Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2011 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w dniach  24.01. – 8.02.2011 r. przeprowadził kontrolę w Szkole Podstawowej Nr 7 przy ul. Duńskiej 43 w Szczecinie, zw. dalej SP nr 7, w zakresie gospodarowania Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych w 2010 r.Wyniki kontroli przedstawione zostały w protokole kontroli P/4/11podpisanym w dniu 4 marca 2011 r. Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 31 marca 2011 r.

            W wyniku kontroli nie stwierdzono istotnych nieprawidłowości  w zakresie gospodarowania Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych w 2010 r.,  a jedynie uchybienia nie mające wpływu na prawidłowe gospodarowanie funduszem. Kontrolą objęto wszystkie świadczenia, jakie zostały wypłacone w 2010 r. w kwocie 137.996,84 zł.

Polityka gospodarowania środkami Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, zwanego dalej ZFŚS, w SP nr 7 zawarta była w dostępnym regulaminie obowiązującym od dnia 07.12.2009 r. wprowadzonym Zarządzeniem Nr 113/2009/2010 z dnia 03.12.2010 r. Założenia szczegółowe dotyczące roku 2010, to znaczy: Preliminarz wpływów i wydatków ZFŚS na 2010 r. i Tabela dopłat do świadczeń z ZFŚS uregulowane zostały w formie Załączników na posiedzeniu Zespołu Doradczego w dniu 11.03.2010 r.

W toku kontroli dostępnej dokumentacji ZFŚS – wniosków o świadczenia  z funduszu, umów o pożyczki mieszkaniowe – stwierdzono, że na 205 skontrolowanych dokumentów dotyczących m.in. pomocy finansowej i rzeczowej, pomocy w formie pożyczek zwrotnych na cele mieszkaniowe oraz dofinansowania wypoczynku, w zastosowanych wnioskach, w 22. przypadkach nie wypełniono rubryk, w których powinno być zawarte uzasadnienie celowości ubiegania się o przyznanie pomocy osobie uprawnionej, co było niezgodne z zapisem § 14 obowiązującego regulaminu, według którego przyznawanie świadczeń z Funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej  i materialnej osoby uprawnionej, czyli od kryterium socjalnego. Ustalono ponadto, że w przypadku 1. na 13 podpisanych umów o pożyczki mieszkaniowe nie zostało wypełnione oświadczenie wnioskodawcy o dochodach, co było niezgodne z § 14 i 16 obowiązującego regulaminu. Zgodnie z § 16 osoby uprawnione starające się o pomoc bądź świadczenie socjalne składają  każdorazowo pisemne wnioski wraz z oświadczeniami o wysokości dochodów  na osobę w gospodarstwie domowym  (nie dotyczy to jedynie świadczeń urlopowych dla nauczycieli).

W wyniku kontroli dokumentacji dotyczącej sfinansowanego ze środków ZFŚS wyjazdu integracyjnego do Berlina – faktury oraz listy uczestników stwierdzono odstępstwo w zakresie niedopełnienia przyjętych i obowiązujących zasad gospodarowania ZFŚS. Dokumentacja nie zawierała wniosków osób uprawnionych, które wraz z rodzinami uczestniczyły w wycieczce. Zgodnie z § 16 regulaminu ZFŚS w SP nr 7 osoby uprawnione starające się o pomoc bądź świadczenie socjalne składają każdorazowo pisemne wnioski wraz z oświadczeniami o wysokości dochodów na osobę w gospodarstwie domowym (nie dotyczy to świadczeń urlopowych dla nauczycieli). Na zapewnienie przez Dyrektora SP nr 7 rzetelnego i pełnego dokumentowania i rejestrowania operacji finansowych i gospodarczych oraz weryfikację operacji finansowych i gospodarczych przed i po realizacji, wskazuje standard kontroli zarządczej  grupy C – Mechanizmy kontroli -  szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych, o którym mowa w załączniku do Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF Nr 15, poz. 84).

Zgodnie z obowiązującym w SP nr 7 Regulaminem kontroli wewnętrznej wraz z instrukcja sporządzania, kontroli i obiegu dowodów księgowych osobą odpowiedzialną za prowadzenie dokumentacji związanej  z działalnością socjalną jest Główny księgowy.   

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi Prezydent Miasta zalecił:

1. weryfikację i uzupełnienie wniosków o brakujące uzasadnienia i oświadczenia            o dochodach oraz ewentualne wyegzekwowanie nienależnie wypłaconych świadczeń,

2. przestrzeganie zapisów regulaminu w kwestii każdorazowego i kompletnego wypełniania wniosków przez osoby ubiegające się o pomoc z ZFŚS.