Przejdź do głównego menu Przejdź do treści
logo BIP - powrót do strony głównej BIP UM
  •  
flaga Ukrainy
Zostało uruchomione konto bankowe „Pomoc dla uchodźców z Ukrainy”: 65 1020 4795 0000 9802 0478 9378. Jako odbiorcę przelewu należy wskazać: Gmina Miasto Szczecin, adres: plac Armii Krajowej 1, 70-456 Szczecin. Tytuł przelewu: „Cel darowizny: pomoc dla uchodźców z Ukrainy”.

Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2011 roku

Nr kontroli: Z/6/11

Gospodarka finansowa ze szczególnym uwzględnieniem prawidłowości i celowości wydatkowania środków budżetowych oraz gospodarowania nimi w ramach planu finansowego w rozdz. 85202 w paragrafach rzeczowych: 4220, 4260, 4300 w latach 2009 – 2010.

Dom Pomocy Społecznej, przy ul. Kruczej 17 w Szczecinie Dom Pomocy Społecznej, przy ul. Romera 21/29 w Szczecinie, Dom Pomocy Społecznej, przy ul. Broniewskiego 4/6 w Szczecinie

Wyniki kontroli: INFORMACJE - USTALENIA

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w dniach  6.04. – 10.05.2011 r. przeprowadził kontrolę w Domach Pomocy Społecznej: ul. Romera 21/29, ul. Krucza 17, ul. Broniewskiego 4/6 w Szczecinie, zw. dalej odpowiednio: DPS (Romera), DPS (Krucza), DPS (Broniewskiego), w zakresie gospodarki finansowej ze szczególnym uwzględnieniem prawidłowości i celowości wydatkowania środków budżetowych oraz gospodarowania nimi w ramach planu finansowego w rozdz. 85202 w paragrafach rzeczowych: 4220, 4260, 4300 w latach 2009 – 2010. Wyniki kontroli przedstawione zostały w  protokołach kontroli podpisanych odpowiednio w dniach: DPS (Romera) - 3.06.2011 r., DPS (Krucza) – 2.06.2011 r., DPS (Broniewskiego) – 6.06.2011 r. Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne,po uwzględnieniu postanowień uchwały Komisji Odwoławczej z dnia 07.09.2011 r., zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 5.10.2011 r.

Domy Pomocy Społecznej prowadziły działalność w formie jednostek budżetowych. Wydatki budżetowe w trzech kontrolowanych paragrafach wyniosły łącznie odpowiednio: w DPS (Romera) 1.601.001,99 zł w 2009 r. i 1.670.849,90 zł w 2010 r., w DPS (Krucza) 1.704.805,39 zł w 2009 r. i 1.821.703,57 zł w 2010 r. oraz w DPS (Broniewskiego) 498.643,78 zł w 2009 r. i 543.477,77 zł w 2010 r., co we wszystkich trzech jednostkach stanowiło 100% zaplanowanej kwoty.

W wyniku kontroli ujawniono niżej wymienione nieprawidłowości i uchybienia w sposobie gospodarowania środkami finansowymi, które powstały wskutek niedostatecznej znajomości obowiązujących przepisów prawa ze strony jednostek kontrolowanych oraz niewystarczającego poziomu zabezpieczenia środków budżetowych w planie finansowym.

W toku kontroli wydatków budżetowych, tj. 205. dowodów księgowych na łączną kwotę 883.605,04 zł w DPS (Romera) za 2009 r. i 224. dowodów księgowych na łączną kwotę 957.151,22 zł za rok 2010, 198. dowodów księgowych na łączną kwotę 332.286,65 zł w DPS (Krucza) za 2009 r. i 371. dowodów księgowych na łączną kwotę 581.676,94 zł za rok 2010, 111. dowodów księgowych na łączną kwotę 99.179,95 zł w DPS (Broniewskiego) za 2009 r. i 105. dowodów księgowych na łączną kwotę 136.594,28 zł za rok 2010, ustalono, że:

1.  W DPS (Romera) główny księgowy nieprawidłowo ewidencjonował koszty ujmując dokumenty księgowe w księgach dopiero w momencie ich zapłaty (powstania wydatku), co było niezgodne z art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.), zwanej dalej uor, według którego do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym oraz z art. 23 ust. 2 uor, według którego zapis księgowy powinien zawierać co najmniej: datę dokonania operacji gospodarczej, określenie rodzaju i numer identyfikacyjny dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu oraz jego datę, jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji, zrozumiały tekst, skrót lub kod opisu operacji, z tym że należy posiadać pisemne objaśnienia treści skrótów lub kodów, kwotę i datę zapisu, oznaczenie kont, których dotyczy.

2.  W DPS (Romera), 39 faktur z 2009 r. na łączną kwotę 413.037,50 zł oraz 38 faktur z 2010 r. na łączną kwotę 479.619,33 zł., główny księgowy ujął w księdze rachunkowej w miesiącu następującym po tym, którego dotyczyły, co było niezgodne z art. 20 ust. 1 uor, według którego do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.

3.  W DPS (Romera), w przypadku faktury nr 71671/12/SR/10 za energię cieplną na kwotę 5.006,20 zł główny księgowy ewidencji dokonał w styczniu 2011 r., pomimo, że fakturę wystawiono w grudniu 2010 r. i stanowiła koszt roku poprzedniego. W DPS (Broniewskiego) w przypadku faktur nr: 2/08/12/000032/03/K z 2008 r. za gaz na kwotę 76,59 zł, VAT Nr 2/09/12/000032/01/W z 2009 r. za gaz na kwotę 12.198,6 zł, FV SNR-0010/12/2009 z 2009 r. za energię elektryczną na kwotę 2.276,6 zł,  VAT 4150912224 z 2009 r. za wywóz odpadów na kwotę 1.582,88 zł oraz VAT US 06183/09 z 2009 r. za pranie na kwotę 2.991,68 zł, główny księgowy ewidencji dokonał odpowiednio w styczniu 2009 i 2010 r., pomimo, że faktury wystawiono odpowiednio w grudniu 2008, 2009 r. i stanowiły one koszty roku poprzedniego. Wyżej wymienione faktury nie zostały wykazane jako niewymagalne zobowiązania w sprawozdaniach Rb-28S za rok 2008, 2009 i 2010. Powyższe było niezgodne z cytowanym wcześniej art. 20 ust. 1 uor oraz z art. 6 ust. 1 uor, według którego w księgach rachunkowychjednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty.

4.  W DPS (Romera) dyrektor, na podstawie wewnętrznych dokumentów bankowych - „polecenie przelewu” udzielił w 2009 i 2010 r. 13 wpłat zaliczkowych na rzecz poszczególnych kontrahentów. W grudniu 2009 r. tytułem zapłaconych zaliczek wydatkowana została łącznie kwota 75.403,10 zł a w grudniu roku 2010 łącznie kwota 81.876,21 zł. Udzielanie wpłat zaliczkowych stoi w sprzeczności z zapisami art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 27.08.2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.), zwanej dalej uofp, według którego wydatki publiczne powinny być dokonywane w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań. Wyżej wymienione polecenia przelewu nie były dowodami księgowymi potwierdzającymi powstanie zobowiązania, nie stwierdzały faktycznego zużycia i nie wypełniały znamion dowodu źródłowego, ponadto według art. 20 ust. 2 uor podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej „dowodami źródłowymi”:

1) zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów;

2) zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom;

3) wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

Art. 21 ust. 1 pkt 1 i 3 uor wskazuje, że dowód księgowy powinien zawierać co najmniej: określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego, opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych oraz spełniać znamiona art. 22 ust. 1 uor, według którego dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, zawierające co najmniej dane określone w art. 21, oraz wolne od błędów rachunkowych.

W DPS (Krucza) dyrektor również udzielił wpłaty zaliczkowej w wysokości 772,00 zł  (WB nr 223 z dnia 31.12.2009 r.) co było niezgodne z ww. przepisami prawa.

Wydatki wynikające z zaliczek zapłaconych w 2009 i 2010 r. w paragrafach 4260 i 4300 finansowały wydatki powstałe i poniesione odpowiednio w 2010 i 2011 r.

5.  W DPS (Romera) w przypadku faktury nr 64475/12/SRZ/09 na kwotę 2.562,54 zł, otrzymanej i zapłaconej w styczniu 2010 r., główny księgowy nie wykazał jej jako niewymagalne zobowiązanie roku 2009 w sprawozdaniu Rb-28S mimo, że dokonał jej właściwej ewidencji w grudniu 2009 r. Powyższe naruszało § 9 ust. 2 ówcześnie obowiązującego Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27.06.2006 r. (Dz. U. Nr 115 poz. 781 ze zm.) w sprawie sprawozdawczości budżetowej, według którego kwoty wykazane w sprawozdaniach powinny być zgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej.

6. W DPS (Romera) w roku 2010 główny księgowy wystawiał noty obciążeniowe na rzecz jednego z kontrahentów, które obejmowały opłaty za wodę, energię elektryczną, energię cieplną oraz odprowadzanie ścieków, na łączną kwotę 1.081,20 zł, którymi pomniejszał wydatki w § 4260 i 4300. Księgowane in minus były również wydatki, w § 4220 - zakup środków żywności, z tytułu odpłatności za obiady na łączną kwotę 8.458,79 zł w 2009 r. i 17.908,94 zł w 2010 r. Analogiczna sytuacja miała miejsce w DPS (Broniewskiego), gdzie główny księgowy pomniejszał wydatki w § 4220 tytułem „zwrot środków za posiłki” w roku 2009 w kwocie 8.697,25 zł i w roku 2010 w kwocie 17.402 zł. Powyższe było niezgodne z postanowieniem art. 11 ust 1 uofp, według którego jednostkami budżetowymi są jednostki organizacyjne sektora finansów publicznych nieposiadające osobowości prawnej, które pokrywają swoje wydatki bezpośrednio z budżetu, a pobrane dochody odprowadzają na rachunek odpowiednio dochodów budżetu państwa albo budżetu jednostki samorządu terytorialnego.

7. W DPS (Broniewskiego) główny księgowy dekretował i ewidencjonował opłatę abonamentową za wodę i ścieki w § 4260, co było niezgodne z postanowieniami Załącznika nr 4 do ówcześnie obowiązującego rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14.06.2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 107, poz. 726 ze zm.), zwanego dalej Załącznikiem nr 4 do rozp. o klasyfikacji, według którego wydatki na zakup usług pozostałych ujmuje się w § 4300.

8.  W DPS (Krucza) wszystkie poddane badaniu faktury z roku 2009 r. i 2010 nie zawierały daty zatwierdzenia kwot do wypłaty, co uniemożliwia ustalenie momentu zatwierdzenia sum wynikających z dokumentu do wypłaty.

9.  W DPS (Krucza) z § 4220 – zakup środków żywności, zostały wydatkowane środki na zakup: leków w kwocie 2.362,96 zł (nr dowodu B1/12/205) oraz artykułów biurowych w kwocie 385,93 zł (faktura VAT nr FA/002409/02/2008), co było niezgodne z Załącznikiem nr 4 do rozp. o klasyfikacji, według którego do księgowania zakupu leków służy § 4230 – zakup leków, wyrobów medycznych i produktów biobójczych, a do księgowania zakupu materiałów biurowych służy § 4210 – zakup materiałów i wyposażenia.

10.  W DPS (Krucza) w październiku i listopadzie 2009 r. z § 4010 - wynagrodzenia osobowe pracowników zostały pokryte wydatki w § 4260 – zakup energii  (33.310,00 zł), § 4270 – zakup usług remontowych (100,00 zł) oraz § 4300 – zakup usług pozostałych (25.170,00 zł), co stoi w sprzeczności z art. 44 ust. 1 pkt 3 i ust. 2 uofp, według którego wydatki publiczne mogą być ponoszone na cele i w wysokościach ustalonych w planie finansowym jednostki sektora finansów publicznych. Jednostki sektora finansów publicznych dokonują wydatków zgodnie z przepisami dotyczącymi poszczególnych rodzajów wydatków. Zwrot środków na § 4010 nastąpił w grudniu 2009 r. (PK nr D/12/36 z dnia 18.12.2009 r.).

11.  W DPS (Krucza) fakturę VAT nr 70799/12/SR/10 na kwotę 579,98 zł, opłacono przed datą jej wystawienia i otrzymania, analogiczna sytuacja wystąpiła w DPS (Broniewskiego) i dotyczyła faktury VAT nr 3054/04/2009 na kwotę 245,14 zł. Powyższe było niezgodne z art. 44 ust. 3 uofp, według którego wydatki publiczne powinny być dokonywane w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.

Według standardów kontroli zarządczej „szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych” z grupy C - Mechanizmy kontroli, zawartych w załączniku do Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16.12.2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz.Urz.MF z 2009 r. nr 15, poz. 84), Dyrektorzy DPS powinni stosować mechanizmy kontroli dotyczące rzetelnego i pełnego dokumentowania i rejestrowania operacji finansowych i gospodarczych oraz  weryfikacji operacji finansowych i gospodarczych przed i po realizacji.

Analiza realizacji planów finansowych oraz wysokości przyznanych środków budżetowych wykazała:

 

Wyszczególnienie

DPS (Romera)

DPS (Krucza)

DPS (Broniewskiego)

2009 r.

2010 r.

2009 r.

2010 r.

2009 r.

2010 r.

Powierzchnia użytkowa

6.782,66 m2

10.478,97 m2

2.394,20 m2

Liczba mieszkańców

238 osób

235 osób

68 osób

Plan w § 4220

714.072,00

714.072,00

630.000,00

620.000,00

214.985,00

231.571,00

Wykonanie w § 4220

703.071,00

708.876,99

683.250,00

684.036,00

219.678,38

219.540,38

Plan w § 4260

474.828,00

595.295,00

502.000,00

505.000,00

125.000,00

136.200,00

Wykonanie w § 4260

641.328,00

687.295,00

614.666,00

679.021,00

111.121,71

139.053,48

Plan w § 4300

238.000,00

256.000,00

235.352,00

289.000,00

150.000,00

174.737,00

Wykonanie w § 4300

256.602,00

274.678,00

406.889,39

458.646,57

167.843,69

184.883,91

Dokonane zmiany w planie w § 4220, 4260, 4300 razem

+174.102,00

+105.483,00

+337.453,00

+407.704,00

+8.660,00

+1.001,00

Wykazane zobowiązania niewymagalne –
Rb 28s  § 4220, 4260, 4300

-

-

137.631,82

105.643,11

-

-

Niewykazane zobowiązania niewymagalne

2.562,54

5.006,20

-

-

19.049,76

-

 

  1. w przypadku DPS (Krucza) przyjęcie przez dysponenta do realizacji, w kolejnym roku budżetowym 2010, planu finansowego znacząco odbiegającego od rzeczywistego stanu wydatków jednostki w latach poprzednich oraz zapotrzebowania jednostki na środki finansowe, tj. o kwotę ponad 500 tys. zł, wynikającą z sumy przyznanych w trakcie roku budżetowego środków na realizowanie bieżących zadań oraz wysokości zobowiązań niewymagalnych. Próba ustalenia wysokości planu finansowego dla DPS (Krucza) i DPS (Romera) na porównywalnym poziomie na podstawie liczby mieszkańców nie znajduje uzasadnienia w świetle zapotrzebowania jednostek na środki budżetowe. Poziom wydatków DPS (Krucza) podyktowany jest względami obiektywnymi związanymi z zajmowaną powierzchnią (większą o 3,7 tys. m2względem DPS (Romera)) a w konsekwencji kosztami utrzymania i ochrony obiektu: dwukrotnie wyższymi wydatkami na ochronę mienia (117.002,88 zł w 2009 r. i 100.282,53 zł w 2010 r.) wynikającymi z konieczności posiadania dwóch całodobowo chronionych wejść, a także zwiększonymi wydatkami na energię elektryczną (206.712,52 zł w 2009 r. i 197.559,39 zł w 2010 r. względem 163.549 zł w 2009 r. i 145.067,6 zł w 2010 r. w DPS (Romera)). Należy podkreślić, że ww. wydatki w DPS (Romera) uwzględniają udzielone wpłaty zaliczkowe dla jednego z kontrahentów w wysokości 19.355,98 zł w 2009 r. i 12.148,11 zł w 2010 r.,
  2. nieuzasadnione zwiększenie planu 2010 r. w § 4260 w DPS (Romera) o 80.000 zł, które w grudniu 2010 r. zostały wydatkowane na zaliczki finansujące zobowiązania roku następnego.

Powyższe świadczy o niewystarczającej, ze strony dysponenta, analizie czynników wpływających na wysokość wydatkóww paragrafach 4220, 4260 oraz 4300, ponoszonychw poszczególnych DPS-ach oraz nieodpowiednim przepływie informacji między wydziałem a kadrą zarządzającą podległych jednostek.

 

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi Prezydent Miasta zalecił:

Dyrektorowi DPS (Romera):

  1. dokonywanie zapisów księgowych w księgach rachunkowych jednostki zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami,
  2. ustalanie wysokości zobowiązań niewymagalnych i sporządzanie sprawozdań finansowych zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami,
  3. dokonywanie wydatków w wysokościach i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań potwierdzonych dowodem źródłowym,
  4. odprowadzania pobranych dochodów na rachunek UM (zwroty i refundacje).

Dyrektorowi DPS (Krucza):

  1. ewidencjonowanie wydatków na właściwych paragrafach zgodnie z obowiązującymi przepisami,
  2. dokonywanie wydatków w sposób umożliwiający ustalenie momentu zatwierdzenia sum do wypłaty przez Dyrektora,
  3. dokonywanie wydatków w wysokościach i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań potwierdzonych dowodem źródłowym,
  4. wydatkowania przyznanych środków finansowych na cele i w wysokościach ustalonych w planie finansowym.

Dyrektorowi DPS (Broniewskiego):

  1. dokonywanie zapisów księgowych w księgach rachunkowych jednostki zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami,
  2. ustalanie wysokości zobowiązań niewymagalnych i sporządzanie sprawozdań finansowych zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami,
  3. odprowadzania pobranych dochodów na rachunek UM (zwroty i refundacje).

Dyrektorowi WZiPS:

  1. zwiększenie nadzoru nad obszarem finansowo – księgowym podległych jednostek,
  2. usprawnienie systemu komunikacji w zakresie procesu planowania, zapotrzebowania na środki finansowe w trakcie roku budżetowego oraz realizacji planu,
  3. dołożenie starań w kierunku dostosowania planów finansowych podległych jednostek do poziomu wydatków wynikających z zaciągniętych zobowiązań oraz specyfiki prowadzonej działalności.

udostępnił: Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego, wytworzono: 2011/10/25, odpowiedzialny/a: Janusz Kwidziński, wprowadził/a: Janusz Kwidziński, dnia: 2011/10/25 08:58:09
Historia zmian:
Wprowadził Data modyfikacji Rodzaj modyfikacji
Janusz Kwidziński 2011/10/25 08:58:09 nowa pozycja