Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2010 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w dniach 15 – 17.03.2010 r. przeprowadził kontrolę w Przedszkolu Publicznym Nr 14 ul. Bandurskiego 56 w Szczecinie, zw. dalej PP 14, w temacie realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie co najmniej 5 % wydatków za 2009 r. oraz realizacji zadań dot. przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przekazywania do Urzędu Miasta informacji o wynikach kontroli prowadzonych przez organy kontroli zewnętrznej. Wyniki kontroli przedstawione zostały w protokole kontroli P/35/10 podpisanym w dniu 17 marca 2010 r. Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 31.03.2010 r.
W toku kontroli dotyczącej realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie wydatków w wysokości 72.543 zł, tj. 9,8 % ogółu wydatków wykonanych w 2009 r. w wysokości 740.764 zł stwierdzono, że:
Przy dokonywaniu wydatków nie zachowano niektórych procedur, określonych w obowiązujących przepisach prawa i przyjętych regulaminach w tym:
• Faktura nr 81/06/2009 na kwotę 5.000 zł - na 11. objętych badaniem dowodów księgowych - została zapłacona po terminie. Opóźnienie w płatności wyniosło 5 dni. Takie postępowanie niesie za sobą ryzyko płacenia odsetek od nieterminowych płatności, które w tym przypadku wyniosłyby 8,90 zł.
• W przypadku trzech objętych kontrolą umów stwierdzono: 1. umowa nr 1/05/2009 z dnia 21.05.2009 r. na kwotę 10.000 zł na wykonanie placu zabaw nie była zaopiniowana przez radcę prawnego. 2. umowa nr 68/2009 z dnia 2.07.2009 r. na kwotę 3.550 zł na wstawienie oszklonych drzwi nie była zaopiniowana przez radcę prawnego oraz nie była podpisana przez Wykonawcę. Dokumentacja z tego postępowania nie zawierała protokołu odbioru prac mimo, iż obowiązek jego spisania wynikał z zapisów § 3 ust. 1 lit. b. umowy. 3. umowa nr 2/11/2009 z dnia 20.11.2009 r. na kwotę 50.000 zł na wykonanie stolarki okiennej – Dyrektor PP 14 nie dopilnowała warunków § 4 ust. 1 umowy nie spisując protokołu przekazania placu budowy, od daty podpisania którego uzależniony był termin wykonania przedmiotu umowy.
• Dyrektor PP 14 zawarła dwie umowy: nr 155/09 z dnia 9.09.2009 r. na m.in. serwis internetowy WWW i utrzymanie strony przez Wykonawcę w kwocie 549 zł na okres od 9.09.2009 r. do 8.09.2010 r. oraz nr 66/OS/2009 z dnia 11.10.2009 r. na wywóz odpadów kuchennych w kwocie 24,99 zł brutto za pojemnik (50l) oraz 7,49 zł brutto za dodatkowy pojemnik na okres od 11.10.2009 r. do 30.06.2010 r., bez stosownego upoważnienia Prezydenta Miasta do zaciągania zobowiązań pieniężnych, których realizacja w roku następnym była niezbędna dla zapewnienia ciągłości działania jednostki i termin zapłaty upływał w roku następnym, co było niezgodne z obowiązującymi w 2009 r. art. 36 ust. 1 w zw. z art. 193 i art. 188 ust. 2 pkt 3 ustawy z dnia 30.06.2005 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.) zwanej dalej uofp, według których kierownik jednostki budżetowej może zaciągać zobowiązania pieniężne do wysokości kwot wydatków określonych w zatwierdzonym planie finansowym jednostki a zaciągnięcie zobowiązania, którego realizacja w roku następnym była niezbędna dla zapewnienia ciągłości działania jednostki i termin zapłaty upływał w roku następnym, jest możliwe jedynie w oparciu o szczególne upoważnienie Prezydenta Miasta Szczecin wydane w trybie art. 188 ust. 2 pkt 3 ww. ustawy.
• Główny księgowy dokonywał ewidencji na kontach nie objętych planem kont: 221 – „należności z tytułu dochodów budżetowych”, 700 – „sprzedaż produktów i koszt ich wytworzenia” oraz 762 (którego nie przewiduje załącznik nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28.07.2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020 ze zm.), zwanego dalej rozp. o planach kont).
• Wszystkie płatne gotówką dokumenty księgowe - 5 pozycji na 11 objętych badaniem – główny księgowy ewidencjonował z pominięciem konta 201 – „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami” mimo, że według załącznika nr 2 do rozp. o planach kont, konto 201 służy do ewidencji rozrachunków i roszczeń krajowych i zagranicznych z tytułu dostaw, robót i usług.
Zatwierdzona przez Dyrektor PP 14 dokumentacja nie spełniała niektórych wymogów, w tym:
• Regulamin kontroli wewnętrznej przywoływał nieaktualną podstawę prawną, nie regulował kwestii badania i porównywania stanu faktycznego ze stanem wymaganym w zakresie pobierania, gromadzenia i zwrotu środków publicznych co było niezgodne z ówcześnie obowiązującym art. 47 ust. 2 pkt 2 uofp, według których kontrola finansowa obejmuje ww. kwestie pobierania i zwrotu środków publicznych.
• Instrukcja obiegu dokumentów finansowo – księgowych oraz przyjęte zasady rachunkowości zawierały nieaktualną podstawę prawną. Przyjęte zasady rachunkowości nie wskazywały ponadto daty rozpoczęcia eksploatacji użytkowanego programu finansowo – księgowego co było niezgodne z art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. c ustawy z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.).
Dyrektor PP 14 nie poinformowała o przeprowadzonych w jednostce kontrolach zewnętrznych, co było niezgodne z § 11 Załącznika nr 1 do Zarządzenia Nr 399/03 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 10 lipca 2003 r. w sprawie zasad i trybu przeprowadzania kontroli, wg którego w przypadku kontroli przeprowadzanych przez organy kontroli zewnętrznej kierownicy kontrolowanych jednostek zobowiązani są do niezwłocznego poinformowania Prezydenta Miasta Szczecin – za pośrednictwem Dyrektora Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego – o wszczęciu kontroli oraz jej zakresie.
Dyrektor PP 14 zrealizowała w 2009 r. zadania dotyczące sporządzania i przekazywania informacji o występowaniu lub niewystępowaniu transakcji podejrzanych, w związku z wymogami ustalonymi Zarządzeniami Prezydenta Miasta Szczecin: Nr 70/09 z dnia 20 lutego 2009 r. w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowania terroryzmu i Nr 579/09 z dnia 8 grudnia 2009 r. w sprawie Instrukcji postępowania w sprawie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Stwierdzono jednak, że informacja za I półrocze została przesłana do Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta zamiast do wydziału nadzorującego.
Przedstawiając powyższe oceny i uwagi Prezydent Miasta zalecił:
1. terminowe regulowanie płatności,
2. egzekwowanie warunków zawartych umów,
3. wystąpienie o stosowne upoważnienie w przypadku zobowiązań, których realizacja w roku następnym jest niezbędna dla zapewnienia ciągłości działania jednostki a termin zapłaty upływa w roku następnym,
4. dokonywanie zapisów księgowych w księgach rachunkowych jednostki zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz uzupełnienie w tym zakresie odpowiednich procedur,
5. aktualizację obowiązujących procedur oraz dostosowanie ich do zjawisk występujących w PP 14,
6. dostosowanie obowiązującego planu kont do zapisów rozp. o planach kont,
7. każdorazowe informowanie o kontrolach przeprowadzanych w jednostce przez organy kontroli zewnętrznej.