Przejdź do głównego menu Przejdź do treści

Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2009 roku

Nr kontroli: Z/7/09

Przestrzeganie procedur zamówień publicznych przy wyborze podmiotów wykonujących remonty i modernizacje wolnych lokali mieszkalnych oraz wymianę okien w gminnych zasobach w latach 2008-2009, w tym w szczególności powtarzalności wyboru tego samego wykonawcy.

Zarząd Budynków i Lokali Komunalnych, ul. Mariacka 25 w Szczecinie

Wyniki kontroli: INFORMACJE - USTALENIA

W czerwcu 2009 r. Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin przeprowadził kontrolę w Zarządzie Budynków i Lokali Komunalnych (zw. dalej ZBiLK) w zakresie w przestrzegania procedur zamówień publicznych przy wyborze podmiotów wykonujących remonty i modernizacje wolnych lokali mieszkalnych oraz wymianę okien w gminnym zasobie w latach 2008 – 2009, w tym powtarzalności wyboru tego samego wykonawcy.
W wystąpieniu pokontrolnym przedstawiono ocenę badanych obszarów, dokonując poniższych ustaleń.
Kontrola
-          7. na 7 (100%) postępowań o wartości powyżej 14.000 euro, przeprowadzonych w badanym okresie - dot. remontów lokali mieszkalnych,
-          16. na 246 (6,5%) postępowań o wartości poniżej 14.000 euro, przeprowadzonych w badanym okresie - dot. remontów lokali mieszkalnych,
-          421 na 557 (75,6%) wykonanych w 2008 r. przypadków wymiany okien w ramach tzw. „zwrotów lokatorskich”
nie wykazała aby przy wyborze podmiotów wykonujących remonty i modernizacje wolnych lokali mieszkalnych doszło do naruszeń procedury zamówień publicznych skutkujących wyborem wykonawcy, którego oferta nie przedstawiałaby najkorzystniejszej ceny (dot. zamówień powyżej 14.000 euro) bądź ceny i innych kryteriów wynikających z potrzeb zamawiającego (dot. zamówień poniżej 14.000 euro). Stwierdzono natomiast pojedyncze uchybienia proceduralne w postępowaniach przeprowadzonych w oparciu o przepisy ustawy z dnia 29.01.2004 r. Prawo Zamówień Publicznych (j.t. Dz. U. z 2007 r., Nr 223, poz. 1655 ze zm.) zw. dalej p.z.p. oraz Zarządzenia nr 36/07 Dyrektora ZBiLK z dnia 11.05.2007 r. w sprawie zasad udzielania zamówień publicznych przez ZBiLK
i realizacji umów. Podkreślenia wymaga, że uchybienia te nie skutkowały nieważnością postępowania.
      Stwierdzono, że w przypadku postępowania nr ZBiLK.DZP.AT.3411-50 PN/08 nie zamieszczono na stronie internetowej ZBiLK ogłoszenia o wyborze najkorzystniejszej oferty, co stanowiło naruszenie art. 92 ust. 2 p.z.p., według którego niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty zamawiający powinien zamieścić ww. informację na stronie internetowej.
Umowę na wykonanie remontu lokalu mieszkalnego nr ZBiLK/279/2008 z dnia 30.10.2008 r. zawarto z kolej 7. dnia od chwili przekazania wykonawcy zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty (zawiadomienie przekazane
w dniu 23.10.2008 r.), co było niezgodne z zapisem ust. 2 Rozdziału XII SIWZ, według którego umowa miała być zawarta w siedzibie zamawiającego, nie wcześniej niż w 8. dniu od daty przekazania zawiadomienia o wyborze oferty.
Ustalono też, że w przypadku umowy nr 12/PZ/2008 z dnia 18.01.2008 r. wynagrodzenie za wykonanie dzieła określono w wysokości równej cenie ofertowej, pomimo że w toku negocjacji ustalono cenę o 50 zł niższą (porównywalną z szacunkiem).
Kontrola wykazała również, że zarządzenie w sprawie zasad udzielania zamówień publicznych przez ZBiLK nie zawierało – poza przepisem § 22 dot. konieczności natychmiastowego udzielenia zamówienia - uregulowań wprowadzających odstępstwa od zasady publikowania ogłoszeń o zamówieniach na stronie internetowej i siedzibie ZBiLK (dot. postępowań poniżej 14.000 euro).
W 4. przypadkach spośród 16. zbadanych umów nie było ogłoszeń o zamiarze udzielenia zamówienia, a do potencjalnych wykonawców skierowano jedynie ustne zapytania, przeprowadzając tym samym analizę rynku. W ocenie kontroli konstrukcja § 22 zarządzenia w sprawie zasad udzielania zamówień publicznych poprzez zapis „w przypadku zaistnienia konieczności natychmiastowego udzielenia zamówienia (…) zamówienie na roboty budowlane, usługi lub dostawy udzielone zostanie wskazanemu przez wnioskodawcę wykonawcy” dot. jedynie tych przypadków w których, w z uwagi na pilna potrzebę udzielenia zamówienia, odstępuje się od analizy rynku.
Funkcjonujące w jednostce zarządzenie w sprawie zasad udzielania zamówień publicznych nie było ponadto na bieżąco aktualizowane w stosunku do zmieniających się w tym zakresie przepisów p.z.p., jak i zmiany upoważnienia Dyrektora ZBiLK.
            Wymiana okien w gminnym zasobie mieszkalnym będącym w administrowaniu ZBiLK odbywała się w oparciu o instytucję tzw. „zwrotów lokatorskich”, polegającą w części przypadków na rzeczywistej refundacji kosztów zakupu i montażu okien poniesionych przez najemców lokali mieszkalnych (w pozostałych przypadkach ZBiLK płacił za usługę bezpośrednio wykonawcy). Według przyjętej procedury wybór wykonawcy należał do najemcy, na którego wykonawca wystawiał następnie fakturę VAT. Analiza dokumentacji pod kątem powtarzalności wyboru tego samego wykonawcy wykazała, iż w niektórych rejonach ZBiLK większość (bądź wszystkie) robót wykonał jeden wykonawca. Dotyczyło to m.in. rejonu 4. w którym jeden przedsiębiorca wykonał 6 robót na kwotę 17.877,40 zł brutto (100% przypadków dot. zasobu docelowego), rejonu 5. w którym ten sam przedsiębiorca wykonał 37 robót na kwotę 119.469,40 zł brutto (100% przypadków), rejonu 13. w którym inny przedsiębiorca wykonał 68 robót na kwotę 213.010,07 (93,20% przypadków), rejonu 10. w którym jeden z przedsiębiorców wykonał 32. roboty na kwotę 91.794,45 zł (76,19% przypadków) i rejonu 2. w którym kolejny przedsiębiorca wykonał 73. roboty na kwotę 256.574,02 zł brutto (66,36% przypadków). Ww. mogłoby wskazywać na faworyzowanie niektórych wykonawców przez pracowników poszczególnych rejonów np. poprzez sugerowanie najemcom wyboru konkretnych firm budowlanych.
            Podkreślenia wymaga fakt, iż w przypadku gdyby zakupu okna wraz z montażem o wartości powyżej 3.000 zł. dokonywał ZBiLK jako wynajmujący – przedstawiciel właściciela, zobowiązany byłby do stosowania procedury rozeznania rynku (zebrania co najmniej dwóch ofert) określonej stosownym zarządzeniem Prezydenta Miasta. Instytucja zwrotów lokatorskich, pomimo że znajduje uzasadnienie w powszechnie obowiązujących przepisach prawa dot. praw i obowiązków stron umowy najmu, nie może – w ocenie kontroli – stanowić wyjątku od zasad udzielania zamówień w Gminnie Miasto Szczecin, zwłaszcza w aspekcie zapewnienia równego dostępu do zamówień i konkurencyjności podmiotów gospodarczych. Ustalono, że w 2009 r. wstrzymano realizację na dotychczasowych zasadach wniosków o wymianę okien, przygotowując w tym zakresie wybór wykonawców robót w oparciu o przepisy p.z.p, co pozwoli na ich wyłonienie przy zachowaniu zasad uczciwej konkurencji.
            W toku kontroli nie stwierdzono - w oparciu o dostępną dokumentację - aby osoba wskazana w skardze z dnia 06.04.2009 r. (anonim), będąca koordynatorem rejonu 2 ZBiLK swoim działaniem powodowała, że wszystkie (bądź większość) zleceń na wymianę okien w gminnym zasobie mieszkalnym realizowała wskazana w skardze firma (w samym rejonie 2 powyższa firma zrealizowała 21,82% zleceń przy 66,36% zleceń wykonanych przez inną firmę).
W związku z poczynionymi ustaleniami kontroli, stosownie do § 37 ust. 3 Załącznika nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli, Prezydent zalecił Dyrektorowi ZBiLK aby:
1.     przestrzegał przepisów p.z.p. w zakresie publikacji ogłoszeń,
2.     przestrzegał zapisów SIWZ w zakresie terminu zawierania umów,
3.     dokonał aktualizacji zarządzenia w sprawie zasad udzielania zamówień publicznych przez ZBiLK, w tym doprecyzował przypadki odstępstwa od zasady publikowania ogłoszeń o zamówieniach na stronie internetowej i siedzibie ZBiLK w sytuacji przeprowadzania analizy rynku.
 

udostępnił: Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego, wytworzono: 2009/09/14, odpowiedzialny/a: Janusz Kwidziński, wprowadził/a: Janusz Kwidziński, dnia: 2009/09/14 11:29:42
Historia zmian:
Wprowadził Data modyfikacji Rodzaj modyfikacji
Janusz Kwidziński 2009/09/14 11:29:42 nowa pozycja