniu ustawy z dnia 05.07.2001 r. o cenach (Dz. U. Nr 97, poz. 1050 ze zm.) wprowadzono do formularza wraz z wejściem w życie rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 28.01.2010 r. w sprawie wzorów ogłoszeń zamieszczanych
w Biuletynie Zamówień Publicznych (Dz. U. Nr 12, poz. 69) z mocą obowiązującą od dnia 29.01.2010 r. Osobą odpowiedzialną za ww. uchybienie był sekretarz komisji przetargowej.

     Wniesione przez wykonawcę przy zawarciu umowy zabezpieczenie należytego wykonania umowy w formie gwarancji ubezpieczeniowej zabezpieczało kontrakt na okres od dnia 19.03.2010 r. do dnia 28.12.2010 r. (termin wykonania przedmiotu umowy – do dnia 30.11.2010 r.). Zarówno umowa z dnia 19.03.2010 r. jak i treść SIWZ (stanowiąca integralną część umowy) nie zawierały postanowień dotyczących sposobu postępowania przy przedłużeniu okresu zabezpieczenia na okres rękojmi w sytuacji wniesienia zabezpieczenia w formie innej niż pieniężna, w postaci zobowiązania wykonawcy do wniesienia kolejnego zabezpieczenia (przy zabezpieczeniu wniesionym w formie pieniężnej zamawiający miał uprawnienie do zatrzymania 30% kwot zabezpieczenia na okres rękojmi). Brak szczegółowych postanowień w tym względzie spowodował, iż zamawiający nie miał możliwości wyegzekwowania od wykonawcy obowiązku wniesienia dodatkowego zabezpieczenia na okres rękojmi, a samo jego wniesienie zależało od dobrej woli strony umowy. Zobowiązanie wykonawcy – pismem z dnia 22.12.2010 r. – do wniesienia dodatkowego zabezpieczenia z uzależnieniem zwrotu pierwotnej gwarancji od spełnienia ww. zobowiązania nie znajdowało – w ocenie kontroli – uzasadnienia w przepisie art. 151 ust. 1 p.z.p.u., który wprowadza zasadę bezwarunkowego zwrotu zabezpieczenia po upływie 30 dni od dnia wykonania zamówienia i uznania przez zamawiającego za należycie wykonane. Należyte zabezpieczenie obowiązku w tym względzie polegać może bądź na żądaniu wniesienia przy zawarciu umowy zabezpieczenia w formie innej niż pieniężna w kwocie 70% na okres wykonania przedmiotu umowy oraz 30% na okres wykonania i rękojmi za wady bądź kontraktowego warunku uzależnienia odbioru prac od wniesienia dodatkowego zabezpieczenia. Osobami odpowiedzialnymi za przygotowanie treści SIWZ oraz umowy byli członkowie komisji przetargowej.

W ocenie kontroli zapis punktu 3.5 Rozdziału V SIWZ do zamówienia nr 341-1/2010 w części, w której zamawiający wymaga od wykonawcy przedłożenia – w celu wykazania spełniania warunków udziału w postępowaniu - informacji z banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej zawierającej „jednoznaczny zapis o wysokości środków jakimi rzeczywiście dysponuje wykonawca w ramach linii kredytowej”, może być interpretowany jako wymóg posiadania linii kredytowej (podpisanej z uprawnionym podmiotem umowy w tym zakresie) tj. w sposób odmienny od założonego przez zamawiającego (zdolność potwierdzona wstępnie przez powołaną instytucję, a nie fizyczne posiadanie środków w ramach linii kredytowej).

W toku kontroli stwierdzono ponadto, iż zamawiający nie dokonał wykluczenia a następnie odrzucenia oferty jednego z wykonawców, pomimo że wykonawca nie wykazał spełnienia warunków udziału w postępowaniu w postaci dysponowania osobą posiadającą  uprawnienia do kierowania robotami w specjalności drogowej. Pismo wykonawcy z dnia 01.03.2010 r., stanowiące odpowiedź na wezwanie zamawiającego do uzupełnienia oferty w tym zakresie, zostało wniesione jedynie faksem, podczas gdy SIWZ w Rozdziale IX wymagała dla dokumentu stanowiącego uzupełnienie oferty formy pisemnej. Osobami odpowiedzialnymi za ww. uchybienie byli członkowie komisji przetargowej.

W postępowaniu nr 341-2/10 (zakup materiałów eksploatacyjnych do drukarek i kserokopiarek dla MOPR w Szczecinie) sporządzone protokoły z postępowania zawierały błędy w postaci: nieprawidłowego wskazania liczby wykonawców, którzy złożyli oferty w pkt. 5.2 protokołu ZP-2/PN,NBO,ZOC (pierwotny), braku skreśleń alternatywnych w pkt. 11 ww. protokołu w obu przypadkach (protokół pierwotny i po ponownym wyborze oferty). Osobą odpowiedzialną za ww. uchybienie był sekretarz komisji przetargowej.

Zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty wysłano faksem w dniach 02.04.2010 r. (2. wykonawców) i 07.04.2010 r. (1 wykonawca), co stało w sprzeczności z przepisem art. 92 ust. 1 p.z.p.u. według którego zamawiający zobowiązany jest do jednoczesnego zawiadomienia wszystkich wykonawców o wyborze oferty. Osobą odpowiedzialną za ww. uchybienie był sekretarz komisji przetargowej.

Ogłoszenie nr 109644-2010 o udzieleniu zamówienia z dnia 19.04.2010 r. (po zmianie – nr 109760-2010) zawiera nieprawidłowe dane w pkt IV.6 (cena wybranej oferty). Wskazano wartość netto zamiast brutto, a ponadto ustalając wartość netto dokonano nieprawidłowej operacji polegającej na odjęciu od kwoty brutto 22% podatku VAT (prawidłowa operacja polega na dzieleniu kwoty brutto przez 1.22).Osobą odpowiedzialną za ww. uchybienie był sekretarz komisji przetargowej.

W postępowaniu nr 341-5/10 (świadczenie usług opiekuńczych dla klientów MOPR w Szczecinie) sporządzone protokoły z postępowania zawierały błędy w postaci:nieprawidłowego zapisu w pkt. 2 protokołu ZP-1 (wartość w euro obliczona jedynie w stosunku do kwoty podstawowej), braku informacji o dniu przekazania informacji o wyborze najkorzystniejszej oferty w pkt 13 protokołu ZP-1/PN (w obu częściach) oraz braku skreśleń alternatywnych w pkt 16 i 18 protokołu ZP-1/PN (w obu częściach). Osobą odpowiedzialną za ww. uchybienie był sekretarz komisji przetargowej.

Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia do przedmiotowego zamówienia nie zawierała ponadto informacji dot. zabezpieczenia (w aspekcie negatywnym), co naruszyło przepis art. 36 ust. 1 pkt 15 p.z.p.u., a w postanowieniu pkt. 6. Rozdziału 1. błędne odwołanie do pkt. 5. Rozdziału V. (powinno być pkt. 6. Rozdziału V.). Osobami odpowiedzialnymi za ww. uchybienie byli członkowie komisji przetargowej.

Ogłoszenie o wszczęciu postępowania nr 341-5/10 zamieszczone w miejscu publicznie dostępnym w siedzibie zamawiającego oraz na stronie internetowej nie zawierało z kolei określenia trybu zamówienia, a także (w aspekcie negatywnym) informacji o możliwości złożenia oferty wariantowej, informacji na temat wadium, informacji o zamiarze zawarcia umowy ramowej, informacji o zamiarze ustanowienia dynamicznego systemu zakupów oraz informacji o przewidywanym wyborze najkorzystniejszej oferty z zastosowaniem aukcji elektronicznej. Osobą odpowiedzialną za ww. uchybienie był sekretarz komisji przetargowej.

Zamawiający przekazał ogłoszenie o udzieleniu zamówienia do publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej w dniu 09.06.2010 r. tj. po upływie 21 dni od dnia zawarcia umowy, czym – przy braku okoliczności usprawiedliwiających działanie zamawiającego - naruszył przepis art. 95 ust. 2 p.z.p.u. według którego zamawiający przekazuje ogłoszenie o udzieleniu zamówienia Urzędowi Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich niezwłocznie po zawarciu umowy w sprawie zamówienia publicznego. Osobą odpowiedzialną za ww. uchybienie był sekretarz komisji przetargowej.

W postępowaniu nr 341-6A/10 (roboty budowlane uzupełniające w budynku przy ul. Strzałowskiej 9 w Szczecinie – etap I) oraz nr 341-6B/10 (roboty budowlane dodatkowe w budynku przy ul. Strzałowskiej 9 w Szczecinie) sporządzone protokoły z postępowania zawierał błąd polegający na podaniu w pkt. 2 protokołu ZP-2 szacunkowej wartości zamówienia w kwocie brutto zamiast netto. Zamawiający zamieścił w Biuletynie Zamówień Publicznych ogłoszenia o udzieleniu zamówienia nr 214500-2010 i nr 214606-2010 dopiero w dniu 19.07.2010 r. tj. po upływie 61 dni od dnia zawarcia umów (18.05.2010 r.), czym – przy braku okoliczności usprawiedliwiających działanie zamawiającego - naruszył przepis art. 95 ust. 1 p.z.p.u., według którego zamawiający zamieszcza ogłoszenie o udzieleniu zamówienia w BZP niezwłocznie po zawarciu umowy w sprawie zamówienia publicznego. Wyżej wymienione ogłoszenia o udzieleniu zamówienia zawierały nieprawidłowe dane w pkt IV.6 (cena wybranej oferty) gdzie wskazano wartość netto zamiast brutto, a ponadto w przypadku ogłoszenia w postępowaniu nr 341-6A/10 ustalając wartość netto dokonano nieprawidłowej operacji polegającej na odjęciu od kwoty brutto 22% podatku VAT (prawidłowa operacja polega na dzieleniu kwoty brutto przez 1.22). Z kolei w pkt. IV.5 ogłoszenia zamieszczonego w postępowaniu nr 341-6A/10  wskazano błędną wartość szacunkową zamówienia – 9811,99 zł (powinno być 10311,04 zł - kosztorys). Osobą odpowiedzialną za ww. uchybienie był sekretarz komisji przetargowej.

Wartość netto w pkt IV.6 ogłoszenia o udzieleniu zamówienia w postępowaniu nr 341-6A/10 obliczono ponadto od szacunkowej wartości brutto tj. kwoty 199.536,92 zł, zamiast od kwoty umownej w wysokości 177.812,33 zł, przy czym ustalając wartość netto dokonano nieprawidłowej operacji polegającej na odjęciu od kwoty brutto 22% podatku VAT (prawidłowa operacja polega na dzieleniu kwoty brutto przez 1.22). W pkt. IV.5 ogłoszenia wskazano nadto błędną wartość szacunkową zamówienia – 155.638,80 zł (powinno być 163.554,85 zł - kosztorys) – również w wyniku dokonania nieprawidłowej operacji z wartością podatku VAT. Osobą odpowiedzialną za ww. uchybienie był sekretarz komisji przetargowej.

W postępowaniach nr 341-27/10 (roboty budowlane dodatkowe w budynku przy ul. Strzałowskiej 9 w Szczecinie)ogłoszenie o udzieleniu zamówienia nr 284824-2010 z dnia 09.09.2010 r.  zawierało nieprawidłowe dane w pkt IV.6 (cena wybranej oferty) gdzie wskazano kwotę tożsamą z szacunkową wartością zamówienia tj. 66.474,57 zł, podczas gdy za wykonanie robót przewidziano wynagrodzenie wykonawcy w kwocie 58.832,37 zł. Osobą odpowiedzialną za ww. uchybienie był sekretarz komisji przetargowej.

Nadzór nad postępowaniami o udzielenie zamówienia publicznego sprawował Kierownik Działu Organizacyjnego MOPR.

Wpływ na ww. uchybienia mógł mieć brak formalnych zasad i procedur kontroli zarządczej w zakresie zamówień publicznych, regulujących m.in. sposób postępowania pracowników MOPR (standard: dokumentowanie systemu kontroli zarządczej). Wskazane wyżej uchybienia powinny być wyeliminowanie poprzez wprowadzenie odpowiednich mechanizmów kontroli zarządczej - w szczególności z grupy C „Mechanizmy kontroli”, w tym dokumentowanie kontroli zarządczej, nadzór i weryfikację operacji gospodarczych – o których mowa w załącznika do komunikatu Ministra Finansów z dnia 16.12.2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF Nr 23, poz. 84).

Ustalono, że zamawiający wyodrębnił w ramach identyfikacji i oceny ryzyka na 2011 r. ryzyko związane z nie stosowaniem lub nieprawidłowym stosowaniem ustawy – prawo zamówień publicznych.

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi MOPR aby:

1. wprowadził i stosował mechanizmy kontroli zarządczej gwarantujące wyeliminowanie uchybień wskazanych w wystąpieniu (np. w postaci procedur, instrukcji),
2. dokonał stosownych zmian we wskazanych wyżej ogłoszeniach o udzieleniu zamówienia zamieszczonych w BZP,
3. przeprowadził wewnętrzną kontrolę zapisów pozostałych ogłoszeń o udzieleniu zamówienia zamieszczonych w BZP w latach 2010-2011 pod kątem ich zgodności z dokumentacją postępowania i dokonał korekty stwierdzonych niezgodności,
4. wprowadził stosowne zapisy w umowie (SIWZ) regulujące sposób postępowania przy zabezpieczeniu należytego wykonania zobowiązania wnoszonego w formie innej niż pieniężna.