Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2011 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w dniach  20.07. – 22.07.2011 r. przeprowadził kontrolę w Przedszkolu Publicznym Nr 43 ul. Gierczaka 33 w Szczecinie, zw. dalej PP 43, w zakresie stanu realizacji zaleceń pokontrolnych wydanych po kontroli przeprowadzonej przez WKiAW w 2010 r. w temacie realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie co najmniej 5% wydatków 2009 r. oraz realizacji zadań dotyczących przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przekazywania do Urzędu Miasta informacji o wynikach kontroli prowadzonych przez organy kontroli zewnętrznej.

Wyniki kontroli przedstawione zostały w protokole kontroli P/28/11podpisanym w dniu 22 lipca 2011 r. Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 19 sierpnia 2011 r.      

            Kontrola wykazała, że nie zrealizowano częściowo zalecenia dotyczącego uzupełnienia zarządzenia w sprawie przyjęcia zasad (polityki) rachunkowości o brakujące zapisy. Powyższa dokumentacja nie zawierała określenia aktualnych wersji oprogramowania oraz daty rozpoczęcia jego eksploatacji służącego do: prowadzenia ewidencji księgowej - Finanse Optivum, naliczania wynagrodzeń - Płace Optivum, oraz programu służącego do ewidencjonowania środków żywnościowych - Intendentura Optivum.Powyższe naruszało postanowienia art. 10 ust. 1 pkt. 3 lit. c ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2009 r., Nr 152, poz. 1223 ze zm.), wg którego jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości,  w tym co najmniej: przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera - opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów  a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji.

            Pozostałe zalecenia dotyczące: każdorazowego informowania o kontrolach przeprowadzanych w jednostce przez organy kontroli zewnętrznej, zapoznania pracowników PP 43 z obowiązującymi regulaminami wewnętrznymi , aktualizacji i uzupełnienia dokumentacji pod kątem obowiązujących podstaw prawnych, dokonywania dekretacji i sprawdzania dowodów księgowych oraz zapisów księgowych w księgach rachunkowych jednostki zgodnie z obowiązującymi przepisami, a także uzupełnienia w tym zakresie odpowiednich procedur  zostały zrealizowane bez uwag.

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 37 ust. 3 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta zaleciłpodjęcie działań w celu uzupełnienia dokumentacji jednostki dotyczącej polityki (zasad) rachunkowości o brakujące zapisy.