Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2011 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w dniach 10-18 stycznia 2011 r. przeprowadził kontrolę wDomu Pomocy Społecznej „Dom Kombatanta” im. Gen. Mieczysława Boruty-Spiechowicza przy ulicy Kruczej 17 w Szczecinie, zw. dalej DPS, w zakresie prawidłowości przeprowadzenia procedury udzielania zamówień publicznych na remonty i inwestycje w DPS „Dom Kombatanta” w 2010r.

Opis stanu faktycznego, stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole z kontroli podpisanym w dniu 24 stycznia 2011 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 22 lutego 2011 r.

W wyniku kontroli zamówienia publicznego udzielonego w trybie przetargu nieograniczonego na wykonanie dokumentacji projektowo – kosztorysowej zadania inwestycyjnego – „Modernizacja budynków przy ulicy Strzałowskiej 16 w Szczecinie z przeznaczeniem na filię Domu Pomocy Społecznej „Dom Kombatanta” wraz z uzyskaniem pozwolenia na budowę na działce 5/25”, oraz pełnienie nadzoru autorskiego w okresie realizacji robót budowlanych (o wartości 84.500,00 zł) stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia polegające przede wszystkim na: zaciągnięciu bez upoważnienia Prezydenta Miasta zobowiązania na okres przekraczający rok budżetowy oraz niewezwaniu wykonawców do uzupełnienia ofert nieodpowiadających treści SIWZ. Stwierdzone nieprawidłowości i uchybienia formalne nie miały wpływu na prawidłowość wyboru wykonawcy i zawarcie ważnej umowy w sprawie zamówienia publicznego.

W toku kontroli ustalono, że w dniu 9 sierpnia 2010r. zawarto umowę na wykonanie dokumentacji projektowo-kosztorysowej na okres od 9 sierpnia 2010 r. do 20 grudnia 2010 r. W dniu 17 grudnia 2010 r. zawarto aneks nr 1 do umowy z dnia 9 sierpnia 2010r. przedłużający termin realizacji zamówienia do dnia 28 lutego 2011 r., czyli na okres przekraczający rok budżetowy, nie posiadając stosownego upoważnienia Prezydenta Miasta Szczecin. Tym samym naruszono dyspozycję art. 46 ust. 1 w zw. z art. 228 ust. 2 i art. 261 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r.o finansach publicznych (Dz. U. z 2009r. nr157 poz. 1240ze zm.), według której kierownik jednostki budżetowej może zaciągać zobowiązania pieniężne do wysokości kwot wydatków określonych w zatwierdzonym planie finansowym jednostki, a zaciągnięcie zobowiązań z tytułu umów, których realizacja w roku budżetowym i w latach następnych jest niezbędna do zapewnienia ciągłości działania jednostki i z których wynikające płatności wykraczają poza rok budżetowy, mogło być możliwe jedynie w oparciu o szczególne upoważnienie Prezydenta Miasta Szczecin wydane w trybie art. 228 ust. 2 ww. ustawy o finansach publicznych.

Kontrola wykazała również, że nie wezwano do uzupełnienia następujących ofert:

• nr 2 – o dokument pełnomocnictwa, pomimo, że według pkt. 1 w zw. z pkt 5 Rozdziału III SIWZ, dokument taki należało dołączyć do oferty,
• nr 6 – o poprawienie błędnie wypełnionego pola „informacje o podstawie do dysponowania osobą” tabeli stanowiącej załącznik nr 6 do SIWZ.

Ww. naruszyło art. 26 ust. 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. prawo zamówień publicznych (j.t. Dz. U. z 2010 r., nr 113 poz. 759 ze zm.) zw. dalej pzp, wg którego zamawiający wzywa wykonawców, którzy nie złożyli wymaganych pełnomocnictw, albo którzy złożyli wymagane przez zamawiającego oświadczenia i dokumenty, o których mowa w art. 25 ust. 1, zawierające błędy do ich złożenia w wyznaczonym terminie.

W przypadku oferty nr 6 dokumenty przesłane przez wykonawcę w ramach uzupełnienia oferty o wykaz prac podobnych wraz z referencjami nie były poświadczone za zgodność z oryginałem, co naruszyło wymogi określone w pkt. 6 Rozdziału I SIWZ, według którego w przypadku, gdy wykonawca składa kopię jakiegoś dokumentu, musi być ona poświadczona za zgodność z oryginałem przez wykonawcę. Ww oferta nie została ponadto odrzucone z uwagi na fakt, że jej treść nie odpowiadała treści SIWZ, co było niezgodne z art. 89 ust. 1 pkt 2 pzp.

Stwierdzono ponadto, iż 2. z 5. członków Komisji Przetargowej powołanej zarządzeniem Dyrektora DPS „Dom Kombatanta” nr 5/2010 nie zostało formalnie - stosownym zarządzeniem Dyrektora - wyłączonych z prac Komisji Przetargowej pomimo, iż nie wykonywali oni czynności w postępowaniu m.in. otwarcia ofert oraz wyboru wykonawcy (osoby te przebywały na urlopie). Z uwagi na powyższe osoby te nie złożyły także oświadczeń o braku lub istnieniu okoliczności, o których mowa  w art.17 ust. 1. pzp.

            Osobą odpowiedzialną za przeprowadzanie przetargów oraz nadzór nad nimi był Zastępca Dyrektora DPS. Zakres jego obowiązków obejmował także nadzór nad przygotowaniem umów z wykonawcami na remonty bieżące i inwestycje zgodnie z przepisami o zamówieniach publicznych.

W związku z poczynionymi ustaleniami kontroli, stosownie do § 37 ust. 3 Załącznika nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli, Prezydent zalecił Dyrektorowi DPS:

1. zaciąganie zobowiązań z tytułu umów, których realizacja w roku budżetowym i w latach następnych jest niezbędna do zapewnienia ciągłości działania jednostki i z których wynikające płatności wykraczają poza rok budżetowy, w oparciu
   o stosowne upoważnienie,
2. dokładne analizowanie ofert wszystkich wykonawców pod kątem zgodności z wymaganiami ustawowymi oraz określonymi w SIWZ,
3. przestrzeganie przepisów ustawy pzp w szczególności w zakresie wzywania wykonawców,którzy w określonym terminie nie złożyli wymaganych przez zamawiającego oświadczeń, dokumentówlub pełnomocnictw albo złożyli oświadczenia lub dokumenty zawierające błędy dozłożenia brakujących dokumentów wyznaczonym terminie, jak i w zakresie odrzucania ofert nieodpowiadających treści SIWZ,
4. każdorazowe wyłączanie osób nie biorących udziału w postępowaniu ze składu Komisji Przetargowej stosownym zarządzeniem Dyrektora DPS.