Przejdź do głównego menu Przejdź do treści
logo BIP - powrót do strony głównej BIP UM
  •  
flaga Ukrainy
Zostało uruchomione konto bankowe „Pomoc dla uchodźców z Ukrainy”: 65 1020 4795 0000 9802 0478 9378. Jako odbiorcę przelewu należy wskazać: Gmina Miasto Szczecin, adres: plac Armii Krajowej 1, 70-456 Szczecin. Tytuł przelewu: „Cel darowizny: pomoc dla uchodźców z Ukrainy”.

Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2011 roku

Nr kontroli: P/48/11

Prawidłowość gospodarowania mieniem komunalnym, w tym zawierania umów w latach 2009-2011.

Straż Miejska Szczecin przy ul. Felczaka 9 w Szczecinie

Wyniki kontroli: INFORMACJE - USTALENIA

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin w okresie 12.2011-01.2012 r. przeprowadził kontrolę w Straży Miejskiej Szczecin przy ul. Felczaka 9 w Szczecinie w zakresie prawidłowości gospodarowania mieniem komunalnym, w tym zawierania umów w latach 2009-2011. Opis stanu faktycznego, stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli podpisanym
w dniu 7 lutego 2012 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z marca 2012  r.

Kontrola nie wykazała istotnych nieprawidłowości w zakresie gospodarowania mieniem komunalnym, w tym zawierania umów
w latach 2009-2011.  Stwierdzono jedynie pojedyncze uchybienia natury formalnej dotyczące przydziału sortów mundurowych oraz udzielania zamówień publicznych o wartości nie przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14.000 euro.

W toku kontroli ustalono, że pracownicy Straży Miejskiej Szczecin nie otrzymywali przedmiotu umundurowania w postaci koszulobluzy w kolorze ciemnogranatowym. Takiego składnika nie wskazano również w zarządzeniach Komendanta Straży Miejskiej w Szczecinie nr 6/07 z dnia 16 kwietnia 2007 r. oraz nr 9/09 z dnia 6 lipca 2009 r. w sprawie zaopatrzenia pracowników w sorty mundurowe, środków ochrony indywidualnej oraz zasad ich gospodarowania, zwanych dalej zarządzeniami w sprawie sortów mundurowych.
Ww. stan rzeczy naruszył przepis § 2 ust. 1 i 2 w związku z § 3 ust. 1 pkt 7 Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 28 lipca 1998 r.
w sprawie umundurowania, legitymacji, dystynkcji i znaków identyfikacyjnych strażników gminnych (miejskich) (Dz. U. Nr 112, poz. 713), zwanego dalej rozporządzeniem w sprawie umundurowania, według którego strażnikowi gminnemu (miejskiemu), przysługuje umundurowanie, m.in. koszulobluza w kolorze ciemnogranatowym. Przyczyną ww. naruszenia było zapewnienie oszczędności przez nie przydzielanie elementów umundurowania, które nie znajdują zastosowania w codziennej pracy funkcjonariuszy.

Stwierdzono pojedyncze przypadki nieprzestrzegania przepisów zarządzeń Komendanta Straży Miejskiej w Szczecinie nr 6/07 z dnia 16 kwietnia 2007 r. oraz nr 9/09 z dnia 6 lipca 2009 r. w sprawie zaopatrzenia pracowników w sorty mundurowe, środki ochrony indywidualnej oraz zasad ich gospodarowania, zwanych dalej zarządzeniami w sprawie zaopatrzenia w sorty mundurowe. Dotyczyło to wydawania w latach 2009-2009 następujących elementów sortów mundurowych:

  • koszul błękitnych z długim rękawem - 2 spośród 46 (4.35%) pracowników Straży przydzielono 2 koszule błękitne z długim rękawem, podczas gdy z tabel norm przydziału sortów mundurowych dla pracowników Straży Miejskiej stanowiących załączniki nr 3 do ww. zarządzeń wynikało, że pracownikowi przysługuje 1 koszula rocznie,
  • koszul błękitnych z krótkim rękawem - 9 spośród 46 (19.57%) pracowników przydzielono 2 koszule błękitne z krótkim rękawem, podczas gdy z tabel norm przydziału sortów mundurowych dla pracowników Straży Miejskiej stanowiących załączniki nr 3 do ww. zarządzeń wynikało, że pracownikowi przysługują 2 koszule rocznie,
  • podkoszulek polo - w odniesieniu do 10 z 46 (21.74%) pracowników przydzielono pracownikom 4 koszulki T-shirt podczas gdy z tabel norm przydziału sortów mundurowych dla pracowników Straży Miejskiej stanowiących załączniki nr 3 do
    ww. zarządzeń wynikało, że pracownikowi przysługują 2 koszulki rocznie.

Przyczyną powyższego było dostosowanie przydziałów sortów mundurowych do potrzeb funkcjonariuszy. W pozostałym zakresie nie stwierdzono uchybień ani nieprawidłowości dotyczących wydawania sortów mundurowych.

W toku kontroli udzielenia 7. spośród 28. zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej wyrażonej w złotych równowartości 14.000 euro, stwierdzono, że notatki służbowe dotyczące 4. spośród 7. skontrolowanych zamówień publicznych nie zawierały wartości zamówienia w przeliczeniu na euro, czym naruszono § 4 ust. 2 pkt 2 zarządzenia nr 235/08 Prezydenta Miasta Szczecin
z dnia 29 maja 2008 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta Szczecin
ze zm, zwanego dalej zarządzeniem wsprawiezamówień publicznych, według którego każdorazowo należy sporządzić notatkę służbową,
w której udokumentowany zostanie fakt dokonania analizy rynku, notatka powinna również zawierać informacje dotyczącą wartości szacunkowej zamówienia ze wskazaniem kursu euro.

W toku kontroli ujawniono nieprawidłowości i uchybienia w umowach dotyczących udzielania zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej wyrażonej w złotych równowartości 14.000 euro.  W 1. spośród 7.  przypadków nie zawarto pisemnej umowy
o udzielenie zamówienia publicznego na kwotę  12. 349,20 zł brutto.  Dokument zatytułowany „zamówienie 21/2011” nie został bowiem opatrzony podpisem wykonawcy lub osoby upoważnionej. Nie zawierał ponadto szczegółowego opisu przedmiotu zamówienia, w tym wskazania, jakim wymogom towar powinien odpowiadać. W 3. spośród 7. przypadków (umowy na kwoty 9.450,00 zł  brutto, 62. 673,50 zł brutto oraz  53.570,81 zł brutto) nie zawarto szczegółowego opisu przedmiotu zamówienia, w tym wskazania, jakim wymogom towar powinien odpowiadać, zastrzegając jednocześnie prawo złożenia reklamacji gdyby towar nie odpowiadał wymogom. Umowy w ww. przypadkach zostały nazwane zamówieniami, z podaniem numeru i roku zamówienia.
W 2. spośród 7. przypadków nie zawarto w nich informacji o terminie wykonania zamówienia (umowy na kwoty 62. 673,50 zł brutto oraz  53.570,81 zł brutto).  Ww. braki świadczą o niedostatecznej ochronie interesów zamawiającego. Wydatkowanie środków publicznych w oparciu o dokument niepodpisany przez jedną ze stron, niewskazujący szczegółowo przedmiotu umowy i jego niezbędnych właściwości lub terminu dostawy niesie ze sobą wysokie ryzyko związane z możliwością niewykonania lub nienależytego wykonania umowy przez wykonawcę. W przypadku ewentualnego sporu sądowego takie formułowanie umów może spowodować wydłużenie postępowania i pogorszenie sytuacji procesowej zamawiającego. Wskazać ponadto należy, że umowy zwierające uchybienia w dwóch przypadkach dotyczyły zamówień o wartości nieznacznie tylko niższej od równowartości 14.000 euro, której przekroczenie powoduje obowiązek zastosowania procedury wskazanej w ustawie prawo zamówień publicznych.

Według standardu kontroli zarządczej grupy C - Mechanizmy kontroli - pkt 14 –lit. a,zawartego w Komunikacie Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych z dnia 16 grudnia 2009 r. (Dz. Urz. MF Nr 15, poz. 84), zwanym dalej Komunikatem Nr 23, powinny istnieć przynajmniej następujące mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych - rzetelne i pełne dokumentowanie i rejestrowanie operacji finansowych
i gospodarczych.

Ustalono ponadto, że w pozostałym zakresie procedury udzielania zamówień o wartości nieprzekraczającej wyrażonej w złotych równowartości  14.000 euro zostały przeprowadzone zgodnie z wymogami zarządzenia sprawie zamówień publicznych,
a w szczególności:

  1. dokonywano analizy rynku od co najmniej dwóch potencjalnych wykonawców,
  2. sporządzano notatki służbowe, w których dokumentowano fakt dokonania analizy rynku, wskazywano informacje dotyczącą wartości szacunkowej zamówienia ze wskazaniem kursu euro,
  3. ustalano szacunkową wartość zamówienia przyjmując kurs euro określony w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów wydanym na podstawie art. 35 ust. 3  ustawy prawo zamówień publicznych.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w ewidencji środków trwałych jednostki oraz dokumentacji dotyczącej przeprowadzenia inwentaryzacji 4-letniej z przełomu 2009 i 2010 r. Dokumentacja była prowadzona zgodnie z przepisami powszechnie obowiązującymi oraz regulacjami wewnętrznymi jednostki, zawierała wszystkie niezbędne informacje, rubryki były prawidłowo wypełnione.

Osobą odpowiedzialną m.in. za zaopatrzenie oraz prawidłowe i zgodne z przepisami prawa przygotowanie i przeprowadzanie zamówień publicznych był od dnia 2 listopada 2007 r. do dnia zakończenia kontroli Kierownik Referatu Gospodarczo - Zaopatrzeniowego.

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 37 ust. 3 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta Szczecin zalecił Komendantowi Straży Miejskiej:

  1. Podjecie działań zmierzających do zapewnienia umundurowania Straży zgodności z przepisami rozporządzenia w sprawie umundurowania, w szczególności w zakresie zasadniczych przedmiotów umundurowania wchodzących w skład ubioru służbowego oraz zmianę treści zarządzenia w sprawie umundurowania w zakresie zapewnienia zgodności z przepisami
    ww. rozporządzenia, 
  2. Formalne dopuszczenie możliwości wymiany elementów sortów mundurowych zarządzeniem kierownika jednostki lub zaniechanie dokonywania wymian przysługujących pracownikom elementów sortów mundurowych na inne,
  3. Każdorazowe zawieranie pisemnych umów w sprawie udzielenia zamówień publicznych, których wartość przekracza kwotę 3.000 zł brutto oraz opracowanie i stosowanie wzoru umowy zapewniającego ochronę interesów zamawiającego
    w szczególności poprzez szczegółowe określanie przedmiotu umowy i jego niezbędnych właściwości oraz terminu wykonania zamówienia.

udostępnił: Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego, wytworzono: 2012/04/19, odpowiedzialny/a: Tomasz Wawrzyńczak, wprowadził/a: Tomasz Wawrzyńczak, dnia: 2012/04/19 11:34:10
Historia zmian:
Wprowadził Data modyfikacji Rodzaj modyfikacji
Tomasz Wawrzyńczak 2012/04/19 11:34:10 nowa pozycja