Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2022 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin (zw. dalej WKiAW) w okresie od 12 grudnia 2022 r. do 15 marca 2023 r. przeprowadził kontrolę w Przedszkolu Publicznym Nr 41 w Szczecinie, przy ul. Malczewskiego 24 (zw. dalej PP41), w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzeń osobowych i spraw kadrowych za 2021 r.

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli podpisanym w dniu 16 marca 2023 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 28 marca 2023 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli przeprowadzonej w PP41 w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzeń osobowych i spraw kadrowych za 2021 r. stwierdzono nieprawidłowości polegające m.in. na:

• nieodprowadzeniu na rachunek Gminy Miasto Szczecin kwoty 28 zł tytułem wynagrodzenia płatnika,
• niezgodności sprawozdań Rb-27S i Rb-34S z ewidencją księgową,
• nieterminowym uregulowaniu składek ZUS za maj 2021 r.,
• nieterminowym dokonaniu wpłaty podatku VAT na konto Gminy Miasto Szczecin za listopad 2021 r.,
• zatrudnieniu dwóch osób na stanowiskach niewymienionych w załączniku do regulaminu wynagradzania,
• przyznaniu wynagrodzenia przekraczającego widełki ustalone w załączniku do regulaminu wynagradzania (1 przypadek),
• błędnym naliczaniu dodatku stażowego (1 przypadek),
• błędnym naliczeniu wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby (1 przypadek),
• nieterminowym wysyłaniu deklaracji JPK_V7 przez aplikację udostępnioną przez Gminę,
• numerowaniu faktur sprzedażowych w formacie niezgodnym z Zarządzeniem Nr 136/21 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 22 marca 2021 r. w sprawie centralizacji rozliczeń podatku od towarów i usług Gminy Miasto Szczecin,zw. dalej zarządzeniem w sprawie centralizacji VAT z 2021 r.,
• błędach w prowadzeniu ksiąg rachunkowych – w ewidencji kosztów, przychodów i rozrachunków,
• przyjmowanie środków trwałych z pominięciem dokumentu OT,
• nienadaniu środkom trwałym numerów inwentarzowych,
• przyjmowaniu błędnej klasyfikacji wydatków,
• niespełnieniu wymogów formalnych dowodów księgowych określonych w  art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.), zw. dalej uor,
• braku ujęcia dowodów sprzedażowych w wykazie dowodów finansowo – księgowych,
• niezgodności stosowanego planu kont z planem ujętym w obowiązującej Polityce rachunkowości z 2021 r. wprowadzonej Zarządzeniem Dyrektora PP41 nr 12/2021 z dnia  27.04.2021 r.,
• braku wskazania zasad dekretowania dokumentów księgowych oraz wskazywania miesiąca ujęcia ich w księgach rachunkowych w ww. Polityce rachunkowości z 2021 r.

 Nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie:

• sporządzania notatek służbowych z analizy rynku,
• terminowego regulowania zobowiązań jednostki, w tym z tytułu dostaw i usług oraz podatku dochodowego od osób fizycznych,
• zgodności miesięcznych zestawień magazynowych z ewidencją księgową,
• prowadzenia dokumentacji płacowej pod kątem kontroli i akceptacji,
• naliczania wynagrodzeń za pracę, dodatkowego wynagrodzenia rocznego, nagrody jubileuszowej a także dodatków za godziny ponadwymiarowe i doraźne,
• udokumentowania inwentaryzacji rocznej w zakresie spisów z natury (magazyny i kasa),
• wypełnienia zapisu pkt 3.1. ppkt 3 obowiązującej Instrukcji kasowej w zakresie zawarcia umowy zgodnej z załącznikiem do instrukcji,
• sporządzania i przekazywania do wydziału nadzorującego Urzędu Miasta informacji o występowaniu lub niewystępowaniu transakcji podejrzanych, w związku z wymogami ustalonymi przez Prezydenta Miasta Szczecin w Zarządzeniu Nr 307/18 z dnia 13 lipca 2018 r. w sprawie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,
• realizacji postanowień § 8 i 9 Załącznika Nr 1 do Zarządzenia Nr 78/16 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 1 marca 2016 r. w sprawie zasad i trybu przeprowadzenia kontroli, zwanego dalej zarządzeniem nr 78/16.

II. Oceny cząstkowe

1. Dochody i należności

1.1. Wykonanie dochodów

Według sprawozdania rocznego Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych, dochody otrzymane w PP41 w 2021 r. wyniosły ogółem 80.012,63 zł. Stanowiły one w rozdziale 80104: w § 0660 - dochód otrzymany z tytułu opłat za przedszkole w wys. 77.223,00 zł, w § 0950 – wpływy z tytułu kar i odszkodowań wynikających z umów w wys. 2.294,49 zł, w § 0970 - wynagrodzenie płatnika za terminowe odprowadzanie podatku dochodowego i wynagrodzenie płatnika za terminowe odprowadzanie składek ZUS – łącznie 495,04 zł i w § 0920 – odsetki bankowe w wys. 0,10 zł.

Według sprawozdania RB-34S z wykonania dochodów i wydatków na wyodrębnionym rachunku dochodów (zw. dalej wrd) w rozdziale 80104, dochody PP41 w 2021 r. wyniosły ogółem 244.902,85 zł, przy czym największy udział w dochodach miały wpływy z opłat za korzystanie z wyżywienia, których wykonanie wyniosło 231.873,30 zł (94,7% dochodów ogółem). 

Kontrolą objęto:

1. dochody z tytułu odpłatności za korzystanie z wychowania przedszkolnego i z wyżywienia w kwocie ogółem 2.281,50 zł (§ 0660, § 0670) za miesiąc listopad 2021 r. dot. 24. dzieci uczęszczających do grupy I w placówce przy ul. Malczewskiego,
2. 2 umowy najmu obowiązujące w 2021 r. (wszystkie), 4 faktury wystawione w 2021 r. tytułem najmu (wszystkie).

W toku kontroli 4. faktur dotyczących wynajmu sal, ustalono, że żadna faktura sprzedażowa nie zawierała wskazań dekretacyjnych zarówno w zakresie kont księgowych, jak i klasyfikacji budżetowej, nie zawierała podpisu potwierdzającego sprawdzenie pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym, nie posiadała również wskazania symbolu i numeru dowodu księgowego, pod którym wprowadzona została do ksiąg rachunkowych, co było niezgodne z art. 21 ust 1 pkt 6 uor, wg którego dowód księgowy powinien zawierać co najmniej stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Obowiązujące w PP41 procedury nie przewidywały odrębnych zasad obiegu i kontroli dla dowodów finansowo – księgowych dotyczących sprzedaży, w związku z czym główny księgowy nie powinien zaewidencjonować faktury sprzedaży bez stosownego potwierdzenia kontroli i akceptacji, co miało miejsce w jednostce.

W ocenie kontroli, prowadzenie ksiąg rachunkowych z użyciem komputera sprawia, że wprowadzonym dokumentom nadawane są numery identyfikacyjne, które następnie powinny być nanoszone na dokument źródłowy, wskazując miejsce, pod którym dokument został ujęty w księgach rachunkowych. Dzięki naniesieniu tego numeru możliwe jest szybkie sprawdzenie dekretacji w księgach rachunkowych. Dekretacja może być dokonywana w formie elektronicznej, ale trzeba mieć na uwadze, że przyjęte rozwiązanie w zakresie sprawdzenia dowodu i sposobu dekretacji powinno zostać określone w przyjętej przez jednostkę polityce rachunkowości. Na dowodzie nie może zabraknąć zakwalifikowania do ujęcia w księgach rachunkowych, wskazania okresu, w którym dany dokument ma być zaksięgowany, oraz podpisu osoby odpowiedzialnej za poprawność formalną, merytoryczną i rachunkową dokumentu.

Dyrektor jest odpowiedzialny za prowadzenie dokumentacji kontroli zarządczej, w tym procedury wewnętrzne, instrukcje, wytyczne, dokumenty określające zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników i inne dokumenty wewnętrzne, co wynika ze standardu kontroli zarządczej nr 10 zawartego w grupie C – Mechanizmy kontroli, o którym mowa w Załączniku do Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF z 2009 r. Nr 15, poz. 84 ), zw. dalej komunikatem w sprawie standardów kontroli zarządczej.

Według standardu kontroli zarządczej nr 14 lit. d zawartego w grupie C – Mechanizmy kontroli, o którym mowa w Załączniku do komunikatu w sprawie standardów kontroli zarządczej, w jednostce powinny istnieć mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych odnośnie ich weryfikacji przed i po realizacji.

Osobą odpowiedzialną za wystawianie faktur oraz za ewidencję dochodów odpowiedzialny był główny księgowy.

Wszystkie faktury za wynajem wystawione w 2021 r., zostały uregulowane w terminach ich wymagalności.

1.2. Należności

W rocznym sprawozdaniu z wykonania planu dochodów budżetowych Rb-27S na dzień 31.12.2021 r. wykazano należności ogółem w wys. 6.951 zł zł, w całości w § 0660 - wpływy z opłat za korzystanie z wychowania przedszkolnego, w tym zaległości netto w wys. 50 zł. Nie wykazano nadpłat.

W rocznym sprawozdaniu Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków na wrd, na dzień 31.12.2021 r. wykazane zostały należności w łącznej kwocie 19.197,62 zł, w całości § 0670 - z tytułu wyżywienia w przedszkolu.

W kwartalnym sprawozdaniu o stanie należności Rb-N, na dzień 31.12.2021 r. wykazanonależności:

- wymagalne z tytułu dostaw towarów i usług w wys. 415,12 zł (opłaty za pobyt i wyżywienie z okresu V 2018 r. – III 2020 r.),

- pozostałe z tytułu dostaw towarów i usług w wys. 25.779,47 zł, w tym: 1.177,50 zł – tytułem opłat za wyżywienie dzieci z PPS nr 21,  6.901 zł – za pobyt, 17.655 zł – za wyżywienie,45,97 zł – nadpłata za fakturę Orange.

Kontroli poddano zgodność ww. danych wykazanych w sprawozdawczości z ewidencją księgową oraz terminy uregulowania należności.

Nie stwierdzono nieprawidłowości.

Wszystkie należności niewymagalne zostały uregulowane w terminach.

W stosunku do należności wymagalnych podjęte zostały czynności w celu ich odzyskania (wysłane zostały monity z informacją o stanie zaległych należności i konieczności ich jak najszybszej spłaty).

2. Wydatki i zobowiązania

2.1 Wykonanie wydatków

Zaplanowane wydatki budżetowe PP41 w wysokości 2.732.653,00 zł zrealizowane zostały w 100%.

PP41 w 2021 r. uzyskało dochody jak i poniosło wydatki z wrd w wysokości 244.902,85 zł, co stanowiło 88,41% zaplanowanej kwoty.

 W toku kontroli wydatków analizie poddano:

• 32 dowody księgowe na łączną kwotę 149.715,58 zł, co stanowiło 5,5% wydatków budżetowych ogółem,
• 14 dowodów księgowych na łączną kwotę 26.624,65 zł, co stanowiło 10,9% wydatków wrd ogółem,
• 7 umów, stanowiących podstawę do wystawienia 17. dowodów księgowych,
• 13 notatek służbowych dokumentujących fakt przeprowadzenia analizy rynku,
• 4 miesięczne zestawienia przychodów i rozchodów w magazynach spożywczych (osobno magazyn przy ul. Malczewskiego i przy ul. Podhalańskiej).

Kontrolę przeprowadzono w zakresie przestrzegania ustalonych w jednostce procedur kontroli finansowej oraz sposobu ewidencjonowania i ujmowania dowodów w księgach rachunkowych jednostki.

W toku kontroli ustalono, że:

• wszystkie dowody księgowe (faktury, wyciągi bankowe) nie zawierały wskazań dekretacyjnych, miesiąca ujęcia w księgach rachunkowych oraz podpisu głównego księgowego jako osoby odpowiedzialnej za te wskazania. Zakupowe dowody księgowe zawierały jedynie wskazanie paragrafu, wg podziałki klasyfikacji budżetowej.

Było to, analogicznie jak w przypadku faktur sprzedaży, niezgodne z art. 21 ust 1 pkt 6 uor oraz pkt 3.2.4. obowiązującej procedury obiegu dokumentów FK, stanowiącej zał. nr 3 do Polityki rachunkowości z 2021 r., wg którego czynności mające na celu ustalenie korespondencji kont oraz wartości zapisów na poszczególnych kontach dokonuje księgowy kontysta (tu: główny księgowy).

W ocenie kontroli, jak w przypadku faktur sprzedaży, przyjęte rozwiązania w zakresie sposobu dekretacji powinny zostać określone w obowiązującej polityce rachunkowości,

• w jednym przypadku dowód księgowynie zawierał potwierdzenia przeprowadzenia kontroli merytorycznej i zatwierdzenia do zapłaty przez dyrektora co było niezgodne z pkt 3.1.5. i 3.1.9. obowiązującej procedury obiegu dokumentów FK, stanowiącej zał. nr 3 do Polityki rachunkowości z 2021 r., wg którego kontroli merytorycznej dowodu finansowo – księgowego dokonuje pracownik merytoryczny do obsługi wydatków (PME) a zatwierdza go kierownik jednostki. Wg części 4.1. zał. nr 6 do Polityki rachunkowości z 2021 r. – mapowanie stanowisk do ról biznesowych w kluczowych procesach, w procesie obsługi faktur zakupu, pracownikiem PME jest dyrektor lub intendent,
• w jednym przypadku dowód księgowy dot. remontu wejścia do przedszkola na kwotę 10.947 zł, został w całości ujęty jako koszt w § 4300 a jako wydatek częściowo w § 4270 i w § 4300,
• w jednym przypadku dowód księgowy dot. usuwania uszkodzeń na dachuna kwotę 1.230 zł, został w całości ujęty jako wydatek w rozdz. 80104 w § 4270 (1.170 zł) i w § 4300 (60 zł) mimo, że dekretacja na fakturze wskazywała zakwalifikowanie całej kwoty w § 4270,
• w jednym przypadku dowód księgowy dot. montażu zmywarki i kociołków przechylnych na kwotę 2.706 zł,został zaewidencjonowany jako wydatek w rozdz. 80104 w § 4300 (2.618,5 zł) i w rozdz. 80148 w § 6060 (87,5 zł),

W trzech ww. przypadkach faktury dotyczyły jednego konkretnego zakupu, nie składały się z kilku pozycji dot. różnych wydatków i zostały zaklasyfikowane do ujęcia w ewidencji księgowej niezgodnie z opisem do paragrafów wskazanych w załączniku nr 4 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2022r. poz. 513 ze zm.), wg którego:

• § 4270 obejmuje wydatki na zakup usług remontowych m.in.: usług konserwacyjnych i naprawczych wyrobów przemysłowych, np. maszyn, środków transportu, urządzeń, sprzętu, usług budowlano-montażowych w zakresie remontów i konserwacji pomieszczeń i budynków, a także koszty zleconego opracowania dokumentacji oraz założeń projektowych,
• § 4300 obejmuje m.in. wydatki na zakup usług, a w szczególności: usług transportowych związanych z przewozem rzeczy, pralniczych, kominiarskich, w zakresie przetwarzania danych, w zakresie kultury i sztuki, kultury fizycznej oraz turystyki i wypoczynku,
• § 6060 obejmuje wydatki na zakupy inwestycyjne, odnoszące się do środków trwałych niezaliczonych do pierwszego wyposażenia, których wartość początkowa jest wyższa od kwoty 10.000 zł, określonej w art. 16f ust. 3 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2022 r. poz. 2587 ze zm.), a odpisy amortyzacyjne od tych środków trwałych nie są dokonywane jednorazowo lub gdy od nich nie dokonuje się odpisów amortyzacyjnych w przypadkach określonych w tej ustawie,
• w jednym przypadku dowód księgowy dot. wymiany opraw oświetleniowych został zakwalifikowany do rozdziału 80105, który nie występuje w PP 41,
• w jednym przypadku dowód księgowy za wywóz odpadów nie został ujęty w koszty XII 2020 r. mimo, że został wystawiony 30.12.2020 r. i wpłynął do PP41 w dniu 5.01.2021 r., co było niezgodne z art. 20 ust 1 uor, wg którego do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.

Według standardu kontroli zarządczej nr 14 lit. d zawartego w grupie C – Mechanizmy kontroli, o którym mowa w Załączniku do komunikatu w sprawie standardów kontroli zarządczej, w jednostce powinny istnieć mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych odnośnie ich weryfikacji przed i po realizacji.

Osobą odpowiedzialną w PP41 za realizację wydatków oraz prowadzenie ewidencji był główny księgowy.

W 2 umowach Dyrektor przywołał niewłaściwe pełnomocnictwa:

• w przypadku umowy nr 01/11/2021/PP41 z dnia 19.11.2021 r. na zakup profesjonalnej zmywarki, zestawu trzech kotłów warzelnych, profesjonalnej maszyny kuchennej wieloczynnościowej wraz z dostawą, wniesieniem i szkoleniem pracowników oraz utylizacją starych kotłów i zmywarki, Dyrektor przywołała nieaktualne upoważnienie Prezydenta Miasta Szczecin znak: WO.I.0052.1. 713.2013.KO z dnia 19.09.2013 r. do udzielania zamówień publicznych mimo, że w 2021 r. Dyrektor posiadał pełnomocnictwo do dokonywania wszystkich czynności faktycznych i prawnych związanych z udzieleniem zamówienia publicznego znak:WO-I.0052.1.907.2020.MJ.z dnia 31.12.2020 r.,
• w przypadku umowy nr 01/09/2021/PP41 z dnia 14.09.2021 r. na przeprowadzenia zajęć rytmiki, Dyrektor powołała się na upoważnienie Prezydenta Miasta Szczecin znak: WO.I.0052.1.575.2017.EW z dnia 10.10.2017 r. do zawierania umów najmu lub dzierżawy nieruchomości oddanych jednostce w trwały zarząd mimo, że umowa została zawarta w rezultacie dokonania przez Zamawiającego wyboru oferty Wykonawcy na podstawie analizy rynku a w sprawach związanych z udzieleniem zamówienia publicznego Dyrektorposiadał ww. pełnomocnictwoz dnia 31.12.2020 r.

Poza wyżej wskazanym przypadkiem, faktury wydatków budżetowych i z wrd były sprawdzone pod względem merytorycznym i formalno – rachunkowym. Wszystkie były zatwierdzone do zapłaty przez Dyrektorai uregulowane w terminie.

Wszystkie zakupy na kwotę przekraczającą 3.000 zł poprzedzone były analizą rynku, na potwierdzenie której każdorazowo sporządzane były notatki służbowe.

Zakupy gotówkowe, do których faktury zakupu ewidencjonowane były w raportach kasowych, księgowane były z uwzględnieniem konta rozrachunkowego 201.

Miesięczne zestawienia przychodów i rozchodów w magazynach spożywczych były zgodne z wykazami dokumentów zakupu środków spożywczych, które w danym miesiącu zostały przyjęte do magazynów oraz z ewidencją księgową.

2.2. Zobowiązania

W rocznym sprawozdaniu z wykonania wydatków budżetowych Rb-28S na dzień 31.12.2021 r. wykazane zostały zobowiązania niewymagalne w łącznej kwocie 168.644,14 zł, uregulowane w 2022 r.

W rocznym sprawozdaniu Rb-34S na dzień 31.12.2021 r. wykazano zobowiązanie niewymagalne w kwocie 172,28 zł (z tytułu zobowiązań wobec kontrahentów / dostawców § 4220), uregulowane w 2022 r.

W kwartalnym sprawozdaniu o stanie zobowiązań Rb-Z na dzień 31.12.2021 r. nie wykazano zobowiązań wymagalnych.

Kontroli poddano zgodność danych wykazanych w sprawozdawczości z ewidencją księgową.

Nie stwierdzono nieprawidłowości.

Kwoty zobowiązań zostały prawidłowo zidentyfikowane i ujęte w sprawozdaniach PP41 za 2021 r.

3. Zatrudnienie i wynagrodzenia

Kontroli poddano akta osobowe 5 z 44 pracowników zatrudnionych w 2021 r., pod względem prawidłowości zaszeregowania, zajmowanego stanowiska, posiadanego wykształcenia, przyznanych dodatków oraz zakresu obowiązków zatrudnionych pracowników, zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami.

Kontrolę prawidłowości naliczania wynagrodzeń przeprowadzono dla tych samych pracowników, których akta osobowe poddano kontroli. Kontroli poddano wynagrodzenia na kwotę ogółem 312.839,86 zł, w tym wynagrodzenia osobowe na kwotę 291.340,44 zł (15,7% ogólnej kwoty wynagrodzeń osobowych wynoszącej 1.851.365 zł zaewidencjonowanej w § 4010 wg sprawozdania Rb-28S) oraz wynagrodzenia z tytułu dodatkowego wynagrodzenia rocznego na kwotę ogółem 21.499,42 zł (16,5% ogólnej kwoty dodatkowego wynagrodzenia rocznego wynoszącej 130.126,00 zł zaewidencjonowanej w § 4040 wg sprawozdania Rb-28S).

Kontroli poddano prawidłowość naliczania: wynagrodzenia chorobowego (2. pracowników), wynagrodzenia za godziny ponadwymiarowe i projakościowe (2. pracowników)oraz dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2020 r., wypłaconego w 2021 r. (5. pracowników).

W toku kontroli dokumentacji kadrowo - płacowej stwierdzono, że:

• jednemu pracownikowi Dyrektorprzyznał wynagrodzenie zasadnicze przekraczające widełki ustalone w zał. nr 1 do regulaminu wynagradzania wprowadzonego Zarządzeniem Dyrektora PP41 nr 35/2011 z dnia 15.12.2011 r.Załącznik nie był aktualizowany pod kątem zmian najniższego wynagrodzenia zasadniczego,
• w przypadku nauczyciela naliczono w 2021 r. dodatek stażowy w wys. 5% (w miesiącach styczeń – maj) i 6% w czerwcu. Wg dokumentów zgromadzonych w aktach osobowych, zmiana powinna zostać naliczona już w maju,
• w PP41 dwie osoby zatrudnione były na stanowisku intendenta mimo, że tabela stanowisk stanowiąca zał. nr 2 do regulaminu wynagradzania nie przewidywała takiego stanowiska. W tabeli ujęte zostało stanowisko starszego intendenta.

Kontrola prawidłowości naliczania wynagrodzeń chorobowych wykazała, że w przypadku zwolnienia lekarskiego jednego pracownika (w lutym 2021 r.), w średniej stanowiącej podstawę naliczenia wynagrodzenia chorobowego:

• nie została uwzględniona 1/12 dodatkowego wynagrodzenia rocznego (składnik roczny),
• została uwzględniona nagroda w kwocie 1.987 zł podczas, gdy wyniosła ona 1.978 zł.

Powyższe miało wpływ na ustalenie wysokości stawki dziennej. Wyniosła ona 102,73 zł, a powinna wynieść 112,70 zł.

Wynagrodzenie zasadnicze za czas choroby ponadto naliczone zostało w wys. 3.415,33 zł podczas, gdy powinno wynieść 3.402 zł.

W związku z wszystkimi ww. nieprawidłowościami, naliczenie wynagrodzenia pracownika za miesiąc luty 2021 r. było niższe o 6,64 zł (wynagrodzenie zasadnicze wyższe o 13,30 zł oraz wynagrodzenie chorobowe niższe o 19,94 zł).

Dyrektor był osobą odpowiedzialną w PP41 za sprawy kadrowe. Za naliczanie wynagrodzeń osobą odpowiedzialną był główny księgowy.

W trakcie kontroli główny księgowy dokonał wyrównania dodatku stażowego nauczycielowi (kwota 30,34 zł brutto).

W pozostałych przypadkach akta osobowe (aktualne wynagrodzenie, zajmowane stanowisko, przyznane dodatki) były zgodne z danymi stanowiącymi podstawę naliczania wynagrodzeń (regulamin wynagradzania, listy płac).

W toku kontroli stwierdzono, że:

• Dyrektor powierzył głównemu księgowemu obowiązki i odpowiedzialność wymienione w art. 54 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2022 r. poz. 1634 ze zm.),
• Dyrektor zawarł z kasjerem umowę o odpowiedzialności materialnej za mienie powierzone z obowiązkiem wyliczenia się, czego obowiązek wynikał z pkt 3.1. ppkt 3 obowiązującej Instrukcji kasowej stanowiącej zał. nr 5 do Polityki rachunkowości z 2021 r.

Wszystkie listy płac zawierały potwierdzenia dokonanych kontroli i akceptacji.

Kontrola prawidłowości naliczania:

• wynagrodzenia za godziny ponadwymiarowe i projakościowe,
• nagrody jubileuszowej,

nie wykazała nieprawidłowości.

We wszystkich przypadkach poddanych kontroli, podstawa do naliczenia dodatkowego wynagrodzenia rocznego oraz kwota wynagrodzenia brutto ustalone zostały prawidłowo.

4. Podatek dochodowy, składki ZUS i podatek Vat

 Według deklaracji PIT-4R za 2021 r., naliczony został podatek dochodowy od osób fizycznych wkwocie ogółem 146.197zł, uregulowany w całości.

Według deklaracji ZUS P DRA za poszczególne miesiące 2021 r. naliczone składki ubezpieczeń społecznych i Funduszu Pracy wyniosły ogółem 647.265,63 zł.

Według deklaracji JPK_V7 za 2021 r., kwota podatku do zapłaty wyniosła 142,41 zł (dla podatku należnego w kwocie ogółem 238,92 zł i podatku naliczonego w kwocie ogółem 96,51 zł).

Kontroli poddano 4 faktury zaewidencjonowane w rejestrze sprzedaży za 2021 r. w zakresie ich zgodności z zapisami zarządzenia Nr 439/16 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 25 listopada 2016 r. w sprawie centralizacji rozliczeń podatku od towarów i usług Gminy Miasto Szczecin (z uwzględnieniem zmian),zw. dalej ówczesnym zarządzeniem w sprawie centralizacji VAT oraz zarządzeniem w sprawie centralizacji VAT z 2021 r.

W toku kontroli stwierdzono, że:

• deklaracje JPK_V7 za miesiące: styczeń, maj i wrzesień wysłane zostały elektronicznie po terminie wskazanym w § 6 ust. 1 załącznika nr 1 do ówczesnego zarządzenia w sprawie centralizacji VAToraz zarządzenia w sprawie centralizacji VAT z 2021 r., wg którego wyznaczony zgodnie z § 4 ust. 2 pracownik jednostki oświatowej lub jednostki pozostałej, zobowiązany jest do wprowadzania, zatwierdzania i wygenerowania jednostkowych ewidencji sprzedaży i zakupów, jednostkowych deklaracji VAT oraz plików JPK poprzez aplikację udostępnioną przez Gminę w nieprzekraczalnym terminie do 10. dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni, również w sytuacji, gdy w danym miesiącu jednostka nie dokonała żadnych zakupów oraz nie wykazała żadnej sprzedaży. Deklaracje zostały wysłane odpowiednio: 19 lutego, 11 czerwca i 14 października,
• kwota podatku VAT podlegającego wpłacie za listopad 2021 r. została przekazana na konto Gminy Miasto Szczecin w dniu 14 grudnia, czyli niezgodnie z § 9 w powiązaniu z ww. § 6 ust. 1 załącznika nr 1 do zarządzenia w sprawie centralizacji VAT z 2021 r., wg którego wraz ze złożeniem rejestrów, deklaracji jednostkowych VAT, plików JPK kierownicy jednostek wpłacają w terminach określonych w § 6 ust. 1-3 każdego miesiąca za miesiąc poprzedni, równowartość kwoty nadwyżki podatku należnego nad naliczonym wynikającej ze składanej deklaracji jednostkowej VAT,
• faktury sprzedaży zawierały numer kolejny zapisany w formacie: PP41/21/…, co było niegodne z § 275 załącznika nr 2 do Zarządzenia w sprawie centralizacji VAT z 2021 r., wg którego wystawiane przez jednostki faktury powinny być numerowane chronologicznie, odrębnie dla każdego roku kalendarzowego, w ramach jednej lub więcej serii w odniesieniu do każdej jednostki organizacyjnej. Fakturę w sposób jednoznaczny identyfikuje numer faktury, według poniższego schematu: symbol jednostki / rok (rr) / F / ......../ numer kolejny faktury.

Pozostałe błędy dotyczące faktur za wynajem, zaewidencjonowanych w rejestrze sprzedaży zostały wymienione w części 1.1. wystąpienia.

Ustalono ponadto, że rozliczenia z tytułu podatku VAT należnego i naliczonego ewidencjonowane były na jednym koncie 225-WW-01 - Rozrachunki z budżetami - podatek VAT (naliczony ze znakiem minus). Na koncie 225-WW nie ujęto księgowań VAT-u naliczonego (na koniec roku zrobiona jest dopiero korekta dokumentem PK in minus). Powyższe było niezgodne ze schematem księgowania wskazanym przy opisie konta 280 - Rozrachunki z JST, ujętym w punkcie 5.1.2. części obligatoryjnej polityki rachunkowości z 2021 r., który wyraźnie określał zasady ewidencji podatku VAT należnego i naliczonego z użyciem m.in. kont 225 i 280.

W toku kontroli prawidłowości naliczania i odprowadzania na rachunek Gminy Miasto Szczecin wynagrodzenia płatnika tytułem terminowego regulowania podatku dochodowego, ustalono na dzień 31.12.2021 r. niezgodność w wys. 28 zł między kwotami wynagrodzenia płatnika wykazanymi w deklaracji PIT 4R i kwotami przelanymi na rachunek Gminy Miasto Szczecin. W ewidencji konta 222-Z2-801-80104-0970 Rozliczenie dochodów budżetowych - Wynagrodzenie płatnika, nie została ujęta kwota 28 zł tytułem wynagrodzenia płatnika za miesiąc maj 2021 r. Nie było jej również na koncie 130. Tym samym dochód za ten miesiąc nie został odprowadzony na konto Gminy Miasto Szczecin.

Stwierdzono ponadto, że główny księgowy nie prowadził ewidencji wynagrodzenia płatnika na koncie 720 w § 0970, na którym w 2021 r. zaewidencjonowane zostało wynagrodzenie płatnika jedynie za miesiąc lipiec.

Kontrola terminowości regulowania składek ZUS wykazała, że  składki za miesiąc maj 2021 r. uregulowane zostały dopiero w dniu 21.06.2021 r., tj. 15 dni po terminie, wynikającym z art. 47 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2022 r. poz. 1009 ze zm.).

Odsetki za nieterminową płatność główny księgowy pokrył z własnych środków bezpośrednio na rachunek ZUS.

Osobą odpowiedzialną w PP41 za wystawianie faktur sprzedaży, prowadzenie rejestru sprzedaży i ewidencję VAT oraz pozostałych danin publicznoprawnych był główny księgowy.

Podatek dochodowy od osób fizycznych za poszczególne miesiące 2021 r. regulowany był w terminach wynikających z zapisów art. 38 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2022 r. poz. 2647 ze zm.).

W 2021 r. jednostka korzystała (z ww. wyjątkami) z możliwości pomniejszenia o wynagrodzenie płatnika zobowiązań z tytułu terminowego wpłacania podatku dochodowego od osób fizycznych i prawidłowo wypłaconych świadczeń ZUS w razie choroby i macierzyństwa na podstawie art. 28 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.)oraz art. 3 ust. 2 ww. ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

Wartość wskaźnika struktury sprzedaży (WSS) i prewspółczynnika VAT ustalona została przez Referat ds. rozliczeń podatku VAT UM Szczecin na podstawie ewidencji za 2020 r. (wyliczenie i wartości wskaźników potwierdzone drogą mailową), w związku z czym nie był on przedmiotem kontroli. W dniu 7.04.2021 r. ponadto, pracownicy ww. referatu przeprowadzili w PP41 czynności sprawdzające w zakresie rozliczeń podatku od towarów i usług.

Po zakończeniu 2021 r. główny księgowy dokonał przeliczenia kwoty podatku naliczonego wg współczynnika obliczonego na danych rzeczywistych za 2021 r. i naliczył korektę w kwocie 244,23 zł, która  ujęta została w deklaracji JPK_V7 za miesiąc styczeń 2022 r.

5. Sprawozdawczość

W toku kontroli badaniem objęto następujące sprawozdania: Rb-27S, Rb-28S, Rb-34S, Rb-Z i Rb-N, sporządzone na dzień 31.12.2021 r.

Według rocznego sprawozdania Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych, plan dochodów na dzień 31.12.2021 r. wyniósł 54.271 zł i wzrósł w porównaniu z planem na dzień 1.01.2021 r. o 3.295 zł, a wykonanie dochodów na dzień 31.12.2021 r. wyniosło 80.012,63 zł i było wyższe od planu po zmianach o 25.741,63 zł.

Według rocznego sprawozdania Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych:

1. Plan wydatków na dzień 31.12.2021 r. wyniósł 2.732.653 zł i wzrósł w porównaniu z planem na dzień 1.01.2021 r. o 677.629 zł (plan na 1.01.2021 r. w kwocie 2.055.024 zł).
2. Wykonanie wydatków na dzień 31.12.2021 r. wyniosło 2.732.653 zł (plan zrealizowany w 100%).

Według sprawozdań RB-34S z wykonania dochodów i wydatków na wrd, plan dochodów i wydatków na dzień 31.12.2021 r. wyniósł łącznie 276.994 zł i nie uległ zmianie w porównaniu z planem na dzień 1.01.2021 r. Wykonanie dochodów i wydatków na dzień 31.12.2021 r. wyniosło łącznie 244.902,85 zł i było mniejsze od ww. planu o 32.091,15 zł.

W toku kontroli dokonano porównania danych wykazanych w sprawozdaniach budżetowych sporządzonych na dzień 31.12.2021 r. z ewidencją księgową.

W toku kontroli zgodności danych wykazanych w sprawozdaniu Rb-27S z ewidencją księgową na koncie 130-BB-02 - Rachunek bieżący jednostki – dochodystwierdzono, że obroty na koncie były niższe o 2.294,49 zł i wyniosły 77.718,14 zł, natomiast wykonanie dochodów wykazanych w sprawozdaniu Rb-27S zamknęło się w kwocie 80.012,63 zł.

Różnica stanowiła odszkodowanie z firmy ubezpieczeniowej, które wpłynęło na rachunek bankowy wrd i z tego rachunku zostało odprowadzone na rachunek Gminy Miasto Szczecin.  Główny księgowy wykonał natomiast księgowanie na koncie rozrachunkowym w rozdziale dot. budżetu.

Wg zasad sporządzania sprawozdania Rb-27S, określonych  w § 3 ust. 3 rozdziału 1 załącznika nr 37 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 11 stycznia 2022 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz.U. z 2022 r., poz. 144 ze zm.), dochody wykonane wykazuje się na podstawie danych księgowości analitycznej dochodów budżetowych do rachunku bieżącego (tu: konta 130-BB-02).

Wg opisu do konta 130 ponadto, zawartego w Załączniku nr 3 do rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej (Dz. U. z 2020 r., poz. 342), konto służy do ewidencji stanu środków pieniężnych oraz obrotów na rachunku bankowym z tytułu wydatków i dochodów (wpływów) budżetowych objętych planem finansowym. Zapisy na koncie 130 są dokonywane na podstawie dokumentów bankowych. Na koncie 130 obowiązuje zachowanie zasady czystości obrotów, co oznacza, że stosowana technika księgowości ma zapewnić możliwość prawidłowego ustalenia wysokości tych obrotów oraz niezbędne dane do sporządzenia sprawozdań finansowych, budżetowych lub innych określonych w odrębnych przepisach. Dopuszczalne jest stosowanie innych niż dokumenty bankowe dowodów księgowych, jeżeli jest to konieczne dla zachowania czystości obrotów. Ewidencja szczegółowa do konta 130 jest prowadzona w szczegółowości planu finansowego dochodów i wydatków budżetowych.

W toku kontroli zgodności danych wykazanych w sprawozdaniu Rb-34S z ewidencją księgową na koncie 132-WW - rachunek dochodów jednostek budżetowych (wrd)  stwierdzono, że obroty na koncie 132-WW były wyższe o 1.564,89 zł. Obroty konta 132-WW wyniosły 246.467,74 zł, natomiast wykonanie dochodów wykazanych w sprawozdaniu
Rb-34S zamknęło się w kwocie 244.902,85 zł.

Jako przyczynę ww. rozbieżności Dyrektor wskazał brak korekty obrotów, co jest, jak w przypadku ww. konta 130, warunkiem koniecznym dla prawidłowego ustalenia stanu środków pieniężnych i sporządzenia sprawozdań budżetowych.

Według standardu kontroli zarządczej nr 14 lit. d zawartego w grupie C – Mechanizmy kontroli, o którym mowa w Załączniku do komunikatu w sprawie standardów kontroli zarządczej, w jednostce powinny istnieć mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych odnośnie ich weryfikacji przed i po realizacji.

Osobą odpowiedzialną w PP41 za sporządzanie sprawozdań oraz prowadzenie ewidencji księgowej był główny księgowy.

W pozostałym zakresie sprawozdania jednostki były zgodne z ewidencją księgową.

6. Inwentaryzacja

W toku kontroli sprawdzono wypełnienie przez jednostkę zapisów art. 26 ust. 3 uor, w zakresie częstotliwości inwentaryzacji, a także sposób jej przeprowadzenia oraz sporządzenia dokumentacji potwierdzającej wykonanie i rozliczenie inwentaryzacji na dzień 31.12.2021 r. Sprawdzono również prawidłowość prowadzenia ksiąg inwentarzowych i ich zgodność z ewidencją księgową.

W toku kontroli przeanalizowano dokumentację dotyczącą czynności inwentaryzacyjnych przeprowadzonych na dzień 31.12.2021 r., w tym: dot. weryfikacji sald kont m.in.: 011, 013, 020, 071, 072, 073, 201, 202, 221, 229, 231, 234, protokoły z inwentaryzacji gotówkiw kasie oraz art. spożywczych i chemicznych w magazynach (przy ul. Malczewskie-go i przy ul. Podhalańskiej), potwierdzenie sald: rachunków bankowych oraz wykaz należności i zobowiązań na dzień 31.12.2021 r. z budżetu, wrd i ZFŚS.

W toku kontroli ustalono, że środki trwałe zakupione w 2021 r. (zakup wyposażenia kuchni na łączną kwotę 41.600 zł) przyjęte zostały na stan jedynie na podstawie faktur zakupu. Nie został wystawiony dokument OT, tj. dokument księgowy, na podstawie którego wprowadza się środek trwały do ewidencji środków trwałych i jednocześnie dokumentuje przyjęcie środka trwałego do użytkowania mimo, że wymieniony został w wykazie dowodów finansowo – księgowych stosowanych w jednostce, zebranych w pkt 3 zał. nr 6 do Polityki rachunkowości z 2021 r. a osoby biorące udział w procesie przyjęcia środka trwałego zostały wskazane w pkt 4.4. tegoż zał. nr 6.

Ww. urządzeniom ponadto nie zostały nadane numery inwentarzowe, ani trwale umieszczone na każdym z nich. Brak oznakowania poszczególnych składników majątku uniemożliwia ich identyfikację i zestawienie z zapisami w księgach inwentarzowych, a w konsekwencji ustalenie stanu faktycznego, ilości i rodzaju poszczególnych składników majątku znajdujących się w jednostce (zwłaszcza w procesie inwentaryzacji).

Wg art. 10 ust 3 uor, w sprawach nieuregulowanych przepisami ustawy, (…) jednostki mogą stosować krajowe standardy rachunkowości wydane przez Komitet Standardów Rachunkowości. W publikacjach Komitet Standardów Rachunkowości wskazuje dobre praktyki w zakresie m.in. zasad tworzenia obiektów inwentarzowych i tak wg pkt 5.3. rozdziału V Krajowego Standardu Rachunkowości Nr 11 „Środki Trwałe” (Dz. Urz. MRiF z 2017 r. poz. 105), każdemu obiektowi inwentarzowemu nadaje się unikalny (niepowtarzalny), kolejny numer inwentarzowy, zamieszczany - w miarę możliwości - w sposób trwały na obiekcie. Numer ten, wraz z opisem obiektu środka trwałego, ujmuje się we wchodzącej w skład ewidencji środków trwałych (przyjmującej formę np. kart inwentarzowych) - księdze obiektów (księdze inwentarzowej), prowadzonej na bieżąco oraz odpowiednio przechowywanej i zabezpieczonej, zgodnie z wymogami ustawy. Wg art. 4 ust. 5 uor, Dyrektor ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą, w tym z tytułu nadzoru, również w przypadku, gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości - z wyłączeniem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury - zostaną powierzone innej osobie lub przedsiębiorcy, o którym mowa w art. 11 ust. 2, za ich zgodą.

Ostatni pełny spis z natury majątku PP41 przeprowadzony został w 2019 r.

Wartość środków pieniężnych wynikająca z ostatnich raportów kasowych oraz wyciągów bankowych za 2021 r. była zgodna z księgami rachunkowymi. Stany magazynowe art. spożywczych i chemicznych nie wykazały różnic między wykonanym spisem z natury a ewidencją w programie magazynowym i na koncie 310.

W 2022 r. pracownicy PP41 zostali przeszkoleni z obsługi zakupionego programu komputerowego do elektronicznej ewidencji środków trwałych i wyposażenia Majątek Web Standard +.

7. Dokumentacja finansowo – księgowa

W toku kontroli analizie poddano niżej wymienione procedury z zakresu finansowo – księgowego, obowiązujące w jednostce:

• Polityka rachunkowości – zarządzenie nr 24/2011 z dnia 10.08.2011 r., od 1.05.2021 r. zarządzenie nr 12/2021 z dnia 27.04.2021 r. (załącznik nr 2),
• Metody wyceny aktywów i pasywów oraz sposób ustalania wyniku finansowego – zał. nr 2 do polityki rachunkowości z 2011 r. i rozdział 4 polityki rachunkowości z 2021 r.,
• Zakładowy Plan Kont – zarządzenie Nr 39/2020 z dnia 22.12.2020 r. i rozdział 5.1 polityki rachunkowości z 2021 r.,
• Procedura obiegu dowodów finansowo - księgowych – zał. nr 3 do polityki rachunkowości z 2021 r.,
• Instrukcjakasowa – zał. nr 6 do polityki rachunkowości z 2011 r. i załącznik nr 5 do polityki rachunkowości z 2021 r.,
• Instrukcja inwentaryzacyjna – zał. nr 5 do polityki rachunkowości z 2011 r. i załącznik nr 4 do polityki rachunkowości z 2021 r.,
• Instrukcja magazynowa - zał. nr 7 do polityki rachunkowości z 2011 r.,
• Regulamin ws. ramowych procedur udzielania zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej 130 tys. zł. - zarządzenie nr 6/2021 z dnia 10.02.2021 r.,

Regulamin Organizacji i Funkcjonowania kontroli zarządczej - zarządzenie nr 7/2015 z dnia 19.021.2015 r.

W toku analizy dokumentacji finansowo – księgowej stwierdzono, że:

• w części 3 załącznika nr 6 do polityki rachunkowości z 2021 r., stanowiącej wykaz dowodów finansowo – księgowych stosowanych w jednostce, nie ujęto dowodów sprzedażowych (wystawianych przez PP41 np. za wynajem),
• w planie kont wprowadzonym zarówno zarządzeniem Nr 39/2020 z dnia 22.12.2020 r., jak i zamieszczonym w rozdziale 5.1 polityki rachunkowości z 2021 r., nie zostało ujęte konto:073 – umorzenie wartości niematerialnych i prawnych, które wykazywało saldo na początek i koniec 2021 r.

Powyższe było niezgodne z art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. a oraz ust. 2 uor, wg którego jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczące sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej zakładowego planu kont, ustalającego wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej. Dyrektor ustala w formie pisemnej i aktualizuje ww. dokumentację.

W ww. procedurach obowiązujących w PP41 nie stwierdzono zapisów, mających negatywny wpływ na realizację procesów związanych z gospodarką finansowo – księgową jednostki.

8. Inne obszary

W toku kontroli sprawdzono, czy Dyrektor wywiązał się z przekazywania informacji dotyczących:

• występowania w jednostce transakcji podejrzanych,
• kontroli zewnętrznych przeprowadzonych w jednostce w 2021 r., zgodnie z wymogami § 8 i § 9 Załącznika Nr 1 do zarządzenia nr 78/16.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w powyższym zakresie.

Zgodnie z Zarządzeniem Prezydenta Miasta Szczecin Nr 307/18, pismami: z dnia 1.07.2021 r. i z dnia 5.01.2022 r. Dyrektor poinformował Wydział Oświaty UM Szczecin o braku transakcji podejrzanych.

Według oświadczenia Dyrektora z dnia 10.03.2023 r., w 2021 r. organy kontroli zewnętrznej przeprowadziły w placówce jedną kontrolę – Powiatowa Stacja Sanitarno – Epidemiologiczna (w dniu 16.08.2021 r.). Dyrektor przekazał do WKiAW informację zgodnie z § 8 i § 9 Załącznika Nr 1 do Zarządzenia Nr 78/16.

III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta zalecił dyrektorowi PP41:

1. Zachowywać czystość zapisów na kontach 130 i 132 oraz weryfikować ich zgodność ze sprawozdaniami budżetowymi.
2. Prowadzić ewidencję księgową na kontach kosztowych, przychodowych i rozrachunkowych na podstawie prawidłowo sporządzonych dowodów księgowych, poddanych każdorazowo kontroli merytorycznej i formalno – rachunkowej,  zadekreto-wanych, zatwierdzonych do zapłaty i ze wskazaniem miesiąca ujęcia w księgach.
3. Ewidencjonować VAT należny i naliczony na właściwych kontach analitycznych konta 225 i 280.
4. Terminowo wysyłać miesięczne deklaracje JPK_V7 poprzez aplikację i dokonywać wpłat podatku VAT na konto Gminy Miasto Szczecin.
5. Prawidłowo naliczać wynagrodzenie za czas choroby.
6. Prawidłowo ewidencjonować (uwzględniając konto zespołu 7) i odprowadzać na konto Gminy Miasto Szczecin wynagrodzenie płatnika tytułem terminowego regulowania danin publiczno-prawnych.
7. Klasyfikować i ewidencjonować koszty i wydatki zgodnie z opisem paragrafów wynikającym z obowiązujących przepisów.
8. Ewidencjonować dowody księgowe we właściwych okresach sprawozdawczych.
9. W zawieranych umowach powoływać się na właściwe pełnomocnictwa Prezydenta Miasta.
10. Każdorazowo wystawiać dokument OT potwierdzający przyjęcie na stan środka trwałego.
11. Oznaczyć wszystkie składniki majątku w sposób umożliwiający ich powiązanie z poszczególnymi zapisami ksiąg inwentarzowych.
12. Stosować zapisy § 275 załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie centralizacji VAT w zakresie formatu numeracji faktur sprzedaży.
13. Zaktualizować regulamin wynagradzania pod kątem widełek wynagrodzenia zasadniczego oraz stanowisk.
14. Uzupełnić obowiązującą politykę rachunkowości w zakresie planu kont, wykazu dowodów finansowo – księgowych, a także stosowanych zasad ich kontroli, opisywania i dekretowania.