Przejdź do głównego menu Przejdź do treści

Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2009 roku

Nr kontroli: P/24/09

Dostosowanie systemu wewnętrznej kontroli finansowej do obowiązujących przepisów prawa i standardów kontroli finansowej oraz przestrzegania ww. procedur pod kątem wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na przykładzie min 5% wydatków 2009 r. (bez analizy wykonania całości budżetu za 2009 r.) oraz realizacja postanowień Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecin w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałania finansowaniu terroryzmu.

Gimnazjum Nr 6 ul. Niemierzyńska 17 w Szczecinie

Wyniki kontroli: INFORMACJE - USTALENIA

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w okresie od 13.07.09 r. do 15.07.09 r. przeprowadził kontrolę w Gimnazjum Nr 6 przy ul. Niemierzyńskiej 17 w Szczecinie, zw. dalej GM nr 6, w zakresie dostosowania systemu wewnętrznej kontroli finansowej do obowiązujących przepisów prawa i standardów kontroli finansowej oraz przestrzegania ww. procedur pod kątem wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na przykładzie min. 5 % wydatków 2009 r. (bez analizy wykonania całości budżetu za 2009 r.) oraz realizacji postanowień Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecina w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowaniu terroryzmu.
Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 9 września 2009 r.  
W toku kontroli dotyczącej realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie wydatków w wysokości 99.358,89 zł, tj. 5,64 % ogółu wydatków zaplanowanych w 2009 r., stwierdzono, że przy dokonywaniu ww. wydatków nie zachowano niektórych procedur określonych regulacjami wewnętrznymi, obowiązującymi w GM nr 6 oraz przepisami prawa, w tym:
·        na 28. fakturach spośród 34. skontrolowanych nie było podpisu potwierdzającego dokonanie kontroli pod względem formalno – rachunkowym, a na 3. fakturach nie było również podpisu dotyczącego kontroli merytorycznej, co było niezgodne z zapisem „regulaminu kontroli wraz z instrukcją sporządzania, kontroli i obiegu dowodów księgowych”, podpisanym przez dyrektora GM nr 6 w dniu 30.12.2002 r., wg którego dokumenty księgowe winny być wstępnie i bieżąco kontrolowane pod względem formalnym, rachunkowym i merytorycznym;
·        dodatkowo kontroli merytorycznej 25. faktur dokonał pracownik GM nr 6, wykonujący m.in. obowiązki kasjera, natomiast zgodnie z zapisami ww. regulaminu, kontroli merytorycznej dokumentów księgowych dokonuje główny księgowy;
·        wszystkie objęte badaniem wyciągi bankowe (15) i raporty kasowe (3) nie zostały podpisane przez osobę sprawdzającą, co było niezgodne z przepisem art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości
(j.t. Dz. U. z 2002 r., Nr 76, poz. 694 ze zm.) (zw. dalej uor), który stanowił, że dowód księgowy powinien zawierać m.in. stwierdzenie sprawdzenia; 2 raporty kasowe zostały sporządzone ponadto przez głównego księgowego, mimo że wg zapisów ww. regulaminu raporty kasowe sporządza samodzielny referent; powyższe spowodowane było zwolnieniem lekarskim ww. pracownika
– w powyższym regulaminie nie uregulowano kwestii zastępstw nieobecnych pracowników; ·        we wszystkich przypadkach (na 2 zbadane) dokonywania poprawy błędów na dokumentach księgowych nie było daty naniesienia poprawek, co niezgodne było z zapisami art. 22 ust. 3 uor; ·        ewidencja kosztów i rozrachunków wynikających z faktur wystawionych przez kontrahentów GM nr 6 dokonana została w 29. przypadkach (na 34 skontrolowane) w momencie zapłaty, a nie w momencie powstania zobowiązania, co ograniczało możliwość ich bieżącej kontroli; dodatkowo zapisy księgowe dokonywane w ewidencji, jako datę dokonania operacji wskazywały datę zamknięcia raportu kasowego (dot. zobowiązań uregulowanych gotówką), co niezgodne było z przyjętymi w GM nr 6 zasadami ewidencji.
Ustalono ponadto, że dyrektor GM nr 6 dokonał zaciągnięcia zobowiązania z przekroczeniem upoważnienia. Stwierdzono bowiem, że faktura wystawiona w dniu 08.12.2008 r. oraz zatwierdzona do wypłaty przez dyrektora GM nr 6 i głównego księgowego została opłacona w ustalonym przez kontrahenta terminie jedynie w części tj. w kwocie 1931,79 zł przewidzianej w planie finansowym jednostki. Pozostałe zobowiązanie w kwocie 2247,79 zł, ze względu na brak środków finansowych ustalonych planem finansowym na 2008 rok, uregulowane zostało dopiero w dniu 16.01.2009 r. Powyższe niezgodne było z zakresem upoważnienia dyrektora GM nr 6, które umożliwiało składanie oświadczeń woli w imieniu Gminy Miasto Szczecin w zakresie zwykłego zarządu mieniem miasta do kwot ujętych w planie finansowym jednostki oraz z art. 45 ust. 3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych - Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm. (zw. dalej uofp), wg którego złożenie podpisu głównego księgowego na dokumencie oznacza, że zobowiązania wynikające z operacji mieszczą się w planie finansowym jednostki.
W trakcie kontroli płatności z tytułu zakupu materiałów, towarów i usług stwierdzono, że 10 faktur spośród 34. skontrolowanych zostało uregulowanych po terminie wskazanym w fakturze (średnio 15 dni opóźnienia), co było niezgodne
z postanowieniami art. 35 ust. 3 uofp, wg którego wydatki publiczne powinny być dokonywane m.in. w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań. Skutkiem powyższego była zapłata odsetek ustawowych w kwocie 4,35 zł.
Kontrola wykazała, że dyrektor GM nr 6 nie zaktualizował dokumentacji dotyczącej zasad (polityki) rachunkowości jednostki, mimo że przepis art. 10 ust. 2 uor nakładał taki obowiązek. Powyższa dokumentacja nie zawierała bowiem: zasad klasyfikacji zdarzeń na kontach księgi głównej, zasad prowadzenia kont ksiąg pomocniczych, wykazu ksiąg rachunkowych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera - wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych, opisu systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera - opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenia wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji, a jej podstawę prawną stanowiły nieobowiązujące już przepisy. Pozostawało to w sprzeczności z art. 10 ust. 1 uor, według którego jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim między innymi ww. elementy.
W zakładowym planie kont nie ujęto ponadto konta 221 – „Należności z tytułu dochodów budżetowych”, mimo że konto to zawarte zostało w załączniku nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont
dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020 ze zm.). Powyższe naruszyło postanowienia § 12 ust. 1 pkt 1 ww. rozporządzenia, wg którego podane konta należy traktować jako standardową liczbę kont, która może być ograniczona jedynie o konta służące do księgowania operacji gospodarczych niewystępujących w jednostce.
Ustalono, iż podstawę prawną, obowiązujących w GM nr 6 procedur wykonywania zamówień publicznych oraz regulaminu kontroli wewnętrznej wraz z instrukcją sporządzania, kontroli i obiegu dowodów księgowych stanowiły nieobowiązujące już przepisy. Dodatkowo wg zapisów ww. dokumentów szczegółowe zasady inwentaryzacji składników majątkowych zawarte zostały w instrukcji inwentaryzacyjnej, która nie została jednak przedstawiona do kontroli.
            Zatwierdzona przez dyrektora GM nr 6 dokumentacja dotycząca procedur kontroli finansowej nie uwzględniała ponadto procedur dot. zwrotu środków publicznych oraz standardów ustalonych Komunikatem Nr 13 Ministra Finansów z dnia 30 czerwca 2006 r. w sprawie standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF Nr 7, poz. 58). Powyższe niezgodne było z zapisami art. 47 ust. 2 i 3 uofp.
Główna księgowa GM nr 6 spełniała wymogi określone w art. 45 ust. 2 ww. uofp, niezbędne do pełnienia funkcji głównego księgowego.
Dyrektor GM nr 6 zrealizował w 2008 r. i w I-szym półroczu 2009 r. zadania dotyczące sporządzania i przekazywania do wydziału nadzorującego Urzędu Miasta informacji o występowaniu lub niewystępowaniu transakcji podejrzanych, w związku z wymogami ustalonymi Zarządzeniem Nr 289/05 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 10 czerwca 2005 r. w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowania terroryzmu (obecnie Zarządzenie Nr 70/09 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 20 lutego 2009 r.)
 
Prezydent Miasta zalecił Dyrektorowi GM nr 6:
1.      Uzupełnienie i aktualizację dokumentacji GM nr 6, dotyczącej zasad (polityki) rachunkowości, kontroli i obiegu dokumentów księgowych oraz procedur kontroli finansowej zgodnie z obowiązującymi przepisami. 
2.      Dostosowanie prowadzonej ewidencji w księgach rachunkowych do obowiązujących przepisów.
3.      Dokonywanie dekretacji i kontroli dokumentów księgowych oraz poprawy błędów na nich dokonanych zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami.
4.      Zaciąganie zobowiązań jednostki zgodnie z zakresem upoważnienia oraz terminowe ich regulowanie.
 

udostępnił: Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego, wytworzono: 2009/09/29, odpowiedzialny/a: Janusz Kwidziński, wprowadził/a: Janusz Kwidziński, dnia: 2009/09/29 11:07:02
Historia zmian:
Wprowadził Data modyfikacji Rodzaj modyfikacji
Janusz Kwidziński 2009/09/29 11:07:02 nowa pozycja