Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2009 roku

Nr kontroli: P/22/09

Gospodarka finansowo – księgowa oraz sprawy kadrowe za 2008 r.

Miejski Ośrodek Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej, przy ul. Odrowąża 1 w Szczecinie

Wyniki kontroli: INFORMACJE - USTALENIA

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w dniach 8.07. - 4.08.2009 r. przeprowadził kontrolę w Miejskim Ośrodku Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej ul. Odrowąża 1 w Szczecinie, zw. dalej MODGiK, w zakresie gospodarki finansowo – księgowej oraz spraw kadrowych za 2008 r. Wyniki kontroli przedstawione zostały w protokole kontroli P/22/09 podpisanym w dniu 10 sierpnia 2009 r.

W wyniku kontroli ujawniono nieliczne nieprawidłowości w wykonaniu planu finansowego MODGiK. Oprócz uchybień natury formalnej stwierdzono również błędy merytoryczne. Polegały one przede wszystkim na uchybieniach w kontroli dowodów księgowych, ich niewłaściwym ewidencjonowaniu, błędnym naliczaniu dodatku za wysługę i nieaktualizowaniu zakresów obowiązków. Przyczyną wyżej wymienionych oraz niżej opisanych nieprawidłowości było niestosowanie funkcjonujących w MODGiK procedur oraz niewystarczająca znajomość obowiązujących zarządzeń Prezydenta Miasta.

W toku badania funkcjonującego w MODGiK systemu rachunkowości stwierdzono, że jednostka nie spełniała niektórych wymogów nałożonych na nią ustawą z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.), zwaną dalej uor, pod kątem prowadzenia ksiąg rachunkowych. Główny księgowy ewidencjonował bowiem źródłowe dowody księgowe otrzymane w różnym terminie pod jednym numerem pozycji dziennika i pod jedną datą. Nie był sporządzany zbiorczy dokument księgowy do dokonania łącznego zapisu zbioru dowodów źródłowych. Zapis księgowy nie zawierał daty dokonania operacji gospodarczej a jedynie datę zapisu, co było niezgodne z art. 20 ust. 2 i 3 uor, według którego podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej (np. faktury obce) oraz sporządzone przez jednostkę dowody księgowe (np. zbiorcze służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione) oraz z art. 23 ust. 2 uor, który mówi, że zapis księgowy powinien zawierać co najmniej datę dokonania operacji gospodarczej, określenie rodzaju i numer identyfikacyjny dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu oraz jego datę, jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji, kwotę i datę zapisu.

W trakcie kontroli przyjętych Zarządzeniem nr 10/2007 Dyrektora MODGiK z dnia 15.12.2007 r., zasad prowadzenia rachunkowości stwierdzono ponadto brak daty rozpoczęcia eksploatacji oprogramowania finansowo – księgowego, co było niezgodne z art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. c, według którego jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczące sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej opisu systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera - opisu systemu informatycznego (…) a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji.

Funkcjonujące instrukcje: gospodarki kasowej oraz obiegu i kontroli dokumentów, stanowiące załączniki do ww. polityki rachunkowości, w podstawie prawnej przywoływały uchyloną ustawę z dnia 26.11.1998 r. o finansach publicznych. W 2008 r. obowiązywała ustawa z dnia 30.06.2005 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.) zwana dalej uofp.

W trakcie kontroli wykazano, że dokumentacja księgowa nie zawierała miesięcznych informacji sporządzanych dla Wydziału Księgowości Urzędu Miasta Szczecin o udzielonych umorzeniach, do czego zobligowany był dyrektor na mocy upoważnienia z dnia 10.10.2008 r. (pismo znak: WO-I/AW/0113-1/846/08). Konieczność przedkładania ww. informacji uzasadnia fakt, że jeżeli udzielone umorzenia przekroczą 0,5% planowanych dochodów Miasta na dany rok, na zwiększenie limitu umorzeń musi wyrazić zgodę Rada Miasta.

W toku kontroli kosztów budżetowych za 2008r. ustalono, że na 51skontrolowanych faktur na łączną kwotę 315.398,69 zł (9,4% ogółu kosztów):

· wszystkie nie były sprawdzone przez specjalistę ds. ekonomicznych pod względem merytorycznym, co było niezgodne z pkt 3 Działu III obowiązującej instrukcji obiegu i kontroli dokumentów, według którego dowód księgowy musi być sprawdzony pod względem merytorycznym i formalno – rachunkowym przez osobę do tego upoważnioną,

· refaktury za wodę i ścieki główny księgowy przyjmował w §4260, podczas gdy według Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14.06.2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz.U. Nr 107, poz. 726 ze zm.), zw. dalej Rozp. MF o klasyfikacji, do księgowania wody i ścieków służą paragrafy: 4260 w przypadku wody i 4300 w przypadku ścieków,

· dekretacja na dowodach księgowych nie zawierała pełnego wskazania konta a jedynie paragraf. Księgowanie wyprzedzające wskazujące pełną kwalifikację dowodu do ujęcia w księdze nie było podpisane przez głównego księgowego. Powyższe było niezgodne z pkt 2 ppkt 6 Działu III obowiązującej instrukcji obiegu i kontroli dokumentów, według którego dowód księgowy powinien zawierać co najmniej stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja) i podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania,

· w 3. przypadkach na łączną kwotę 27.228 zł specjalista ds. ekonomicznych nie sporządziła notatek służbowych z analizy rynku i informacjci szacunkowej zamówienia ze wskazaniem kursu euro. Kwestie prawidłowości postępowania w przypadku dokonywania wydatków przekraczających 3 tys. zł brutto i nieprzekraczających kwoty 14 tys euro regulował § 9 ust. 4 pkt 2 Załącznika nr 1 do Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecin nr 330/07 z dnia 15.06.2007 r. a obecnie z § 11 ust. 4 pkt 2 Załącznika nr 1 do Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecin nr 235/08 z dnia 29.05.2008 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta Szczecin, które zobowiązywały kierowników jednostek, aby udzielając zamówienia każdorazowo sporządzali notatkę służbową, w której udokumentowany zostanie fakt dokonania analizy rynku; notatka powinna również zawierać informację dotyczącą wartości szacunkowej zamówienia ze wskazaniem kursu euro,i dotyczącej wartoś

· w jednym przypadku faktura (nr 162/2008/FVS) na kwotę 1.927,42 zł była zadekretowana i przyjęta do ewidencji w różnych paragrafach,

· w jednym przypadku faktura (nr 87503887) za tusze na kwotę 3.851,78 złbyła zadekretowana i przyjęta do ewidencji w paragrafie 4210 podczas, gdy według Rozp. MF o klasyfikacji, do księgowania tuszy służy paragraf 4750.

W wyniku kontroli procesu udzielania zamówień publicznych o wartości szacunkowej nie przekraczającej 14.000 euro, czyli wyłączonych z ustawy z dnia 29.01.2004 r. Prawo zamówień publicznych (j.t.Dz.U. z 2007 r. Nr 223, poz.1655 ze zm) stwierdzono, że w MODGiK nie został przyjęty regulamin pracy komisji przetargowej, co naruszało § 10 ust. 5 Załącznika nr 1 do ww. Zarządzenia nr 235/08, według którego organizację, tryb pracy oraz zakres obowiązków członków komisji przetargowej określa regulamin pracy komisji przetargowej nadany przez kierownika jednostki.

Wprowadzone przez dyrektora Zarządzenie nr 11/2007 dotyczące postępowania w sprawie zamówień publicznych nie zostało zaktualizowane o obowiązujące w 2008 r. ww. Zarządzenia nr 235/08.

W wyniku analizy 10. umów będących skutkiem postępowań o udzielenie zamówienia publicznego na zakup oprogramowania systemowego oraz modernizację sieci komputerowej i stanowisk komputerowych wymaganych we wdrożeniu zintegrowanego systemu komputerowego do prowadzenia powiatowego zasobu geodezyjnego w ramach dotacji celowej stwierdzono, że nie były one sprawdzone przez radcę prawnego, co było niezgodne z § 12 ust. 2 Załącznika nr 1 do Zarządzenia Nr 235/08 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 29.05.2008 r., według którego umowa o zamówienie powinna być zaopiniowana przez radcę prawnego.

anW trakcie kontroli ustalono ponadto, że remont kompleksu dyrektorskiego na kwotę 20.276,22 zł wykonany przez Miejski Zakład Obsługi Gospodarczej w Szczecinie nie został poprzedzony alizą rynku, w dokumentacji zaś nie było umowy na wykonanie usługi. Powyższe było niezgodne z § 11 ust. 4 pkt 1 Załącznika nr 1 do Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecin nr 235/08 z dnia 29.05.2008 r., według którego przed zawarciem umowy zamawiający powinien dokonać analizy rynku w celu wybrania takiego wykonawcy, który zapewni odpowiednią jakość i korzystną cenę przedmiotu zamówienia przy uwzględnieniu wszystkich potrzeb zamawiającego; analiza rynku polega w szczególności na zebraniu ofert (np. za pośrednictwem internetu czy faksu) od minimum dwóch potencjalnych wykonawców. Należy ponadto zwrócić uwagę na fakt, że według statutu Miejskiego Zakładu Obsługi Gospodarczej w Szczecinie obowiązkiem zakładu jest jedynie obsługa gospodarcza Urzędu Miasta związana z utrzymaniem jego siedziby w odpowiednim stanie technicznym a także jego obsługa w zakresie usług konserwatorskich, w związku z czym zakład nie jest zobowiązany do świadczenia tego typu usług jednostkom organizacyjnym Gminy Miasto Szczecin.Osobą odpowiedzialną za prowadzenie postępowań o udzielenie zamówień publicznych w MODGiK jest specjalista ds. ekonomicznych.

W trakcie kontroli ustalono, że dyrektor nie opracował procedur kontroli finansowej, co jest niezgodne z art.47 ust.3 uofp, według którego kierownik jednostki ustala w formie pisemnej procedury kontroli finansowej, biorąc pod uwagę standardy ogłoszone przez Ministra Finansów w formie komunikatu oraz zapewnia ich przestrzeganie.

W wyniku kontroli 10 akt osobowych pracowników MODGiK stwierdzono nieliczne, niżej wskazane, uchybienia:

1. akta osobowe 3. pracowników nie zawierały zakresu obowiązków, zaś akta 4. pracowników nie zawierały zakresu obowiązków dla aktualnie zajmowanego stanowiska, co pozostawało w sprzeczności z § 6 ust. 3 pkt 5 statutu MODGiK będącego załącznikiem do Uchwały Nr XXX/751/08 Rady Miasta Szczecin z dnia 18.12.2008 r., według którego do zakresu obowiązków dyrektora należy w szczególności ustalanie zakresów obowiązków, kompetencji i odpowiedzialności pracowników,

2. akta osobowe 1 pracownika zawierały dokument przyznający dodatek za każdą godzinę pracy wykonywanej w warunkach uciążliwych, szkodliwych dla zdrowia lub niebezpiecznych, przestał być on jednak wypłacany wraz z wejściem w życie Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 2.08.2005 r. w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych jednostek samorządu terytorialnego (Dz.U. Nr 146, poz. 1222 ze zm.), zwanego dalej Rozp. o wynagradzaniu pracowników samorządowych, mimo to w aktach pracownika nie było dokumentu wypowiadającego ten warunek umowy o pracę. Osobą odpowiedzialną w MODGiK za politykę kadrową jest kierownik zespołu administracyjno – ekonomicznego.

W toku kontroli wynagrodzeń 5. pracowników MODGiK stwierdzono, że pracownicy przebywający na zwolnieniu lekarskim do 30 dni oraz pobierający zasiłek opiekuńczy mieli korygowany dodatek stażowy proporcjonalnie do pomniejszonej za czas nieobecności płacy zasadniczej, co narusza postanowienia § 7 ust. 3 Rozp. o wynagradzaniu pracowników samorządowych a obecnie § 7 ust. 2 Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 18.03.2009 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (Dz.U. Nr 50, poz. 398), według których dodatek za wysługę lat przysługuje pracownikowi za dni, za które otrzymuje wynagrodzenie oraz za dni nieobecności w pracy z powodu niezdolności do pracy wskutek choroby albo konieczności osobistego sprawowania opieki nad dzieckiem lub chorym członkiem rodziny, za które pracownik otrzymuje z tego tytułu zasiłek z ubezpieczenia społecznego.

Główny księgowy spełniał wymogi określone w art. 45 ust.2 uofp, dotyczące osób zajmujących stanowiska głównych księgowych. Został ponadto upoważniony przez dyrektora do wykonywania obowiązków w zakresie gospodarki finansowej MODGiK i przyjął obowiązki i odpowiedzialność w zakresie wynikającym z art. 45 ust. 1 uofp.

W toku kontroli stwierdzono, że dyrektor wypełniał obowiązek sporządzania i przesyłania informacji dotyczących transakcji podejrzanych w związku z wprowadzonym Zarządzeniem Nr 289/05 z dnia 10.06.2005 r. Prezydenta Miasta Szczecina w sprawie wprowadzenia „Instrukcji postępowania w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowania terroryzmu”. Według ww. informacji w MODGiK nie wystąpiły – w okresie objętym kontrolą – żadne transakcje finansowe, które nosiłyby znamiona transakcji podejrzanych. Informacje błędnie wysyłane były do Wydziału Kontroli
i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta, podczas gdy adresatem powyższych informacji wg ww. zarządzenia powinno być Biuro Geodety Miasta.

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi Prezydent Miasta zalecił:

1. prowadzenie ksiąg rachunkowych zgodnie z zasadami określonymi w uor,

2. uzupełnienie obowiązującej dokumentacji opisującej zasady rachunkowości wraz z załącznikami,

3. weryfikację zapisów upoważnienia z dnia 10.10.2008 r.,

4. właściwą kontrolę i dekretowanie dowodów księgowych,

5. ewidencjonowanie kosztów na właściwych paragrafach zgodnie z Rozp. MF o klasyfikacji,

6. przestrzeganie uregulowań zawartych w Zarządzeniu Prezydenta Miasta Nr 235/08 z dnia 29.05.2008 r.,

7. sporządzenie procedur kontroli finansowej oraz regulaminu pracy komisji przetargowej,

8. zaktualizowanie Zarządzenia nr 11/2007,

9. uzupełnienie akt osobowych pracowników o aktualne zakresy obowiązków,

10.uregulowanie kwestii wypłacania dodatku za pracę w szkodliwych warunkach,

11.zweryfikowanie i korekta sposobu naliczania dodatku stażowego,

12.poprawne adresowanie informacji dotyczących transakcji podejrzanych.

I V

udostępnił: Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego, wytworzono: 2009/09/23, odpowiedzialny/a: Janusz Kwidziński, wprowadził/a: Janusz Kwidziński, dnia: 2009/09/23 15:24:12

Historia zmian:

Wprowadził	Data modyfikacji	Rodzaj modyfikacji
Janusz Kwidziński	2009/09/23 15:24:12	nowa pozycja