Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2011 roku

W okresie od 16.05.2011 r. do 31.05.2011 r. Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin przeprowadził kontrolę w Domu Pomocy Społecznej „Dom Kombatanta” przy ul. Kruczej 17 w Szczecinie, w zakresie prawidłowości przeprowadzania procedury udzielania zamówień publicznych na zakup i dostawę artykułów żywnościowych a także ochronę i dozór obiektu w latach 2009 – 2010.

Opis stanu faktycznego, stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole z kontroli doręczonym w dniu 15 czerwca 2011 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 13 lipca 2011 r.

Kontrola prawidłowości przeprowadzenia procedury udzielenia 5. zamówień publicznych w latach 2009 r. i 2010 r. w zakresie dostawy artykułów żywnościowych a także ochrony i dozoru obiektu wykazała nieprawidłowości i uchybienia polegające przede wszystkim na: niewezwaniu wykonawców do uzupełnienia ofert o wymagane przez zamawiającego dokumenty, nieuwzględnieniu przy ustalaniu wartości szacunkowej zamówienia prognozowanego średniorocznego wskaźnika cen i usług konsumpcyjnych ogółem i inne.

Stwierdzono, że w postępowaniu nr 14/2009 nie wezwano trzech wykonawców do uzupełnienia ofert o wymagane przez zamawiającego dokumenty, czym naruszono dyspozycję art. 26 ust. 3ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (j.t. Dz. U. z 2010 r., Nr 113, poz  ze zm.) zwanej dalej pzp, zgodnie z którym, zamawiający wzywa wykonawców, którzy nie złożyli wymaganych oświadczeń, dokumentów lub pełnomocnictw, albo którzy złożyli wymagane przez zamawiającego dokumenty i oświadczenia zawierające błędy do ich złożenia w wyznaczonym terminie. Ww. naruszenie dotyczyło następujących ofert:

• oferty nr 1 – niezawierającej oświadczenia według wzoru, stanowiącego załącznik nr 2 do SIWZ, pomimo że według Rozdziału V ust. 2 pkt. 1 taki dokument należało dołączyć do oferty,
• oferty nr 2 – zawarta w ofercie kopia odpisu z KRS wbrew Rozdziałowi I ust. 6 SIWZ nie została poświadczona za zgodność z oryginałem przez wykonawcę,
• oferty nr 7 – niezawierającej dokumentu pełnomocnictwa wymaganego w Rozdz. III ust. 1 w. zw. z ust. 5, pomimo składania przez wykonawców oferty wspólnej.

W sytuacji, kiedy przedłożone bądź uzupełnione w drodze art. 26 ust. 3 pzp dokumenty nie potwierdzają spełnienia warunku określonego w SIWZ wykonawca winien zostać wykluczony z postępowania na podstawie ówcześnie obowiązującego art. 24 ust. 2 pkt 3 pzp, a jednocześnie zgodnie z art. 24 ust. 4 pzp ofertę wykonawcy wykluczonego uznaje się za odrzuconą.

Stwierdzono ponadto, że przy ustalaniu wartości szacunkowej czterech z pięciu poddanych kontroli zamówień uwzględniono średnioroczny wskaźnik cen towarów i usług konsumpcyjnych ogółem z poprzedniego okresu realizowanych dostaw, co było niezgodne z art. 34 ust. 1 pkt 1 pzp, wg którego przy ustalaniu wartości zamówienia uwzględnia się prognozowany na dany rok średnioroczny wskaźnik cen towarów i usług konsumpcyjnych ogółem.

W toku kontroli ustalono ponadto, że w postępowaniu nr 2/2010 informacja o wyborze najkorzystniejszej oferty przesłana do wykonawców nie zawierała zapisu dot. terminu, określonego zgodnie z art. 94 ust. 1 lub 2 pzp, po którego upływie umowa w sprawie zamówienia publicznego może być zawarta, czym naruszono art. 92 ust. 1 pkt 4 pzp, który wskazywał na taką konieczność.

W postępowaniu nr 10/2010 ogłoszenie o udzieleniu zamówienia opublikowano w Biuletynie Zamówień Publicznych dopiero w dniu 19.11.2010 r. czyli 17 dni po zawarciu umowy z wykonawcą (02.11.2010 r.), tym samym naruszając dyspozycję art. 95 ust. 1 pzp, wg którego zamawiający niezwłocznie po zawarciu umowy w sprawie zamówienia publicznego zamieszcza ogłoszenie o udzieleniu zamówienia w BZP.

W postępowaniu nr 2/2010 w wyniku wyłączenia z prac komisji przetargowej przewodniczącego komisji Zastępcy Dyrektora DPS funkcję tę pełnił Dyrektor DPS. Powyższe było niezgodne z § 2 pkt. 2 lit. a Regulaminu pracy komisji przetargowej, stanowiącego załącznik nr 3 do Zarządzenia Dyrektora DPS nr 08/2008 z dnia 03.03.2008r. zgodnie z którym „(…) w skład komisji przetargowej wchodzą: przewodniczący komisji, którym powinien być Zastępca Dyrektora DPS lub jeden z kierowników komórek organizacyjnych DPS (…).”

Ponadto, w trzech dokumentach sporządzonych przez zamawiającego w toku przeprowadzania procedury udzielenia zamówienia publicznego ujawniono omyłki pisarskie i rachunkowe. W postępowaniu nr 14/2009 zamawiający w piśmie informującym o poprawieniu oczywistej omyłki rachunkowej skierowanym do wykonawcy, który złożył ofertę nr 11 popełnił omyłkę rachunkową, a podpisana z wykonawcą umowa nr 9/2010 została opatrzona błędną datą jej zawarcia.
W postępowaniu nr 10/2010 w protokole postępowania podano natomiast błędna datę ustalenia wartości zamówienia (późniejszą niż data wszczęcia postępowania).

Nadzór oraz prowadzenie postępowań w zakresie zamówień publicznych sprawował Zastępca Dyrektora Zamawiającego.

W związku z poczynionymi ustaleniami kontroli, stosownie do § 37 ust. 3 Załącznika nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli, Prezydent zalecił stworzenie systemu kontroli zarządczej, który zapewni:

1. Wzywanie wykonawców, którzy w określonym terminie nie złożyli wymaganych oświadczeń, dokumentów lub pełnomocnictw albo złożyli oświadczenia lub dokumenty zawierające błędy do ich złożenia w wyznaczonym terminie,
2. W przypadku usług i dostaw powtarzających się okresowo ustalanie wartości zamówienia z uwzględnieniem prognozowanego na dany rok średniorocznego wskaźnika cen towarów i usług konsumpcyjnych ogółem,
3. Przestrzeganie przepisów ustawy pzp w szczególności w zakresie danych zawieranych w informacji o wyborze najkorzystniejszej oferty oraz niezwłocznego publikowania ogłoszeń o udzieleniu zamówienia po zawarciu umowy z wykonawcą,
4. Przestrzeganie przepisów zarządzeń Dyrektora DPS w szczególności w zakresie składu komisji przetargowej,
5. Uważne sporządzanie dokumentów związanych z prowadzeniem postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, aby ich treść była zgodna ze stanem faktycznym.