Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2009 roku

Nr kontroli: P/12/09

Prawidłowość gospodarowania mieniem, w tym zawieranie umów.

VII Liceum Ogólnokształcące, ul. Jana Styki 13 w Szczecinie

Wyniki kontroli: INFORMACJE - USTALENIA

W kwietniu 2009 r. Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego przeprowadził kontrolę w VII Liceum Ogólnokształcącym w Szczecinie, ul. Jana Styki 13, zw. dalej VII LO, w zakresie prawidłowości gospodarowania w 2008 r. mieniem jednostki, w tym zawierania umów.

W wystąpieniu pokontrolnym przedstawiono ocenę badanych obszarów, dokonując poniższych ustaleń.

W wyniku kontroli stwierdzono nieprawidłowości zwiazane głównie z niestosowaniem procedury przetargowej (zgłoszeniowej) na wynajem pomieszczeń szkoły, brakiem wymaganych prawem kontroli obiektu budowlanego i instalacji, uchybienia dot. obowiazków w zakresie dokumentowania przeprowadzenia analizy rynku przy zakupach przekraczajacych kwotę 3.000 zł a także brak systemu znakowania inwentarzowego sprzętu będącego w użytkowaniu jednostki.

Jednostka posiadała aktualne przeglady kontroli stanu technicznego budynku oraz elementów budynku i instalacji narażonych na szkodliwe wpływy atmosferyczne (w tym sprawności uziomów), przewodów kominowych oraz instalacji elektrycznej, co wyczerpywało dyspozycje art. 62 ust. 1 pkt 1-2 ustawy z dnia 7.07.1994 r. - Prawo budowlane (j.t. Dz. U. z 2006 r., Nr 156, poz. 1118 ze zm.) zw. dalej p.b.u. Nie przeprowadzano jednak okresowych (corocznych) kontroli instalacji gazowej (nie przeprowadzono takich kotroli w 2006 i 2008 roku), co naruszyło art. 62 ust. 1 pkt 1 lit. c p.b.u., według którego obiekty budowlane powinny być w czasie ich użytkowania poddawane przez właściciela lub zarządcę kontroli okresowej polegającej na sprawdzeniu stanu technicznego instalacji gazowych. Uwagi kontroli dotyczyły też częstotliwości przeprowadzania okresowych kontroli stanu technicznego elementów budynku, budowli i instalacji narażonych na szkodliwe wpływy atmosferyczne i niszczące działania czynników występujących podczas użytkowania obiektu oraz przewodów kominowych (w tym również instalacji gazowej). Stwierdzono bowiem, że ww. przeglądy dokonywane były jeden raz do roku, podczas gdy według art. 62 ust. 1 pkt 3 p.b.u. kontrole okresowe budynków, których powierzchnia zabudowy przekracza 2.000 m² (tak jak w przypadku VII LO), przeprowadza się co najmniej dwa razy w roku w terminach do 31 maja oraz do 30 listopada.

Fakt przeprowadzenia badań i kontroli stanu technicznego odnotowano każdorazowo w ksiażce obiektu budowlanego co było zgodne z przepisem § 5 pkt 4 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 03.07.2007 r. w sprawie książki obiektu budowlanego (Dz. U. Nr 120, poz. 1134) zw. dalej rozporządzeniem w sprawie książki obiektu budowlanego, według którego wpisy do książki obejmują m.in. protokoły kontroli oraz badań określonych w art. 62 ust. 1-2 p.b.u. Stwierdzono jednak błędy w prowadzeniu książki polegające na braku odnotowania w książce osoby upoważnionej do dokonywania wpisów, braku daty kontroli, oznaczenia (numeru) protokołu kontroli a także zwięzłego opisu ważnych ustaleń zawartych w protokole i danych identyfikujących osobę, która dokument wystawiła w przypadku większości wpisów dot. protokołów kontroli, częściowy brak zachowania chronologii wpisów a także łączenie wpisów różnych kontroli pod jedna pozycją książki, co pozostawało w sprzeczności z zasadami prowadzenia książki określonymi w rozporządzeniu w sprawie książki obiektu budowlanego tj. § 6 ust. 1-2 ww. rozporządzenia, według których wpisy do książki powinny być dokonywane w dniu zaistnienia okoliczności, dla której jest wymagane dokonanie odpowiedniego wpisu i powinny zawierać co najmniej zawierać dane identyfikujące dokument będący przedmiotem wpisu, określać ważne ustalenia w nim zawarte oraz dane identyfikujące osobę, która dokument wystawiła oraz cechować się jednoznacznością i zwięzłością. Stwierdzono ponadto, że nie udokumentowano w sposób należyty (kserokopia dokumentu) faktu powierzenia przeprowadzenia kontroli (budowlanych, instalacji elektrycznej, przewodów kominowych, uziemienia instalacji odgromowej itp.) osobom posiadającym uprawnienia i kwalifikacje wskazane w art. 62 p.b.u. i przepisach branżowych.

Ustalono, że do dnia zakończenia kontroli nie zrealizowano – w większości z uwagi na brak wystarczających środków finansowych - zaleceń przeprowadzonych w 2008 roku kontroli ogólnobudowlanych budynków (rocznej i pięcioletniej) dot. pokrycia dachu papą zgrzewalną, wykonania pochwytu przy portierni na parterze, wymiany rynien, rur spustowych i obróbek blacharskich (częściowe wykonanie), rozwiązania sprawy wentylacji grawitacyjnej sal lekcyjnych, wykonania zalecenia zawartego w przeglądzie branżowym (rozdzielnia główna), wykonania instalacji hydrantowej, wymiany reszty okien drewnianych (częściowa realizacja), wymiany posadzki w pomieszczeniu biblioteki. W ocenie kontroli realizacja zaleceń dot. wykonania pochwytu przy portierni na parterze oraz wymiany posadzki w pomieszczeniu biblioteki mieściła się w granicach możliwości finansowych jednostki, a pilność ich wykonania potwierdzona została w protokołach kontroli sprawności technicznej obiektu (warunkowe dopuszczenie obiektu do użytkowania).

Wynajem lokalu mieszkalnego następował natomiast w oparciu o umowę z dnia 01.06.2004 r. w której nie określono wysokości czynszu należnego wynajmującemu, czym naruszono postanowienie art. 659 § 1 ustawy z dnia 23.04.1964 r. kodeks cywilny (Dz. U. Nr 16, poz. 93 ze zm.) według którego, przez umowę najmu wynajmujący zobowiązuje się oddać najemcy rzecz do używania przez czas oznaczony lub nie oznaczony, a najemca zobowiązuje się płacić wynajmującemu umówiony czynsz. Wskaźnik procentowy wartości odtworzeniowej określono z kolei w wysokości 2,303%, podczas gdy według zarządzenia nr 247/07 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 14.05.2007 r. w sprawie stawek czynszu w mieszkaniowym zasobie Gminy Miasto Szczecin miał on wynosić 2,6%. Skutkowało to zaniżeniem wysokości czynszu o 0,43 zł na 1 m² tj. 24,04 zł. miesięcznie od września 2007 r. Nierzetelnie wyliczono też ilość punktów dla przedmiotowego lokalu mieszkalnego (jako jednego ze wskaźników ustalenia wysokości czynszu). Nie było bowiem podstaw do naliczenia punktów (punkty minusowe) z tytułu występowania pokoi w układzie amfiladowym, skoro według planu inwentaryzacyjnego w lokalu nie występuje ciąg pokoi połączonych otworami drzwiowymi. Z kolei za wzajemnie wykluczające się należało uznać naliczenie punktów zarówno za „lokal wspólny” jak i „łazienka oraz w.c. poza lokalem” (budynek mieszkalny nie może być bowiem traktowany jako całość dla przesłanki lokalu wspólnego a równocześnie jako dwa odrębne lokale dla przesłanki – „łazienka oraz w.c. poza lokalem”).

Ustalono również, że nie naliczano i nie zaewidencjonowano należności z tytułu odszkodowania za zajmowanie lokalu bez tytułu prawnego (lokator zajmujący pomieszczenie po wyroku eksmisyjnym), co pozostawało w sprzeczności z art. 18 ust. 1 i 3 ustawy z dnia 21.06.2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (j.t. Dz. U. z 2005, Nr 31, poz. 266 ze zm.), według którego osoby zajmujące lokal bez tytułu prawnego są obowiązane do dnia opróżnienia lokalu co miesiąc uiszczać odszkodowanie, którego wysokość - w sytuacji jeżeli sąd orzekł o wstrzymaniu wykonania opróżnienia lokalu do czasu dostarczenia im lokalu socjalnego – równa się wysokości czynszu albo innych opłat za używanie lokalu, jakie byłyby obowiązane opłacać, gdyby stosunek prawny nie wygasł.

Kontrola wykazała ponadto, że Dyrektor VII LO nie zawarł umów dzierżawy nieruchomości w celu umieszczenia reklam z podmiotami reprezentującymi: szkołę języków obcych, prywatne liceum ogólnokształcące oraz szkołę nauki jazdy, co było niezgodne z przepisami zarządzenia nr 415/07 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 31.07.2007 r. w sprawie udostępniania nieruchomości w celu umieszczenia reklam i oznaczeń przedsiębiorcy, określającymi zasady udostępniania nieruchomości w celu umieszczenia reklam (zawieranie umów dzierżawy lub użyczenia) oraz wysokość opłaty z tego tytułu.

W toku kontroli stwierdzono, że zawarcie pięciu umów najmu nastąpiło z pominięciem procedury przetargowej, co naruszyło postanowienia § 4 ust. 1 uchwały nr LXIII/1169/06 Rady Miasta Szczecin z dnia 16.10.2006 r. w sprawie określenia szczegółowych warunków korzystania z nieruchomości gminnych przez miejskie jednostki organizacyjne nie posiadające osobowości prawnej, według którego oddanie przez jednostkę organizacyjną nieruchomości w najem lub dzierżawę następuje w drodze przetargu zgodnie z przepisami ustawy o gospodarce nieruchomościami. Ustalono też, że w żadnym przypadku nie uzyskano zgody Prezydenta Miasta na zawarcie umów najmu sali gimnastycznej w drodze bezprzetargowej, co naruszyło przepis § 4 ust. 2 ww. uchwały według którego odstąpienie od przeprowadzenia przetargu w sytuacji gdy w wynajmowanej nieruchomości prowadzona była działalność m.in. sportowa nie mająca charakteru działalności komercyjnej, następuje każdorazowo za zgodą Prezydenta Miasta.

Niedociągnięcia dotyczyły też nieprzestrzegania niektórych postanowień zarzadzenia Prezydenta Miasta w sprawie udzielania zamówień wyłączonych z ustawy - Prawo zamówień publicznych. Stwierdzono bowiem, że w przypadku zakupu sprzętu komputerowego (wraz z oprogramowaniem) na łączną kwotę 5140,01 zł, mebli na kwotę 4991,53 zł oraz robót budowlanych na kwotę 4721,40 zł jednostka nie posiadała dokumentacji wskazujacej na dokonanie analizy rynku poprzez zwrócenie się do co najmniej 2 potencjalnych wykonawców o przedstawienie oferty cenowej bądź dokumentacji wskazującej na przyczyny odstąpienia od analizy rynku w powyższym zakresie. Sporządzane notatki służbowe (4 na 4 objęte badaniem), nie zawierały wskazania wartości szacunkowej i kursu euro, co naruszyło przepis § 9 ust. 4 pkt 2 zarządzenia nr 330/07 Prezydenta Miasta z dnia 15.06.2007 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin
i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy prawo zamówień publicznych. Z kolei w przypadku zlecenia usługi niwelacji i formowania parkingu (3904 zł) jednostka nie posiadała dokumentacji uprawdopodobniającej przesłankę odstąpienia od analizy rynku (dot. występowania tylko jednego wykonawcy na rynku) a w przypadku zlecenia usługi ułożenia terakoty oraz malowania ścian w sali nr 4-5 nie sporządzono stosownej notatki służbowej z dokonanej analizy rynku.

W dwóch przypadkach stwierdzono również sprzeczność zapisów pomiędzy zawartymi umowami a protokołami odbiorczymi dot. terminu realizacji zamówienia, co może wskazywać na prowadzenie przez wykonawcę prac remontowych
w budynku szkoły przed formalnym zawarciem pisemnej umowy na wykonanie tych prac (umowa z dnia 12.02.2008 r. a termin realizacji zamówienia w protokole:
02-14.02.2008 r., umowa z dnia 11.03.2008 r. a termin realizacji zamówienia w protokole: 06-10.03.2008 r.). W obu powyższych przypadkach dokonano również nadpłaty – w stosunku do kwot podanych w umowie - wynagrodzenia (o 200
i 578,62 zł), nie zawierając w tym zakresie pisemnego aneksu do umowy, co pozostawało w sprzeczności z zapisem § 8 umów według którego w przypadku zmiany zakresu prac, strony mogą zmienić zawartą w umowie cenę ryczałtową wykonania zamówienia, sporządzając aneks do pierwotnej treści umowy. Podkreślenia wymaga fakt, że żaden z dokumentów źródłowych tj. umowa, protokół odbioru jak i faktura VAT nie zawiera jakiejkolwiek wzmianki o zmianie zakresu wykonanych robót.

W zakresie przeprowadzonych w jednostce inwentaryzacji mienia (czteroletniej - pełnej i rocznej za 2008 r.) stwierdzono nieprawidłowości polegające na braku wskazania przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej w zarządzeniu powołującym komisję, braku wskazania i podpisu na arkuszach spisowych osób odpowiedzialnych materialnie na inwentaryzowane mienie (dot. inwentaryzacji pełnej), braku arkusza spisowego z przeprowadzenia inwentaryzacji druków ścisłego zarachowania – czeków (dot. inwentaryzacji rocznej), niezłożenia przez osoby odpowiedzialne materialnie za stan mienia przed rozpoczęciem inwentaryzacji oświadczeń stwierdzających, że wszelkie zrealizowane dowody przychodu
i rozchodu inwentaryzowanych składników zostały przekazane do księgowości, nie umieszczaniu na arkuszach po zakończeniu spisu klauzuli – „spis zakończono na pozycji……./słownie/”, a także nie sporządzeniu sprawozdania z inwentaryzacji (przy inwentaryzacji rocznej sporządzono jedynie tzw. rozliczenie inwentaryzacji podpisane przez głównego księgowego i Dyrektora VII LO). Powyższe naruszyło zapisy obowiązującej w jednostce instrukcji w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji.

Zawierane przez jednostkę umowy (najmu, o dzieło itp.) zawierały błędne oznaczenie podmiotu wynajmującego (zamawiającego) w postaci VII LO zamiast Gminy Miasto Szczecin z ewentualnym wskazaniem dodatkowo jednostki
z działalnością której związana jest dana umowa. W obrocie cywilnoprawnym stroną umowy jest Gmina Miasto Szczecin a nie jej jednostka organizacyjna w postaci szkoły, która działa jedynie w zastępstwie gminy. Żadna z umów nie była również parafowana przez strony (zawierały jedynie podpisy stron na końcu umów). Stwierdzono ponadto przypadki nieprecyzyjnych lub błędnych zapisów w umowach o dzieło sprowadzające się do uregulowania kwestii zapłaty odsetek w oparciu o niesprawdzalne dane, tj. poprzez wskazanie na odsetki bankowe za lokaty złotówkowe, ustalenie właściwości miejscowej według miejsca zamieszkania a nie siedziby zleceniodawcy, powoływanie się na specyfikację istotnych warunków zamówienia, pozwolenie na budowę, program funkcjonalno-użytkowy podczas gdy umowa nie była poprzedzona procedurą zamówień publicznych a przedmiot zamówienia nie był opisany za pomocą programu funkcjonalno-użytkowego i nie wymagał uzyskania pozwolenia na budowę.

Oględziny stanu inwentarza w wybranych pomieszczeniach szkolnych – poprzez porównanie wybranych pozycji ksiąg inwentarzowych ze stanem rzeczywistym w zakresie sprzętu komputerowego i audiowizualnego - nie wykazały nieprawidłowości. Zastrzeżenia dotyczą natomiast braku systemu oznaczenia inwentarzowego urządzeń wyposażenia szkolnego, co może m.in. prowadzić do nierzetelnych ustaleń w trakcie inwentaryzacji majątku (podkreślenia wymaga,
że Dyrektor VII LO poczynił już starania w celu wyeliminowania ww. uchybienia – np. poprzez zakup czytnika kodów). Nie ustalono również w sposób formalny wartości przyjętych na stan przedmiotów wyposażenia stanowiącą kwotę graniczną dla wpisu do ksiąg inwentarzowych.

Ustalono również, że nie zgłoszono do opodatkowania (podatek od nieruchomości) najmu powierzchni korytarza (umowa z dnia 01.07.2007 r. i 01.07.2008 r.). W oparciu o przedstawione dokumenty (umowa najmu) brak było również podstaw do naliczenia podatku od nieruchomości za zajęcie gruntu pod garaż (umowa z dnia 20.08.2006 r.). Nie ustalono bowiem, że grunt zajęty został na działalność gospodarczą, co skutkowałoby naliczeniem podatku (w pozostałym zakresie przysługuje zwolnienie w oparciu o art. 7 ust. 2 pkt 2 ustawy z dnia 12.01.1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (j.t. Dz. U. z 2006 r., Nr 121, poz. 844 ze zm.).

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi VII LO aby:

1. przestrzegał postanowień p.b.u. oraz rozporządzenia w sprawie książki obiektu budowlanego w zakresie przeprowadzania obowiązkowych kontroli obiektu, należytego dokumentowania faktu powierzenia przeprowadzenia kontroli (budowlanych, instalacji elektrycznej, przewodów kominowych, uziemienia instalacji odgromowej itp.) osobom posiadającym odpowiednie uprawnienia i kwalifikacje a także należytego prowadzenia książki obiektu budowlanego,

2. zrealizował bez zbędnej zwłoki zalecenia kontroli ogólnobudowlanych dot. wykonania pochwytu przy portierni na parterze oraz wymiany posadzki w pomieszczeniu biblioteki,

3. usunął wskazane wyżej nieprawidłowości dot. najmu (bezumownego użytkowania) lokali mieszkalnych położonych na terenie szkoły,

4. bezwzględnie przestrzegał obowiązku zawierania umów dzierżawy (użyczenia) nieruchomości w celu umieszczenia reklam, z uwzględnieniem obowiązku naliczania stosownych opłat z tego tytułu,

5. przestrzegał postanowień uchwały w sprawie określenia szczegółowych warunków korzystania z nieruchomości gminnych przez miejskie jednostki organizacyjne nie posiadające osobowości prawnej w zakresie obowiązku przeprowadzania procedury przetargowej oraz uzyskiwania zgody Prezydenta Miasta na odstąpienie od zastosowania procedury przetargowej na wynajem lokali,

6. przestrzegał właściwych przepisów dot. obowiazku przeprowadzania i dokumentowania analizy rynku (ewentualnie odstąpienia od analizy rynku) oraz wskazywania w notatkach służbowych elementów wymienionych
w zarzadzeniu Prezydenta Miasta dot. udzielania zamówień wyłaczonych z ustawy (obecnie zarzadzenie nr 235/08 z dnia 29.05.2008 r.),

7. wzmocnił nadzór nad pracownikami VII LO odpowiedzialnymi za przygotowywanie projektów umów oraz stwierdzaniem ich wykonania pod względem merytorycznym, w celu wyeliminowania występujących sprzeczności pomiędzy zapisami umów i protokołów odbiorczych (w zakresie terminu wykonania zlecenia) a także wyeliminowania błędnych lub nieprecyzyjnych zapisów (w tym prawidłowego oznaczania zleceniodawcy). Dokumentował w sposób należyty zmianę zakresu prac wpływającą na zmianę wynagrodzenia wykonawcy,

8. wyeliminował opisane wyżej nieprawidłowości w przeprowadzanych inwentaryzacjach mienia jednostki,

9. wprowadził właściwy sposób oznaczania (identyfikowania) urządzeń wyposażenia szkolnego oraz ustalił w sposób formalny wartości przyjętych na stan przedmiotów wyposażenia stanowiącą kwotę graniczną dla wpisu do ksiąg inwentarzowych,

dokonał korekty deklaracji na podatek od nieruchomości za 2008

informacja o wytworzeniu danych

udostępnił:: Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego
wytworzono:: 2009/06/10
odpowiedzialny/a:: Janusz Kwidziński
wprowadził/a:: Janusz Kwidziński
dnia:: 2009/06/10 14:32:47

historia zmian

historia zmian:
Wprowadził	Data modyfikacji	Rodzaj modyfikacji
Janusz Kwidziński	2009/06/10 14:32:47	Wprowadzenie informacji o przeprowadzonej kontroli