Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2009 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w okresie od 10.12.09 r. do 14.12.09 r. przeprowadził kontrolę w Szkole Podstawowej nr 68 w Szczecinie przy ul. Zakole 1A, zwanej dalej SP nr 68, w temacie realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie co najmniej 5% wydatków za 2009 r. oraz realizacji zadań dotyczących przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przekazywania do Urzędu Miasta informacji o wynikach kontroli prowadzonych przez organy kontroli zewnętrznej.
Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 05 stycznia 2010 r.
W toku kontroli dotyczącej realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie wydatków w wysokości 235.468,94 zł, tj. 6,63 % ogółu wydatków zaplanowanych w 2009 r., stwierdzono, że przy dokonywaniu wydatków nie zachowano niektórych procedur określonych w obowiązujących przepisach prawa i przyjętych uregulowaniach wewnętrznych, w tym:
• we wszystkich 20. skontrolowanych przypadkach zapisy księgowe dotyczące faktur i rachunków nie zawierały wskazania daty dokonania operacji gospodarczej. Powyższe było niezgodne z przepisem art. 23 ust. 2 pkt. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2009 r., Nr 152, poz. 1223 ze zm.), zw. dalej uor;
• dekretacja dowodów księgowych sporządzana była w formie wydruku z ewidencji, każdorazowo podpisywanego przez głównego księgowego. Podpis głównego księgowego na załączonym do wyciągu bankowego wydruku z ewidencji, w przypadku wszystkich objętych badaniem wyciągów bankowych (19) dotyczył ponadto sprawdzenia dokumentu. Powyższe nie zostało jednak uregulowane w dokumentacji dotyczącej kontroli i obiegu dokumentów. Dodatkowo we wszystkich przypadkach zapisy księgowe dotyczące faktur i rachunków zawierały odwołanie do zestawień, które nie były jednak sporządzane. W dokumentacji SP nr 68 nie wskazano osób odpowiedzialnych za kontrolę formalno – rachunkową dowodów oraz osób odpowiedzialnych za kontrolę raportów kasowych i wyciągów bankowych, a w toku kontroli stwierdzono uchybienia dotyczące wskazania osób odpowiedzialnych za dokonywanie kontroli merytorycznej dowodów księgowych;
• stwierdzono księgowania zdarzeń gospodarczych do niewłaściwych okresów sprawozdawczych – na 20 skontrolowanych faktur i rachunków stwierdzono 11 przypadków, kiedy dowód zaksięgowany został w koszty miesiąca, w którym wpłynął do jednostki, mimo iż dotyczył kosztów poprzedniego miesiąca. Powyższe spowodowane było przyjętym sposobem ewidencjonowania kosztów, który nie został jednak uregulowany w dokumentacji SP nr 68;
• w 3. przypadkach (na 20 skontrolowanych) ujawniono uchybienia, dotyczące sposobu ujęcia wydatków SP nr 68 w poszczególnych paragrafach klasyfikacji budżetowej. Stwierdzono bowiem, że wydatki na szkolenie BHP pracowników na kwotę 1.800,00 zł ujęte zostały w § 430, a wydatki na opłatę abonamentową (faktury za wodę i odprowadzenie ścieków) na łączną kwotę 14 zł w § 426. Powyższe niezgodne było z postanowieniami załącznika nr 4 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 107, poz. 726 ze zm.), wg którego wydatki na: szkolenie pracowników ujmuje się w § 470, a zakup usług pozostałych w § 430.
Dokumentacja SP nr 68 nie spełniała niektórych wymogów określonych w art. 47 ust. 2 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.), w tym: nie uwzględniała procedur dot. badania i porównania stanu faktycznego ze stanem wymaganym w zakresie dotyczącym procesów pobierania, gromadzenia i zwrotu środków publicznych. W dokumentacji dotyczącej zasad (polityki) rachunkowości nie wskazano ponadto aktualnej wersji oprogramowania, służącego do prowadzenia ksiąg rachunkowych jednostki i daty rozpoczęcia jego eksploatacji. Zakładowy plan kont jednostki nie zawierał następujących kont: 080 – „Inwestycje (środki trwałe w budowie)”, 980 - „Plan finansowy wydatków budżetowych” oraz 996 – „Zaangażowanie dochodów własnych jednostek budżetowych”, mimo że konta zawarto w załączniku nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020 ze zm.). Powyższe naruszyło postanowienia art. 10 ust. 1 pkt. 3 lit. c uor oraz § 12 ust. 1 pkt. 1 ww. rozporządzenia. Podstawę prawną obowiązujących w SP nr 68 procedur kontroli finansowej, w tym procedur zamówień publicznych oraz zasad (polityki) rachunkowości stanowiły ponadto nieaktualne już przepisy. Dodatkowo w procedurach zamówień publicznych oraz opisie systemu informatycznego nie wskazano dat obowiązywania dokumentów.
Nie realizowano w 2009 r. zadania dotyczącego przekazywania do Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta informacji ze zrealizowanych w jednostce kontroli zewnętrznych oraz wyników tych kontroli, zgodnie z wymogami określonymi w §§ 11 i 12 Załącznika Nr 1 do Zarządzenia Nr 399/03 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 10 lipca 2003 r. w sprawie zasad i trybu przeprowadzania kontroli.
Zrealizowano w I-szym półroczu 2009 r. zadania dotyczące sporządzania i przekazywania do wydziału nadzorującego Urzędu Miasta informacji o występowaniu lub niewystępowaniu transakcji podejrzanych, w związku z wymogami ustalonymi Zarządzeniem Nr 70/09 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 20 lutego 2009 r. w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowania terroryzmu (obecnie Zarządzenie Nr 579/09 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 8 grudnia 2009 r. w sprawie Instrukcji postępowania w sprawie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu).

Prezydent Miasta zalecił:
1. Aktualizację i uzupełnienie dokumentacji SP nr 68, dotyczącej m.in. zasad (polityki) rachunkowości oraz obiegu i kontroli dokumentów zgodnie z obowiązującymi przepisami.
2. Dokonywanie zapisów księgowych w księgach rachunkowych jednostki zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami.
3. Terminowe regulowanie zobowiązań jednostki.
4. Każdorazowe informowanie o kontrolach przeprowadzanych w jednostce przez organy kontroli zewnętrznej.