Przejdź do głównego menu Przejdź do treści

Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2009 roku

Nr kontroli: Z/3/09

Gospodarka finansowo – księgowa za okres styczeń 2008 r. – luty 2009 r.

Państwowe Ognisko Baletowe, ul. H. Pobożnego 3 w Szczecinie

Wyniki kontroli: INFORMACJE - USTALENIA

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w okresie od 26.02.09 r. do 08.04.09 r. przeprowadził kontrolę w Państwowym Ognisku Baletowym w Szczecinie przy ul. H. Pobożnego 3, zwanym dalej POB, w zakresie gospodarki finansowo - księgowej za okres: styczeń 2008 r. – luty 2009 r.
Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 19 maja 2009 r.  
Niniejsza kontrola potwierdziła, że w jednostce nie prowadzono ksiąg rachunkowych, co zostało ustalone w toku kontroli dotyczącej dostosowania systemu wewnętrznej kontroli finansowej do obowiązujących przepisów prawa i standardów kontroli finansowej oraz przestrzegania ww. procedur pod kątem wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na przykładzie min. 5 % wydatków 2007 r. (bez analizy wykonania całości budżetu za 2007 r.) oraz realizacji postanowień Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecina w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowaniu terroryzmu, przeprowadzonej przez Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego (zw. dalej WKiAW) w 2008 r.
Było to niezgodne z art. 4 ust. 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.) zwanej dalej uor, wg którego rachunkowość jednostki obejmuje m.in. prowadzenie, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych, ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym. Zgodnie z zapisami art. 4 ust. 5 uor odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą, w tym z tytułu nadzoru ponosi kierownik jednostki również w przypadku, gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości zostaną powierzone innej osobie za jej zgodą.
W wyniku niniejszej kontroli ujawniono ponadto szereg nieprawidłowości i uchybień w sposobie gospodarowania środkami finansowymi, o których mowa poniżej, a które powstały wskutek braku nadzoru ówczesnego Dyrektora POB nad pracą podległych pracowników i niewypełniania obowiązków w zakresie kontroli finansowej.
W trakcie analizy płatności z tytułu zakupu materiałów, towarów i usług zrealizowanych za pośrednictwem banku i bezpośrednio z kasy w ilości 471 dowodów księgowych na łączną kwotę 242.839,04 zł (bez opłat za usługi bankowe) ustalono, że:
1.   w 13. przypadkach na ogólną kwotę 3.360,67 zł dokonano zapłaty zobowiązania dwukrotnie lub w nieprawidłowej kwocie, w tym na kwotę 3.418,92 zł dokonano nadpłat, a na kwotę 58,25 zł niedopłat; powyższe było niezgodne z art. 35 ust. 3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.) zwanej dalej uofp, wg którego wydatki publiczne powinny być dokonywane m.in. w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań,
2.   w 9. przypadkach na ogólną kwotę 4.489,02 zł brakowało dokumentu źródłowego; było to niezgodne z art. 20 ust. 2 uor, wg którego podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane "dowodami źródłowymi",
3.   w 35. przypadkach na ogólną kwotę 18.918,11 zł dowody księgowe nie zawierały zatwierdzenia Dyrektora POB, a w 6 przypadkach na ogólną kwotę 1.541,70 zł - podpisu Głównego księgowego; powyższe było niezgodne z obowiązującym w POB „Regulaminem kontroli wewnętrznej wraz z instrukcją sporządzania, kontroli i obiegu dokumentów księgowych” (zw. dalej „Regulaminem kontroli”), wg którego dokumenty księgowe winny być wstępnie i bieżąco kontrolowane pod względem formalnym, rachunkowym i merytorycznym;
4.   w 6. przypadkach na ogólną kwotę 5.077,34 zł zapłaty dokonano na podstawie dowodów nie stanowiących podstawy do ujęcia w ewidencji POB, w tym: faktura wystawiona na pracownika POB, faktura wystawiona na ówczesnego Dyrektora POB, specyfikacja, fax faktury, faktura elektroniczna bez podpisu wystawcy, kopia faktury; było to niezgodne z zapisami zawartymi w pkt. 3-6 części II „Regulaminu kontroli”,
5.    w 6. przypadkach na ogólną kwotę 2.135,88 zł faktury nie zawierały: daty sprzedaży (4 przypadki), danych sprzedawcy (1 przypadek), daty wystawienia duplikatu faktury i nieczytelny podpis wystawcy (1 przypadek), a w 1 przypadku na kwotę 65,40 zł dane sprzedawcy były niezgodne z danymi na przelewie bankowym; powyższe było niezgodne m.in. z § 9 ust. 1 i § 22 ust. 2 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 95, poz. 798 ze zm.), wg którego faktura stwierdzająca dokonanie sprzedaży powinna zawierać m.in. datę sprzedaży, nazwę sprzedawcy, a duplikat faktury – datę wystawienia.
6.   w 22. przypadkach na kwotę ogółem 8.592,29 zł płatność faktur nie została uregulowana, w tym 7 faktur wystawionych tytułem najmu przez POB pomieszczeń, na łączną kwotę 4.655,52 zł; było to niezgodne z ww. art. 35 ust. 3 uofp,
7.   wszystkie dokumenty, które były podpisane przez Głównego księgowego i Dyrektora POB zawierały parafki bez pieczątek imiennych, a w dokumentacji przekazanej do kontroli nie było dowodu ze wzorami podpisów.
W trakcie kontroli płatności z tytułu zakupu materiałów, towarów i usług zrealizowanych za pośrednictwem banku (262. przypadki) na kwotę ogółem 167.967,35 zł stwierdzono, że płatności te były często realizowane po terminie wskazanym w fakturze lub wynikającym z umowy. Analiza potencjalnych odsetek ustawowych jakie mogłyby być naliczone przez kontrahentów i o które mogliby oni wystąpić w stosunku do POB z żądaniem zapłaty wykazała, że do 201. pozycji na kwotę ogółem 134.470,00 zł można byłoby naliczyć odsetki w wysokości 955,34 zł za 4422 dni odsetkowe (średnio na 1. zapłaconą pozycję przypadałoby 4,75 zł odsetek i 22 dni odsetkowe).
W dokumentach POB, do czasu odejścia na emeryturę Głównego księgowego nie było żadnych not odsetkowych. Po odejściu pracownika, do czasu zakończenia kontroli w dokumentach Głównego księgowego odnaleziono 1. notę odsetkową,
a 2. noty wpłynęły od kontrahentów, wszystkie na kwotę ogółem 42,05 zł.
 W trakcie kontroli dokumentacji obrotu gotówkowego stwierdzono szereg nieprawidłowości, które m.in. podważają wiarygodność wykazanych stanów środków pieniężnych na raportach kasowych i podczas inwentaryzacji tych środków na dzień 31.12.2008 r., a w tym:
1/ raporty kasowe były sporządzane i zatwierdzane przez Głównego księgowego, a przez sporządzającego jedynie podpisywane; było to niezgodne z zapisami zawartymi w wykazie ogniw (stanowisk pracy) uczestniczących w obiegu dowodów księgowych „Regulaminu kontroli” POB dla stanowisk: Główny księgowy i Sekretarz,
2/ raport kasowy – budżet: stan środków wg raportu kasowego POB nr 02/2009 wyniósł 539,05 zł, ustalone w trakcie kontroli niezgodności wyniosły 2.567,23 zł (saldo sald), a składały się na nie: błędne ujęcie w przychodach czeku gotówkowego, dwukrotne rozchodowanie tej samej faktury, brak dokumentu źródłowego lub błędnie wprowadzone kwoty tych dokumentów, dodatkowo pod raportem kasowym nr 12/12/2008 załączona była faktura na kwotę 1.784,15 zł, z czego: 703,75 zł ujęto w rozchodach raportu kasowego budżetu nr 12/2008, pozostała kwota 1.080,40 zł nie została nigdzie ujęta,
3/ raport kasowy – rachunek dochodów własnych: stan środków wg raportu kasowego POB nr 02/2009 wyniósł 5,24 zł, ustalone w trakcie kontroli niezgodności wyniosły 3.042,54 zł (saldo sald), a składały się na nie: dwukrotne rozchodowanie tej samej faktury, brak dokumentu źródłowego, brak ujęcia w rozchodach faktur załączonych do raportu, błędy w sumowaniu obrotów raportu i przy przenoszeniu sald,
4/ raport kasowy – Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych: stan środków wg raportu kasowego POB nr 12/2008 wyniósł 3.714,10 zł, ustalone w trakcie kontroli niezgodności wyniosły 3.514,10 (saldo sald), a składały się na nie: brak ujęcia
w rozchodach kwoty przekazanej na rachunek dochodów własnych, brak dokumentu źródłowego.
Dodatkowo stwierdzono, że niektóre raporty kasowe:
1/ zawierały poprawki wykonane bez zachowania przyjętych w tym względzie zasad (skreślenia, poprawki cyfr, kilkakrotne poprawki tej samej treści bez podpisów i dat, zamazania treści korektorem), co było niezgodne z art. 22 ust. 3 uor, wg którego błędy w dowodach wewnętrznych mogą być poprawiane przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie treści poprawnej i daty poprawki oraz złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej,
2/ nie zawierały podpisów osoby sporządzającej i sprawdzającej, co było niezgodne z zapisami § 12 „Instrukcji kasowej” POB.
Sporządzający raporty kasowe powoływał się ponadto w raportach na wystawione dowody KP i KW (bez wskazania ich numerów), których nie załączono do raportów mimo iż obowiązek wystawiania powyższych dowodów wynikał z zapisów
§ 7 „Instrukcji kasowej” POB. W trakcie kontroli nie stwierdzono również, że w jednostce prowadzona jest ewidencja druków ścisłego zarachowania dla wymienionych dowodów, o której jest mowa w Rozdziale III ust. B „Regulaminu kontroli” POB.
Analiza płatności wykonanych w badanym okresie z tytułu zawartych przez ówczesnego Dyrektora POB umów zleceń i umów o dzieło na kwotę ogółem 59.786,83 zł netto (64 osoby, 114 pozycji wypłat) wykazała, że:
1.        w 14. przypadkach na kwotę ogółem 3.353,28 zł netto brak było pisemnej umowy, a tym samym opisu operacji (rachunek do umowy nie zawierał opisu), 4 umowy na kwotę ogółem 1.241,43 zł nie zawierały podpisu zleceniodawcy, a 3 umowy na kwotę ogółem 1.021,43 zł nie zawierały podpisu zleceniobiorcy; powyższe było niezgodne z zapisem art. 21 ust. 1 uor, wg którego dowód księgowy powinien zawierać m.in. podpis wystawcy dowodu i opis operacji,
2.        w 27. przypadkach na kwotę ogółem 9.590,02 zł netto brak było rachunku do umowy, w 7. przypadkach na kwotę ogółem 3.376,43 zł rachunek nie zawierał podpisu zleceniodawcy lub zamawiającego (potwierdzenie wykonanych prac i zatwierdzenie do wypłaty), a w 4. przypadkach – podpisu Głównego księgowego (kontrola formalno – rachunkowa) w 1. przypadku dokonano wypłat zaliczkowych do umowy o dzieło bez odpowiednich zapisów umownych dotyczących wypłaty zaliczek oraz bez zatwierdzenia wykonanej pracy; powyższe było niezgodne z zapisami art. 744 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks Cywilny (Dz. U. Nr 16, poz. 93 ze zm.), wg którego w razie odpłatnego zlecenia wynagrodzenie należy się przyjmującemu dopiero po wykonaniu zlecenia, chyba że co innego wynika z umowy oraz obowiązującym w POB „Regulaminem kontroli”, wg którego dokumenty księgowe winny być wstępnie i bieżąco kontrolowane pod względem formalnym, rachunkowym
i merytorycznym,
3.        w 13. przypadkach na kwotę ogółem 1.692,43 zł netto wypłat dokonano na podstawie list płac, wykazując je jednocześnie na kartach wynagrodzeń pracowników jako składnik „zasadnicza”; powyższe było niezgodne z art. 22 ust. 1 uor, wg którego dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują,
Celem dokonania wypłaty wynagrodzenia z tytułu umów zleceń zawartych w euro i zwrotu kosztów dodatkowych (dojazdy, noclegi, wyżywienie) jednostka zakupiła 2100,00 EUR po kursie 3,4800 zł/EUR, na kwotę 7.308,00 zł. Zakupu dokonano dnia 02.05.2008 r., o czym świadczył paragon odnaleziony wśród dokumentów różnych, opatrzony parafką Gł. Księgowej: „wynagrodzenia dla prowadzących zajęcia”. Zakup waluty w kantorze był niezgodny z zapisami art. 30 ust. 2 uor, wg którego wyrażone w walutach obcych operacje sprzedaży lub kupna walut oraz operacje zapłaty należności lub zobowiązań ujmuje się w księgach rachunkowych na dzień ich przeprowadzenia po kursie kupna lub sprzedaży walut stosowanym przez bank, z którego usług korzysta jednostka. Zwrot kosztów dodatkowych odbywał się na podstawie różnych dowodów (paragonów, biletów) nie zawierających pełnego opisu merytorycznego. Dowody nie spełniały wymagań wymienionych w art. 21 ust. 3 uor, zgodnie z którymi dowód księgowy opiewający na waluty obce powinien zawierać przeliczenie ich wartości na walutę polską wg kursu obowiązującego w dniu przeprowadzenia operacji gospodarczej, a wynik przeliczenia powinien być zamieszczony bezpośrednio na dowodzie, chyba że system przetwarzania danych zapewnia automatyczne przeliczenie walut obcych na walutę polską, a wykonanie tego przeliczenia potwierdza odpowiedni wydruk.
Pobranie gotówki na zakup ww. waluty nie zostało zaewidencjonowane w raporcie kasowym (zaewidencjonowano wypłaty na równowartość wynagrodzeń z tytułu umów zleceń w złotych), a przychód waluty po zakupie nie został zaewidencjonowany w otwartym do tego celu raporcie kasowym euro. Było to niezgodne z art. 23 ust. 3 uor, wg którego zapisów dotyczących operacji wyrażonych w walutach obcych dokonuje się w sposób umożliwiający ustalenie kwoty operacji w walucie polskiej i obcej.
W wyniku kontroli akt osobowych i wynagrodzeń osobowych 37 pracowników POB (100% ogółu zatrudnionych pracowników) za okres styczeń 2008 r. – luty 2009 r.:
1/ w zakresie prawidłowości naliczonego i wypłaconego wynagrodzenia stwierdzono, że:
-     w 21. przypadkach naliczono i wypłacono wynagrodzenie inne, niż przyznane wg akt osobowych pracownika,
-     w 16. przypadkach nieprawidłowo naliczono wynagrodzenie wypłacone za przepracowane godziny ponadwymiarowe lub godziny doraźnych zastępstw, w związku z czym naliczono niesłusznie wynagrodzenie z ww. tytułu w łącznej kwocie 626,64 zł, czego przyczyną było uwzględnienie w wyliczeniach nieprawidłowej stawki wynagrodzenia zasadniczego przy danym wymiarze czasu pracy oraz niezaokrąglonej miesięcznej liczby godzin obowiązkowego wymiaru zajęć;
 wg § 14 ust. 1 i 2 uchwały Nr XVIII/470/08 Rady Miasta Szczecin z dnia 28 stycznia 2008 r. w sprawie ustalenia regulaminu określającego wysokość oraz szczegółowe warunki przyznawania nauczycielom dodatków: za wysługę lat, motywacyjnego, funkcyjnego, za warunki pracy oraz nagród i niektórych innych świadczeń wynikających ze stosunku pracy obowiązującego od 1 stycznia 2008 r. do 31 grudnia 2008 r. wynagrodzenie za jedną godzinę ponadwymiarową ustala się dzieląc stawkę osobistego zaszeregowania (...) przez miesięczną liczbę godzin obowiązkowego wymiaru zajęć, ustalonego dla rodzaju zajęć dydaktycznych lub opiekuńczych realizowanych w ramach godzin ponadwymiarowych nauczyciela, natomiast miesięczną liczbę godzin obowiązkowego wymiaru zajęć nauczyciela, uzyskuje się mnożąc tygodniowy obowiązkowy wymiar godzin przez 4,16 z zaokrągleniem do pełnych godzin w ten sposób, że czas zajęć do 0,5 godzin pomija się, a co najmniej 0,5 godziny liczy się za pełną godzinę.
-     nie naliczono wyrównania wynagrodzenia z tytułu zmiany z dniem 15.09.2008 r. obowiązkowych, tygodniowych wymiarów godzin zajęć edukacyjnych wszystkim 7. pracownikom pedagogicznym POB, których dotyczyła powyższa zmiana
oraz wyrównania wynagrodzenia z tytułu uzyskania wyższego stopnia awansu zawodowego nauczyciela,
-     w 14. przypadkach nieprawidłowo naliczono wypłacone wyrównanie składników wynagrodzenia, czego przyczyną było m.in.: nieuwzględnianie wyrównania premii i nadgodzin oraz okresów zwolnień lekarskich, nieprawidłowe naliczanie wynagrodzenia za godziny ponadwymiarowe i godziny doraźnych zastępstw oraz nieprawidłowe ustalanie prawa do dodatku za wysługę lat,
-     w 10. przypadkach nie dokonano prawidłowego naliczenia wypłaconego wynagrodzenia,
-     w 9. przypadkach na prowadzonych kartach wynagrodzeń za 2008 r. wykazano wynagrodzenie inne, niż naliczone na listach płac, wg § 8 pkt 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 ze zm.) pracodawca zakłada i prowadzi odrębnie dla każdego pracownika imienną kartę (listę) wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą,  
-     w 5. przypadkach wypłacono wynagrodzenie inne, niż wynagrodzenie wykazane na listach płac,
-     nieprawidłowo naliczono wypłacone za 2008 r. dodatkowe wynagrodzenie roczne, skutkiem czego niesłusznie naliczono wynagrodzenie w łącznej kwocie 1.208,40 zł oraz nie naliczono należnego wynagrodzenia w łącznej kwocie 151,50 zł; przyczyną było: uwzględnianie w podstawie wynagrodzenia za czas zwolnienia lekarskiego urlopu szkoleniowego, opieki nad dzieckiem oraz wynagrodzenia wypłaconego z rachunku dochodów własnych z tytułu dodatkowo przepracowanych godzin, a także występowanie przypadków: wypłacenia wynagrodzenia innego, niż wykazane na listach płac oraz nieprawidłowo sporządzonych kart wynagrodzeń czy przyznanie prawa do dodatkowego wynagrodzenia nauczycielowi zatrudnionemu w 2008 r. na okres 5 m-cy (od 01.04.08 r.) oraz nienaliczenie dodatkowego wynagrodzenia pracownikowi przebywającemu w 2008 r. na urlopie wychowawczym, wg art. 2 ust. 3 pkt. 1 i 6 ustawy z dnia 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej (Dz. U. Nr 160, poz.1080 ze zm.) przepracowanie co najmniej 6 miesięcy warunkujących nabycie prawa do wynagrodzenia rocznego nie jest wymagane w przypadkach: nawiązania stosunku pracy w trakcie roku kalendarzowego z nauczycielem zgodnie z organizacją pracy szkoły oraz korzystania m.in. z urlopu wychowawczego, wg art. 4 ust. 1 ww. ustawy wynagrodzenie roczne ustala się w wysokości 8,5% sumy wynagrodzenia otrzymanego przez pracownika w ciągu roku kalendarzowego, za który przysługuje to wynagrodzenie, uwzględniając składniki wynagrodzenia przyjmowane do obliczenia ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy, a także wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy, wg § 6 pkt. 4 i 7 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz. U. Nr 2, poz. 14 ze zm.) wynagrodzenie za czas urlopu wypoczynkowego, ustala się z uwzględnieniem wynagrodzenia i innych świadczeń ze stosunku pracy, z wyłączeniem m.in.: wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego, a także za czas innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy oraz wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby.
-     w 8. przypadkach pomniejszono za okres zwolnienia lekarskiego naliczony i wypłacony dodatek za wysługę lat, skutkiem czego było nienaliczenie należnego wynagrodzenia w łącznej kwocie 164,60 zł, wg art. 6 ust. 4 Ponadzakładowego Układu Zbiorowego Pracy zawartego w dniu 8 stycznia 1997 r. ze zmianami z dnia 2 lipca 1999 r. (zw. dalej PUZP) dodatek za wysługę lat przysługuje również za dni nieobecności w pracy z powodu niezdolności do pracy wskutek choroby,
-     w 5. przypadkach nie dokonano prawidłowego pomniejszenia za okres zwolnienia lekarskiego naliczonego i wypłaconego wynagrodzenia, skutkiem czego było nienaliczenie należnego wynagrodzenia w kwocie 63,20 zł oraz niesłuszne naliczenie wynagrodzenia w łącznej kwocie 176,95 zł,
-     w 7. przypadkach nie dokonano pomniejszenia za okres zwolnienia lekarskiego naliczonego i wypłaconego wynagrodzenia, skutkiem czego było niesłuszne naliczenie wynagrodzenia w łącznej kwocie 2.276,89 zł, wg § 11 ust. 1 i § 12 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w kodeksie pracy (Dz. U. Nr 62, poz. 289 ze zm.) w celu obliczenia wynagrodzenia, ustalonego w stawce miesięcznej w stałej wysokości, za przepracowaną część miesiąca, jeżeli pracownik za pozostałą część tego miesiąca otrzymał wynagrodzenie określone w art. 92 Kodeksu pracy, miesięczną stawkę wynagrodzenia dzieli się przez 30 i otrzymaną kwotę mnoży przez liczbę dni wskazanych w zaświadczeniu lekarskim o czasowej niezdolności pracownika do pracy wskutek choroby. Tak obliczoną kwotę wynagrodzenia odejmuje się od wynagrodzenia przysługującego za cały miesiąc, natomiast w celu obliczenia wynagrodzenia, ustalonego w stawce miesięcznej w stałej wysokości, za przepracowaną część miesiąca, jeżeli pracownik w tym miesiącu był nieobecny w pracy z innych przyczyn niż niezdolność do pracy spowodowana chorobą,
i za czas tej nieobecności nie zachowuje prawa do wynagrodzenia - miesięczną stawkę wynagrodzenia dzieli się przez liczbę godzin przypadających do przepracowania w danym miesiącu i otrzymaną kwotę mnoży się przez liczbę godzin nieobecności pracownika w pracy z tych przyczyn. Tak obliczoną kwotę wynagrodzenia odejmuje się od wynagrodzenia przysługującego za cały miesiąc.
-     w 4. przypadkach niesłusznie naliczono i wypłacono wynagrodzenie chorobowe, czego przyczyną było uwzględnienie innej ilości dni, niż wynikało to ze zwolnienia lekarskiego;
wg art. 92 § 1 pkt 1 i § 4 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks Pracy (j.t. Dz. U. z 1998 r., Nr 21, poz. 94 ze zm.) za czas niezdolności pracownika do pracy wskutek choroby trwającej łącznie do 33 dni w ciągu roku kalendarzowego - pracownik zachowuje prawo do 80% wynagrodzenia, chyba że obowiązujące u danego pracodawcy przepisy prawa pracy przewidują wyższe wynagrodzenie z tego tytułu, natomiast za czas niezdolności do pracy, wskutek choroby trwającej łącznie dłużej niż 33 dni w ciągu roku kalendarzowego, pracownikowi przysługuje zasiłek chorobowy na zasadach określonych w odrębnych przepisach,
-     nie naliczono pracownikowi w m-cu II 2009 r. wynagrodzenia chorobowego za okres 5 dni zwolnienia lekarskiego; dodatkowo stwierdzono przypadek, w którym nie dokonano wypłaty wynagrodzenia chorobowego natomiast dokonano zmniejszenia naliczonego pracownikowi wynagrodzenia z tytułu niezdolności pracownika do pracy wskutek choroby, mimo iż w dokumentacji POB znajdowało się zwolnienie lekarskie z błędem formalnym,
-     naliczono i wypłacono pracownikowi w m-cu IX 2008 r. składnik wynagrodzenia „wynagrodzenie chorobowe ZUS” jako „wynagrodzenie chorobowe”,
-     w 2. przypadkach nie dokonano prawidłowego pomniejszenia za okres urlopu bezpłatnego naliczonego i wypłaconego wynagrodzenia, czego przyczyną było podzielenie stawki wynagrodzenia zasadniczego przez 30 zamiast przez liczbę godzin przypadających do przepracowania w danym miesiącu,
-     w 3. przypadkach nie dokonano pomniejszenia za okres urlopu bezpłatnego naliczonego i wypłaconego wynagrodzenia; 
-     nieprawidłowo naliczono świadczenie urlopowe wypłacone dla 2. pracowników pedagogicznych POB, czego przyczyną były błędy rachunkowe oraz nieuwzględnienie prawidłowego okresu zmiany wymiaru czasu pracy,
wg art. 53 ust. 1a ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (j.t. Dz. U.
z 2006 r., Nr 97, poz. 674 ze zm.) z odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, wypłacane jest nauczycielowi do końca sierpnia każdego roku świadczenie urlopowe w wysokości odpisu podstawowego, o którym mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, ustalonego proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy i okresu zatrudnienia nauczyciela w danym roku szkolnym,
-     w 2. przypadkach naliczono i wypłacono wynagrodzenie, mimo iż pracownik nie przepracował danego miesiąca,
-     w 2. przypadkach naliczono i wypłacono wynagrodzenie za cały miesiąc, mimo iż pracownik przepracował jedynie część miesiąca,
-     nie naliczono pracownikowi wynagrodzenia za m-c IX 2008 r., mimo iż wg akt osobowych pracownik został zatrudniony od 15.09.08 r.,
-     nie wypłacono wynagrodzenia za m-c V 2008 r. w kwocie 442,50 zł brutto wykazanego na liście płac,
-     nie uwzględniono przy wypłacie wynagrodzenia za m-c IV 2008 r., korekty płac w kwocie -489,66 zł,
-     naliczono i wypłacono w m-cu IX 2008 r. wynagrodzenie za godziny nadliczbowe w kwocie 1.650 zł, mimo iż na wykazie godzin, zatwierdzonym przez dyrektora POB nie wskazano nazwiska pracownika; dodatkowo stwierdzono, że ww. pracownikowi wypłacono wynagrodzenie za przepracowanie w 2008 r. 181 godzin nadliczbowych,
wg § 13 ust. 4 „Regulaminu Pracy” POB godziny nadliczbowe nie mogą przekraczać 150 godzin w roku kalendarzowym, 
-     naliczono i wypłacono w m-cu V 2008 r. ekwiwalent za urlop w kwocie 171,84 zł, mimo iż pismo dotyczące wypłaty nie zostało podpisane przez dyrektora POB,
-     naliczono i wypłacono w m-cach VII – VIII 2008 r. wynagrodzenie za urlop w łącznej kwocie 1.076,58 zł brutto jako ekwiwalent za urlop,
-     w 4. przypadkach naliczono i wypłacono dodatek motywacyjny inny niż został przyznany wg akt osobowych pracownika,
-     nie naliczono należnego wynagrodzenia pracownikowi zatrudnionemu na stanowisku magazyniera w okresie I – III 2009 r. w łącznej kwocie 2.130 zł brutto,
-     w 4. przypadkach naliczono i wypłacono wynagrodzenie za godziny nadliczbowe mimo braku dokumentu źródłowego w postaci zatwierdzonego wykazu godzin,
-     naliczono i wypłacono świadczenia urlopowe z ZFŚS dla pracowników administracji i obsługi w łącznej kwocie 2.600 zł brutto, mimo braku dokumentu źródłowego,
-     naliczono i wypłacono premie za miesiąc V i XII 2008 r. dla pracowników administracji i obsługi w łącznej kwocie 1.534,23 zł brutto, mimo braku dokumentu źródłowego w postaci zaakceptowanych wykazów przyznanych premii,
2/ w zakresie prawidłowości prowadzonych akt osobowych i przyznanego wynagrodzenia stwierdzono , że:
-     nieprawidłowo ustalono prawo do dodatku za wysługę lat, skutkiem czego naliczono niesłusznie wynagrodzenie w łącznej kwocie 282,92 zł oraz nie naliczono należnego wynagrodzenia w łącznej kwocie 80,30 zł; przyczyną było m.in.: nieprawidłowe uwzględnianie świadectw pracy, nieuwzględnianie urlopów bezpłatnych i przerw w zatrudnieniu;
-     w 4. przypadkach przyznano stawkę wynagrodzenia zasadniczego inną, niż wskazywało na to posiadane wykształcenie i dane zawarte w aktach osobowych pracownika,
załącznik do rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej i Sportu z dnia 31 stycznia 2005 r. (Dz. U. Nr 22, poz. 181 ze zm.) w sprawie wysokości minimalnych stawek wynagrodzenia zasadniczego nauczycieli, ogólnych warunków przyznawania dodatków do wynagrodzenia zasadniczego oraz wynagradzania za pracę w dniu wolnym od pracy, wg art. 30 ust. 2 ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (j.t. Dz. U. z 2006 r., Nr 97, poz. 674 ze zm.) wysokość wynagrodzenia zasadniczego nauczyciela uzależniona jest od stopnia awansu zawodowego, posiadanych kwalifikacji oraz wymiaru zajęć obowiązkowych, a wysokość dodatków odpowiednio od okresu zatrudnienia, jakości świadczonej pracy i wykonywania dodatkowych zadań lub zajęć, powierzonego stanowiska lub sprawowanej funkcji oraz trudnych lub uciążliwych warunków pracy.
-     w 2. przypadkach zaniżono wartość przyznanego dodatku funkcyjnego, co było niezgodne z postanowieniami załącznika nr 3 do PUZP oraz § 1 uchwały Nr XXII/590/08 Rady Miasta Szczecin z dnia 19 maja 2008 r. w sprawie ustalenia najniższego wynagrodzenia zasadniczego oraz wartości jednego punktu w złotych dla pracowników niebędących nauczycielami, zatrudnionych w szkołach, placówkach oświatowych, przedszkolach i gospodarstwach pomocniczych przy szkołach zawodowych Miasta Szczecina,
-     w 3. przypadkach przyznano wynagrodzenie wg kategorii zaszeregowania nie przysługującej na danym stanowisku, co było niezgodne z postanowieniami załącznika nr 2 do PUZP,
-     nie przyznano dodatku opiekuna stażu,
wg § 24 uchwały Nr XVIII/470/08 Rady Miasta Szczecin z dnia 28 stycznia 2008 r.
w sprawie ustalenia regulaminu określającego wysokość oraz szczegółowe warunki przyznawania nauczycielom dodatków: za wysługę lat, motywacyjnego, funkcyjnego, za warunki pracy oraz nagród i niektórych innych świadczeń wynikających ze stosunku pracy obowiązującego od 1 stycznia 2008 r. do 31 grudnia 2008 r. nauczycielowi, któremu powierzono (...) sprawowanie funkcji opiekuna stażu (...) przysługuje dodatek funkcyjny w wysokości: określonej procentowo do stawki wynagrodzenia zasadniczego nauczyciela stażysty magistra z przygotowaniem pedagogicznym,
-     przyznano i wypłacono nagrodę z okazji Dnia Edukacji Narodowej jedynie jednemu pracownikowi zatrudnionemu na stanowisku sprzątaczki w kwocie 1074,00 zł brutto,
-     pracownikowi zatrudnionemu na dwóch stanowiskach przyznano i naliczono dodatek za wysługę lat, do którego nabycie prawa ustalone zostało na podstawie tych samych świadectw pracy,
wg art. 6 ust. 5 PUZP w przypadku dodatkowego zatrudnienia pracownika również w tej samej szkole prawo do dodatku za wysługę lat ustala się odrębnie dla każdego stosunku pracy. Do okresu zatrudnienia dodatkowego nie podlegają zaliczeniu okresy zatrudnienia podstawowego,
-     w 7. przypadkach nie zamieszczono w aktach osobowych pracownika zakresu obowiązków, mimo iż wg zapisów umowy o pracę stanowił on jej integralną część,
-     w 3. przypadkach w dokumentacji POB nie było zwolnień lekarskich przedłożonych przez pracowników oraz danych uzupełniających dotyczących wynagrodzenia chorobowego;
-     w aktach osobowych pracownika nie było umowy o pracę za okres IX 2008 r. – II 2009 r.,
-     w aktach osobowych pracownika znajdowały się 2 umowy o pracę, zawarte w tym samym dniu lecz wg zapisów na inne okresy zatrudnienia i na innych warunkach,
-     w aktach osobowych pracownika nie było wniosku dotyczącego urlopu bezpłatnego,
-     umowa o pracę, zamieszczona w aktach osobowych pracownika, nie została przez niego podpisana,
-     zakres obowiązków, zamieszczony w aktach osobowych pracownika, nie został przez niego podpisany,
-     w 18. przypadkach wystąpiły błędy formalne w umowach o pracę w zakresie rozbieżności dat: daty umowy, daty zawarcia umowy i daty jej podpisania przez pracownika,
-     powierzono pracownikowi stanowisko woźnego, natomiast według zakresu obowiązków i zapisów w aktach osobowych pełnił funkcję starszego woźnego,
-     w 2. przypadkach nie zamieszczono w aktach osobowych pracownika dokumentu, stanowiącego potwierdzenie posiadanego wykształcenia,
wg § 2 ust. 1 i 2 oraz § 6 ust. 1 i 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 ze zm.) pracodawca sporządza umowę o pracę (lub pisemne potwierdzenie rodzaju umowy zawartej z pracownikiem i warunków tej umowy) co najmniej w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden doręcza się pracownikowi, a drugi włącza do jego akt osobowych, a także pracodawca zakłada i prowadzi oddzielne dla każdego pracownika akta osobowe, które obejmują m.in.: dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym: dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych oraz dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia.
3/ w zakresie prawidłowości prowadzonej ewidencji czasu pracy i jej zgodności z aktami osobowymi pracowników oraz wykazami dodatkowo przepracowanych godzin załączonych do list płac stwierdzono, że:
-     naniesiono czas pracy, mimo iż wg akt osobowych pracownik nie pracował w danym miesiącu, a na listach płac nie zostało naliczone wynagrodzenie (12 przypadków),
-     nie uwzględniono czasu pracy, mimo zatrudnienia pracownika w danym miesiącu i wypłaty wynagrodzenia (9 przypadków),
-     wystąpiły rozbieżności ewidencji czasu pracy i akt osobowych pracowników w zakresie ilości dni przepracowanych w danym miesiącu lub ilości przepracowanych nadgodzin (4 przypadki),
-     nie uwzględniono przepracowanych godzin nadliczbowych, za które wypłacone zostało wynagrodzenie (17 przypadków),
-     nie uwzględniono przepracowanych wg akt osobowych nadgodzin, za które nie wypłacone zostało wynagrodzenie a dodatkowo nie było informacji o wykorzystaniu nadgodzin w formie dni wolnych (2 przypadki),
-     przedstawiono do kontroli kilka wersji ewidencji czasu pracy (3 przypadki),
-     ewidencja uwzględniała pracę w pełnym wymiarze czasu pracy, natomiast wg akt osobowych i naliczonego wynagrodzenia pracownik pracował na ½ etatu (2 przypadki),
-     nie uwzględniono zwolnienia lekarskiego pracownika (1 przypadek),
wg § 8 pkt 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 ze zm.) pracodawca zakłada i prowadzi odrębnie dla każdego pracownika kartę ewidencji czasu pracy w zakresie obejmującym: pracę w poszczególnych dobach, w tym pracę w niedziele i święta, w porze nocnej,
w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, a także dyżury, urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy.
Stwierdzono ponadto, że w 6. przypadkach nie dokonano wypłaty naliczonego i należnego wynagrodzenia za dodatkowo przepracowane godziny w łącznej kwocie 930,00 zł brutto oraz w 1. przypadku nie naliczono wynagrodzenia za dodatkowo przepracowane godziny w kwocie 115,00 zł.
Ówczesny Dyrektor POB nie wyraził zgody na wypłatę pracownikowi POB, zatrudnionemu na stanowisku sekretarza POB, nagrody jubileuszowej za 45 lat pracy, do której pracownik nabył prawo w dniu 11.04.2008 r. Było to niezgodne z zapisami § 1 pkt. 3 Protokołu dodatkowego nr 1 z dnia 02.07.1999 r. do PUZP oraz z zapisami § 8 ust. 4 Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 2 sierpnia 2005 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (Dz. U. Nr 146, poz. 1222), wg których nagrodę jubileuszową wypłaca się niezwłocznie po nabyciu przez pracownika prawa do tej nagrody.
Dyrektor POB odmówił również wypłacenia Głównemu księgowemu POB nagrody jubileuszowej za 30 lat pracy uzasadniając swoją decyzję nabyciem prawa do ww. nagrody u poprzedniego pracodawcy mimo iż ustalenie takiego stanu nie było możliwe na podstawie posiadanych dokumentów. Wobec powyższego, podstawą odmowy wypłaty nagrody jubileuszowej nie powinno być nabycie prawa u poprzedniego pracodawcy tylko niepełna lub niewłaściwa dokumentacja, nie pozwalająca na ustalenie prawa do tej nagrody.
 Na podstawie wniosku pracownika i zgody wyrażonej przez ówczesnego Dyrektora POB z dniem 06.03.2009 r. nastąpiło rozwiązanie stosunku pracy z Głównym księgowym POB w związku z przejściem na emeryturę. Przysługująca pracownikowi jednorazowa odprawa w wysokości 15.811,20 zł brutto została przekazana na konto bankowe pracownika w wysokości 12.965,20 zł netto w dniu 27.02.2009 r. tj. 7 dni przed terminem. Było to niezgodne z zapisami § 9 Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (Dz. U. Nr 50, poz. 398), wg którego: „Jednorazowa odprawa w związku z przejściem na emeryturę lub rentę z tytułu niezdolności do pracy jest wypłacana w dniu ustania stosunku pracy”.
Pracownikowi POB posiadającemu przyznany drugi stopień niepełnosprawności nie udzielono przysługującego mu dodatkowego urlopu wypoczynkowego w wymiarze 10 dni roboczych w roku kalendarzowym. Powyższe było niezgodne z zapisami art. 19 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (t.j. Dz. U. z 2008 r., Nr 14, poz.92 ze zm.). Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego nr II PK 339/04 z dnia 29.06.2005 r.: „Prawo do dodatkowego urlopu wypoczynkowego przysługuje pracownikowi zaliczonemu do znacznego lub umiarkowanego stopnia niepełnosprawności, chociażby nie wystąpił do pracodawcy o przyznanie takiego urlopu”
W dniu 10.10.2008 r. pracownikowi POB wypłacono kwotę 500,00 zł tytułem dofinansowania nauki w Pomaturalnym Studium Zawodowym Animatorów Kultury oraz udzielono płatnego urlopu szkoleniowego w wymiarze 2. dni, wg zapisu w karcie czasu pracy pracownika.
Było to niezgodne z § 1 ust 1 Zarządzenia Nr 422/06 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 28.07.2006 r., zgodnie z którym dofinansowanie ze środków na wspieranie doskonalenia zawodowego nauczycieli dotyczy opłat za kształcenie pobierane przez szkoły wyższe i zakłady kształcenia nauczycieli. Pomaturalne Studium Zawodowe nie jest ani szkołą wyższą w rozumieniu Ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. Prawo o szkolnictwie wyższym (Dz. U. Nr 164, poz. 1365 ze zm.) ani zakładem kształcenia nauczycieli w rozumieniu Rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 12 sierpnia 1997 r. w sprawie zakładów kształcenia nauczycieli (Dz. U. Nr 104, poz. 664 ze zm.).
W trakcie kontroli wykonywania obowiązków w zakresie udzielania zamówień publicznych do 14 tys. euro, ujawniono, że w POB nie było żadnej dokumentacji potwierdzającej przeprowadzenie analizy rynku. Ustalono, że w badanym okresie należało przeprowadzić analizę rynku w następujących przypadkach: zakup 2. zestawów komputerowych na kwotę 3.411,94 zł, zakup usług krawieckich na kwotę ogółem 20.738,00 zł, zakup usług - projekty i druk plakatów, ulotek, naklejek i innych na kwotę ogółem 7.076,00 zł.
Było to niezgodne z § 11 ust. 4 pkt 2 Załącznika nr 1 do Zarządzenia Nr 235/08 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 29 maja 2008 r. w sprawie w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta Szczecin (zw. dalej Zarządzeniem w sprawie zamówień publicznych), wg którego każdorazowo należy sporządzać notatkę służbową, w której udokumentowany zostanie fakt dokonania analizy rynku.
W trakcie kontroli gospodarowania środkami Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych stwierdzono, że „Regulamin Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych” POB nie został zatwierdzony przez przedstawiciela związków zawodowych lub przedstawiciela załogi. Obowiązek ten wynikał z zapisów art. 8 ust. 2 ustawy z dnia 04.03.1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (j.t. Dz. U. Nr 70, poz.335 ze zm.). Stwierdzono, że z ogólnej kwoty wydatków poniesionych z Funduszu na kwotę 26.834,43 zł uregulowano następujące płatności, które winny być zrealizowane ze środków obrotowych pracodawcy lub przy przyznawaniu których należało kierować się zapisami zawartymi w art. 8 ust. 1 ww. ustawy, w którym jest mowa o tym, że:  „Przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z Funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu”:
1/ wydatki na spotkania z pracownikami w restauracjach i pub-ie z okazji świąt i zakończenia roku szkolnego na kwotę 6.662,47 zł, co stanowiło 24,8% wydatków ogółem,
2/ wydatki na zakup artykułów spożywczych i innych (serwetki, reklamówki, torebki) na kwotę 6.186,32 zł, co stanowiło 23% wydatków ogółem,
3/ wydatki na zakup wieńca pogrzebowego i zapłatę za ogłoszenie w prasie
– nekrolog (dotyczyło pracownika POB) na kwotę 1.105,34 zł, co stanowiło 4,1% wydatków ogółem,
4/ wydatki na zakup biżuterii srebrnej jako upominki dla emerytów z okazji Dnia Edukacji Narodowej na kwotę 190,00 zł, co stanowiło 0,7% wydatków ogółem,
5/ wypłata świadczeń urlopowych dla 6. pracowników administracji na kwotę 2.104,99 zł netto, co stanowiło 7,8% wydatków ogółem (bez zróżnicowania kwot, brutto dla pełnego etatu: 800,00 zł dla pracowników administracji, 700,00 zł dla pracowników obsługi).
Z uwagi na brak list osób uczestniczących w spotkaniach zorganizowanych i otrzymujących paczki z artykułami spożywczymi nie można było stwierdzić, czy pracownicy ci skorzystali ze świadczeń rzeczowych do wysokości nieprzekraczającej w ciągu roku kwoty 380,00 zł, zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt. 67 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych
(j.t. Dz. U. z 2000 r. Nr 14 poz.176 ze zm.), wg którego wolna od podatku dochodowego jest wartość rzeczowych świadczeń otrzymywanych przez pracownika, sfinansowanych w całości ze środków Funduszu do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 380,00 zł.
Kontrola wykonania obowiązków w zakresie inwentaryzacji majątku POB wykazała, że w 2008 r. nie zostały wykonane poprawnie żadne czynności wynikające z obowiązującej w POB „Zakładowej instrukcji inwentaryzacyjnej”, w tym m.in.: Dyrektor POB nie wydał stosownego zarządzenia w sprawie inwentaryzacji, nie powołał komisji inwentaryzacyjnej jak również brak jakiegokolwiek potwierdzenia, że sprawował on nadzór nad pracami inwentaryzacyjnymi. Spis z natury został przeprowadzony 01.07.2008 r. Brak było dokumentów potwierdzających objęcie inwentaryzacją wszystkich składników, a dokumentacja sporządzona ze spisu z natury nie spełniała podstawowych wymagań wynikających z zapisów ww. instrukcji, a w tym m.in.: dokumentacja była nienazwana i niekompletna, arkusze nie stanowiły druków ścisłego zarachowania i nie zawierały wyceny. Powyższe było niezgodne z zapisami art. 26 i 27 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.), wg których na ostatni dzień każdego roku obrotowego przeprowadza się inwentaryzację: 1/ drogą spisu ilości majątku z natury, wyceny tych ilości, porównania wartości z danymi ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic, 2/ drogą otrzymania od banków i uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic, 3/ drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji realnej wartości tych składników. „Termin i częstotliwość inwentaryzacji uważa się za dotrzymane jeżeli inwentaryzację: składników aktywów - z wyłączeniem aktywów pieniężnych rozpoczęto nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego,
a zakończono do 15 dnia następnego roku”.
W skład komisji przeprowadzającej inwentaryzację w kasach POB wchodził pracownik pełniący obowiązki kasjera i sporządzający raporty kasowe (wg zapisów wykazu ogniw - stanowisk pracy uczestniczących w obiegu dowodów księgowych „Regulaminu kontroli” POB dla stanowiska - sekretarz). Było to niezgodne z zapisami § 14 pkt. 3 „Instrukcji kasowej” POB i zapisami § 4 „Zakładowej instrukcji inwentaryzacyjnej”, wg których spisu z natury dokonuje się w obecności osoby materialnie odpowiedzialnej za spisywany majątek oraz, że inwentaryzację środków pieniężnych w kasie przeprowadza zespół spisowy w obecności kasjera.
Rachunek dochodów własnych oraz rachunek bankowy ZFŚS POB prowadzony był w 2008 r. przez KREDYT BANK mimo podpisania przez Gminę Miasto Szczecin umowy z Bankiem PEKAO SA o prowadzenie rachunków bankowych jednostek budżetowych. W 2009 r. jednostka przeniosła konta z KREDYT BANKU do Banku PEKAO SA; konta w obu bankach funkcjonowały do 02.02.2009 r. Kontrola opłat pobranych przez KREDYT BANK wykazała, że w badanym okresie POB poniosło nieuzasadnione wydatki na kwotę 1.794,75 zł.
W wyniku kontroli wydatków poniesionych przez POB z tytułu służbowego telefonu komórkowego będącego w użytkowaniu ówczesnego Dyrektora POB i telefonów stacjonarnych jednostki, na postawie analizy 5. zestawień połączeń (jedyne jakie znajdowały się w dokumentacji POB) stwierdzono, że Dyrektor POB wykonał połączenia nie mające związku z działalnością kierowanej przez siebie jednostki na kwotę ogółem 1.340,54 zł, w tym:
1/ na numer abonenta z Niemiec, wykorzystywany przez córkę ówczesnego Dyrektora POB w kwocie 1.272,22 zł,
2/ na numery *7360, *7390 i *72913 Rozrywka i Info *73 i *72 w kwocie 68,32 zł.
Powyższe było niezgodne z art. 35 ust. 3 uofp, wg którego wydatki publiczne powinny być dokonywane m.in. w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów.
Rozliczenie z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju ówczesnego Dyrektora POB nr 01/2008 na kwotę 186,01 zł (miejscowość: Nowogard, termin: 11-12.04.2008 r., cel: ustalenia związane z warsztatami Dance Passion) nie zawierało podpisu pracodawcy na poleceniu wyjazdu służbowego. Było to niezgodne z § 2, 3 i 5 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 ze zm.), wg którego pracodawca określa między innymi miejscowość rozpoczęcia
i zakończenia podróży, termin i miejsce podróży oraz rodzaj środka transportu.
Rozliczenia z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (bez numeru) na kwotę 403,89 zł (miejscowość: Berlin, termin: 10.11.2008 r., cel: omówienie współpracy) i nr 01/2009 na kwotę 421,51 zł (miejscowość: Berlin, termin: 08.01.2009 r., cel: uzgodnienie w sprawie warsztatów tanecznych) zawierały naliczone ryczałty na dojazdy w kwocie ogółem 31,58 zł (z uwzględnieniem pomyłki w wyliczeniu pracownika na 0,60 zł), które nie przysługiwały z uwagi na przejazd samochodem prywatnym. Było to niezgodne z § 10 ust. 3 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju, wg którego ryczałt na dojazdy nie przysługuje jeżeli pracownik odbywa podróż pojazdem samochodowym służbowym lub prywatnym (Dz. U. Nr 236, poz. 1991
ze zm.).
W 2008 r. jednostka uzyskała wpływy z tytułu oprocentowania naliczonego na rachunku bankowym budżetu w wysokości 658,34 zł, z czego jednostka przekazała do budżetu jednostki samorządu terytorialnego kwotę 633,69 zł. Nie przekazano kwoty 24,65 zł, co było niezgodne z art. 20 ust. 1 uofp, wg którego jednostki budżetowe pobrane dochody odprowadzają na rachunek odpowiednio dochodów budżetu państwa albo budżetu jednostki samorządu terytorialnego.
POB było organizatorem różnych koncertów z udziałem publiczności i jako organizator imprez ponosiło związane z tym wydatki jak również osiągało określone dochody ze sprzedaży emitowanych przez siebie biletów wstępu. W badanym okresie pojawiły się z tego tytułu w ewidencji finansowej wpłaty na konto bankowe POB zrealizowane przez Głównego księgowego lub sekretarza POB. Rozliczaniem koncertów zajmował się Dyrektor POB lub Główny księgowy jednak w dokumentacji POB nie było dokumentów potwierdzających końcowe rozliczenie koncertów oraz dokumentacji dotyczącej sprzedaży biletów. Brak dokumentacji nie pozwolił na uwiarygodnienie wysokości kwot wpłacanych na rachunek bankowy POB, a tym samym rozliczenie osób odpowiedzialnych. Było to niezgodne z art. 20 ust. 1, wg którego do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.
Analiza uregulowanych przez POB zobowiązań wobec ZUS i Urzędu Skarbowego z tytułu wynagrodzeń wykazała rozbieżności pomiędzy kwotami wydatkowanymi, a kwotami wykazanymi w deklaracjach ZUS P DRA (brak deklaracji za m-c luty, niezgodności w m-cach III, VI-VIII, XI-XII) i PIT - 4R (niezgodności w m-cach I-XI).
W trakcie kontroli w zakresie projektów i planów finansowych stwierdzono,
że w POB nie sporządzono planów i projektów na 2008 r. (dotyczących budżetu
i rachunku dochodów własnych), zatwierdzonych przez Dyrektora POB, natomiast dokumentacja dot. projektów i planów finansowych na 2009 r. (dot. budżetu i rachunku dochodów własnych) zawierała jedynie: plan rachunku dochodów własnych (z błędem rachunkowym, mimo dokonanej korekty), plan rachunku dochodów własnych (brak daty), plan budżetu (brak daty i podpisu Głównego księgowego). Było to niezgodne z zapisami § 4, 5 i 8 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 czerwca 2006 r. w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych oraz trybu postępowania przy przekształcaniu w inną formę organizacyjno-prawną (Dz. U. Nr 116, poz. 783 ze zm.), według których dokumenty te sporządza kierownik samorządowej jednostki budżetowej.
W trakcie analizy funkcjonujących w POB uregulowań wewnętrznych związanych z gospodarką finansowo – księgową oraz kadrowo – płacową stwierdzono, że „Dokumentacja przyjętych zasad (polityki) rachunkowości” nie zawierała opisu metody ustalania wyniku finansowego, co było niezgodne z art. 10 ust. 1 uor, wg którego jednostka powinna posiadać dokumentację dotyczącą m.in. zasad ustalania wyniku finansowego.
W „Zakładowym Planie Kont” stwierdzono następujące nieprawidłowości: brak omówienia w zasadach klasyfikacji konta 202, 850 i 900, brak w planie kont konta 700, które w zasadach klasyfikacji jest omówione.
Zgodnie z zapisami zawartymi w pkt. 5 Załącznika nr 2 do „Dokumentacji przyjętych zasad (polityki) rachunkowości”: „Programowa ochrona danych realizowana jest przez reglamentację dostępu do danych poprzez system haseł identyfikujących poszczególnych użytkowników, którym nadaje się odpowiednie uprawnienia dostępu do danych i ich przetwarzania”. W trakcie kontroli (na podstawie próbnego logowania) stwierdzono, że dostęp do komputera Głównego księgowego, na którym zainstalowany był system finansowo – księgowy i na którym naliczane były wynagrodzenia pracowników POB nie był zabezpieczony żadnym hasłem systemowym ani indywidualnym hasłem użytkownika stwarzając tym samym możliwość dostępu do systemu osobom nieuprawnionym.
„Regulamin kontroli” POB nie zawierał opisu pobierania i gromadzenia środków publicznych, zwrotu środków publicznych, udzielania zamówień publicznych, opisu niektórych dokumentów funkcjonujących w jednostce (m.in. dokumenty związane
z naliczaniem i wypłatą wynagrodzeń, rozliczenie delegacji służbowych) oraz nie uwzględniał standardów kontroli finansowej zgodnie z art. 47 ust. 3 uofp, wg którego to kierownik jednostki ustala w formie pisemnej procedury kontroli biorąc pod uwagę standardy.
W toku kontroli stwierdzono brak regulaminu wynagradzania nauczycieli, o którym mowa w § 20 „Regulaminu pracy Ogniska Baletowego w Szczecinie”. Ponadto w § 27 wymienionego regulaminu znajdował się zapis mówiący o arkuszu organizacyjnym przedszkola będącym podstawą do godzin pracy jednostki.
W „Dokumentacji przyjętych zasad (polityki) rachunkowości” stosowano zamiennie różne nazewnictwo jednostki i stanowisk: Ognisko Baletowe, Szkoła, Szkoła artystyczna – Ognisko Baletowe, Dyrektor Szkoły, Dyrektor Ogniska Baletowego. Podobne rozbieżności stwierdzono także w pozostałej dokumentacji:
w części dokumentów zastosowana była nazwa Państwowe Ognisko Baletowe (powierzenie stanowiska Dyrektora POB, upoważnienia dotyczące udzielania zamówień publicznych), a w części dokumentów (umowy o pracę, faktury) oraz na pieczątkach nazwa – Ognisko Baletowe.
 
Prezydent Miasta zalecił Dyrektorowi POB:
1.      założenie i prowadzenie ksiąg rachunkowych przy wykorzystaniu posiadanego oprogramowania zgodnie z obowiązującymi przepisami,
2.      zwiększenie nadzoru nad pracą podległych pracowników i wypełnianie obowiązków w zakresie kontroli finansowej,
3.      odzyskanie nadpłat dokonanych z tytułu zakupu materiałów, towarów i usług i uregulowanie zaległych zobowiązań,
4.      terminowe regulowanie zobowiązań jednostki,
5.      uregulowanie kwestii wypłaconych pracownikom wynagrodzeń i udzielenie stosownych urlopów wypoczynkowych,
6.      dokonanie przeglądu akt osobowych pracowników i prowadzonej ewidencji czasu pracy pod kątem ich kompletności i rzetelności,
7.      wystąpienie do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych i Urzędu Skarbowego o ustalenie stanu rozrachunków,
8.      gospodarowanie środkami Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych zgodnie z obowiązującymi przepisami,
9.      każdorazowe dokonywanie analizy rynku i sporządzanie notatek służbowych przy zakupach do 14 tysięcy euro zgodnie z obowiązującymi przepisami,
10.przeprowadzenie pełnej inwentaryzacji majątku jednostki zgodnie z obowiązującymi przepisami,
11.sporządzanie dokumentacji księgowej zgodnie z obowiązującymi przepisami,
12.aktualizację i uzupełnienie dokumentacji jednostki, dotyczącej zasad (polityki) rachunkowości, procedur kontroli finansowej, obiegu i kontroli dokumentów oraz wynagradzania nauczycieli,
13.sporządzanie projektów i planów finansowych jednostki zgodnie z obowiązującymi przepisami,
14.podjęcie działań w kierunku ustalenia i stosowania jednolitej nazwy jednostki,
15.wpłatę do budżetu: nadpłaconych kwot z tytułu rozliczenia delegacji służbowych i równowartości prywatnych rozmów telefonicznych.
 

udostępnił: Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego, wytworzono: 2009/09/22, odpowiedzialny/a: Janusz Kwidziński, wprowadził/a: Janusz Kwidziński, dnia: 2009/09/22 13:49:25
Historia zmian:
Wprowadził Data modyfikacji Rodzaj modyfikacji
Janusz Kwidziński 2009/09/22 13:49:25 nowa pozycja