Przejdź do głównego menu Przejdź do treści

Ustawienia cookies

Korzystamy z plików cookies, instalowanych na Twoim urządzeniu w celu realizacji pełnej funkcjonalności oraz do gromadzenia anonimowych danych analitycznych. Więcej dowiesz się z polityki prywatności oraz RODO.

Te pliki cookies są konieczne do prawidłowego działania serwisu, dlatego też nie można ich wyłączyć z tego poziomu. W ustawieniach przeglądarki możliwe jest ich wyłączenie, co może zakłócić prawidłowe działanie serwisu.

Te pliki cookies mają na celu uzyskanie przez administratora serwisu wiedzy na temat ruchu na stronie. Zbieranie danych odbywa się anonimowo.

logo BIP - powrót do strony głównej BIP UM
  •  
flaga Ukrainy
Zostało uruchomione konto bankowe „Pomoc dla uchodźców z Ukrainy”: 65 1020 4795 0000 9802 0478 9378. Jako odbiorcę przelewu należy wskazać: Gmina Miasto Szczecin, adres: plac Armii Krajowej 1, 70-456 Szczecin. Tytuł przelewu: „Cel darowizny: pomoc dla uchodźców z Ukrainy”.

Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2010 roku

Nr kontroli: P/18/10

Realizacja procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie co najmniej 5% wydatków za 2009 r. oraz realizacji zadań dotyczących przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przekazywania do Urzędu Miasta informacji o wynikach kontroli prowadzonych przez organy kontroli zewnętrznej.

Zespół Szkół Nr 5, ul. Hoża 3 w Szczecinie

Wyniki kontroli: INFORMACJE - USTALENIA

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w dniach 1 – 4.02.2010 r. przeprowadził kontrolę w Zespole Szkół Nr 5 ul. Hoża 3 w Szczecinie, zw. dalej ZS nr 5, w temacie realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie co najmniej 5 % wydatków za 2009 r. oraz realizacji zadań dot. przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących
z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przekazywania do Urzędu Miasta informacji o wynikach kontroli prowadzonych przez organy kontroli zewnętrznej. Wyniki kontroli przedstawione zostały w protokole kontroli P/18/10 podpisanym w dniu 4 lutego 2010 r.
W toku kontroli dotyczącej realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie wydatków w wysokości 251.663,82 zł, tj. 5,4 % ogółu wydatków zaplanowanych na 2009 r. w wysokości 4.689.032 zł stwierdzono, że:
Przy dokonywaniu wydatków nie zachowano niektórych procedur, określonych w obowiązujących przepisach prawa i przyjętych regulaminach w tym:
• W 2. z 34. objętych badaniem dowodach księgowych na łączną kwotę 3.942,33 zł (faktury za wodę i ścieki nr: 22379/2009, 9451/2009) opłata abonamentowa (na łączną kwotę 28 zł) została ujęta w § 4260. Powyższe niezgodne było z postanowieniami załącznika nr 4 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14.06.2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 107, poz. 726 ze zm.), wg którego wydatki na zakup usług pozostałych ujmuje się w § 4300.
• 7 z 34. objętych badaniem dowodów księgowych na łączną kwotę 94.196,97 zł (faktury nr: 5/HA/2009, 55702/12/SRZ/08, 12521/03/SRZ/09, 994/01/SRZ/09, 60687/11/SRZ/09, 107/S/10/2009, 11/10/2009) główny księgowy ujął w koszty w miesiącu następującym po tym, którego dotyczyły, co było niezgodne z art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.) zwanej dalej uor, według którego do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Przy czym w przypadku faktury nr 55702/12/SRZ/08 na kwotę 1.682,31 zł ewidencji dokonano w styczniu 2009 r., pomimo, że fakturę wystawiono w grudniu 2008 r. i stanowiła koszt roku poprzedniego. Nie została ona wykazana jako niewymagalne zobowiązanie roku 2008 w sprawozdaniu Rb-28S. Dostępna dokumentacja nie regulowała kwestii ujmowania w ewidencji dowodów księgowych, które wpłynęły do jednostki po zamknięciu okresu sprawozdawczego, którego dotyczyły.
• Na kartach wydatków ewidencjonowane były zarówno koszty jak i wydatki pod jedną datą raportu kasowego bądź wyciągu bankowego. Zapisy księgowe nie zawierały daty dokonania operacji gospodarczej a jedynie datę zapisu, co było niezgodne z art. 23 ust. 2 uor pkt 1, według którego zapis księgowy powinien zawierać co najmniej datę dokonania operacji gospodarczej.
• Na dowodach księgowych dokonywano poprawek poprzez nadpisywanie na istniejącym zapisie, używanie korektora i skreślenie. Przy poprawkach sporadycznie złożona była parafa. Nie umieszczano daty poprawki, co było niezgodne z art. 22 ust. 3 uor, wg którego błędy w dowodach mogą być poprawiane przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie treści poprawnej i daty poprawki oraz złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej. Stwierdzono ponadto dokonywanie poprawek zapisu w księgach rachunkowych przez zamazywanie, skreślanie i użycie korektora bez podpisu i umieszczania daty obok skorygowanej wartości, co było niezgodne z art. 25 ust. 1 pkt 1 uor, wg którego stwierdzone błędy w zapisach poprawia się przez skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu, oraz podpisanie poprawki i umieszczenie daty.
• Na karcie wydatków paragrafu 4210 rachunku dochodów własnych po wydatkach z miesiąca czerwca dokonano zapisu z datą 25.02.2009 r., ponadto raporty kasowe z budżetu nr 2/2009 i 4/2009 zawierały niechronologiczne zapisy. Powyższe stoi w sprzeczności z art. 24 ust. 3 uor, według którego księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bezbłędnie, jeżeli wprowadzono do nich kompletnie i poprawnie wszystkie zakwalifikowane do zaksięgowania w danym miesiącu dowody księgowe, zapewniono ciągłość zapisów oraz bezbłędność działania stosowanych procedur obliczeniowych.
• Główny księgowy nie prowadził na koncie 130 – „Rachunek bieżący jednostki budżetowej” ewidencji analitycznej wydatków budżetowych wg klasyfikacji budżetowej, co było niezgodne z treścią Załącznika nr 2 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28.07.2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych ( Dz. U. Nr 142, poz. 1020 ze zm.), zwanego dalej rozp. o planach kont, według którego konto 130 służy m.in. do ewidencji zrealizowanych dochodów i wydatków budżetowych według klasyfikacji podziałek dochodów i wydatków budżetowych.
• Główny księgowy dokonywał ewidencji z pominięciem konta 140 – „środki pieniężne w drodze”, nie było ono również ujęte w zakładowym planie kont. Powyższe stało w sprzeczności z § 12 ust.1 pkt 1 rozp. o planach kont, według którego ustalając zakładowy plan kont, należy kierować się zasadą, że podane w planie kont konta należy traktować jako standardową liczbę kont, która może być ograniczona jedynie o konta służące do księgowania operacji gospodarczych niewystępujących w jednostce lub placówce albo uzupełniona o konta zgodne co do treści ekonomicznej z odpowiednimi kontami planu kont.
Zatwierdzona przez Dyrektora dokumentacja nie spełniała niektórych wymogów, w tym:
• procedury kontroli finansowej przywoływały nieaktualną podstawę prawną, nie regulowały kwestii badania i porównywania stanu faktycznego ze stanem wymaganym w zakresie pobierania, gromadzenia i zwrotu środków publicznych i nie uwzględniały standardów kontroli finansowej, co było niezgodne z ówcześnie obowiązującym art. 47 ust. 2 pkt 2 i ust. 3 ustawy z dnia 30.06.2005 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.), według których kontrola finansowa obejmuje ww. kwestie pobierania i zwrotu środków publicznych a kierownik jednostki ustala w formie pisemnej procedury kontroli finansowej, biorąc pod uwagę standardy ogłoszone przez Ministra Finansów w formie komunikatu oraz zapewnia ich przestrzeganie.
• Zasady rachunkowości oraz regulamin pracy komisji przetargowej zawierały nieaktualną podstawę prawną.
• Plan kont nie zawierał opisu zasad klasyfikacji zdarzeń dla konta 140 oraz 950, co było niezgodne z art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. a uor, według którego jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą zasady rachunkowości w szczególności dotyczące sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej zakładowego planu kont, ustalającego wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej.
Powyższe dokumenty nie były podpisane przez pracowników zobligowanych do ich stosowania. Z uwagi na fakt, że ww. dokumenty określają zadania i odpowiedzialność pracowników zatrudnionych na stanowiskach związanych bezpośrednio z ich realizacją (osoby uczestniczące w procesie kontroli i obiegu dokumentów, zadania kasjera) wymagane jest pisemne potwierdzenie przyjęcie ww. regulacji do stosowania przez merytorycznie odpowiedzialnych pracowników.
Dyrektor nie poinformował o przeprowadzonych w jednostce kontrolach zewnętrznych, co było niezgodne z § 11 Załącznika nr 1 do Zarządzenia Nr 399/03 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 10 lipca 2003 r. w sprawie zasad i trybu przeprowadzania kontroli, wg którego w przypadku kontroli przeprowadzanych przez organy kontroli zewnętrznej kierownicy kontrolowanych jednostek zobowiązani są do niezwłocznego poinformowania Prezydenta Miasta Szczecin – za pośrednictwem Dyrektora Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego – o wszczęciu kontroli oraz jej zakresie.
Dyrektor zrealizował w 2009 r. zadania dotyczące sporządzania i przekazywania do wydziału nadzorującego Urzędu Miasta informacji o występowaniu lub niewystępowaniu transakcji podejrzanych, w związku z wymogami ustalonymi Zarządzeniami Prezydenta Miasta Szczecin: Nr 70/09 z dnia 20 lutego 2009 r. w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowania terroryzmu i Nr 579/09 z dnia 8 grudnia 2009 r. w sprawie Instrukcji postępowania w sprawie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.
Przedstawiając powyższe oceny i uwagi Prezydent Miasta zalecił:
1. dokonywanie zapisów księgowych w księgach rachunkowych jednostki zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz uzupełnienie w tym zakresie odpowiednich procedur wewnętrznych,
2. uzupełnienie planu kont o brakujące konta oraz zasady klasyfikacji zdarzeń,
3. aktualizację i uzupełnienie dokumentacji pod kątem obowiązujących podstaw prawnych,
4. wymaganie przyjmowania do wiadomości przez merytorycznych pracowników wprowadzanych zarządzeń i instrukcji,
5. każdorazowe informowanie o kontrolach przeprowadzanych w jednostce przez organy kontroli zewnętrznej.

 


udostępnił: Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego, wytworzono: 2010/03/03, odpowiedzialny/a: Janusz Kwidziński, wprowadził/a: Janusz Kwidziński, dnia: 2010/03/03 11:57:49
Historia zmian:
Wprowadził Data modyfikacji Rodzaj modyfikacji
Janusz Kwidziński 2010/03/03 11:57:49 nowa pozycja