Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2011 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w okresie od dnia 07.06.11 r. do dnia 06.07.11 r.przeprowadził kontrolę w Zespole Szkół Specjalnych Nr 12 w Szczecinie przy ul. Wielkopolskiej 14 (zw. dalej ZSS nr 12) w zakresie gospodarki finansowo - księgowej za 2010 rok.

Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 22.07.2011 r.  

ZSS nr 12 prowadził działalność w formie jednostki budżetowej. W 2010 r. ZSS nr 12 uzyskał dochody w wysokości 69.941,99 zł, w tym dochody własne stanowiły 68.066,54 zł. Wydatki budżetowe jednostki wyniosły 2.635.496,00 zł, co stanowiło 100% zaplanowanej kwoty, a wydatki finansowane z rachunku dochodów własnych wyniosły 67.612,71 zł, tj. 65,60 % zaplanowanych.

W toku kontroli dotyczącej realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, których wykonanie w 2010 r. wyniosło łącznie 2.703.108,71 zł, na podstawie próby w wysokości 183.814,72 zł,  stwierdzono, że przy dokonywaniu wydatków nie zachowano niektórych procedur określonych w obowiązujących przepisach prawa i przyjętych uregulowaniach wewnętrznych, w tym:

- stwierdzono księgowania zdarzeń gospodarczych do niewłaściwych okresów sprawozdawczych – na 21 skontrolowanych faktur/rachunków stwierdzono 6 przypadków, kiedy faktura/rachunek zaksięgowana została w koszty miesiąca, w którym wpłynęła do jednostki, mimo iżdotyczyła kosztów poprzedniegomiesiąca. Powyższe było niezgodne z art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2009 r., Nr 152, poz. 1223 ze zm.), zw. dalej uor, wg którego do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym;

- w 9. przypadkach (na 21 skontrolowanych) faktury/rachunki wystawione przez różnych kontrahentów zaewidencjonowane zostały na koncie 201–016, mimo że według ówcześnie obowiązującego załącznika nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020 ze zm.), zw. dalej rozporządzeniem w sprawie planów kont (obecnie załącznik nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej - Dz. U. Nr 128, poz. 861), ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 201 powinna zapewnić możliwość ustalenia należności i zobowiązań krajowych i zagranicznych według poszczególnych kontrahentów;

- przy zakupie środków trwałych, wyposażenia oraz usług na kwotę powyżej 3000 zł, w 2. spośród 6. badanych przypadków nie dokonano analizy rynku (łącznie na kwotę 6000 zł), a dodatkowo w 2. przypadkach nie sporządzono notatki służbowej z odstąpienia od analizy rynku. Stanowiło to naruszenie postanowienia § 11 ust. 4 pkt 1-2 i 4-5 załącznika nr 1 do zarządzenia nr 235/08 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 29 maja 2008 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta Szczecin (zmienionego zarządzeniem nr 340/10 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 07 lipca 2010 r.), wg których udzielając zamówienia powyżej 3.000 zł zamawiający powinien dokonać analizy rynku – analiza rynku polega w szczególności na zebraniu ofert od minimum dwóch potencjalnych wykonawców oraz sporządzić notatkę służbową, w której udokumentowany zostanie fakt dokonania analizy rynku lub uzasadnienie dot. niezastosowania uregulowań ww. zarządzeń;

- w 3. przypadkach (na 21 skontrolowanych) ujawniono uchybienia, dotyczące sposobu ujęcia wydatków ZSS nr 12 w poszczególnych paragrafach klasyfikacji budżetowej. Stwierdzono bowiem, że wydatki na odprowadzanie ścieków oraz opłatę abonamentową dot. odprowadzenia ścieków i dostarczania wody na łączną kwotę 1696,35 zł ujęte zostały w § 426. Powyższe niezgodne było z postanowieniami załącznika nr 4 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 02 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 38, poz. 207 ze zm.), wg którego wydatki na: zakup usług pozostałych ujmuje się w § 430. Powyższe wydatki ujmowane są prawidłowo w 2011 r.

Ustalono, że dekretacja wszystkich skontrolowanych 21. faktur/rachunków oraz 1. raportu kasowego (dot. rachunku dochodów i wydatków budżetowych) sporządzana była w formie wydruku z systemu komputerowego do prowadzenia ksiąg rachunkowych, co nie zostało uregulowane w procedurach dot. kontroli i obiegu dokumentów finansowo-księgowych. Na powyższych wydrukach nie było ponadto podpisu osoby odpowiedzialnej za wskazania tj. głównego księgowego.

Stwierdzono, że dekretacja wszystkich skontrolowanych 3. raportów kasowych (dot. rachunku dochodów własnych) i 22. wyciągów bankowych nie zawierała wskazania kont ksiąg pomocniczych. Podpis głównego księgowego pod dekretacją ww. dowodów dotyczył również ich sprawdzenia, co nie zostało uregulowane w procedurach dot. kontroli i obiegu dokumentów finansowo-księgowych.
W 1. przypadku raport kasowy (dot. rachunku dochodów i wydatków budżetowych) nie został podpisany przez osobę sprawdzającą. Dodatkowo ustalono, że wszystkie listy płac, sporządzone w 2010 r. nie zostały podpisane przez osoby odpowiedzialne za kontrolę merytoryczną i formalno – rachunkową. Powyższe było niezgodne z postanowieniami art. 21 ust. 1 pkt 6 uor, wg którego dowód księgowy powinien zawierać co najmniej stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja) oraz podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Zapisy księgowe dotyczące 16. spośród 21. skontrolowanych faktur/rachunków nie zawierały wskazania daty dokonania operacji gospodarczej, w 10. przypadkach numeru identyfikacyjnego dowodu księgowego, a w 6. przypadkach również opisu operacji. Dodatkowo zapisy księgowe dotyczące wszystkich skontrolowanych 22. wyciągów bankowych i 4. raportów kasowych nie zawierały opisu operacji. Było to niezgodne z przepisem art. 23 ust. 2 pkt 1 – 3 uor, wg którego zapis księgowy powinien zawierać datę dokonania operacji gospodarczej, określenie rodzaju i numer identyfikacyjny dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu oraz jego datę, jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji oraz zrozumiały tekst, skrót lub kod opisu operacji.

            Według zapisów umowy dotyczącej wyposażenia sali rehabilitacyjnej, realizowanej przez ZSS nr 12 w 2010 r., wykonawca zobowiązał się w szczególności doprowadzić na swój koszt niezbędne media (woda, energia elektryczna itp.) oraz pokryć koszty ich poboru. W toku kontroli stwierdzono, iż wykonawca podczas prac wykorzystywał media udostępniane przez ZSS nr 12, a mimo to nie został obciążony kosztami ich poboru.

            Wszystkie 3 skontrolowane umowy dot. zrealizowanych w 2010 r. wydatków nie zawierały kontrasygnaty głównego księgowego, co było niezgodne z art. 46 ust. 3 ustawy z dnia 08 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (j.t. Dz. U. z 2001 r., Nr 142, poz. 1591 ze zm.), wg którego, jeżeli czynność prawna może spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych, do jej skuteczności potrzebna jest kontrasygnata skarbnika gminy (głównego księgowego budżetu) lub osoby przez niego upoważnionej.

            Ustalono ponadto, iż w kontrolowanym okresie nie sporządzono 2 zestawień obrotów i sald za poszczególne miesiące 2010 r., a dodatkowo 4 z 24 zestawień obrotów i sald zostało sporządzonych nieterminowo. Było to niezgodne z art. 24 ust. 5 pkt 2 uor, który stanowi, że księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bieżąco, jeżeli zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej są sporządzane przynajmniej za poszczególne okresy sprawozdawcze, nie rzadziej niż na koniec miesiąca, w terminie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych. Dodatkowo nie sporządzono zestawienia sald kont ksiąg pomocniczych na koniec 2010 roku, co było niezgodne z zapisami art. 18 ust. 2 uor.

            Kontrola dokumentacji dot. dochodów ZSS nr 12 z tytułu korzystania z wyżywienia  wykazała, że:

- wszystkie 4. skontrolowane raporty kasowe ewidencjonowane były z datą zamknięcia, w związku z czym zapisy księgowe dotyczące 32. z 41. skontrolowanych wpłat z ww. tytułu nie zawierały wskazania daty dokonania operacji gospodarczej. Powyższe było niezgodne z przepisem art. 23 ust. 2 pkt 1 uor;

- zapis w ewidencji dot. przypisu należności z tytułu korzystania uczniów i pracowników ZSS nr 12 z wyżywienia dokonany został w miesiącu październiku 2010 r. na podstawie dokumentu, który nie został zadekretowany ani podpisany przez osobę sprawdzającą.  Powyższe było niezgodne z przepisem art. 21 ust. 1 pkt 6 uor;

- podpis dyrektora ZSS nr 12 na notach księgowych, wystawianych jednostkom pomocy społecznej z tytułu korzystania przez uczniów ZSS nr 12 z wyżywienia, dotyczył sprawdzenia dokumentu, co nie zostało uregulowane w dokumentacji ZSS nr 12. Ustalono ponadto, iż na wszystkich 3. objętych kontrolą notach księgowych nie wskazano terminu płatności;

- ewidencja analityczna rozrachunków z tytułu wyżywienia obejmowała: łącznie rozrachunki z uczniami, łącznie rozrachunki z pracownikami oraz łącznie rozrachunki z jednostkami pomocy społecznej. Nie prowadzono ewidencji analitycznej rozrachunków z tytułu wyżywienia z podziałem na poszczególnych zobowiązanych (uczniów, pracowników i jednostki pomocy społecznej). W dokumentacji ZSS nr 12 prowadzone były przez specjalistę ds. gospodarczych i żywieniowych jedynie listy dotyczące m.in. kwoty przypisu z podziałem na poszczególnych zobowiązanych. Według ówcześnie obowiązującego rozporządzenia w sprawie planów kont, ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 201 powinna zapewnić możliwość ustalenia należności i zobowiązań krajowych i zagranicznych według poszczególnych kontrahentów.

Według art. 4 ust. 5 uor dyrektor ZSS nr 12 jako kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą, w tym z tytułu nadzoru.

            Według zapisów grupy C – „Mechanizmy kontroli” punktu 14. Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych - Dz. Urz. MF Nr 15, poz. 84 (zw. dalej standardami kontroli zarządczej) powinny istnieć m.in. następujące mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych: rzetelne i pełne dokumentowanie i rejestrowanie operacji finansowych i gospodarczych, weryfikacja operacji finansowych i gospodarczych przed i po realizacji.

            Zatwierdzona przez dyrektora ZSS nr 12 dokumentacja dotycząca zasad (polityki) rachunkowości nie zawierała metody ustalania wyniku finansowego, metod wyceny aktywów i pasywów, wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych oraz określenia wersji oprogramowania służącego do prowadzenia ewidencji księgowej i daty rozpoczęcia jego eksploatacji. Dodatkowo zakładowy plan kont nie obejmował kont: 140 – „Krótkoterminowe papiery wartościowe i środki pieniężne”, 221, 290, 401 – „Amortyzacja” i 761.Powyższe naruszało postanowienia art. 10 ust. 1 pkt 2 i 3 lit. b i c uor oraz załącznika nr 2 i § 12 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia w sprawie planów kont (obecnie § 15 ust. 1 pkt 1), wg których jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczące metod ustalania wyniku finansowego, metod wyceny aktywów i pasywów i sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej: wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych oraz określenia wersji oprogramowania służącego do prowadzenia ewidencji księgowej i daty rozpoczęcia jego eksploatacji, a ponadto ustalając zakładowy plan kont, konta wskazane w planach kont należy traktować jako standardową liczbę kont, która może być ograniczona jedynie o konta służące do księgowania operacji gospodarczych niewystępujących w jednostce. Podstawę prawną następującej dokumentacji ZSS nr 12: regulamin premiowania, zarządzenie w sprawie zasad rachunkowości, w tym: procedury wewnętrznej kontroli finansowej, procedury sporządzania, obiegu dokumentów finansowo-księgowych, zasady (polityka) rachunkowości, instrukcja inwentaryzacyjna oraz instrukcja kasowa - stanowiły ponadto nieobowiązujące już przepisy.W regulaminie dot. przyznawania dodatków motywacyjnych i regulaminie przyznawania nagród nie wskazano podstawy prawnej, a w ww. regulaminie dot. dodatków również daty obowiązywania. Stwierdzono ponadto uchybienia dotyczące wskazania w dokumentacji ZSS nr 12 osoby odpowiedzialnej za kontrolę formalno -rachunkową faktur/rachunków płatnych przelewem oraz liczne rozbieżności dot.: wskazania osób odpowiedzialnych za kontrolę dowodów księgowych pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym (m.in. faktury/rachunki, listy płac) oraz sporządzania raportów kasowych. Zarządzeniem dyrektora ZSS nr 12 z 02.12.2010 r., obowiązującym od 01.01.2011 r., ujęto w dokumentacji dot. zasad (polityki) rachunkowości konta: 141 – „Środki pieniężne w drodze”, 221, 400
– „Amortyzacja”.

Według zapisów grupy C – „Mechanizmy kontroli” punktu 10. standardów kontroli zarządczej, procedury wewnętrzne, instrukcje, wytyczne, dokumenty określające zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników i inne dokumenty wewnętrzne stanowią dokumentację systemu kontroli zarządczej, która powinna być spójna i dostępna dla wszystkich osób, dla których jest niezbędna.

W wyniku kontroli akt osobowych i wynagrodzeń 7. pracowników (ok. 16 % etatów), stwierdzono 2 przypadki, w których nieprawidłowo przyznano i wypłacono kwotę dodatku za wysługę lat. Ustalono bowiem, iż w miesiącach I-II.10 r. wypłacono pracownikowi zatrudnionemu na stanowisku nauczyciela dodatek za wysługę lat w wysokości wyższej niż wynikało to z ustalonego na podstawie świadectw pracy stażu (39,24 zł za dużo).

Według zapisów grupy D – „Informacja i komunikacja” punktów 16. i 17. standardów kontroli zarządczejpracownikom należy zapewnić, w odpowiedniej formie i czasie, właściwe oraz rzetelne informacje potrzebne do realizacji zadań, a także należy zapewnić efektywne mechanizmy przekazywania ważnych informacji w obrębie struktury organizacyjnej jednostki.

Stwierdzono ponadto, że w 4. przypadkach nie dokonano zmniejszenia dodatku za wysługę lat za okres zwolnienia lekarskiego (nauczyciele: III.2010 i XI.2010 – łączna kwota 33,84 zł, III.2010 i X.2010 – łączna kwota 160,62 zł). Dodatkowo pracownikowi zatrudnionemu na stanowisku specjalisty ds. administracyjnych wypłacano w poszczególnych miesiącach 2010 r. dodatek kasjerski w wysokości 15%, mimo że w aktach osobowych dodatek został przyznany w wysokości 20% (pismo z 1999 r., podpisane przez ówczesnego dyrektora ZSS nr 12). Według wyjaśnień powyższy dodatek wypłacany był na podstawie dyspozycji ustnej. 

Akta osobowe pracowników ZSS nr 12 prowadzone były przez specjalistę ds. administracyjnych. Osobą, której powierzone zostały obowiązki dotyczące prowadzenia ksiąg rachunkowych jednostki oraz sporządzania list płac był główny księgowy.

            Dyrektor ZSS nr 12 zrealizował w 2010 r. zadania dotyczące sporządzania i przekazywania informacji o występowaniu lub niewystępowaniu transakcji podejrzanych, w związku z wymogami ustalonymi Zarządzeniem Nr 579/09 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 8 grudnia 2009 r. w sprawie Instrukcji postępowania w sprawie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.

Prezydent Miasta zalecił:

1. Aktualizację i uzupełnienie dokumentacji, dotyczącej m.in. zasad (polityki) rachunkowości, obiegu i kontroli dokumentów, wynagradzania pracowników zgodnie z obowiązującymi przepisami. 
2. Dokonywanie dekretacji i sprawdzenia dowodów księgowych zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami i uregulowaniami wewnętrznymi.
3. Dostosowanie prowadzonej ewidencji w księgach rachunkowych do obowiązujących przepisów.
4. Sporządzanie zestawień obrotów i sald zgodnie z obowiązującą ustawą o rachunkowości.
5. Przyznawanie, naliczanie oraz wypłacanie wynagrodzeń zgodnie z obowiązującymi przepisami w tym zakresie.
6. Każdorazowe sporządzanie notatek służbowych z dokonania analizy rynku lub odstąpienia od jej dokonania przy zakupie powyżej 3.000 zł.
7. Przestrzeganie zapisów realizowanych umów.
8. Każdorazowe podpisywanie przez głównego księgowego zawieranych umów, skutkujących powstaniem zobowiązania pieniężnego.