Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2010 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w dniach 22.03.2010 r. - 24.03.2010 r. przeprowadził kontrolę w Przedszkolu Publicznym Nr 50 w Szczecinie przy ul. Franciszka Gila 13, 15 (zw. dalej PP50), w temacie realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie co najmniej 5% wydatków za 2009 r. oraz realizacji zadań dotyczących przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przekazywania do Urzędu Miasta informacji o wynikach kontroli prowadzonych przez organy kontroli zewnętrznej. Wyniki kontroli przedstawione zostały w protokole kontroli P/41/10 podpisanym w dniu 14. kwietnia 2010 r.

PP50 w 2009 r. prowadziło działalność w formie jednostki budżetowej.
Wg sprawozdania Rb-28S wydatki budżetowe PP50 w tym okresie wyniosły łącznie, zgodnie z planem, 932 222, 72 zł. W toku kontroli dotyczącej realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie wydatków w wysokości 86 623, 20 zł (tj. 9, 29 % planowanych wydatków budżetowych), stwierdzono, że:
1. Przy dokonywaniu wydatków nie zachowano niektórych procedur, określonych w ustawie z dnia 29. września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2009 r., Nr 152, poz. 1223 ze zm.), zwanej dalej uor; oraz w Rozporządzeniu Ministra Finansów
z dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz.U. Nr 107, poz. 726 ze zm.), zwanym dalej Rozporządzeniem MF o klasyfikacji; w tym:
• Wszystkie poddane kontroli wyciągi bankowe i faktury nie zawierały wskazania miesiąca, na 1. fakturze nie było wskazania kont księgowych (dekretacji), a na 5. fakturach nie było podpisu osoby odpowiedzialnej za te wskazania, co było niezgodne z art. 21 ust. 1 pkt 6 uor, wg którego dowód księgowy powinien zawierać stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja) oraz podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
• W PP50 sporządzano na koniec każdego miesiąca zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych, które nie zawierały sald kont na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych oraz sumy tych sald, a wg art. 18 uor na podstawie zapisów na kontach księgi głównej sporządza się na koniec każdego okresu sprawozdawczego, nie rzadziej niż na koniec miesiąca, zestawienie obrotów i sald, które powinno zawierać takie elementy.
• Dowody księgowe dot. 2009 r. nie były oznaczone numerem pozycji księgowania, ani kolejnym numerem dowodu księgowego (dokonywano odrębnej numeracji dla różnych rodzajów dowodów – wyciągów bankowych dot. budżetu, dot. rachunku dochodów własnych, rachunków, faktur i dowodów wewnętrznych) a system księgowy przy zapisach księgowych w dzienniku stosował inną automatyczną numerację. Identyfikacji dokumentów zaewidencjonowanych w księgach za okres 2009 r. można dokonać jedynie uwzględniając rodzaj dowodu, a wg art.14 ust.2 uor zapisy w dzienniku muszą być kolejno numerowane a sposób dokonywania zapisów w dzienniku powinien umożliwiać ich jednoznaczne powiązanie ze sprawdzonymi i zatwierdzonymi dowodami księgowymi. Wg art. 24 ust.4 pkt. 1 uor udokumentowanie zapisów powinno pozwalać na identyfikację dowodów i sposobu ich zapisania w księgach rachunkowych na wszystkich etapach przetwarzania danych.
• W przypadku wydatku przekraczającego kwotę 3 000, 00 zł., dot. placu zabaw (faktura nr 468/2009 z dnia 01.10.2009 r. na kwotę 9 838, 00 zł.), sporządzona notatka służbowa z dokonanej analizy rynku nie zawierała wskazania kursu euro, co było niezgodne z § 11 ust. 4 pkt 2 Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecin nr 235/08 z dnia 29.05.2008 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta Szczecin, wg którego notatka powinna zawierać m.in. wskazanie kursu euro.
• Dokonano nieprawidłowej ewidencji faktury dot. zakupu energii na kwotę 1 621, 80 zł. (nr 35274/07/SRZ/09 z dnia 31.07.2009 r.). Fakturę zadekretowano we właściwym wg Rozporządzenia o klasyfikacji paragrafie, a zaewidencjonowano w paragrafie 4210, w którym wg Rozporządzenia MF o klasyfikacji ujmuje się zakup materiałów i wyposażenia. Ww. fakturę ujęto ponadto w ewidencji dot. budżetu, a w planie finansowym PP50 na 2009 rok nie przewidziano wydatków na zakup energii. W miesiącu grudniu 2009 r. dokonano przeksięgowania ww. faktury w ciężar kosztów i wydatków rachunku dochodów własnych, w którym zaplanowano na 2009 rok wydatki tego rodzaju.
2. W toku kontroli wynagrodzeń wypłaconych w III kwartale 2009 r. na łączną kwotę 32 608, 40 zł. nie stwierdzono znaczących nieprawidłowości. Wynagrodzenia wybranej grupy pracowników, mimo że nie przypisywano im kategorii zaszeregowania, zostały przyznane zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie uregulowaniami. Ustalono jedynie, że dwóm rzemieślnikom w zawodzie kucharza i pomocy kuchennej w grudniu 2009 r. nie naliczono, a w październiku i listopadzie 2009 r. nieprawidłowo naliczono do opodatkowania podatkiem dochodowym, podstawę (wartość bezpłatnego wyżywienia, o którym mowa w art. 19 Ponadzakładowego Układu Zbiorowego Pracy dla pracowników niebędących nauczycielami, zatrudnionych w szkołach i placówkach oświatowych prowadzonych przez Miasto Szczecin zawartego w dniu 8. stycznia 1997 r. w Szczecinie ze zm.), co naruszało art. 12 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (j.t. Dz.U. z 2000 r., Nr 14, poz. 176 ze zm.), wg którego przychodem ze stosunku pracy są wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężna świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności m.in. wartość innych nieodpłatnych świadczeń. Opodatkowaniu podlegają wszystkie przychody otrzymane w danym miesiącu od płatnika, z wyjątkiem przychodów wymienionych w art. 21 i art. 52 ww. ustawy.

W toku kontroli procedur kontroli finansowej i rachunkowości, stwierdzono, że:
1. Obowiązująca w PP50 dokumentacja nie spełniała niektórych wymogów, określonych w uor, ówcześnie obowiązujących przepisach ustawy z dnia 30. czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.), zwanej dalej uofp, w ówcześnie obowiązującym Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 27. czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 115, poz. 781 ze zm.), zwanym dalej Rozporządzeniem MF o sprawozdawczości; w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, 1020 ze zm.), zwanym dalej Rozporządzeniem MF o rachunkowości; oraz w Komunikacie nr 13 Ministra Finansów z dnia 30. czerwca 2006 r. w sprawie standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF. Nr 7, poz. 58), zwanym dalej Komunikatem MF, w tym:
• Dokumentacja dotycząca polityki rachunkowości PP50 nie zawierała: opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych
i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji (wymieniono jedynie datę zakupu pierwszej licencji dla płacowego programu komputerowego), o których mowa w art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. c uor.
• W wykazie ksiąg rachunkowych, ujętym w polityce rachunkowości PP50, nie zawarto wykazu składników aktywów i pasywów (inwentarza), o którym mowa w art. 13 ust. 1 pkt 5 uor. Nie określono struktury zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na informatycznych nośnikach danych, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych, o których mowa w art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. b uor.
• Wykaz kont, ujęty w polityce rachunkowości PP50, nie zawierał konta 810 (dotacje budżetowe oraz środki z budżetu na inwestycje) oraz konta 014 (zbiory biblioteczne), wymienionych w planie kont załączonym do procedur kontroli wewnętrznej i obiegu dokumentów księgowych PP50. Nie zawierał również konta 140 (krótkoterminowe papiery wartościowe i inne środki pieniężne), mimo że dokonywano ewidencji na tym koncie. Powyższe było niezgodne z § 12 ust.1 pkt 1 Rozporządzenia MF o rachunkowości, wg którego standardowa liczba kont, może być ograniczona jedynie o konta służące do księgowania operacji gospodarczych niewystępujących w jednostce.
• Wg polityki rachunkowości, analityka konta 400 (koszty wg rodzajów) prowadzona wg podziałek klasyfikacji budżetowej nie zawierała paragrafów, tj. 4170 (wynagrodzenia bezosobowe), 4220 (zakup środków żywności), 4230 (zakup leków, wyrobów medycznych i produktów biobójczych), 4240 (zakup pomocy naukowych, dydaktycznych i książek), 4280 (zakup usług zdrowotnych), 4350 (zakup usług dostępu do sieci Internet), 4700 (szkolenia pracowników niebędących członkami korpusu służby cywilnej), 6050 (wydatki inwestycyjne jednostek budżetowych) oraz 6060 (wydatki na zakupy inwestycyjne jednostek budżetowych), na których dokonywano ewidencji i które występowały w planie finansowym PP50 na 2009 rok, co było niezgodne z opisem konta 400 zawartego w Załączniku nr 2 do Rozporządzenia MF o rachunkowości, wg którego ewidencję szczegółową prowadzi się według pozycji planu finansowego oraz w przekrojach dostosowanych do potrzeb planowania, analizy i sprawozdawczości.
• W polityce rachunkowości PP50 ustalono, że sprawozdanie RB-34 sporządza się za okresy półroczne, a wg § 3 pkt 23 Rozporządzenia MF o sprawozdawczości, sprawozdanie Rb-34 było sprawozdaniem kwartalnym.
• Obowiązujące w PP50 procedury kontroli finansowej nie zawierały uregulowań ujętych w Komunikacie MF, co było niezgodne z art. 47 ust. 3 w związku z art. 63 ust. 1 pkt 1 uofp, wg których kierownik jednostki ustalał w formie pisemnej procedury kontroli finansowej, biorąc pod uwagę standardy kontroli finansowej określone w formie komunikatu oraz ogłoszone w Dzienniku Urzędowym Ministra Finansów oraz zapewniał ich przestrzeganie.
• W aktach osobowych głównego księgowego PP50 nie było informacji o pełnej zdolności do czynności prawnych oraz korzystaniu z pełni praw publicznych, potwierdzającej spełnienie wymogów określonych w art. 45 ust. 2 pkt 2 uofp, dotyczących osób zajmujących stanowiska głównych księgowych.
• W 5. przypadkach (na 6 skontrolowanych) w aktach osobowych pracowników zatrudnionych w PP50 nie było informacji o pełnej zdolności do czynności prawnych oraz korzystania z pełni praw publicznych, potwierdzających spełnienie wymogów art. 6 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 21. listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz.U. Nr 223, poz. 1458).
• Dokumenty w skontrolowanych 6. teczkach akt osobowych nie były ponumerowane, a wg § 6 ust 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 ze zm.), zw. dalej Rozporządzeniem o dokumentacji, dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane; każda z tych części powinna zawierać pełny wykaz znajdujących się w nich dokumentów.
• W poddanych kontroli 6. teczkach aktach osobowych, dokumenty dotyczące przebiegu zatrudnienia pracowników w PP50, znajdowały się we wszystkich częściach A, B i C, a wg § 6 ust. 2 pkt 2 Rozporządzenia o dokumentacji, dokumenty związane z nawiązaniem stosunku pracy i przebiegiem zatrudnienia powinny znajdować się w części B akt osobowych.

W toku kontroli wypełniania innych obowiązków, stwierdzono, że:
1. Sporządzano i przesyłano informacje do Wydziału Oświaty dotyczące transakcji podejrzanych w związku z wprowadzonym Zarządzeniem Nr 70/09 z dnia 20.02.2009 r. Prezydenta Miasta Szczecin w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowaniu terroryzmu. Wg ww. informacji w PP50 nie wystąpiły – w okresie objętym kontrolą – żadne transakcje finansowe, które nosiłyby znamiona transakcji podejrzanych.
2. W 2009 r. w PP50 były przeprowadzane kontrole przez organy kontroli zewnętrznej, lecz nie poinformowano Prezydenta Miasta Szczecin o wszczęciu ww. kontroli, co było niezgodne z § 11 Załącznika Nr 1 do Zarządzenia Nr 399/03 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 10. lipca 2003 r., w sprawie zasad i trybu przeprowadzania kontroli.

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi PP50:

1. Dokonywanie dekretacji i zatwierdzania dowodów księgowych zgodnie z uor oraz procedurami obowiązującymi w tym zakresie w PP50.
2. Sporządzanie, na zasadach określonych w uor, zestawień obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych.
3. Dokonywanie oznakowania dowodów księgowych w sposób umożliwiający ich jednoznaczne powiązanie z zapisami księgowymi.
4. Ewidencjonowanie wydatków na właściwych paragrafach zgodnie z Rozporządzeniem MF o klasyfikacji w ramach planu wydatków budżetowych.
5. Stosowanie w praktyce zasad związanych z ustalaniem wysokości podstawy do opodatkowania podatkiem dochodowym nieodpłatnych świadczeń pracowniczych.
6. Uzupełnienie dokumentacji finansowo-księgowej, w tym m.in. polityki rachunkowości oraz procedur kontroli finansowej.
7. Uporządkowanie i uzupełnienie akt osobowych pracowników samorządowych o dokumenty potwierdzające spełnienie wymogów art. 6 ust. 1 pkt 2 i ust.3 pkt 2 ustawy z dnia 21. listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz.U. Nr 223, poz. 1458).
8. Informowanie Prezydenta Miasta Szczecin o kontrolach zewnętrznych zgodnie z § 11 Zarządzenia Nr 399/03 Prezydenta Miasta Szczecina.