Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2011 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w listopadzie 2011 r. przeprowadził kontrolę na samodzielnym stanowisku pracy ds. bezpieczeństwa i higieny pracy – służba bhp, pl. Armii Krajowej 1,
70-456 Szczecin w zakresie realizacji zadań służby bhp wynikających z rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 2 września 1997 r. w sprawie służby bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz. U. Nr 109, poz. 704   ze zm.), zwanego dalej rozporządzeniem  w sprawie służby bhp.

Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym
z dnia 16 grudnia 2012 r.

W dniu kontroli ilość osób zatrudnionych w Urzędzie Miasta Szczecin wynosiła 1099, w tym: 874 kobiet i 25 niepełnosprawnych.

Służbę bhp tworzyła jednoosobowa jednostka organizacyjna pod nazwą „samodzielne stanowisko pracy
ds. bezpieczeństwa i higieny pracy – służba bhp” podlegająca bezpośrednio Prezydentowi.

Pracownik służby bhp zatrudniony w ww. jednostce na stanowisku głównego specjalisty ds. bezpieczeństwa i higieny pracy spełniał wymagania kwalifikacyjne wynikające z zapisów § 4 ust. 2 pkt 5 rozporządzenia  w sprawie służby bhp,
wg których  głównym specjalistą do spraw bezpieczeństwa i higieny pracy może być osoba posiadająca (...) studia podyplomowe w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz co najmniej 5-letni staż pracy w służbie bhp. Posiadał również aktualne szkolenie w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy dla pracowników tej służby. 

W toku analizy zakresu  obowiązków  ww. stwierdzono, że nie było w nim zapisu  § 2 ust. 1 pkt 8  i 10  rozporządzenia
w sprawie służby bhp o treści: „Do zakresu działania służby bhp należy: przedstawianie pracodawcy wniosków dotyczących zachowania wymagań ergonomii na stanowiskach pracy”; „opiniowanie szczegółowych instrukcji dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy na poszczególnych stanowiskach pracy”, natomiast obowiązek o treści: „przeprowadzanie kontroli przestrzegania przepisów i zasad bhp w jednostkach organizacyjnych Urzędu”  nie wyczerpywał w całości przesłanek  § 2 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia w sprawie służby bhp w brzmieniu: „przeprowadzanie kontroli warunków pracy oraz przestrzegania przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, ze szczególnym uwzględnieniem stanowisk pracy, na których są zatrudnione kobiety w ciąży lub karmiące dziecko piersią, młodociani, niepełnosprawni, pracownicy wykonujący pracę zmianową, w tym pracujący w nocy, oraz osoby fizyczne wykonujące pracę na innej podstawie niż stosunek pracy w zakładzie pracy lub w miejscu wyznaczonym przez pracodawcę”.

Stwierdzono jednocześnie, że zakres obowiązków wykraczał poza zapis § 2 ust. 1 rozporządzenia w sprawie służby bhp.  Powyższe dotyczyło zapisów: pkt.  18 zakresu obowiązków o treści „prowadzenie spraw związanych z przydziałem okularów korygujących wzrok dla pracowników Urzędu, prowadzenie ewidencji w tym zakresie, współpraca
z Wydziałem Obsługi Urzędu w zakresie podejmowania działań w celu zabezpieczenia środków finansowych
w budżecie Miasta”; pkt. 19 o treści: „weryfikowanie wniosków dyrektorów wydziałów i kierowników biur Urzędu Miasta Szczecin związanych z normami przydziału środków ochrony indywidualnej, odzieży i obuwia roboczego (...) współpraca
z jednostkami organizacyjnymi Urzędu Miasta, a także współpraca z Wydziałem Obsługi Urzędu w zakresie podejmowania działań  w celu zabezpieczenia środków finansowych w budżecie Miasta; pkt. 12 w części dotyczącej zapisu „prowadzenie księgi zaleceń i uwag Społecznego Inspektora Pracy”.

Według zapisu § 2 ust. 2 rozporządzenia w sprawie służby bhp,  służba bhp nie może być obciążana innymi zadaniami niż wymienione w ust. 1 rozporządzenia (...). W wyniku działań kontrolnych ustalono poniższy stan realizacji zadań służby bhp, wynikający z zapisu  § 2 ust. 1 ww. rozporządzenia oraz  zakresu obowiązków.

W okresie objętym kontrolą pracownik służby bhp sporządził 14 protokołów kontroli stanu bhp wskazując w nich na zagrożenia zawodowe. Protokoły zawierające zalecenia dotyczące usunięcia stwierdzonych zagrożeń, trafiały do wydziałów merytorycznie odpowiedzialnych za ich usunięcie, a pracownik służby bhp był pisemnie informowany
o sposobie ich realizacji. Stwierdzono natomiast, że w badanym okresie pracownik ww. nie przeprowadził kontroli na stanowiskach  pracy na których były zatrudnione kobiety w ciąży lub karmiące dziecko piersią, niepełnosprawni, osoby fizyczne wykonujące pracę na innej podstawie niż stosunek pracy w zakładzie pracy lub  w miejscu wyznaczonym przez pracodawcę.

Według zapisu § 2 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia w sprawie służby bhp obowiązkiem tej służby jest sporządzanie
i przedstawianie pracodawcy, co najmniej raz w roku, okresowych analiz stanu bezpieczeństwa i higieny pracy zawierających propozycje przedsięwzięć technicznych i organizacyjnych mających na celu zapobieganie zagrożeniom życia i zdrowia pracowników oraz poprawę warunków pracy. Z ustaleń kontroli wynikało, że analizę stanu bhp za 2010 rok pracownik służby bhp przedstawił Prezydentowi dopiero w czasie trwania kontroli, tj. 21.11.2011 r. Analiza, licząca 5 stron,  była bardzo syntetyczna, nie zawierała pełnego obrazu stanu bhp  w jednostce. Wskazane w analizie działania korygujące, mające na celu  poprawę stanu bhp, zawęziły się do dwóch krótkich  punktów o charakterze organizacyjnym, co nie w pełni wyczerpywało przesłanki ww. przepisu. Zważywszy, że była to pierwsza analiza sporządzona od 2007 r., należało szczegółowo przedstawić pracodawcy poszczególne kroki działania, zaplanowane na następny rok, w tym działania wynikające z niniejszej kontroli (konieczność aktualizacji oceny ryzyka zawodowego; przeprowadzenia oceny warunków pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe, itp.).

Według zapisu art. 237¹¹§ 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (j.t. Dz.U.  z 1998 r., Nr 21, poz. 94 ze zm.), zwanego dalej k.p. służba bhp pełni w zakładzie pracy funkcje doradcze i kontrolne w zakresie bezpieczeństwa
i higieny pracy.

W wyniku działań kontrolnych ustalono znikomy stopień wykorzystania służby bhp  w zakresie funkcji doradczej do opiniowania planów modernizacji i rozwoju firmy pod kątem poprawy stanu bhp; udziału w przekazywaniu do użytkowania pomieszczeń pracy. Z wyjaśnień uzyskanych w toku kontroli wynikało, że pomimo sygnalizowania przez służbę bhp konieczności brania udziału w tego typu przedsięwzięciach Dyrektor Wydziału Obsługi Urzędu, merytorycznie odpowiedzialny za powyższe zadania nie widział takiej potrzeby.

Pracownik służby bhp nie był również informowany przez ww. dyrektora o zlecaniu badań czynników szkodliwych 
w środowisku pracy, jak również o wynikach tych badań,  tym samym nie mógł wykonać  ciążącego na nim obowiązku  
w zakresie współpracy z laboratoriami w zakresie organizowania badań i pomiarów oraz sposobów ochrony pracowników przed tymi czynnikami lub warunkami uciążliwymi.

Według zapisu § 2 ust. 4 rozporządzenia w sprawie służby bhp w celu realizacji zadań (…) pracodawca udostępnia służbie bhp (…) informacje mogące wywierać wpływ na bezpieczeństwo pracy i ochronę zdrowia pracowników,
w szczególności dotyczące: stanu środowiska pracy, w tym wyników badań i pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia w środowisku pracy; zastosowanych dotychczas środków,   w tym technicznych i organizacyjnych, zapobiegających zagrożeniom zdrowia lub życia pracowników w odniesieniu do zakładu pracy i poszczególnych stanowisk pracy; środków przewidzianych w razie potrzeby udzielenia pierwszej pomocy, gaszenia pożaru i ewakuacji pracowników.

Według zapisów standardów kontroli zarządczej z grupy D – „Informacja i komunikacja” Załącznika do komunikatu
Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16.12.2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz.Urz. MF Nr 15, poz. 84), zwanego dalej komunikatem MF, osoby zarządzające oraz pracownicy powinni mieć zapewniony dostęp do informacji niezbędnych do wykonywania przez nich obowiązków. (…) Należy zapewnić efektywne mechanizmy przekazywania ważnych informacji w obrębie struktury organizacyjnej jednostki.

 Nie wniesiono uwag do pełnienia przez służbę bhp funkcji doradczej w zakresie tworzenia wewnętrznych przepisów dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy, jak również wyposażania pracowników w środki ochrony indywidualnej, odzież i obuwie robocze.

Zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz zakresem obowiązków, pracownik służby bhp wchodził w skład zespołu powypadkowego (obok przedstawiciela pracowników), do którego należało ustalenie okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy oraz sformułowanie wniosków profilaktycznych, których realizacja winna zapobiegać powstawaniu podobnych zdarzeń.

W toku analizy dokumentacji powypadkowej stwierdzono kilka uchybień, w tym:

• nieuzasadnione opóźnienia we wszczynaniu postępowań powypadkowych, których przyczyną było, między innymi, oczekiwanie ze strony pracownika służby bhp na pisemne zgłoszenie zdarzenia przez poszkodowanego, jednocześnie nie przestrzeganie obowiązujących procedur w tym zakresie wynikających z zapisu § 49 ust. 2  Załącznika do Zarządzenia  Nr 153/09 Prezydenta Miasta Szczecin  z dnia 16 kwietnia 2009 r. w sprawie regulaminu pracy w Urzędzie Miasta Szczecin (ze zm.), wg któregowypadki w czasie pracy dyrektorzy zgłaszają niezwłocznie w jednostce organizacyjnej urzędu zajmującej się bezpieczeństwem i higieną pracy,
• wskazywanie przyczyn wypadków leżących głównie po stronie poszkodowanego bez ustalenia przyczyn technicznych bądź organizacyjnych zaistniałych zdarzeń,
• brak wniosków profilaktycznych mających wpływ na ograniczenie wypadków.

Nie wniesiono zastrzeżeń do prowadzonych przez ww. rejestrów, kompletowania i przechowywanie dokumentów dotyczących wypadków przy pracy.

W wyniku działań kontrolnych ustalono, że udział pracownika służby bhp w dokonywaniu oceny ryzyka zawodowego polegał na jednoosobowym przygotowaniu całej dokumentacji z tego zakresu. Dokumentacja była opracowana
w 2007 r. i od tego czasu nie była aktualizowana. Uchybienia w zakresie oceny ryzyka zawodowego wystąpiły już na etapie przygotowań do tego procesu i polegały na niepoinformowaniu Prezydenta  o tego typu działaniach ze strony
ww. Prezydent nie został również poinformowany o wynikach przeprowadzonej oceny. Poinformowanie Prezydenta było niezbędne szczególnie w kontekście zapisu art. 226 pkt 1 k.p., wg którego  pracodawca ocenia i dokumentuje ryzyko zawodowe związane z wykonywaną pracą oraz stosuje niezbędne środki profilaktyczne zmniejszające ryzyko. Sposobu przeprowadzenia oceny ryzyka zawodowego  oraz ich wyników nie konsultowano również z przedstawicielami pracowników do czego obligował zapis art. 237^11a§ 1 pkt 2, wg którego  pracodawca konsultuje z pracownikami lub ich przedstawicielami wszystkie działania związane z bezpieczeństwem i higieną pracy, w szczególności dotyczące oceny ryzyka zawodowego występującego przy wykonywaniu określonych prac oraz informowania pracowników o tym ryzyku.

Na 1099 osób zatrudnionych,  do oceny ryzyka zawodowego wytypowano tylko jedno stanowisko „administracyjno-biurowe”. Dokumentacja oceny ryzyka zawodowego nie uwzględniała specyfiki pracy na poszczególnych stanowiskach i związanych z tym zagrożeń, jak również specyfiki wykonywanych zadań przez poszczególnych pracowników, bądź grupy pracowników, obszarów ich działania; specyfiki stanowisk, na których były zatrudnione osoby niepełnosprawne; stosowanych na poszczególnych stanowiskach narzędzi, materiałów (poza komputerem). Powyższe świadczy o tym,
iż pracownik służby bhp nie zebrał wszystkich informacji potrzebnych do prawidłowej oceny ryzyka zawodowego.

Do dnia kontroli nie przeprowadzono również oceny warunków pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe, która to ocena winna być jednym z etapów oceny ryzyka zawodowego.

Nie stwierdzono uchybień w zakresie prowadzenia przez szkoleń wstępnych „instruktaż ogólny” w dziedzinie bhp, jak również współpracy z jednostkami organizacyjnymi Urzędu w zakresie organizowania i zapewnienia odpowiedniego poziomu szkoleń okresowych. 

Nie wniesiono uwag do współdziałania służby bhp z lekarzem sprawującym profilaktyczną opiekę zdrowotną nad pracownikami Urzędu, jak również współdziałania ze społeczną inspekcją pracy oraz zakładowymi organizacjami związkowymi przy podejmowaniu działań mających na celu poprawę warunków pracy. Na potwierdzenie tych działań ww. przedstawił stosowne dokumenty.

Nie brał on natomiast udziału w pracach komisji bezpieczeństwa i higieny pracy ponieważ przewodniczący komisji (Dyrektor Wydziału Obsługi Urzędu)  nie zwoływał w tym okresie posiedzeń komisji, mimo iż według zapisów art.  237¹³ § 2  k. p. posiedzenia komisji bhp odbywają się w godzinach pracy, nie rzadziej niż raz na kwartał (…).

Zadania związane z popularyzacją tematyki bhp na terenie Urzędu opierały się głównie na współpracy pracownika służby bhp z zakładowymi organizacjami związkowymi. W ramach współpracy w bieżącym roku zakupiono defibrylator, a także różnego typu materiały do prowadzenia szkoleń z tego zakresu.

Prezydent Miasta Szczecin zalecił głównemu specjaliście ds. bezpieczeństwa i higieny pracy:

1. Wystąpienie do Dyrektora Wydziału Organizacyjnego o zweryfikowanie Pana zakresu obowiązków
   w odniesieniu do rozporządzenia w sprawie służby bhp.
2. Uwzględnianie w  przeprowadzanych kontrolach stanowisk, na których są zatrudnione kobiety w ciąży lub karmiące dziecko piersią, niepełnosprawni, osoby fizyczne wykonujące pracę na innej podstawie niż stosunek pracy.
3. Wystąpienie do Dyrektora Wydziału Obsługi Urzędu z informacją dotyczącą obowiązku brania przez służbę bhp udziału w planach modernizacji i rozwoju Urzędu; brania udziału w przekazywaniu do użytkowania nowo budowanych lub przebudowywanych obiektów budowlanych albo ich części, w których przewiduje się pomieszczenia pracy, z możliwością zgłaszania wniosków w zakresie warunków pracy i bezpieczeństwa pracowników.
4. Wystąpienie do Dyrektora Wydziału Obsługi Urzędu z wnioskiem o przekazywanie służbie bhp wszystkich informacji  mogących mieć wpływ na bezpieczeństwo pracy i ochronę zdrowia pracowników, w tym: przekazywanie służbie bhp wyników badań i pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia w środowisku pracy.
5. Przedstawianie Prezydentowi, co najmniej raz w roku,  szczegółowych analiz zawierających propozycje przedsięwzięć w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy.
6. Badanie okoliczności i przyczyn wypadków zgodnie z obowiązującymi przepisami i procedurami wewnętrznymi.
7. Przedstawienie Prezydentowi harmonogramu prac związanych z dostosowaniem oceny ryzyka zawodowego do obowiązujących przepisów.
8. Przeprowadzenie oceny warunków pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe.