Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2009 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w dniach 30.10. - 3.11.2009 r. przeprowadził kontrolę w Gimnazjum Nr 2 ul. Cyryla i Metodego 43 w Szczecinie, zw. dalej Gim nr 2, w temacie realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie co najmniej 5 % wydatków za 2009 r. oraz realizacji zadań dot. przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przekazywania do Urzędu Miasta informacji o wynikach kontroli prowadzonych przez organy kontroli zewnętrznej. Wyniki kontroli przedstawione zostały w protokole kontroli P/39/09 podpisanym w dniu 3 listopada 2009 r.
W toku kontroli dotyczącej realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie wydatków w wysokości 89.182,01 zł, tj. 6,7 % ogółu wydatków zaplanowanych na 2009 r. w wysokości 1.339.792 zł stwierdzono, że:
1. Przy dokonywaniu wydatków nie zachowano niektórych procedur, określonych w obowiązujących przepisach prawa i przyjętych regulaminach w tym:
• wszystkie objęte badaniem dowody księgowe (15 pozycji) nie były opisane, co było niezgodne z zapisem rozdziału IV, pkt 2, lit. d obowiązującej w Gim nr 2 instrukcji obiegu i kontroli dokumentów księgowych, wg którego na dokumentach stanowiących podstawę do zapłaty sekretarka szkoły umieszcza opis merytoryczny dotyczący dokonanego zakupu lub wykonanej usługi wraz z podaniem numeru umowy, z której wynika realizacja wydatków (opis nie jest wymagany na fakturach lub rachunkach dotyczących zakupów żywnościowych, numer umowy należy umieszczać, jeżeli miała formę pisemną),
• wszystkie objęte badaniem dowody księgowe (15 pozycji) nie zawierały daty wpływu do Gim nr 2, co było niezgodne z zapisem rozdziału IV, pkt 2, lit. c ww. instrukcji, wg którego dokumenty otrzymane drogą korespondencji oraz złożone przez strony sekretarka opatruje pieczęcią „data wpływu…”,
• dekretacja na dowodach księgowych nie zawierała pełnego wskazania konta a jedynie paragraf. Księgowanie wyprzedzające wskazujące pełną kwalifikację dowodu do ujęcia w księdze nie było podpisane przez głównego księgowego, co naruszało art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.) zwanej dalej uor, wg którego dowód księgowy powinien zawierać co najmniej stwierdzenie sprawdzenia
i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania,
• 2 z 15. objętych badaniem dowodów księgowych na łączną kwotę 1.080,50 zł (faktury za wodę i ścieki nr: 14933/2009, 9482/2009) zostały zaewidencjonowane w pełnej wysokości na § 4260 – zakup energii, co było niezgodne z Załącznikiem nr 4 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14.06.2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 107, poz. 726 ze zm.), wg którego do księgowania wody i ścieków służą paragrafy: 4260 w przypadku wody i 4300 w przypadku ścieków,
• 2 z 15. objętych badaniem dowodów księgowych na łączną kwotę 3.729,14 zł (faktury nr: 991/08/2009, 4150831290) nie były sprawdzone pod względem merytorycznym co świadczy o niewystarczającej kontroli dokumentów przez głównego księgowego, bowiem według pkt 13 obowiązującego w Gim nr 2 regulaminu kontroli wewnętrznej złożenie podpisu oznacza, że sprawdził on, iż operacja została uznana przez właściwych rzeczowo pracowników szkoły za prawidłową pod względem merytorycznym,
• 4 z 15. objętych badaniem dowodów księgowych na łączną kwotę 55.740,22 zł (faktury nr: 1750011625, 947/01/SRZ/09, 8800/02/SRZ/09, 55652/12/SRZ/08) główny księgowy ujął w koszty w miesiącu następującym po tym, którego dotyczyły, przy czym faktura nr 55652/12/SRZ/08 nie była wykazana jako wymagalne zobowiązanie roku 2008 w sprawozdaniu Rb-28S za grudzień, co było niezgodne z art. 20 ust. 1 uor, według którego do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym,
• 3 z 15. objętych badaniem dowodów księgowych na łączną kwotę 24.040 zł (PK nr 86/2009, PK bez numeru z dnia 31.07.2009 r. na kwotę 7.040 zł i rachunek bez numeru i bez daty wystawienia na kwotę 15.470 zł) zawierały poprawki poprzez skreślenie bez wstawienia daty poprawki i podpisu, co było niezgodne z art. 22 ust. 3 uor, wg którego błędy w dowodach wewnętrznych mogą być poprawiane przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie treści poprawnej i daty poprawki oraz złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej. Wymieniony rachunek na kwotę 15.470 zł nie zawierał ponadto podstawowych cech dowodu księgowego i tym samym naruszony został art. 21 ust. 1 pkt 1 i 4 uor, wg którego dowód księgowy powinien zawierać co najmniej określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego oraz datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu.
2. Zatwierdzona dokumentacja nie spełniała niektórych wymogów, w tym:
• „Polityka rachunkowości” nie zawierała: a) metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego, b) wykazu ksiąg rachunkowych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera – wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na informatycznych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych, c) opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz
z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji, d) systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów, co było niezgodne z art. 10 ust. 1pkt 2, pkt 3 lit. b i c, pkt 4 oraz z ust. 2 uor,
• „Regulamin kontroli wewnętrznej” nie zawierał informacji w zakresie procesu zwrotu środków publicznych, co było niezgodne z art. 47 ust. 2 i 3 ustawy z dnia 30.06.2005 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.),
• „Polityka rachunkowości” i „Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów księgowych” nie zawierały daty wejścia w życie, tym samym trudno stwierdzić z jakim dniem dokumenty zaczęły obowiązywać i czy przyjęta podstawa prawna oraz zawarta treść była aktualna w danym okresie.
3. Dyrektor Gim nr 2 nie poinformował o przeprowadzonych w jednostce kontrolach zewnętrznych, co było niezgodne z § 11 Załącznika nr 1 do Zarządzenia Nr 399/03 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 10 lipca 2003 r. w sprawie zasad i trybu przeprowadzania kontroli, wg którego w przypadku kontroli przeprowadzanych przez organy kontroli zewnętrznej kierownicy kontrolowanych jednostek zobowiązani są do niezwłocznego poinformowania Prezydenta Miasta Szczecina – za pośrednictwem Dyrektora Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego – o wszczęciu kontroli oraz jej zakresie.
Przedstawiając powyższe oceny i uwagi Prezydent Miasta zalecił:
1. sporządzanie dokumentacji księgowej i ewidencję zdarzeń gospodarczych zgodnie z obowiązującymi przepisami i przyjętymi regulaminami wewnętrznymi,
2. aktualizację i uzupełnienie dokumentacji jednostki dotyczącej: polityki rachunkowości, kontroli wewnętrznej, obiegu i kontroli dokumentów,
3. każdorazowe informowanie o kontrolach przeprowadzanych w jednostce przez organy kontroli zewnętrznej.