Przejdź do głównego menu Przejdź do treści

Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2009 roku

Nr kontroli: P/15/09

Gospodarka finansowo – księgowa za 2008 r.

Przedszkole Publiczne Nr 37 ul. Jagiellońska 61 w Szczecinie

Wyniki kontroli: INFORMACJE - USTALENIA

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin przeprowadził w dniach od 20 maja do 18 czerwca 2009 r. kontrolę w Przedszkolu Publicznym nr 37 ul. Jagiellońska 61 (zw. dalej PP nr 37) w zakresie gospodarki finansowo - księgowej za 2008 r.
Wyniki kontroli przedstawione zostały w protokole kontroli P/25/09 podpisanym w dniu 26 czerwca 2009 r. Ocena zawarta została w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 13.07.2009 r.
W 2008 r. PP nr 37 prowadziło działalność w formie jednostki budżetowej, ponosząc wydatki w wysokości 694.152,61 zł. Kontrola wydatków w wysokości 107.605,46 zł, tj. 15,5 % ww. kwoty wykazała, że na dokumentach źródłowych
w postaci faktur zakupu płatnych przelewem nie było oznaczeń co do miesiąca dekretacji i numeru dowodu, pod którym zostały zaewidencjonowane. Dane te widoczne były tylko na załączonym wydruku dekretu z programu Finanse DDJ, który miał często charakter dokumentu zbiorczego. Było to niezgodne z zapisami art. 21 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości ( j.t. Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.) zw. dalej uor, wg których dowód księgowy powinien zawierać
m.in. wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych.
W toku kontroli stwierdzono również, że faktury dokumentujące zakupy materiałów, towarów i usług, których zapłata realizowana była w formie gotówkowej, ewidencjonowane w raportach kasowych nie były księgowane na kontach zespołu „2”. Było to niezgodne z opisem konta 201 zawartym w Załączniku nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020 ze zm.), wg którego konto 201 służy do ewidencji rozrachunków i roszczeń krajowych i zagranicznych z tytułu dostaw, robót i usług,
w tym również zaliczek na poczet dostaw, robót i usług oraz kaucji gwarancyjnych,
a także należności z tytułu przychodów finansowych, bez względu na zastosowaną formę płatności.
W wyniku kontroli akt osobowych i wynagrodzeń osobowych 11 pracowników PP nr 37 (57,9% ogółu zatrudnionych) za 2008 r. stwierdzono, że:
1/ w zakresie prawidłowości prowadzenia akt osobowych i przyznawania wynagrodzeń:
-     zakres czynności Głównego księgowego nie zawierał zapisów dotyczących wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi, dokonywania wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym, a dokonywanie wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów ograniczone było do zapisu: sprawdzanie dowodów rachunkowo – kasowych pod względem formalno – rachunkowym. W aktach osobowych nie było żadnego innego dokumentu dotyczącego powierzenia obowiązków i odpowiedzialności.
Było to niezgodne z zapisami art. 45 ust. 1 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.) zw. dalej uofp, wg których kierownik jednostki powierza Głównemu księgowemu obowiązki i odpowiedzialność m.in. w zakresie wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi, dokonywania wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym oraz dokonywania wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych;

-     w aktach osobowych nauczyciela brakowało dokumentów potwierdzających przyznanie wynagrodzenia zasadniczego w wysokości 1.829,00 zł, dodatku motywacyjnego w wysokości 86,00 zł oraz dodatku za opiekuna stażu w wysokości   60,90 zł.

Powyższe było niezgodne z zapisami § 6 ust. 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 ze zm.) zw. dalej rozporządzeniem w sprawie akt osobowych, wg którego akta osobowe pracownika obejmują m.in. umowę o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta na piśmie - potwierdzenie ustaleń co do rodzaju umowy oraz jej warunków;
-     w aktach osobowych konserwatora brak było dokumentacji potwierdzającej przyznanie dodatku powierzchniowego w okresie 01.01 – 16.05.2008 r. i 01.07 – 31.12.2008 r.
Powyższe było niezgodne z ww. zapisami § 6 ust. 2 rozporządzenia w sprawie akt osobowych;
-     na kartach wynagrodzeń wprowadzono kwoty ze znakiem „minus”, tytułem wyrównania wynagrodzenia oraz  tytułem opiekuna stażu.
Powyższe było niezgodne z zapisami § 9 „Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów” PP nr 37, wg których w listach płac można dokonywać innych potrąceń wyłącznie za pisemną zgodą pracownika;
2/ w zakresie prawidłowości naliczania i wypłaty wynagrodzeń:
-     wypłacono odprawę emerytalną w dniu 30.12.2008 r. tj. w czasie trwającego stosunku pracy, a ponadto przy wyliczeniu odprawy nie uwzględniono przepracowanych w 2008 r. godzin ponadwymiarowych i godzin zastępczych.
Było to niezgodne z zapisami art. 921 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy z dnia (j.t. Dz. U. z 1998 r. U. Nr 21, poz. 94 ze zm.), wg którego wypłata odprawy emerytalnej może nastąpić jeżeli m.in. spełniony jest warunek ustania stosunku pracy w związku z przejściem na emeryturę oraz z zapisami art. 67 i art. 87 ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (j.t. Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 674 ze zm.), wg których odprawę oblicza się wg zasad obowiązujących przy ustalaniu ekwiwalentu pieniężnego za urlop oraz § 1rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 26 czerwca 2001 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania wynagrodzenia oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy nauczycieli (Dz. U. Nr 71, poz. 737 ze zm.);
-     na karcie wynagrodzeń pracownika oraz na liście płac nr 44
z dnia 25.09.2008 r. wykazano omyłkowo wynagrodzenie z tytułu godzin ponadwymiarowych i godzin zastępczych niezgodnie z podpisanym zestawieniem (godziny ponadwymiarowe wykazano jako godziny zastępcze);
-     za miesiąc luty i lipiec 2008 r. naliczono i wypłacono pracownikom premię uznaniową bez dokumentów źródłowych w postaci zaakceptowanych wniosków premiowych.
Powyższe było niezgodne z zapisami § 8 i 9 obowiązującej w PP nr 37 „Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów”, wg których podstawowym źródłem do sporządzania list płac są m.in. prawidłowo sporządzone i zaakceptowane przez Dyrektora przedszkola wnioski premiowe;
-     w zakresie naliczania dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2007 r. nieprawidłowo ustalono podstawę naliczania ponieważ:
·   od podstawy naliczenia nie odjęto przyznanych nagród,
·   od podstawy naliczenia nie odjęto wynagrodzenia za 2 dni opieki
Było to niezgodne z zapisami art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej (Dz. U. Nr 160, poz. 1080 ze zm.), wg których wynagrodzenie to ustala się uwzględniając wynagrodzenie i inne świadczenia ze stosunku pracy przyjmowane do obliczenia ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy, a także wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy oraz wynagrodzenie za czas pozostawania bez pracy przysługujące pracownikowi, który podjął pracę w wyniku przywrócenia do pracy.
W trakcie kontroli ustalono, że w zakresie stosowania zasad ochrony i zabezpieczenia danych w tym archiwizacji baz oraz przenoszenia treści ksiąg na inny komputerowy nośnik danych zasady te nie były stosowane w praktyce. Było to niezgodne z zapisami § 15 „Polityki rachunkowości” obowiązującej w jednostce, wg których jednostka powinna tworzyć co kwartał kopie na płycie CD lub dyskietce.
W wyniku kontroli wykonywania obowiązków w zakresie udzielania zamówień publicznych do 14 tys. euro ustalono, że spośród 5. kontrahentów wybranych do badania:
1/ w przypadku 5. kontrahentów nie sporządzono notatki służbowej,
2/ w przypadku 2. kontrahentów nie dokonano analizy rynku,
3/ w 2. przypadkach zebrano tylko po 1. ofercie,
4/ w 3. przypadkach przeprowadzono analizę rynku, ale nie sporządzono notatki służbowej, nigdzie nie zamieszczono także informacji o kursie EUR i o wartości szacunkowej zamówienia.
Było to niezgodne z § 11 ust. 4 pkt 1 - 2 Załącznika nr 1 do Zarządzenia Nr 235/08 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 29 maja 2008 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta Szczecin, ący powinien dokonać analizy rynku w celu wybrania takiego wykonawcy, który zapewni odpowiednią jakość i korzystną cenę przedmiotu zamówienia przy uwzględnieniu wszystkich potrzeb zamawiającego oraz każdorazowo należy sporządzać notatkę służbową, w której udokumentowany zostanie fakt dokonania analizy rynku i która będzie zawierać informację dotyczącą wartości szacunkowej zamówienia ze wskazaniem kursu euro.wg którego przed zawarciem umowy zamawiaj
Kontrola wykonania obowiązków w zakresie inwentaryzacji majątku PP nr 37 wykazała, że jednostka przeprowadziła inwentaryzację w 2008 r., a wykazane wartości zinwentaryzowanego majątku były zgodne z ewidencją księgową.
Dyrektor PP nr 37 nie wydał jednak odpowiedniego zarządzenia w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji w 2008 r., (zapisów o takim obowiązku nie zawierała obowiązująca w jednostce „Instrukcja w sprawie zasad przeprowadzania inwentaryzacji”).
Stwierdzono, że w dokumentacji dotyczącej inwentaryzacji nie było protokołu potwierdzającego wykonanie inwentaryzacji należności wykazanych w ewidencji księgowej na kwotę 3.450,00 zł (pożyczki ZFŚS) oraz protokołu z inwentaryzacji pozostałych rozrachunków.
W wyniku porównania zapisów zawartych w księgach inwentarzowych z ewidencją księgową jednostki ustalono, że w książce inwentarzowej wpisana została darowizna w postaci telewizora Samsung o wartości 0,00 zł, która jednak nie została zaewidencjonowana w księgach jednostki. Było to niezgodne z art. 20 ust. 1 uor , wg którego do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.
Ustalono również, że wartości majątku wykazanego w prowadzonych przez jednostkę księgach inwentarzowych były zgodne z ewidencją księgową.
Stwierdzono także, że ewidencja druków ścisłego zarachowania nie zawierała wpisów dotyczących arkuszy spisu z natury, co było niezgodne z zapisami § 9 obowiązującej w PP nr 37 „Instrukcji w sprawie zasad przeprowadzania inwentaryzacji”, wg których arkusze spisu z natury od momentu ich ponumerowania i zaparafowania przez Głównego księgowego traktuje się jako druki ścisłego zarachowania.
Analiza uregulowanych przez PP nr 37 zobowiązań wobec Zakładu Ubezpieczeń Społecznych z tytułu wynagrodzeń wykazała, że w miesiącu listopadzie 2008 r. wykonano korekty deklaracji w zakresie składek na ubezpieczenie wypadkowe za miesiące od IX/2007 r. do III/2008 r. na kwotę łączną 502,49 zł z tytułu błędnego zastosowania wymiaru składki na ubezpieczenie wypadkowe (zastosowano stopę procentową w wysokości 0,96%; winno być 1,20%).
Analiza płatności uregulowanych na rzecz Urzędu Skarbowego wykazała, że w miesiącu grudniu 2008 r. w deklaracji PIT – 4R naliczono wynagrodzenie płatnika w wysokości 13,00 zł, a w księgach zaewidencjonowano to wynagrodzenie w wysokości 11,00 zł w wyniku czego, saldo końcowe konta 22501 na dzień 31.12.2008 r. wyniosło 5.903,00 zł, a winno być 5.901,00 zł.
Kontrola zagadnień dotyczących projektów i planów finansowych wykazała, że jednostka otrzymała z wydziału nadzorującego zmianę w planie rachunku dochodów własnych na 2008 r. w wydatkach (dział 801, rozdział 80104) na kwotę 16.293,00 zł, bez podania paragrafu, w którym należało podaną zmianę ująć. Zmiana ta została ujęta na podstawie elektronicznego wydruku planu jednostki otrzymanego z jednostki nadzorującej po uwzględnieniu zmian dokonanych do m-ca czerwca 2008 r. i uwzględniającego jedynie kwotę 3.318,00 zł, która została dodana do paragrafu 4210. Pozostała kwota w wysokości 12.975,00 zł nie została dodana do planu żadnego z paragrafów ani w przesłanym wydruku ani w planie jednostki.
Z wydziału nadzorującego jednostka otrzymała również zmianę do planu rachunku dochodów własnych na 2008 r. w dochodach (dział 801, rozdział 80104) na kwotę 6.000,00 zł oraz zmianę w wydatkach (dział 801, rozdział 80104) na kwotę
6.000,00 zł, bez podania paragrafu, w którym należało podane zmiany ująć. Zmiana została ujęta na podstawie elektronicznego wydruku planu jednostki otrzymanego z jednostki nadzorującej: w dochodach do paragrafu 0690, a w wydatkach do paragrafu 3020.
Dyrektor nie wystąpił do wydziału nadzorującego o potwierdzoną na piśmie informację w sprawie uszczegółowienia otrzymanych zmian do paragrafów włącznie. 
W trakcie analizy funkcjonujących w PP nr 37 uregulowań wewnętrznych związanych z gospodarką finansowo – księgową oraz kadrowo – płacową stwierdzono szereg braków.
„Polityka rachunkowości” zawierała nieaktualne podstawy prawne m.in. w postaci rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych, rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej i rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 czerwca 2006 r. w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych oraz trybu postępowania przy przekształceniu w inną formę organizacyjno – prawną (teksty pierwotne nie uwzględniały zmiany przepisów).
„Zakładowy Plan Kont” zawierał wykaz kont analitycznych dla niektórych kont syntetycznych oraz opis niektórych kont służących do ewidencji dochodów i wydatków jednostek budżetowych. Część opisowa kont zawierała zapisy omyłkowe (konto 201 i 202); było to niezgodne z zapisami art. 10 ust 1 uor, wg którego jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą zasady (politykę) rachunkowości dotyczącą sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym m.in. zakładowego planu kont, ustalającego wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej.
„Regulamin kontroli wewnętrznej” - nie zawierał przywołania żadnej podstawy prawnej. Wg zapisów regulaminu jedną z osób dokonujących kontroli był wicedyrektor, podczas gdy stanowisko takie nie było przewidziane w strukturze zatrudnienia jednostki. W jednostce nie było ponadto sporządzonego planu kontroli wewnętrznej, co było niezgodne z zapisami § 6 tego regulaminu.
„Procedury kontroli finansowej – część I” nie zawierały przywołania żadnej podstawy prawnej. W jednostce nie przeprowadzano kontroli następnych, co było niezgodne z zapisami § 2 ww. procedur.
„Procedury wewnętrznej kontroli finansowej – część II” sporządzone zostały m.in. w oparciu o „Regulamin Organizacyjny” t.j. dokument, który w jednostce nie funkcjonuje. Procedury nie uwzględniały standardów kontroli finansowej zgodnie z art. 47 ust. 3 uofp, wg którego to kierownik jednostki ustala w formie pisemnej procedury kontroli biorąc pod uwagę standardy.
„Regulamin postępowania w sprawach zamówień publicznych” zawierał nieaktualną podstawę w postaci zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecin. W jednostce nie było regulaminu pracy komisji przetargowej.
„Instrukcja w sprawie zasad przeprowadzania inwentaryzacji” nie zawierała opisu trybu powoływania zespołów spisowych oraz wzorów stosowanych dokumentów, nie przewidywała składania przez osoby materialnie odpowiedzialne oświadczeń
przed- i poinwentaryzacyjnych, sporządzania przez zespoły spisowe sprawozdań opisowych z przebiegu spisu z natury oraz sporządzania zestawienia różnic inwentaryzacyjnych. W instrukcji nie opisano sposobu dokumentowania inwentaryzacji przeprowadzanej metodą porównania danych z ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami. Instrukcja nie zawierała także zapisów mówiących o tym, że to kierownik jednostki zarządza przeprowadzenie inwentaryzacji (w postaci wydanego przez siebie zarządzenia).
„Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów” nie zawierała daty sporządzenia i obowiązywania. Do tabeli „Obieg i kontrola dokumentów PP nr 37”, nie załączono wzorów podpisów osób składających podpisy na dokumentach finansowo – księgowych (stosowano parafki).
„Regulamin wynagradzania pracowników administracji i obsługi” nie zawierał zapisów regulujących przyznawanie dodatku kasjerskiego i powierzchniowego oraz opisu warunków korzystania z wyżywienia przez pracowników kuchni.
 
Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi PP nr 37:
1.      ponowne przeliczenie i wyrównanie pracownikowi należnego wynagrodzenia z tytułu odprawy emerytalnej,
2.      prowadzenie dokumentacji pracowniczej oraz naliczanie i wypłacanie wynagrodzeń zgodnie z obowiązującymi przepisami,
3.      zarchiwizowanie danych za wsteczne okresy sprawozdawcze oraz przeprowadzanie na bieżąco archiwizacji danych, zgodnie z przyjętym w tym zakresie trybem,
4.      ewidencjonowanie wszystkich zdarzeń gospodarczych, zgodnie z obowiązującymi przepisami,
5.      każdorazowe dokonywanie analizy rynku i sporządzanie notatek służbowych przy zakupach do 14 tysięcy euro zgodnie z obowiązującymi przepisami,
6.      dokonywanie zmian w planach finansowych jednostki wyłącznie na podstawie zaakceptowanych, szczegółowych zmian otrzymanych z jednostki nadzorującej,
7.      aktualizację i uzupełnienie dokumentacji jednostki, dotyczącej: polityki rachunkowości
i planu kont, procedur kontroli, zamówień publicznych, inwentaryzacji, obiegu i kontroli dokumentów,
 wynagradzania pracowników administracji i obsługi.
 

udostępnił: Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego, wytworzono: 2009/10/01, odpowiedzialny/a: Janusz Kwidziński, wprowadził/a: Janusz Kwidziński, dnia: 2009/10/01 08:08:31
Historia zmian:
Wprowadził Data modyfikacji Rodzaj modyfikacji
Janusz Kwidziński 2009/10/01 08:08:31 nowa pozycja