Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2022 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin (zw. dalej WKiAW) w okresie od 4 października 2022 r. do 17 listopada 2022 r. przeprowadził kontrolę w Muzeum Techniki i Komunikacji – Zajezdnia Sztuki w Szczecinie, przy ul. Niemierzyńskiej 18A (zw. dalej Muzeum), w zakresie gospodarki finansowej w 2021 r. ze szczególnym uwzględnieniem prawidłowości wykorzystania środków publicznych przyznanych z budżetu Gminy Miasto Szczecin.

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli z dnia 18 listopada 2022 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 15 grudnia 2022 r. Uchwałą Nr 1/23 z dnia 8 marca 2023 r. Komisja Odwoławcza oddaliła wszystkie zastrzeżenia złożone do ww. wystąpienia.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli przeprowadzonej w Muzeum w zakresie gospodarki finansowej w 2021 r. ze szczególnym uwzględnieniem prawidłowości wykorzystania środków publicznych przyznanych z budżetu Gminy Miasto Szczecin ustalono m.in., że:

• podatek dochodowy od wynagrodzeń za miesiąc wrzesień 2021 r. zapłacony został po terminie,
• nie dochodzono należnego wynagrodzenia tytułem terminowego regulowania podatku dochodowego w wys. 294 zł,
• w dokumentacji nie było opinii właściwego z-cy Prezydenta Miasta odnośnie projektu Regulaminu Organizacyjnego,
• wykazano błędną liczbę etatów w sprawozdaniu dot. zatrudnienia i wynagrodzenia na dzień 31.12.2021 r.,
• wystąpiły różnice między ewidencją księgową kont 010, 014, 016 i 020 a stanem ksiąg pomocniczych – w ewidencji nie ujęto majątku na łączną kwotę 30.321,76 zł, w księgach pomocniczych nie ujęto majątku na łączną kwotę 262.749,47 zł,
• delegacje były rozliczane z naruszeniem obowiązujących w Muzeum procedur wewnętrznych – wypłacono kwotę wyższą o 84,29 zł,
• błędnie naliczono dodatek stażowy (1 przypadek) – w kwocie wyższej o 36,90 zł,
• nie dochodzono należnych odsetek od należności w wys. 32,25 zł,
• nie korzystano z uprawnień przysługujących wierzycielowi w celu przeciwdziałania opóźnieniom w zapłatach w transakcjach handlowych w wys. 46,66 zł i równowartości kwoty 520 euro,
•  na fakturach najmu wskazywano termin płatności niezgodny z zawartymi umowami,
•  nie złożono oświadczenia o wysokości osiągniętych przychodów (dotacja celowa),
•  na wystawianych fakturach brakowało potwierdzania kontroli merytorycznej, formalno – rachunkowej oraz dekretu,
•  raporty kasowe nie były zatwierdzane przez głównego księgowego,
•  nie było opracowanych zasad windykacji należności,
•  nie było wewnętrznych regulacji dot. zasad wynajmu pomieszczeń i lokali Muzeum,
•  błędnie naliczono ryczałt za używanie samochodu prywatnego do celów służbowych (2 przypadki),
•  wystąpiła różnica w wys. 10 zł między stanem kasy biletowej wykazanym w protokole inwentaryzacji kasy a stanem konta 104,
•  postępowania w zakresie zamówień wyłączonych ze stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych, dokumentowane były na drukach, stanowiących załączniki do nieaktualnych zarządzeń,
•  ewidencja księgowa prowadzona była na kontach niezgodnych z Zakładowym Planem Kont.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie:

• zgodności sprawozdań finansowych z ewidencją księgową,
• terminowego regulowania zobowiązań z tytułu dostaw i usług oraz realizowania płatności z tytułu składek ZUS,
• identyfikacji należności i zobowiązań,
• dokumentowania operacji gotówkowych dowodami KP i KW,
• wykorzystania środków pozyskanych w ramach dotacji  celowej,
• ewidencjowania dowodów księgowych z użyciem kont rozrachunkowych,
• potwierdzania przeprowadzenia kontroli merytorycznej i formalno – rachunkowej dowodów obcych,
• kompletności dokumentacji dot. umów zleceń,
• prawidłowości naliczania wynagrodzenia za czas choroby i opieki,
• sporządzania i przekazywania do wydziału nadzorującego Urzędu Miasta informacji o występowaniu lub niewystępowaniu transakcji podejrzanych, w związku z wymogami ustalonymi w Zarządzeniu Prezydenta Miasta Szczecin Nr 307/18 z dnia 13 lipca 2018 r. w sprawie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.

II. Oceny cząstkowe

1. Przychody i należności

1.1. Wykonanie przychodów

Przychody netto ze sprzedaży i zrównane z nimi, wykazane w rachunku zysków i strat na dzień 31.12.2021 r. w kwocie ogółem 2.855.285,06 zł stanowiły: dotacja na sfinansowanie działalności podstawowej – 2.671.940 zł i przychody z działalności statutowej – 183.345,06 zł (w tym: przychody ze sprzedaży towarów w wys. 35.028,31 zł i biletów wstępu w wys. 148.316,75 zł).

Pozostałe przychody operacyjne wyniosły 644.814,63 zł netto. Na ich wysokość wpłynęły m.in. zwolnienia z płacenia składek ZUS – 222.053,32 zł (opisane w części 5 niniejszego wystąpienia), przychody z tytułu: amortyzacji – 367.572,02 zł, najmu pomieszczeń – 61.270,68 zł, sprzedaży pozostałych usług -  15.505,96  i inne przychody – 4.550,65 zł. Wysokość przychodów została skorygowana o kwotę 26.138 zł tytułem korekty przeksięgowania roku 2015.

Muzeum uzyskało w 2021 r. przychody z prowadzonej działalności w wys. 260.121,70 zł, w tym:

- przychody ze sprzedaży towarów w wys. 35.028,31 zł – konto 700,

- przychody ze sprzedaży biletów wstępu (działalność statutowa) w wys. 148.316,75 zł – konto 702,

- przychody z tytułu najmu pomieszczeńw wys. 61.270,68 zł – konto 720-1,

- przychody ze sprzedaży pozostałych usług w wys. 15.505,96 zł – konto 720-2.

Kontroli poddane zostały dokumenty finansowe dot. uzyskanych przychodów:

- ze sprzedaży towarów i biletów wstępu w miesiącu listopadzie 2021 r. w wys. 23.368,09 zł netto,

- zwynajmu za IV kwartał 2021 r. w łącznej wys. 15.317,67 zł.

Faktury wystawiane kontrahentom nie były kwalifikowane do ujęcia w księgach rachunkowych (wskazania dekretacyjne), nie zawierały potwierdzenia dokonanej kontroli formalno - rachunkowej i merytorycznej, ani wskazania miesiąca ujęcia w księgach rachunkowych, co było niezgodne z pkt 1 załącznika nr 3 do obowiązujących w Muzeum zasad (polityki) rachunkowości, wg którego dowody księgowe są przechowywane w segregatorach w podziale m.in. na: faktury zakupu, faktury sprzedaży, raporty kasowe, raporty sprzedaży biletów i wydawnictw.  Dowody przed zaksięgowaniem są:

- ponumerowane zgodnie z przyjętą symboliką (identyfikacja dowodów),

- sprawdzone pod względem merytorycznym i formalno – rachunkowym,

- ze wskazaniem co najmniej miesiąca, w którym zostały zaksięgowane (z wyłączeniem wyciągów bankowych), dekretu oraz podpisu osoby odpowiedzialnej za dekret.

W 3 przypadkach faktury najmu zostały wystawione z terminem płatności odpowiednio do: 22.10., 22.10. i 16.11., czyli niezgodnie z zapisami zawartych umów najmu, wg których ww. faktury powinny być regulowane do 10. dnia miesiąca.

W udostępnionej dokumentacji nie było zarządzeń dyrektora Muzeum regulujących kwestie najmu pomieszczeń i lokali Muzeum.

Według standardu kontroli zarządczej nr 10 oraz nr 14 a i d zawartych w grupie C – Mechanizmy kontroli, o których mowa w Załączniku do Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF z 2009 r. Nr 15, poz. 84), zw. dalej komunikatem w sprawie standardów kontroli zarządczej, procedury wewnętrzne, instrukcje, wytyczne i inne dokumenty wewnętrzne stanowią dokumentację systemu kontroli zarządczej. Dokumentacja powinna być spójna i dostępna dla wszystkich osób, dla których jest niezbędna. W jednostce powinny istnieć mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych dotyczące rzetelnego i pełnego dokumentowania operacji finansowych i gospodarczych oraz ich weryfikacji przed i po realizacji.

Osobą odpowiedzialną za wystawianie faktur i ewidencję dochodów był główny księgowy, faktury do paragonów wystawiali kasjerzy.

Faktury wystawione kontrahentom ujmowane były w księgach rachunkowych z użyciem konta rozrachunkowego 200.

Ceny towarów i ich ilość dostępna w sprzedaży w Kasie Biletowej Muzeum, obowiązujące w 2021 r., zostały określone w zarządzeniach Dyrektora Muzeum w sprawie przyjęcia towarów do sprzedaży w Kasie Biletowej MTiK-ZS.

Ceny biletów oraz zasady korzystania z wejść darmowych lub ulgowych zostały określone w załączniku nr 1 do zarządzeń Dyrektora Muzeum w sprawie Regulaminu ramowego wstępu i zwiedzania wystaw na terenie MTiK-ZS.

1.2. Należności

W kwartalnym sprawozdaniu o stanie należności Rb-N sporządzonym w dniu 8.02.2022 r., na dzień 31.12.2021 r. wykazano należności w wysokości łącznie 1.097.595,32 zł, w tym: 942.049,88 zł z tytułu gotówki i depozytów (7.619,49 zł – gotówka i 934.430,39 zł – depozyty na żądanie) i 140.793,72 zł należności pozostałych (w tym: z tytułu dostaw towarów i usług - 137.752,44 zł i z tytułów innych - 3.041,28 zł). Należności wymagalne wyniosły łącznie 14.751,72 zł (w tym: z tytułu dostaw towarów i usług - 1.965,12 zł i pozostałe - 12.786,60 zł).

Wg bilansu sporządzonego w dniu 23.03.2022 r., należności krótkoterminowe wyniosły 362.683,81 zł, w tym: należności z tytułu dostaw i usług o okresie spłaty do 12 m-cy143.517,22 zł, z tytułupodatków, dotacji, ceł, ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych oraz innych tytułów publicznoprawnych 196.915,28 zł, inne w wys. 13.252,36 zł i dochodzone na drodze sądowej w wys. 8.998,95 zł.

W toku kontroli należności z tytułu najmu stwierdzono, że w 13 kontrolowanych przypadkach, wystąpiło przekroczenie terminu zapłaty (od 3 do 92 dni). Główny księgowy zaniechał skorzystania ze szczególnych uprawnień przysługujących wierzycielowi a wynikających z przepisów ustawy z dnia 8.03.2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych (Dz.U. z 2022 r. poz. 893 ze zm.), przede wszystkim: możliwości żądania od dłużników rekompensaty, o której mowa w art. 10 ust. 1 ww. ustawy oraz możliwości naliczenia odsetek ustawowych w wysokości jak dla opóźnień w transakcjach handlowych. Według art. 10 ust. 1 ww. ustawy, wierzycielowi, od dnia nabycia uprawnienia do odsetek (…) przysługiwała od dłużnika, bez wezwania, równowartość kwoty 40 euro, stanowiąca rekompensatę za koszty odzyskiwania należności. W przypadku żadnej z opóźnionych płatności poddanych kontroli, najemca (będący przedsiębiorcą lub osobą wykonującą wolny zawód) nie został obciążony ww. rekompensatą. Wskazać należy także, że prawo do rekompensaty przysługiwało, pomimo nie podjęcia przez wierzyciela żadnych działań w celu odzyskania należności, a także wtedy gdy dłużnik dobrowolnie bez wezwania uregulował zaległość. Warunkiem naliczenia rekompensaty było wystąpienie wymagalności wierzytelności i możliwość naliczenia z tego tytułu odsetek. Zaznaczyć należy, że jednym z celów korzystania z uprawnienia do żądania rekompensaty jest m.in. spowodowanie terminowego regulowania przez dłużników wymagalnych należności (w tym także z umów o charakterze ciągłym jak umowa najmu), np. wyrok Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej sygn. C-199/19, RL sp. z o.o. przeciwko J.M.

Odsetki za opóźnienie w transakcjach handlowych w 10 przypadkach (wyłączając 3 przypadki, gdy dokonana została nadpłata pokrywająca kwotę potencjalnych odsetek i przy założeniu, że wszyscy najemcy są przedsiębiorcami lub osobami wykonującymi wolny zawód) wyniosły łącznie 46,66 zł oraz 13-krotna rekompensata za koszty odzyskiwania należności stanowiąca równowartość kwoty 520 euro (wymagalna następnego dnia po terminie zapłaty).

Powyższe naruszało art. 42 ust. 5 ustawy z dnia 27.08.2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2022 r. poz. 1634 ze  zm.), zwanej dalej uofp, wg którego jednostki sektora finansów publicznych są obowiązane do ustalania przypadających im należności pieniężnych, w tym mających charakter cywilnoprawny, oraz terminowego podejmowania w stosunku do zobowiązanych czynności zmierzających do wykonania zobowiązania.

W Muzeum nie było opracowanych zasad windykacji należności, co było niezgodne ze standardem kontroli zarządczej nr 10, zawartym w grupie C – Mechanizmy kontroli, o którym mowa w komunikacie w sprawie standardów kontroli zarządczej, wg którego procedury wewnętrzne, instrukcje, wytyczne i inne dokumenty wewnętrzne stanowią dokumentację systemu kontroli zarządczej. Dokumentacja powinna być spójna i dostępna dla wszystkich osób, dla których jest niezbędna. W jednostce powinny istnieć mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych dotyczące rzetelnego i pełnego dokumentowania operacji finansowych i gospodarczych oraz ich weryfikacji przed i po realizacji.

Osobą odpowiedzialną za właściwą identyfikację należności był główny księgowy.

W Muzeum zidentyfikowano wszystkie należności wymagalne i niewymagalne.

2. Koszty i zobowiązania

2.1. Wykonanie kosztów – realizacja dotacji podmiotowej

Tytułem dotacji podmiotowej Muzeum w 2021 r. otrzymało środki finansowe w łącznej wys. 2.671.940 zł.

W toku kontroli poniesionych kosztów analizie poddano:

- 41 dowodów księgowych na łączną kwotę 229.795,28 zł, co stanowiło 8,6% kosztów ogółem,

- 7 umów stanowiących podstawę do wystawienia 12 dowodów księgowych,

- 8 zleceń wykonania zamówienia stanowiących podstawę do wystawienia 8 dowodów księgowych,

- 8 poleceń krajowego wyjazdu służbowego,

- 3 polecenia zagranicznego wyjazdu służbowego.

Kontroli została poddana również prawidłowość składanych oświadczeń i naliczania ryczałtu z tytułu używania prywatnego samochodu do celów służbowych w 2021 r. Ryczałt pobierało dwóch pracowników Muzeum. Z tego tytułu za okres I-XII 2021 r. wypłacono kwotę 4.536,20 zł.

W Muzeum nie była prowadzona ewidencja na kontach zespołu 5.

W wyniku kontroli stwierdzono, że raporty kasowe zawierały jedynie podpis osoby sporządzającej (starsza księgowa), nie były sprawdzane przez głównego księgowego pod względem zgodności wykazu kwot z załączonymi dowodami księgowymi mimo, że szablon drukowany z systemu finansowo – księgowego przewidywał podpis w miejscu „zatwierdził:”. Powyższe było niezgodne z zapisem § 5 pkt 4 obowiązujących w Muzeum zasad kontroli zarządczej, wg którego złożenie podpisu na dokumencie księgowym przez głównego księgowego, obok podpisu pracownika właściwego rzeczowo oznacza m.in., że: nie zgłasza zastrzeżeń do przedstawionej przez pracownika oceny prawidłowości operacji objętej dokumentem księgowym i jej zgodności z prawem, nie zgłasza zastrzeżeń do kompletności oraz formalno – rachunkowej rzetelności i prawidłowości dokumentów.

W toku kontroli poleceń wyjazdów służbowych ustalono, że:

• w 2. przypadkach (delegacja nr 4/2021 i nr 6/2021), dokumenty nie posiadały dat wystawienia,
• w 7. przypadkach (delegacje nr: 8/2021, 10/2021, 11/2021, 12/2021, 13/2021, 16/2021, 22/2021), rachunki kosztów podróży służbowych zostały przedłożone do służb finansowo – księgowych po terminie wynikającym z pkt 1 Rozdziału III obowiązującej w Muzeum Instrukcji obiegu dokumentów, czyli po 7 dniach od daty zakończenia podróży. Opóźnienia wynosiły od 11 do 26 dni,
• w 3. przypadkach (delegacje nr: 6/2021, 10/2021 i 13/2021), rachunki kosztów podróży służbowych nie zawierały zatwierdzenia przeprowadzenia kontroli merytorycznej i zatwierdzenia kwot do wypłaty/zwrotu, co było niezgodne z ww. pkt 1 załącznika nr 3 do obowiązujących w Muzeum zasad (polityki) rachunkowości oraz pkt 1 rozdziału III ww. Instrukcji obiegu dokumentów, wg którego po dokonaniu sprawdzenia, rachunek kosztów podróży służbowej zostaje zatwierdzony do wypłaty i przekazany do kasy celem realizacji.

W przypadku delegacji zagranicznej nr 6/2021, która odbyła się w dniach 30.07.-1.08.2021 r., główny księgowy błędnie rozliczył płatności służbową kartą płatniczą, czego skutkiem wypłacono dyrektorowi kwotę wyższą o 84,29 zł. Stwierdzono bowiem, że koszt delegacji wyniósł 1.643,67 zł, natomiast wg wydruku z konta 234-1-1 – Pozostałe rozrachunki z pracownikami – zaliczki, suma zaliczek (płatności służbową kartą płatniczą) wyniosła 1.200,95 zł. Na sumę zaliczek zostały przyjęte kwoty: 170,39 zł (zakup paliwa), 577,45 zł (wypłata z bankomatu kwoty 126 EUR), 337,31 zł (część kwoty 537,40 zł za wypłatę z  bankomatu kwoty 100 EUR) i 115,80 zł (zakup paliwa, zapłata inną kartą płatniczą w dniu 6.08.). W wyniku rozliczenia delegacji Dyrektor otrzymał kwotę 442,72 zł. Według wyciągów bankowych i zgodnie z dekretacją transakcji kartą na kwotę udzielonej zaliczki złożyły się: 170,39 zł (zakup paliwa), wypłata z bankomatu, wypłata z bankomatu kwot: 100 EUR i 126 EUR - odpowiednio w przeliczeniu: 537,40 zł i 577,45 zł. W ocenie kontroli, kwota 115,80 zł, wydatkowana w dniu 6.08.2021 r. (5 dni po zakończeniu podróży służbowej), pozostawała bez związku z rozliczaną delegacją, uregulowana została ponadto kartą płatniczą o innym numerze niż pozostałe płatności kartą w czasie wyjazdu służbowego. Tym samym kwota zaliczek wynieść powinna 1.285,24 zł a kwota do zwrotu – 358,43 zł.

Kontrola dokumentowania poleceń wyjazdów służbowych wykazała, że transakcje realizowane służbową kartą płatniczą ujmowane były w ewidencji księgowej jako zaliczka i w przypadku nieprzedłożenia do rozliczenia właściwego dowodu księgowego, były odliczane od należności przysługującej tytułem rozliczenia kosztów delegacji (kilometrówka, diety, przedłożone faktury lub rachunki). Wg wyciągów bankowych, służbową kartą płatniczą kupowane było jednak przede wszystkim paliwo do prywatnego samochodu, który wykorzystywany był do celów służbowych, pokrywano nią również koszty przejazdu płatnymi drogami i zakupy. Kontrola zwróciła uwagę na stosowaną w Muzeum praktykę pokrywania kartą służbową prywatnych kosztów związanych z wyjazdami a następnie rozliczanie ich z przysługujących należności podczas gdy, w ocenie kontroli, służbowa karta płatnicza powinna być używana wyłącznie do celów służbowych a przypadki wykorzystywania jej do celów prywatnych powinny mieć charakter incydentalny.  

W wyniku kontroli prawidłowości udzielania zamówień publicznych stwierdzono, że w Muzeum w 2021 r., w zakresie zamówień wyłączonych ze stosowania ustawy Prawo Zamówień Publicznych, obowiązywały zarządzenia zawierające nieaktualne przepisy prawa.

W 8. przypadkach podstawą wystawienia faktur było przeprowadzenie postępowania udokumentowanego na nieaktualnych drukach:

 - wniosku o wyrażenie zgody na udzielenie zamówienia, którego wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30.000 euro,

- rozeznania cenowego o wartości nieprzekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30.000 euro,

stanowiących załączniki do ww. zarządzeń, co było niezgodne z art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11.09.2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2022 r. poz. 1710 ze zm.), wg którego przepisy ustawy stosuje się do udzielania zamówień klasycznych oraz organizowania konkursów, których wartość jest równa lub przekracza kwotę 130 000 złotych, przez zamawiających publicznych.

Wobec takiego ustanowienia obowiązku stosowania ustawy, bezprzedmiotowe stało się wyłączenie tego obowiązku do zamówień o wartości niższej niż 30 tys. euro (lub odpowiedniej kwoty wyrażonej w złotych).

W toku kontroli prawidłowości składanych oświadczeń i naliczania ryczałtu z tytułu używania prywatnego samochodu do celów służbowych stwierdzono, że Kierownikowi Działu Administracji dwukrotnie (za miesiące: luty i marzec 2021 r.) naliczony został ryczałt w wys. 389,90 zł zamiast 398,90 zł, jak wynikało z oświadczenia i ustawowego algorytmu (§ 4 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25.03. 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywaniazwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 27 poz. 271 ze zm.)), tym samym otrzymał on kwotę ryczałtu niższą o 14 zł.

Powyższe stanowi naruszenie ww. standardu kontroli zarządczej nr 14 a i d zawartego w grupie C – Mechanizmy kontroli, o którym mowa w komunikacie w sprawie standardów kontroli zarządczej.

Osobą odpowiedzialną w Muzeum za realizację kosztów oraz prowadzenie ewidencji był główny księgowy.

Wszystkie dowody księgowe ewidencjonowane były z uwzględnieniem kont rozrachunkowych zespołu 2.

W przypadku zasileń kasy m.in. wypłatami gotówki z bankomatu, wpłatami z kasy fiskalnej (za sprzedaż biletów wstępu i towarów), rozliczeniem zaliczek, do raportów kasowych (RK) jako dowód księgowy dołączany był dowód „kasa przyjmie” (KP).

Wszystkie obce dowody księgowe sprawdzane były pod względem merytorycznym i zatwierdzane były do zapłaty przez dyrektora. Kontrolę formalno – rachunkową oraz dekretację wykonywał główny księgowy.

Raporty kasowe (RK) sporządzane były za okresy miesięczne. RK był rejestrem dowodów księgowych płatnych gotówką: dowodów KP i KW, wystawionych w ciągu danego miesiąca. Operacje dotyczące wpłat z kas biletowych ze sprzedaży zarejestrowanej w ostatnich dniach miesiąca, były ujmowane w RK w kolejnym miesiącu.

Raporty kasowe zawierały wskazania dekretacyjne. Wszystkie dowody księgowe gotówkowewymienione w raportach kasowych ewidencjonowane były z uwzględnieniem kont rozrachunkowych zespołu 2 lub jako środki pieniężne w drodze – konto 139 (wpłaty z kas biletowych). Dowody księgowe ujmowane były w ewidencji pod faktyczną datą wystąpienia operacji gospodarczej.

Przy każdej operacji wykazanej na wyciągach bankowych główny księgowy ręcznie wskazywał konto przeciwstawne. Każdy wyciąg był podpisany przez głównego księgowego ze wskazaniem daty jego sprawdzenia.

2.2. Zobowiązania

W kwartalnym sprawozdaniu o stanie zobowiązań Rb-Z sporządzonym w dniu 11.02.2022 r., na dzień 31.12.2021 r. wykazano zobowiązania wymagalne w wys. 7.319 zł. Nie wykazano zobowiązańniewymagalnych.

Wg bilansu sporządzonego w dniu 23.03.2022 r., zobowiązania krótkoterminowe Muzeum wyniosły 143.856,79 zł, w tym zobowiązania: z tytułu dostaw i usług o okresie wymagalności do 12 m-cy 71.518,19 zł, z tytułu podatków, ceł, ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych oraz innych tytułów publicznoprawnych 7.319 zł, inne w wys. 64.749,23 zł i fundusze specjalne (ZFŚS) w wys. 270,37 zł.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w toku kontroli terminowości regulowania zobowiązań.

Nie został zapłacony podatek za miesiąc grudzień 2021 r. Kwota 7.319 zł została wykazana w sprawozdaniu Rb-Z wg stanu na koniec IV kwartału 2021 r. jako zobowiązanie wymagalne. Została również wykazana w bilansie za 2021 r. w poz. III - zobowiązania krótkoterminowe, pkt 3 - zobowiązania wobec pozostałych jednostek, lit. g – z tytułu podatków, ceł, ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych oraz innych tytułów publicznoprawnych. Zaległy podatek został uregulowany w dniu 10.01.2022 r. (WB 5).

3. Dotacja celowa na realizację zadania inwestycyjnego pn. „Rozbudowa i remont obiektów Muzeum Techniki i Komunikacji – Historia techniki na Pomorzu – transgraniczna współpraca muzeów w Anklam i Szczecinie”.

Przedmiotem kontroli była prawidłowość rozliczenia dotacji celowej w wys. 80.134 zł, przyznanej przez Gminę Miasto Szczecinna podstawie umowy Nr WK/NW/U/30/2021 z dnia 4.03.2021 r.

Dotacja została przeznaczona na finansowanie kosztów wynagrodzeń zespołu projektowego (5 osób), powołanego zarządzeniem Prezydenta Miasta Szczecin (Zarządzenie Nr 13/20 Prezydenta Miasta z dnia 13.01.2020 r. w sprawie powołania Zespołu ds. realizacji projektu pn. "Historia techniki na Pomorzu - transgraniczna współpraca muzeów w Anklam i Szczecinie" i Zarządzenie Nr 149/21 Prezydenta Miasta z dnia 03.03.2021 r. zmieniające zarządzenie w sprawie powołania Zespołu ds. realizacji projektu pn. "Historia techniki na Pomorzu - transgraniczna współpraca muzeów w Anklam i Szczecinie"), w celu zapewnienia prawidłowej realizacji projektu. Zespół projektowy pn. Grupa Robocza – Muzeum i Komunikacja składał się z pracowników Urzędu Miasta Szczecin oraz przedstawicieli Muzeum.

Tytułem realizacji zadania wydatkowano kwotę 80.119,97 zł.

Kontroli poddano:

- dokumenty kadrowe i rekrutacyjne, w tym m.in.: przyznanie dyrektorowi i podległym pracownikom dodatku specjalnego, ogłoszenie o naborze na wolne stanowisko pracy - specjalista ds. realizacji projektu i nadzoru, notatkę dyrektora z dnia 16.03.2021 r. o wyborze osoby na ww. stanowisko,  umowę zlecenia na pełnienie obowiązków specjalisty ds. realizacji projektu i nadzoru w ramach projektu,

- 10 list płac na łączną kwotę 66.989,97 zł brutto (przyznane dodatki specjalne wraz z pochodnymi), co stanowiło 83,6% wydatków ze środków dotacji,

- 8 rachunków od umowy zlecenia na łączną kwotę 13.130,00 zł brutto (wraz z pochodnymi), co stanowiło 16,4% wydatków ze środków dotacji.

W wyniku kontroli przedłożonej dokumentacji dotyczącej prawidłowości rozliczenia dotacji celowej stwierdzono, że dyrektor nie złożył oświadczenia o wysokości osiągniętych przychodów w wyniku realizacji zadania. Taki obowiązek wynikał z zapisów § 11 ust. 2 i 3 umowy, wg którego przychody podlegają zwrotowi na rzecz Organizatora nie później niż do 15-go dnia następnego miesiąca po zakończeniu realizacji zadania. Instytucja zobowiązana była do złożenia oświadczenia o wysokości osiągniętych przychodów w wyniku realizacji zadania, w terminie nie później niż do 15-go dnia następnego miesiąca po zakończeniu realizacji zadania.

Stwierdzono ponadto, że w wyniku rozliczenia dotacji do zwrotu pozostała kwota 14,03 zł, która powinna zostać zwrócona do dnia 31.01.2022 r. Zwrot został zrealizowany po terminie, tj. w dniu 24.02.2022 r. w kwocie 14,13 zł.

Osobą odpowiedzialną w Muzeum za rozliczenie dotacji celowej był główny księgowy.

Rozliczenie dotacji zawierało:

- opis wykonania zadania, z informacją o wykorzystaniu środków w 99,98%, tj. w kwocie 80.119,87 zł,

- zestawienie faktur/innych dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej dla zadania inwestycyjnego - stanowiące sprawozdanie finansowe,

Wg sprawozdania, łącznie wydatkowano kwotę 80.119,97 zł. Wydatki zostały sfinansowane w kwotach brutto.

Dyrektor Wydziału Kultury w dniu 25.04.2022 r. przyjęła rozliczenie dotacji wg ww. umowy.

4. Zatrudnienie i wynagrodzenia

Kontrolą objęto m.in.:

• dokumenty dot. wynagrodzeń (umowy o pracę, porozumienia zmieniające z 2021 r., porozumienia zmieniające przyznającej dodatki specjalne),
• zakresy obowiązków,
• oświadczenia dot. przyjęcia odpowiedzialności materialnej (kasjer), odrębne upoważnienia do czynności związanych z działalnością Muzeum (w tych finansowych: sporządzanie, sprawdzanie, podpisywanie dokumentów),
• świadectwa pracy potwierdzające okresy zatrudnienia,
• dokumenty potwierdzające spełnienie przez głównego księgowego wymogów wskazanych w art. 54 ustawy o finansach publicznych,
•  ewidencja czasu pracy ze wskazaniem zakresu dat i rodzaju nieobecności (urlop, choroba, opieka, odebranie dnia wolnego itp.),

oraz prawidłowość naliczania wynagrodzeń 5. z 24. pracowników Muzeum, na kwotę ogółem 312.146,25 zł brutto.

Kontroli prawidłowości naliczania wynagrodzeń chorobowych poddano również dwa zwolnienia lekarskie dwóch pracowników.

Kontrolą objęto umowy zlecenia i dokumentację dotyczącą ich realizacji (grafiki pracy ze wskazaniem nazwisk, dat i liczby godzin do przepracowania oraz dodatkową odręczną informacją o zastępstwach w przypadku nieobecności) za III kwartał 2021 r. Przebadano ogółem kwotę 29.009,70 zł brutto.

W toku kontroli udostępnionych świadectw pracy za zakończone okresy zatrudnienia stwierdzono, że w jednym przypadku pracownikowi dodatek za wysługę został zwiększony z 18% na 19% wraz z wynagrodzeniem za miesiąc wrzesień 2021 r. Wg udostępnionych świadectw pracy (wybranych z akt osobowychpracownika), dodatek stażowy powinien rosnąć z każdym 1 października. W wyniku powyższego błędu, pracownikowi w 2021 r., tytułem dodatku stażowego naliczono kwotę wyższą o 36,90 zł.

W 2021 r. obsługę kadrową Muzeum prowadził specjalista ds. kadr, wynagrodzenia naliczał główny księgowy.

Dokumenty dotyczące: wysokości wynagrodzenia aktualnego w badanym okresie, zajmowanego stanowiska, przyznanych dodatków, były zgodne z danymi stanowiącymi podstawę naliczania wynagrodzeń (regulamin wynagradzania, listy płac).

Dokumentacja dotycząca umów zleceń była kompletna pod kątem wystawionych rachunków i rozliczenia czasu pracy.

W 2021 r. wynagrodzenia za czas choroby naliczane były prawidłowo.

Główny księgowy spełniał wymogi w zakresie ujętym w art. 54 ust. 2 uofp. Głównemu księgowemu powierzone zostały obowiązki i odpowiedzialność w zakresie ujętym w art. 53 ust. 2 i art. 54 ust. 1 uofp.

5. Podatek dochodowy i składki ZUS

 Według deklaracji PIT-4R za 2021 r., naliczony został podatek dochodowy od osób fizycznych w kwocie ogółem 105.914 zł, uregulowany w całości.

Według deklaracji ZUS P DRA za poszczególne miesiące 2021 r. naliczone składki ubezpieczeń społecznych i Funduszu Pracy wyniosły ogółem 658.958,97 zł. Na dzień 31.12.2021 r. wystąpiło saldo do zapłaty w wys. 3.041,28 zł, uregulowane w dniu 21.02.2022 r. (WB 35).

W 2020 i 2021 r. Muzeum korzystało ze zwolnienia z opłacania należności z tytułu składek w ramach pomocy państwa w celu wsparcia gospodarki w kontekście trwającej epidemii COVID-19 – decyzje ZUS dot. miesięcy: XI i XII 2020 r. oraz I, III i IV 2021 r. Kwota zwolnienia w 2021 r. wyniosła łącznie 222.053,32 zł.

Analiza kwot podatku wykazanych z deklaracjach PIT 4R oraz kwot przelanych na rachunek Urzędu Skarbowego wykazała, że podatek od wynagrodzeń za miesiąc wrzesień został zapłacony miesiąc po terminie, w dniu 19.11.2021 r. (WB 216).

Muzeum nie korzystało w 2021 r. z przysługującej prawem możliwości naliczania wynagrodzenia z tytułu terminowego opłacania podatku dochodowego od wynagrodzeń, a tym samym pomniejszania zobowiązań z tytułu podatku dochodowego. Możliwość taka wynikała z art. 28 ust. 1 i 3 ustawy z dnia 29.08.1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2021 r. poz. 1540 ze zm.). Tym samym nie uzyskano na rzecz przychodów Muzeum kwoty 294 zł. Powyższe było niezgodne z ww. art. 42 ust. 5 uofp, wg którego jednostki sektora finansów publicznych są obowiązane do ustalania przypadających im należności pieniężnych.

Osobą odpowiedzialną w Muzeum za prowadzenie ksiąg rachunkowych był główny księgowy.

Analiza kwot podatku wykazanych z deklaracji PIT 4R oraz kwot przelanych na rachunek Urzędu Skarbowego nie wykazała nieprawidłowości. Podatek dochodowy od osób fizycznych za pozostałe miesiące 2021 r. regulowany był w terminach wynikających z postanowień art. 38 ust. 1 ustawy z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2021 r. poz. 1128 ze zm.).

W toku kontroli wysokości składek ZUS wykazanych w deklaracjach ZUS P DRA i kwot przelanych na rachunek ZUS nie stwierdzono nieprawidłowości. Składki ubezpieczeniowe za poszczególne miesiące 2021 r. regulowane były w terminach wynikających z postanowień art. 47 ust. 1 ustawy z dnia 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2022 r. poz. 1009 ze zm.).

6. Sprawozdawczość

Badaniem objęto:

- Sprawozdanie z wykonania planu finansowego za 2021 r., sporządzone w dniu 9.02.2022 r., wg którego m.in.:

• przychody ogółem wyniosły 3.983.712 zł (w tym dotacja podmiotowa z budżetu Miasta 2.671.940 zł),
• koszty ogółem wyniosły 3.464.585 zł (w tym wynagrodzenia i składki ZUS od wynagrodzeń 1.884.941 zł oraz usługi obce 604.979 zł).

  Zysk netto wyniósł 519.127 zł.

- Rachunek zysków i strat na dzień 31.12.2021 r., wg którego m.in.:

• przychody netto ze sprzedaży i zrównane z nimi wyniosły 2.855.285,06 zł (spadek o 78.594 zł w porównaniu z 31.12.2020 r.),
• koszty działalności operacyjnej wyniosły 3.410.667,51 zł (spadek o 15.705,97 zł w porównaniu z 31.12.2020 r.).

  Zysk netto wyniósł 100.697,93 zł.

- Bilans na dzień 31.12.2021 r. – część B aktywów, wg którego stwierdzono spadek należności krótkoterminowych o 499.052,48 zł w porównaniu z 31.12.2020 r.

- Bilans na dzień 31.12.2021 r. – część B pasywów, wg którego stwierdzono spadek zobowiązań krótkoterminowych o 1.787.949,96 zł w porównaniu z 31.12.2020 r.

Badaniem objęto ponadto sprawozdania na dzień 31.12.2021 r.:

• kwartalne o stanie zobowiązań (Rb-Z),
• kwartalne o stanie należności (Rb-N),
• Zatrudnienie i wynagrodzenie (część sprawozdania  z wykonania planu finansowego).

Plan przychodów ogółem na dzień 31.12.2021 r. wyniósł 3.983.712 zł i wzrósł w porównaniu z planem na dzień 1.01.2021 r. o 736.545 zł.

Plan kosztów ogółem na dzień 31.12.2021 r. wyniósł 3.464.585 zł i wzrósł w porównaniu z planem na dzień 1.01.2021 r. o 217.419 zł.

Plan finansowy Muzeum zmieniał się w 2021 r. pięciokrotnie.

Stwierdzono rozbieżność między liczbą etatów wykazanych w sprawozdaniu pn. Zatrudnienie i wynagrodzenie na dzień 31.12.2021 r. a wykazem pracowników sporządzonym przez specjalistę ds. kadr. W sprawozdaniu, w pozycji „wykonanie” wykazane zostało 21 etatów, natomiast faktyczne zatrudnienie na dzień 31.12.2021 r. w Muzeum wynosiło 23 osoby na 22,25 etatach.

Powyższe stanowi naruszenie ww. standardu kontroli zarządczej nr 14 a i d zawartego w grupie C – Mechanizmy kontroli, o którym mowa w komunikacie w sprawie standardów kontroli zarządczej.

Sprawozdawczośćw 2021 r. prowadził główny księgowy.

Sprawozdania finansowe za 2021 r. poddane były badaniu przez biegłego rewidenta.

7. Inwentaryzacja

W toku kontroli przeanalizowano dokumentację dotyczącą czynności inwentaryzacyjnych przeprowadzonych na dzień 31.12.2021 r., w tym: zestawienia zobowiązań i należności, protokoły z inwentaryzacji gotówkiwkasach: wewnętrznej i biletowych oraz inwentaryzacji towarów w magazynie, potwierdzenia sald rachunków bankowych, wydruki ksiąg inwentarzowych środków trwałych i WNiP, protokół komisji wyceny obiektów (darowizn) zinwentaryzowanych w 2021 r. a także sposób prowadzenia ksiąg pomocniczych i ustalania stanu inwentarza. Sprawdzono również zgodność ww. dokumentów z ewidencją księgową.

Według ewidencji, wartość środków trwałych w 2021 r. wzrosła o 4.591,21 zł - przyjętona stan m.in. ekspres do kawy na kwotę 2.397,56 zł, stół z tokarką do warsztatu na kwotę 1.848,12 zł. Wartość środków trwałych w budowie zmalała o 957.273,17 zł - ujęto m.in. koszty osobowe (dotacja celowa) w łącznej wys. 80.119,97 zł, koszt wykonania projektu wykonawczego iluminacji elewacji szklanej na kwotę 3.000 zł i koszt wykonania projektu remontu fasady od strony dziedzińca na kwotę 3.000 zł. Wyksięgowano eksponaty na łączną kwotę 1.044.342,60 zł (w dniu 8.10.2021 r. zapłacono III ratęumowy na zakup kolekcji Stoewera). Wartość dzieł sztuki i eksponatów w 2021 r. wzrosła o 1.060.488,37 zł. Przyjętona stan zakupione muzealia o łącznej wartości 4.400 zł i zaksięgowano eksponaty z kolekcji Stoewera na łączną kwotę 1.056.088,37 zł. Wartość zbiorów bibliotecznych wzrosła o 6.168,35 zł a wartości niematerialnych i prawnych wyniosła 627.563,35 zł i nie zmieniła się w 2021 r.

W toku kontroli stwierdzono, że:

• w grupie 8 księgipomocniczej środków trwałych (narzędzia, przyrządy, ruchomości i wyposażenie) nie została ujęta wartość 248.768,96 zł (zgodnie z protokołem przekazanego wyposażenia na tzw. „pierwsze wyposażenie”), w związku z czym wystąpiłaniezgodność z zapisami na koncie 010 – środki trwałe,
• wystąpiła rozbieżność w kwocie 13.980,51 zł między stanem wartości niematerialnych i prawnych w księdze pomocniczej (w wys. 613.582,84 zł) a stanem wykazanym na koncie 020 (w wys. 627.563,35 zł).
• w ewidencji konta 016 – Dzieła sztuki i eksponaty nie została ujęta wartość 28.301,40 zł tytułem przyjętych darów, tym samym wystąpiła rozbieżność między ewidencją księgową a stanem muzealiów w księdze pomocniczej,
•  w ewidencji konta 014 – Zbiory biblioteczne nie została ujęta wartość 2.020,36 zł, w tym 1.975 zł tytułem przyjętych darów i 45,36 zł tytułem zakupu miesięcznika, tym samym wystąpiła rozbieżność między ewidencją księgową a stanem księgozbioru w księdze pomocniczej. Miesięcznik został ujęty w ewidencji bezpośrednio w koszty, co było niezgodne z zapisem rozdziału IV pkt 5 obowiązującej w Muzeum Instrukcji obiegu dokumentów, wg którego zakupione księgozbiory, czasopisma itp. bez względu na wartość traktowane są jako środki trwałe 100% umorzone,
• wystąpiła różnica o wartości 10 zł między saldem konta 104 - Kasa 4 (w wys. 490 zł) a stanemwykazanym w protokole inwentaryzacji kasy biletowej (w wys. 500 zł). Różnica powstała w wyniku błędnego ujęcia, w ewidencji księgowej, płatności gotówkowej, jako płatność kartą płatniczą.

Powyższe naruszało art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2021 r. poz. 217 ze zm.), zwanejdalej uor, wg którego do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Księgi inwentarzowe – w myśl zapisów art. 16 ust. 1 uor, są księgami pomocniczymi, stanowiącymi uszczegółowienie i uzupełnienie zapisów kont księgi głównej. Prowadzi się je w ujęciu systematycznym jako wyodrębniony system ksiąg, kartotek (zbiorów kont), komputerowych zbiorów danych, uzgodniony z saldami i zapisami na kontach księgi głównej.

Dyrektor był osobą odpowiedzialną w Muzeum za proces inwentaryzacyjny. Księgę pomocniczą środków trwałych, środków trwałych w budowiei wartości niematerialnych i prawnych prowadził starszy księgowy, księgi pomocnicze muzealiów i zbiorów bibliotecznychprowadzili pracownicy działu techniki,za prowadzenie zwiększeń i zmniejszeń w księdze pomocniczej – magazyn towarów – odpowiedzialny był główny księgowy.

Ostatnia inwentaryzacja środków trwałych, środków trwałych w używaniu, wyposażenia i muzealiów, została przeprowadzona wg stanu na dzień 31.12.2020 r.

Środki trwałe przyjmowane były na stan na podstawie dokumentu OT wystawionego na podstawie dokumentu źródłowego.

W toku spisu z natury pozostałych kas biletowych oraz kasy wewnętrznej nie stwierdzono różnic inwentaryzacyjnych.

Salda kont bankowych były zgodne z potwierdzeniem salda banku.

8. Dokumentacja finansowo – księgowa

W toku kontroli analizie poddano niżej wymienione procedury z zakresu finansowo – księgowego, obowiązujące w jednostce:

• Zasady (polityka) rachunkowości– zarządzenie nr 19/2020 z dnia 29.12.2020 r.,
• Instrukcja obiegu dokumentów– zarządzenie nr 5/2007 z dnia 4.09.2007 r.,
  • Instrukcja gospodarki kasowej – zarządzenie nr 3/2010 z dnia 18.10.2010 r. i zmiana wprowadzona zarządzeniem nr 15/2012 z dnia 3.12.2012 r.,
  • Zasady kontroli zarządczej – zarządzenie nr 06/2018 z dnia 1.10.2018 r.,
  • Instrukcja kontroli wewnętrznej - zarządzenie nr 2/2006 z dnia 2.10.2006 r.
  • Regulamin udzielania zamówień, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 euro i sposób ich realizacji – zarządzenie nr 14/2014 z dnia 26.09.2014 r.,
  • Regulamin udzielania zamówień na usługi społeczne i inne szczególne usługi o wartości zamówienia przekraczającej wyrażoną w złotych równowartość 30 000 euro do kwoty mniejszej niż wyrażona w złotych równowartość 750 000 euro – zarządzenie nr 07/2017 z dnia 27.11.2017 r.

W toku analizy dokumentacji finansowo – księgowej stwierdzono, że:

• od 2006 r. i 2007 r. (rok wprowadzenia w życie: Instrukcji kontroli wewnętrznej i Instrukcji obiegu dokumentów) nie dokonano aktualizacji tych dokumentów mimo, że zmianie uległy przepisy nadrzędne stanowiące podstawę opracowania dokumentacji wewnętrznej: zarówno podstawa prawna, jak i zapisy szczegółowe ujęte w treści ww. instrukcji,
• wg Zakładowego Planu Kont stanowiącego załącznik nr 2 do polityki rachunkowości, do ewidencji amortyzacji wskazane zostało konto 400 podczas, gdy amortyzacja ewidencjonowana była na koncie 401.

Ustalono ponadto, że prowadzona była ewidencja księgowa na kontach: 844 - rozliczenia międzyokresowe przychodów, 861 – wynik finansowy z lat ubiegłych i 900 - techniczne, które nie zostały ujęte w ww. Zakładowym Planie Kont Muzeum.

Kierownik jednostki ustala w formie pisemnej i aktualizuje procedury obowiązujące w Muzeum.

W ww. procedurach obowiązujących w Muzeum nie stwierdzono zapisów, mających negatywny wpływ na realizację procesów związanych z gospodarką finansowo – księgową jednostki.

9. Inne obszary

W toku kontroli sprawdzono, czy Regulamin Organizacyjny (wprowadzony zarządzeniem dyrektora nr 10/2011 z dnia 7.10.2011 r. ) został pozytywnie zaopiniowany przez Organizatora (tu: Gmina Miasto Szczecin).

Sprawdzono ponadto, czy dyrektor wywiązał się z obowiązku przekazywania informacji dotyczących występowania w jednostce transakcji podejrzanych.

Dyrektor nie przedłożył do kontroli pozytywnej opinii właściwego z-cy Prezydenta Miasta, dotyczącej projektu Regulaminu Organizacyjnego Muzeum. Wg art. 13 ust. 3 ustawy z dnia 25.10.1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (Dz. U. z 2020 r. poz. 194 ze zm.), organizację wewnętrzną instytucji kultury określa regulamin organizacyjny nadawany przez dyrektora tej instytucji, po zasięgnięciu opinii organizatora oraz opinii działających w niej organizacji związkowych i stowarzyszeń twórców. W przypadku opiniowania regulaminu organizacyjnego, opinia taka powinna zostać wydana na piśmie (co potwierdził Wydział Kultury tut. Urzędu).

Sprawozdaniamiz dnia 2.07.2021 r. i z dnia 5.01.2022 r. dyrektor poinformował Wydział Kultury UM Szczecin o braku transakcji podejrzanych, a pracownicy Muzeum nie odbyli szkoleń z tego zakresu.

III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta zalecił dyrektorowi Muzeum:

1. Wystawiać faktury najmu z terminami płatności wynikającymi z zawartych umów.
2. Opracować zasady windykacji należności.
3. Zatwierdzać raporty kasowe.
4. Zaktualizować zarządzenia wewnętrzne dot. obiegu dokumentów, kontroli wewnętrznej i udzielania zamówień publicznych.
5. Korzystać z kart płatniczych Muzeum wyłącznie do celów służbowych.
6. Rozliczać delegacje zgodnie z wewnętrznymi procedurami.
7. Każdorazowo potwierdzać przeprowadzenie kontroli merytorycznej i formalno – rachunkowej wszystkich dowodów księgowych.
8. Zwrócić kwotę 84,29 zł tytułem błędnie rozliczonej delegacji nr 6/2021.
9. Naliczać ryczałt samochodowy zgodnie z przedłożonym oświadczeniem i obowiązującymi przepisami.
10. W przypadku dotacji celowych, składać oświadczenia o wysokości osiągniętych przychodów zgodnie z zapisami umowy.
11. Zweryfikować wysokość przyznanych dodatków stażowych i skorygować stwierdzone błędy.
12. Korzystać z prawa do naliczania wynagrodzenia z tytułu terminowego opłacania podatku dochodowego.
13. Weryfikować dane dot. zatrudnienia w sprawozdaniu składanym w Wydziale Kultury UM.
14. Opracować zasady najmu pomieszczeń i lokali Muzeum.
15. Stosować możliwości prawne wynikające z przepisów ustawy o opóźnieniach w transakcjach handlowych, przede wszystkim w zakresie naliczania rekompensaty i wysokości odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych.
16. Poinformować najemców będących przedsiębiorcami lub osobami wykonującymi wolny zawód, że w przypadku nieterminowego regulowania przez nich należności, jednostka korzystać będzie z możliwości prawnych wynikających z przepisów ustawy o opóźnieniach w transakcjach handlowych, przede wszystkim w zakresie naliczania rekompensaty i wysokości odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych.
17. Egzekwować odsetki od należności niezapłaconych w terminie (w przypadku najemców niebędących przedsiębiorcami i  osobami wykonującymi wolny zawód).
18.  Uzgodnić księgi pomocnicze z ewidencją księgową.