Przejdź do głównego menu Przejdź do treści

Ustawienia cookies

Korzystamy z plików cookies, instalowanych na Twoim urządzeniu w celu realizacji pełnej funkcjonalności oraz do gromadzenia anonimowych danych analitycznych. Więcej dowiesz się z polityki prywatności oraz RODO.

Te pliki cookies są konieczne do prawidłowego działania serwisu, dlatego też nie można ich wyłączyć z tego poziomu. W ustawieniach przeglądarki możliwe jest ich wyłączenie, co może zakłócić prawidłowe działanie serwisu.

Te pliki cookies mają na celu uzyskanie przez administratora serwisu wiedzy na temat ruchu na stronie. Zbieranie danych odbywa się anonimowo.

logo BIP - powrót do strony głównej BIP UM
  •  
flaga Ukrainy
Zostało uruchomione konto bankowe „Pomoc dla uchodźców z Ukrainy”: 65 1020 4795 0000 9802 0478 9378. Jako odbiorcę przelewu należy wskazać: Gmina Miasto Szczecin, adres: plac Armii Krajowej 1, 70-456 Szczecin. Tytuł przelewu: „Cel darowizny: pomoc dla uchodźców z Ukrainy”.

Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2010 roku

Nr kontroli: P/14/10

Realizacja procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie co najmniej 5% wydatków za 2009 r. oraz realizacji zadań dotyczących przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przekazywania do Urzędu Miasta informacji o wynikach kontroli prowadzonych przez organy kontroli zewnętrznej.

Zespół Szkół Elektryczno – Elektronicznych im. prof. M.T. Hubera, ul. Raciborza 60 w Szczecinie

Wyniki kontroli: INFORMACJE - USTALENIA

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w dniach 22.01.2010 r. – 25.03.2010 r. (z przerwą w dniach 23.01.2010 r. – 29.01.2010 r. i 04.02.2010 r. – 24.02.2010 r.) przeprowadził kontrolę w Zespole Szkół Elektryczno – Elektronicznych im. prof. M.T. Hubera w Szczecinie przy ul. Racibora 60 (zw. dalej ZSEE) w temacie realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie co najmniej 5% wydatków
za 2009 r. oraz realizacji zadań dotyczących przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przekazywania do Urzędu Miasta informacji o wynikach kontroli prowadzonych przez organy kontroli zewnętrznej. Wyniki kontroli przedstawione zostały w protokole kontroli P/14/10 podpisanym w dniu 10. marca 2010 r.
ZSEE w 2009 r. prowadził działalność w formie jednostki budżetowej.
Wg sprawozdania Rb-28S wydatki budżetowe ZSEE w tym okresie wyniosły łącznie 6 468 680, 99 zł. W toku kontroli dotyczącej realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie wydatków w wysokości 914 956, 40 zł. (tj. 14, 14 % ogólnych wydatków budżetowych 2009 r.), stwierdzono, że:
1. Przy dokonywaniu wydatków nie zachowano niektórych procedur, określonych w ustawie z dnia 29. września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2009 r., Nr 152, poz. 1223 ze zm.), zwanej dalej uor; ówcześnie obowiązujących przepisach ustawy z dnia 30. czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.), zwanej dalej uofp; Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28. lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, 1020 ze zm.), zwanym dalej Rozp. MF o rachunkowości; Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 14. czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz.U. Nr 107, poz. 726 ze zm.), zwanym dalej Rozp. MF o klasyfikacji oraz przyjętych regulaminach, w tym:
• Stwierdzono, że w ZSEE regułą było ewidencjonowanie kosztów (faktur), polegające na ujmowaniu ich w księgach dopiero w momencie ich zapłaty (powstania wydatku). Konsekwencją powyższego było ujęcie w kosztach miesiąca następującego po tym, którego dotyczyły, 28. z 46. objętych badaniem faktur na łączną kwotę 454 203, 20 zł, co było niezgodne z art. 20 ust. 1 uor, wg którego do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.
• Główny księgowy z zasady (w 42. na 46 przypadków) dokonywał ewidencji faktur z pominięciem konta 201 (rozrachunki z odbiorcami i dostawcami), które było wymienione w zakładowym planie kont, co było niezgodne z zasadami klasyfikacji zdarzeń zawartymi w polityce rachunkowości ZSEE oraz z Załącznikiem nr 2 do Rozp. MF o rachunkowości, wg którego ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 201 powinna zapewnić możliwość ustalenia należności i zobowiązań krajowych i zagranicznych według poszczególnych kontrahentów.
• 1 z 46. objętych badaniem faktur (nr 1750011186 z dnia 30.01.2009 r.) została w części (1 338, 36 zł.) zapłacona po wyznaczonym terminie (opóźnienie wynosiło 32 dni), co było niezgodne z art. 35 ust. 3 pkt. 3 uofp, wg którego wydatki publiczne powinny być dokonywane m.in. w terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań. Należy podkreślić, że wg oświadczenia głównego księgowego, ZSEE w 2009 roku nie było obciążone odsetkami od przeterminowanych zobowiązań.
• Wszystkie poddane kontroli wewnętrzne dowody księgowe (34. dokumenty księgowe i 2 raporty kasowe) nie zawierały podpisu osoby sporządzającej,
co było niezgodne z art. 21 ust. 1 pkt. 5 uor, wg którego dowód księgowy powinien zawierać podpis wystawcy dowodu. Ww. dowody nie były ponadto sprawdzone ani zatwierdzone, a 38 na 46 skontrolowanych faktur (na łączną kwotę 542 596, 99 zł.) nie zawierało udokumentowania sprawdzenia pod względem merytorycznym, co było niezgodne z przyjętymi zasadami
w instrukcji obiegu dokumentów ZSEE i naruszało art. 21 ust. 1 pkt. 6 uor, wg którego dowód księgowy powinien zawierać m.in. stwierdzenie sprawdzenia.
• Stwierdzono, że faktury dot. stolarki okiennej na łączną kwotę 63 421, 94 zł.
(nr A/421/09 i nr A/422/09 z dnia 14.07.2009 r.) i część kwoty z faktury (nr 22/P/09 z dnia 02.10.2009 r.) za remont pokoi w budynku internatu dla grupy sportowców na kwotę 1 513, 80 zł., nie zawierały wskazania klasyfikacji budżetowej, co było niezgodne z art. 21 ust. 1 pkt 6 uor, wg którego dowód księgowy powinien zawierać stwierdzenie zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie m.in. sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja).
• W 2. przypadkach dot. wydatków przekraczających kwotę 3 000, 00 zł., na monitoring wizyjny (faktura nr FV/289/2009/11 z dnia 03.11.2009 r. na kwotę 14 288, 64 zł.) oraz na zakup mebli do internatu (faktura nr 305/2009 z dnia 11.09.2009 r. na kwotę 44 999, 70 zł.) nie została sporządzona notatka służbowa z dokonanej analizy rynku, co było niezgodne z § 11 ust. 4 pkt 2 Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecin nr 235/08 z dnia 29.05.2008 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta Szczecin, który zobowiązywał kierowników jednostek, aby udzielając zamówienia każdorazowo sporządzali notatkę służbową, w której udokumentowany zostanie fakt dokonania analizy rynku.
• W przypadku wydatku dot. stolarki okiennej na kwotę brutto 53 661, 94 zł. (faktura nr A/422/09 z dnia 14.07.2009 r.) nie przedstawiono do kontroli dokumentacji z udzielenia zamówienia publicznego, a z notatki służbowej dot. udzielenia zamówienia do kwoty 14 000 euro na stolarkę okienną w kwocie netto 8 000, 00 zł. (faktura nr A/421/09 z dnia 14.07.2009 r. na kwotę 9 760, 00 zł.) wynika, że było to zamówienie uzupełniające do zamówienia podstawowego udzielonego w trybie przetargu nieograniczonego. Powyższe naruszało art. 97 ust 1. ustawy z dnia 29. stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (j.t. Dz. U. z 2007 r., Nr 223, poz. 1655 ze zm.), zwanym dalej upzp, wg którego zamawiający przechowuje protokół wraz z załącznikami przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, w sposób gwarantujący jego nienaruszalność. Należy podkreślić, że łączna wartość zamówienia nie przekraczała równowartości 14 000 euro i nie było obowiązku stosowania upzp.
• Stwierdzono nieprawidłowości w klasyfikowaniu wydatków m.in.:
- Wydatek związany z opłatą abonamentową dotyczący 6. skontrolowanych faktur za wodę i ścieki (nr 010687/2009 z dnia 20.02.2009 r., nr 015287/2009
z dnia 11.03.2009 r., nr 025179/2009 z dnia 23.04.2009 r., nr 028866/2009
z dnia 08.05.2009 r., nr 039969/2009 z dnia 29.06.2009 r., nr 071759/2009
z dnia 06.11.2009), na łączną kwotę 122, 50 zł. zakwalifikowano do paragrafu 4260 (zakup energii) a wg Załącznika nr 4 do Rozp. MF o klasyfikacji, w tym paragrafie należy ujmować wydatki za dostawę wody a księgowań opłat abonamentowych należy dokonywać w paragrafie 4300. Wydatek dotyczący odprowadzania ścieków z budynku szkoły ZSEE w kwocie 879, 35 zł. (faktura 071759/2009 z dnia 06.11.2009 r.) zaewidencjonowano w dziale 854 rozdziale 85410 (internaty i bursy szkolne) a wg Załącznika nr 2 do Rozp. MF o klasyfikacji, wydatki dotyczące szkoły ZSEE należy ujmować w dziale 801 rozdziale 80130 (szkoły zawodowe).
- W miesiącu styczniu i lutym 2009 r. ujęto w paragrafie 3260 (inne formy pomocy dla uczniów) wydatki na stypendia socjalne dla uczniów w łącznej kwocie 1 540, 00 zł., a wg Rozp. MF o klasyfikacji, księgowań stypendiów dla uczniów należy dokonywać w paragrafie 3240. Styczniowa lista wypłat znak: Woś-IV/BT/ZSEE/86/2/2009 oraz środki na wypłatę stypendiów socjalnych przekazane zostały przez Wydział Oświaty Urzędu Miasta Szczecin w paragrafie 3260 z objaśnieniem „stypendia socjalne (BE-48/Gmina-1) - klasyfikacja zastępcza”. W lutym br. po dokonaniu zmiany w planie finansowym przeksięgowano ww. wydatki do właściwego paragrafu.
2. W toku kontroli wynagrodzeń wypłaconych w miesiącu wrześniu i październiku 2009 r. na łączną kwotę 47 431, 98 zł. nie stwierdzono nieprawidłowości. Ustalono, że kategorie zaszeregowania wybranej grupy pracowników zostały przyznane zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie uregulowaniami.

W toku kontroli procedur kontroli finansowej i rachunkowości, stwierdzono, że:
1. Obowiązująca w ZSEE dokumentacja nie spełniała niektórych wymogów, określonych w uofp, uor oraz w Komunikacie nr 13 Ministra Finansów z dnia 30. czerwca 2006 r. w sprawie standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF. Nr 7, poz. 58), zwanym dalej Komunikatem MF, w tym:
• Stwierdzono, że polityka rachunkowości, ustalone procedury wewnętrznej kontroli finansowej, instrukcje obiegu dokumentów i inwentarzowa, posiadają liczne uchybienia natury formalnej: brak na nich podpisu Dyrektora ZSEE, dat określających wdrożenie, brak potwierdzenia i daty przyjęcia przez pracowników.
• W wyniku kontroli stwierdzono, że w ZSEE nie opracowano procedury udzielania zamówień publicznych, a obowiązujące procedury wewnętrznej kontroli finansowej nie zawierały elementów kontroli finansowej wymienionych w art. 47 ust. 2 uofp oraz uregulowań ujętych w Komunikacie MF, co było niezgodne z art. 47 ust. 3 w związku z art. 63 ust. 1 pkt 1 uofp, wg których kierownik jednostki ustalał w formie pisemnej procedury kontroli finansowej, biorąc pod uwagę standardy kontroli finansowej określone w formie komunikatu oraz ogłoszone w Dzienniku Urzędowym Ministra Finansów oraz zapewniał ich przestrzeganie.
• Dokumentacja dotycząca polityki rachunkowości ZSEE nie zawierała: opisu metody ustalania wyniku finansowego; wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na informatycznych nośnikach danych, opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji, opisu systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów, co było niezgodne z art. 10 ust. 1 pkt 2, pkt 3 lit. b i c oraz pkt 4 uor.
• Stwierdzono również, że w polityce rachunkowości ZSEE nie ujęto w wykazie ksiąg rachunkowych wykazu składników aktywów i pasywów (inwentarza), o którym mowa w art. 13 ust. 1 pkt 5 uor.
• Obowiązujący w ZSEE plan kont nie zawierał zasad prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązań z kontami księgi głównej, co naruszało art. 10 ust.1 pkt 3 lit. a. Nie obejmował również kont pozabilansowych zespołu „9”, które służą do ewidencji operacji gospodarczych występujących w ZSEE, a wg § 12 ust.1 pkt 1 Rozp. MF o rachunkowości, standardowa liczba kont, może być ograniczona jedynie o konta służące do księgowania operacji gospodarczych niewystępujących w jednostce. Zasady klasyfikacji zdarzeń nie obejmowały opisu funkcjonowania 11. kont, wyszczególnionych w planie kont (t.j.: konto 137, 290, 300, 310, 330, 340, 490, 640, 761, 810, 840), a zawierały opisy kont 135/I i 225/I, których nie wymieniono w planie kont.
• W aktach osobowych głównego księgowego ZSEE nie było informacji o pełnej zdolności do czynności prawnych oraz korzystaniu z pełni praw publicznych, potwierdzającej spełnienie wymogów określonych w art. 45 ust. 2 pkt 2 uofp, dotyczących osób zajmujących stanowiska głównych księgowych oraz wymogów art. 6 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 21.11.2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz.U. Nr 223, poz. 1458), zwanej dalej ups.
• Stwierdzono również, że nie powierzono obowiązków i odpowiedzialności głównemu księgowemu w zakresie ujętym w art. 45 ust. 1 uofp.
W toku kontroli wypełniania innych obowiązków, stwierdzono, że:
1. Sporządzano i przesyłano informacje do Wydziału Oświaty dotyczące transakcji podejrzanych w związku z wprowadzonym Zarządzeniem Nr 70/09 z dnia 20.02.2009 r. Prezydenta Miasta Szczecin w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowaniu terroryzmu. Wg ww. informacji w ZSEE nie wystąpiły – w okresie objętym kontrolą – żadne transakcje finansowe, które nosiłyby znamiona transakcji podejrzanych.
2. W 2009 r. w ZSEE były przeprowadzane kontrole przez organy kontroli zewnętrznej. Stwierdzono, że nie poinformowano Prezydenta Miasta Szczecin o wszczęciu ww. kontroli, co było niezgodne z § 11 Załącznika Nr 1 do Zarządzenia Nr 399/03 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 10. lipca 2003 r., w sprawie zasad i trybu przeprowadzania kontroli.
Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi ZSEE:
1. Wprowadzanie do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego każdego zdarzenia, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym zgodnie z uor.
2. Stosowanie w praktyce zasad klasyfikacji zdarzeń zawartych w polityce rachunkowości ZSEE oraz w Rozp. MF o rachunkowości.
3. Regulowanie płatności zgodnie z wcześniej zaciągniętymi zobowiązaniami, a dla celów dowodowych, wszelkie uzgodnienia z kontrahentami w zakresie wydłużenia terminu płatności rachunków i faktur potwierdzać na piśmie.
4. Dokonywanie dekretacji, sprawdzania i zatwierdzania dowodów księgowych zgodnie z uor, Rozp. MF o klasyfikacji oraz procedurami obowiązującymi w tym zakresie w ZSEE.
5. Sporządzanie dowodów księgowych zgodnie z zasadami ujętymi w uor.
6. Dokumentowanie i przechowywanie dokumentacji o udzieleniu zamówienia publicznego, zgodnie z upzp oraz obowiązującymi w tym zakresie zarządzeniami Prezydenta Miasta Szczecin.
7. Ewidencjonowanie wydatków na właściwych paragrafach zgodnie z Rozp. MF o klasyfikacji.
8. Uporządkowanie i uzupełnienie dokumentacji finansowo-księgowej, w tym m.in. polityki rachunkowości, procedur wewnętrznej kontroli finansowej, wewnętrznych instrukcji oraz powierzenia obowiązków i odpowiedzialności głównemu księgowemu.
9. Dostosowanie planu kont do występujących w jednostce operacji gospodarczych zgodnie z Rozp. MF o zasadach rachunkowości.
10. Uzupełnienie akt osobowych głównego księgowego o dokumenty potwierdzające spełnienie wymogów określonych w art. 54 ust. 2 pkt 2 ustawy z dnia 27.08.2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 157, poz. 1240) oraz art. 6 ust. 1 pkt 2 ups.
11. Informowanie Prezydenta Miasta Szczecin o kontrolach zewnętrznych zgodnie z § 11 Zarządzenia Nr 399/03 Prezydenta Miasta Szczecina.
 


udostępnił: Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego, wytworzono: 2010/06/16, odpowiedzialny/a: Janusz Kwidziński, wprowadził/a: Janusz Kwidziński, dnia: 2010/06/16 13:14:44
Historia zmian:
Wprowadził Data modyfikacji Rodzaj modyfikacji
Janusz Kwidziński 2010/06/16 13:14:44 nowa pozycja