Przejdź do głównego menu Przejdź do treści

Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2009 roku

Nr kontroli: P/4/09

Prawidłowość przeprowadzenia procedury udzielenia zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego na zakup i dostawę artykułów żywnościowych – mięsa i wędlin – nr sprawy SP1/02/08/04/2008/KA.

Szkoła Podstawowa Nr 1 w szczecinie, Al. Piastów 6

Wyniki kontroli: INFORMACJE - USTALENIA

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w dniach 09 – 22 stycznia 2009 r. przeprowadził kontrolę w Szkole Podstawowej nr 1 w Szczecinie, Al. Piastów 6 (zw. dalej SP nr 1) w zakresie prawidłowości przeprowadzania procedury udzielenia zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego na zakup i dostawę artykułów żywnościowych – mięsa i wędlin – nr sprawy SP1/02/08/04/2008/KA.
Opis stanu faktycznego, stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole z kontroli podpisanym w dniu 2 lutego 2009 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 12 lutego 2009 r.
Kontrola prawidłowości przeprowadzenia procedury udzielenia zamówienia publicznego na zakup i dostawę mięsa i wędlin wykazała nieprawidłowości oraz uchybienia polegające na nieprzestrzeganiu niektórych zasad udzielania zamówień publicznych określonych ustawą z dnia 29.01.2004 r. Prawo Zamówień Publicznych (j.t. Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655 ze zm.) zw. dalej pzp.
W toku kontroli stwierdzono, że w dniu 20.05.2008 r. Dyrektor SP nr 1 zawarł umowę na dostawę artykułów żywnościowych – mięsa i wędlin na okres od 20.05.2008 r. do 19.05.2009 r., a zatem na okres przekraczający rok budżetowy (z terminem zapłaty upływającym w roku następnym), nie posiadając stosownego upoważnienia Prezydenta Miasta Szczecin. Tym samym naruszył dyspozycję art. 36 ust. 1 w zw. z art. 193 i art. 188 ust. 2 pkt 3 ustawy z dnia 30.06.2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.) według których kierownik jednostki budżetowej może zaciągać zobowiązania pieniężne do wysokości kwot wydatków określonych w zatwierdzonym planie finansowym jednostki a zaciągnięcie zobowiązania, którego realizacja w roku następnym była niezbędna dla zapewnienia ciągłości działania jednostki i termin zapłaty upływał w roku następnym, było możliwe jedynie w oparciu o szczególne upoważnienie Prezydenta Miasta Szczecin wydane w trybie art. 188 ust. 2 pkt 3 ww. ustawy.
Ustalono ponadto, że w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia określono przedmiot zamówienia jako „kiełbasę gryficką”, wskazując tym samym jej pochodzenie, i nie dopuszczono do składania ofert równoważnych co było niezgodne z art. 29 ust. 3 pzp. Kontrola wykazała, iż za wyjątkiem jednego producenta wędlin, nikt inny nie wytwarzał wędliny wskazanej w SIWZ. Z uwagi na fakt, iż w przedmiotowym zamówieniu na 4 złożone oferty w 3 wykonawcy oferowali kiełbasę gryficką, należy uznać, iż konkurencja została zachowana.
Uwagi kontroli dotyczyły też nieodrzucenia – jako niezgodnej z SIWZ – i przyjęcia do dalszego postępowania oferty jednego z wykonawców, pomimo, że zaoferował on kiełbasę wolińską zamiast gryfickiej co w sytuacji braku w SIWZ przedmiotu równoważnego, naruszyło postanowienia art. 89 ust. 1 pkt 2 pzp. Zaznaczyć należy, że z uwagi na to, że przedmiotowy wykonawca wskazał w swojej ofercie najwyższą cenę, ww. nieprawidłowości nie miały wpływu na wynik postępowania.
W toku kontroli stwierdzono, iż – jako Kierownik Zamawiającego – Dyrektor SP nr 1 nie złożył Oświadczenia o braku lub istnieniu okoliczności o których mowa w art. 17 ust. 1 pzp, co stanowiło naruszenie art. 17 ust. 2 pzp, który wskazuje na konieczność składania przedmiotowych oświadczeń przez osoby biorące udział w postępowaniu.
Ustalono, ponadto iż nie zamieszczono informacji o wyborze najkorzystniejszej oferty na stronie internetowej oraz w miejscu publicznie dostępnym w swojej siedzibie, co naruszyło przepisy art. 92 ust. 2 pzp. Nie zamieszczono też ogłoszenia o udzieleniu zamówienia w Biuletynie Zamówień Publicznych co było niezgodne z przepisem art. 95 ust. 1 pzp, który wskazuje na taką konieczność.
Przy powoływaniu Komisji Przetargowej nie wyznaczono z kolei sekretarza komisji, podczas gdy wg § 7 ust. 2 pkt 2 „Zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy prawo zamówień publicznych” stanowiących załącznik nr 1 do Zarządzenia nr 330/07 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 15 czerwca 2007 r. w skład komisji przetargowej powinien wchodzić także sekretarz.
Ogłoszenie o zamówieniu zamieszczone w miejscu publicznie dostępnym w swojej siedzibie nie zawierało: adresu strony internetowej na której zamieszczono SIWZ, opisu warunków udziału w postępowaniu oraz opisu sposobu dokonywania oceny spełniania tych wymogów co naruszało przepis art. 41 pzp. Ww. ogłoszenie nie zawierało ponadto informacji o dniu zamieszczenia ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych, co było niezgodne z art. 40 ust. 6 pkt 3 pzp, który wskazywał na taką konieczność.
Ustalono także, że zawiadomienie o wyborze najkorzystniejszej oferty przesłane wszystkim wykonawcom biorącym udział w postępowaniu nie zawierało uzasadnienia wyboru, a także nazwy (firmy), siedziby i adresy wykonawców, którzy złożyli oferty wraz ze streszczeniem oceny i porównania złożonych ofert zawierającym punktację przyznaną ofertom w każdym kryterium oceny ofert i łączną punktację, podczas gdy wg art. 92 ust. 1 pkt 1 pzp, powinno zawierać ww. informacje.
            Stwierdzono ponadto drobne uchybienia polegające na wskazaniu w podstawie zarządzenia nr 02/2008/KA z dnia 07.04.2008 r. powołującego komisję przetargową upoważnienia nr 315/04 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 28.06.2004 r. do dokonywania czynności związanych z udzielaniem zamówienia publicznego, które zostało wcześniej uchylone tj. w dniu 12.02.2007 r. Funkcjonujący w SP nr 1 dokument pn. „Procedura udzielania zamówień publicznych” z dnia 15.01.2008 r. nie regulował z kolei kwestii związanych trybem postępowania w jednostce w przypadku stosowania prawo zamówień publicznych jak i kwestii związanych z zakupami poniżej wartości 14.000 euro.
Umowa na dostawę mięsa i wędlin zawarta została natomiast 7. dnia od chwili przekazania zawiadomienia wykonawcom o wyborze najkorzystniejszej oferty (zawiadomienie z dnia 13.04.2008 r.; umowa z dnia 20.04.2008 r.) co w rezultacie uniemożliwiło wniesienie przez wykonawców ewentualnych skutecznych protestów w określonym w ustawie 7 dniowym terminie (art. 180 ust. 2 pzp). Pomimo, że przepis art. 94 ust. 1 pzp, poprzez wskazanie, iż „Zamawiający zawiera umowę w sprawie zamówienia publicznego w terminie nie krótszym niż 7 dni od dnia przekazania zawiadomienia o wyborze oferty (…)” dopuszcza możliwość zawarcia umowy w siódmym dniu terminu (w sensie okresu czasu), to z uwagi na możliwość wniesienia protestu tego dnia, umowy należy zawierać najwcześniej ósmego dnia po przekazaniu zawiadomienia. Podkreślenia wymaga fakt, iż w przedmiotowym zamówieniu nie wpłynęły od wykonawców protesty.
W pozostałym obszarze objętym badaniem przestrzegano przepisów ustawy pzp oraz przepisów wykonawczych a w szczególności: terminowo publikowano ogłoszenie o zamówieniu, sporządzono na odpowiednich drukach protokół z postępowania, zawarta z wykonawcą umowa zgodna była z treścią oferty jaką złożył.
Osobą odpowiedzialną za kwestie związane z przeprowadzaniem zamówień publicznych w SP nr 1 jest Kierownik administracyjno – gospodarczy.
            
Prezydent zalecił Dyrektorowi SP nr 1:
1.      zaciąganie zobowiązań, których realizacja w roku następnym jest niezbędna dla zapewnienia ciągłości działania jednostki a termin zapłaty upływa w roku następnym w oparciu o stosowne upoważnienie,
2.      przestrzeganie przepisów ustawy prawo zamówień publicznych w zakresie: składania oświadczeń przez osoby biorące udział w postępowaniu, publikacji ogłoszeń o wyborze najkorzystniejszej oferty i udzieleniu zamówienia jak i kompletności ogłoszeń o zamówieniu, opisu przedmiotu zamówienia, zawiadomień o wyborze najkorzystniejszej oferty, kryteriów dot. odrzucenia ofert,
3.      zawieranie umów najwcześniej 8. dnia po przesłaniu wykonawcom zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty (dotyczy zamówień, których wartość jest mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8),
4.      przestrzeganie przepisów Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecin dot. zamówień publicznych w zakresie składu komisji przetargowej,
5.      opracowanie regulaminu zamówień publicznych w oparciu o przepisy ustawy pzp i zarządzenia Prezydenta Miasta w sprawie zasad wykonywania ustawy pzp.
 
 

udostępnił: Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego, wytworzono: 2009/04/01, odpowiedzialny/a: Janusz Kwidziński, wprowadził/a: Janusz Kwidziński, dnia: 2009/04/01 12:06:33
Historia zmian:
Wprowadził Data modyfikacji Rodzaj modyfikacji
Janusz Kwidziński 2009/04/01 12:06:33 nowa pozycja