Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2009 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w dniach 03.12.2009 r. -07.12.2009 r. przeprowadził kontrolę w Gimnazjum Nr 3 im. Janusza Kusocińskiego w Szczecinie przy ul. Malczewskiego 22A (zw. dalej G3) w temacie realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie co najmniej 5% wydatków za 2009 r. oraz realizacji zadań dotyczących przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przekazywania do Urzędu Miasta informacji o wynikach kontroli prowadzonych przez organy kontroli zewnętrznej. Wyniki kontroli przedstawione zostały w protokole kontroli P/53/09 podpisanym w dniu 11. grudnia 2009 r.
G3 w 2009 r. prowadziło działalność w formie jednostki budżetowej.
Wg sprawozdania Rb-28S wydatki budżetowe G3 do dnia 31. października br. wyniosły łącznie 2 779 946, 79 zł. W toku kontroli dotyczącej realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie wydatków w wysokości 334 419, 29 zł. (tj. 11, 37% planowanych wydatków budżetowych w kwocie 2 941 219, 00 zł.) stwierdzono, że:
1. Przy dokonywaniu wydatków nie zachowano niektórych procedur, określonych w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2009 r., Nr 152, poz. 1223 ze zm.), zwanej dalej uor oraz w Rozporządzeniu Ministra Finansów
z dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz.U. Nr 107, poz. 726 ze zm.), zwanym dalej Rozp. MF o klasyfikacji; w tym:
• W 2. przypadkach spośród 30. objętych badaniem, dowody księgowe na łączną kwotę 44 353, 31 zł. (faktury z 31.12.2008 r.: nr 55609/12/SRZ/08 i nr 4150710193) zostały zaewidencjonowane w księgach 2009 roku mimo, że stanowiły koszty roku poprzedniego, co było niezgodne z art. 6 ust. 1 uor, wg którego w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty.
• W 4. z 30. objętych badaniem przypadkach stwierdzono ponadto nieprawidłowe ewidencjonowanie kosztów w łącznej kwocie 155 067, 60 zł., polegające na ujmowaniu ich w księgach w miesiącu następującym po miesiącu wynikającym z dokumentów źródłowych, co było niezgodne z art. 20 ust.1 uor, wg którego do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Dotyczyło to faktur: nr Fa2009/00008592 z dnia 29.01.2009 r., nr 00911/01/SRZ/09 z dnia 31.01.2009 r., nr 12434/03/SRZ/09 z dnia 31.03.2009 r. oraz nr 6/06/2009 z dnia 30.06.2009 r.
• Stwierdzono nieznaczne nieprawidłowości w klasyfikowaniu wydatków m.in.:
- W miesiącu styczniu br. ujęto w paragrafie 3260 (inne formy pomocy dla uczniów) wydatki na stypendia socjalne dla uczniów w łącznej kwocie 1 760, 00 zł, a wg Rozp. MF o klasyfikacji, księgowań stypendiów dla uczniów należy dokonywać w paragrafie 3240. Lista wypłat (znak: Woś-IV/BT/ GIMN NR 3/3/2/2009) oraz środki na wypłatę stypendiów socjalnych przekazane zostały przez Wydział Oświaty Urzędu Miasta Szczecin w paragrafie 3260 z objaśnieniem „stypendia socjalne (BE-48/Gmina-1) - klasyfikacja zastępcza”. W miesiącu lutym br. po dokonaniu zmiany w planie finansowym przeksięgowano ww. wydatki do właściwego paragrafu.
- W 3. przypadkach na 30, wydatki związane z wodą i ściekami na łączną kwotę 23 410, 96 zł., zaewidencjonowano w paragrafie 4260 (zakup energii) a wg Rozp. MF o klasyfikacji, w tym paragrafie należy ujmować wydatki za dostawę wody a księgowań opłat abonamentowych i wydatków za odprowadzenie ścieków należy dokonywać w paragrafie 4300. Dotyczyło to faktur: nr 002527/2009 z dnia 14.01.2009 r., nr 009099/2009 z dnia 16.02.2009 r. oraz nr 064192/2009 z dnia 14.10.2009 r.
- W 3. z 30. objętych badaniem przypadkach wydatki dotyczące badań profilaktycznych pracowników na łączną kwotę 1 900, 00 zł (rachunki:
nr 0084/SRS/2009 z dnia 02.02.2009 r., nr 0121/SRS/2009 z dnia 02.03.2009 r. oraz 0397/SRS/2009 z dnia 01.09.2009 r.) zaewidencjonowano w paragrafie 4300 (zakup usług pozostałych), a wg Rozp. MF o klasyfikacji księgowań zakupu usług zdrowotnych dokonuje się w paragrafie 4280. Przyczyną powyższego było nieujęcie w planie finansowym na 2009 r. środków we właściwym dla zakupu ww. usług paragrafie klasyfikacji budżetowej. Po dokonaniu zmian w planie – przeksięgowano ww. wydatki do właściwego paragrafu.
2. W toku kontroli wynagrodzeń wypłaconych w miesiącu sierpniu i wrześniu 2009 r. na łączną kwotę 26 514, 73 zł. ustalono, że nie przyznano sekretarzowi szkoły, zatrudnionemu od dnia 01.09.2009 r., dodatku funkcyjnego, a wg Ponadzakładowego Układu Zbiorowego Pracy dla pracowników niebędących nauczycielami, zatrudnionych w szkołach i placówkach oświatowych prowadzonych przez Miasto Szczecin zawartego w dniu 8 stycznia 1997 r. w Szczecinie ze zm. (protokół dodatkowy nr 1 z dnia 2 lipca 1999 r. oraz protokół dodatkowy nr 2 z dnia 22 września 2009 r.) przysługiwał mu dodatek funkcyjny wg 2-4 grupy tj. od 396, 00 zł. do 880, 00 zł. Stwierdzono, że pozostałe kategorie zaszeregowania i grupy dodatków wybranej grupy pracowników zostały przyznane zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie uregulowaniami.

W toku kontroli procedur kontroli finansowej i rachunkowości, stwierdzono, że:
1. Obowiązująca w G3 dokumentacja nie spełniała niektórych wymogów, określonych w ustawie z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.), zwanej dalej uofp oraz w Komunikacie nr 13 Ministra Finansów z dnia 30 czerwca 2006 r. w sprawie standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF. Nr 7, poz. 58), zwanym dalej Komunikatem MF; w tym:
• Obowiązujące i przyjęte w G3 procedury kontroli finansowej nie zawierały uregulowań ujętych w Standardach kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych stanowiących Załącznik do Komunikatu MF, co było niezgodne z art. 47 ust. 3 uofp w związku z art. 63 ust. 1 pkt 1 uofp, wg których kierownik jednostki ustala w formie pisemnej procedury kontroli finansowej, biorąc pod uwagę standardy kontroli finansowej określone w formie komunikatu oraz ogłoszone w Dzienniku Urzędowym Ministra Finansów oraz zapewnia ich przestrzeganie.
• W aktach osobowych głównego księgowego G3 nie było informacji świadczących o tym, że ma pełną zdolność do czynności prawnych oraz korzysta z pełni praw publicznych; nie była prawomocnie skazana za przestępstwa (przeciwko mieniu, przeciwko obrotowi gospodarczemu, przeciwko działalności instytucji państwowych oraz samorządu terytorialnego, przeciwko wiarygodności dokumentów lub za przestępstwo karne skarbowe) potwierdzających spełnienie wymogów określonych w art. 45 ust.2 uofp, dotyczących osób zajmujących stanowiska głównych księgowych. Powyższe stanowiło również naruszenie art. 2 ust 1 ustawy z dnia 25 sierpnia 2006 r. o zmianie ustawy o pracownikach samorządowych (Dz.U. Nr 169 poz.1201), wg którego Dyrektor G3 miał obowiązek wystąpić do dnia 10.01.2007 r. z zapytaniem do Krajowego Rejestru Karnego o udzielenie informacji o tej osobie.
• Stwierdzono również, że nie powierzono głównemu księgowemu obowiązków i odpowiedzialności w zakresie ujętym w art. 45 ust. 1 uofp.

W toku kontroli wypełniania innych obowiązków, stwierdzono, że:
1. Sporządzano i przesyłano informacje do Wydziału Oświaty dotyczące transakcji podejrzanych w związku z wprowadzonym Zarządzeniem Nr 70/09 z dnia 20.02.2009 r. Prezydenta Miasta Szczecin w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowaniu terroryzmu. Wg ww. informacji w G3 nie wystąpiły – w okresie objętym kontrolą – żadne transakcje finansowe, które nosiłyby znamiona transakcji podejrzanych.
2. W 2009 r. w G3 były przeprowadzane kontrole przez organy kontroli zewnętrznej i w związku z tym informowano Prezydenta Miasta Szczecin o wszczęciu ww. kontroli (oraz jej zakresie) zgodnie z § 11 Załącznika Nr 1 do Zarządzenia
Nr 399/03 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 10. lipca 2003 r., w sprawie zasad i trybu przeprowadzania kontroli.

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi G3:

1. Wprowadzanie do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego każdego zdarzenia, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym zgodnie z uor.
2. Ewidencjonowanie wydatków na właściwych paragrafach zgodnie z Rozp. MF o klasyfikacji.
3. Stosowanie w praktyce zasad związanych z ustalaniem wysokości dodatków funkcyjnych dla pracowników niebędących nauczycielami.
4. Uzupełnienie i zaktualizowanie dokumentacji dotyczącej gospodarki finansowo-księgowej, w tym m.in., procedur kontroli finansowej oraz powierzenia obowiązków i odpowiedzialności głównemu księgowemu.
5. Uzupełnienie akt osobowych głównego księgowego o dokumenty potwierdzające spełnienie wymogów określonych w art. 45 ust.2 uofp.