Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2022 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin (zw. dalej WKiAW) w okresie od 1 marca do 28 marca 2022 r. przeprowadził kontrolę w Przedszkolu Publicznym Nr 38w Szczecinie, przy ul.Włościańskiej 5 (zwanej dalej PP38),w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzeń osobowych i spraw kadrowychza 2021 r.

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli podpisanym w dniu 1 kwietnia 2022 r. Ocena kontrolowanej działalności oraz wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 16 maja 2022 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli przeprowadzonej w PP38 stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia polegające przede wszystkim na:

• nienaliczeniu odsetek z tytułu nieterminowego regulowania płatności za najem w przypadku 7. faktur oraz niewykorzystywaniu uprawnień przysługujących wierzycielowi w celu przeciwdziałania opóźnieniom w zapłatach w transakcjach handlowych oraz nierzetelnym ewidencjonowaniu i monitorowaniu należności z tytułu najmu,
• nieprawidłowym ewidencjonowaniu dochodów oraz wykazaniu  w sprawozdaniu Rb-27S oraz
  w sprawozdaniu RB-34S na 31.12.2021 r., kwot dochodów niezgodnych z ewidencją księgową,
• nieterminowym przekazaniu na rachunek Gminy Miasto Szczecin wynagrodzenia płatnika składek ZUS oraz przeznaczeniu dochodów na wydatki poniesione przez przedszkole,
• ewidencjonowaniu zakupów na niewłaściwych paragrafach klasyfikacji budżetowej,
• ujęcia wydatku w księgach rachunkowych (dokonanie zapisu księgowego) na kwotę 3 026,40 zł bez dowodu źródłowego,
• ewidencjonowaniu w księgach rachunkowych zakupów artykułów żywnościowych oraz artykułów chemicznych bezpośrednio w koszty, tj. z pominięciem konta magazynowego 310 „Materiały”,
• nieterminowej zapłacie zobowiązania powodującej naliczenie odsetek,które nie zostały zaewidencjonowane oraz zapłacone przez jednostkę,
• nieprawidłowym naliczeniu dodatkowego wynagrodzenia rocznego dla 4. pracowników,w wyniku którego wypłacone wynagrodzenia zostały zawyżone o łączną kwotę 156,40 zł,
• wypłacaniu pracownikowi dodatku z tytułu prowadzenia kasy pomimo określenia ww. czynności w zakresie obowiązków,
• nieprawidłowym prowadzeniu ksiąg inwentarzowych dotyczących ewidencji pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, w wyniku czego błędnie ustalono wartość pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych,
• nienadawaniu składnikom majątku zakupionym w 2021 r. oraz wyszczególnionym w księgach inwentarzowych numerów inwentarzowych oraz w przypadku 6. środków trwałych, niesporządzaniu dokumentów „OT” – przyjęcie środka trwałego do użytkowania,
• nierzetelnym udokumentowaniu inwentaryzacji magazynu żywnościowego i chemicznego,
• zawieraniu umów najmu w latach 2020-2021 z pominięciemprocedury przetargowej,
• niedokonaniu analizy rynku zgodnie zasadami zawartymi w § 13 ust. 1 pkt 1zał. nr 1 do Zarządzenia nr 657/20 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 28 grudnia 2020 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta Szczecin (z późn. zm.), zw. dalej Zarządzeniem nr 657/20, w przypadku wyboru dostawców artykułów spożywczych,
• nieprowadzeniu rejestrów zakupu VAT oraz niekorzystaniu z prawa odliczenia podatku naliczonego od zakupów związanych z działalnością opodatkowaną,
• braku na fakturach sprzedaży i zakupu potwierdzenia kontroli merytorycznej i formalno – rachunkowej oraz w przypadku 29. faktur zakupu, zatwierdzenia środków do wypłaty przez dyrektora oraz głównego księgowego przed zaewidencjonowaniem dokumentów w księgach rachunkowych,
• braku umieszczania pełnej dekretacji na wyciągach bankowych oraz braku potwierdzenia kontroli merytorycznej i formalno–rachunkowej przez dyrektora jednostki oraz głównego księgowego,
• braku kontrasygnaty głównego księgowego na umowach zawartych z dostawcami,
• nieprzekazywaniu rocznych informacji z realizacji uchwały nr LXIII/1169/06 Rady Miasta Szczecin z dnia 16 października 2006 r. w sprawie określenia szczegółowych warunków korzystania z nieruchomości gminnych przez miejskie jednostki organizacyjne nie posiadające osobowości prawnej, w brzmieniu wprowadzonym uchwałą Nr XlI/1025/09 Rady Miasta Szczecin z dnia 23 listopada 2009 r., zmieniająca uchwałę w sprawie określenia szczegółowych warunków korzystania z nieruchomości gminnych przez miejskie jednostki organizacyjne nie posiadające osobowości prawnej, zw. dalej uchwałą Rady Miasta Szczecin nr LXIII/1169/06,
• brakupotwierdzenia w aktach osobowych 3. pracowników informacji o zapoznania się z treścią regulaminu pracy,
• braku potwierdzenia sald należności z kontrahentem prowadzącym księgi rachunkowe,
• nieudokumentowaniu przeprowadzenia uzgodnień treści regulaminu pracy ze związkami zawodowymi działającymi w jednostce.

 Nie stwierdzono natomiast nieprawidłowości w zakresie:

• terminowości przekazywania sprawozdań budżetowych i finansowych do wydziału nadzorującego,
• wywiązywania się z obowiązku przekazywania informacji o transakcjach podejrzanych oraz kontrolach zewnętrznych do WKiAW UM Szczecin.

 Obowiązki głównego księgowego w 2021 r. w PP38 pełniła pani Dorota Grzesiak, zw. dalej główną księgową.

 II. Oceny cząstkowe

1. Dochody

1.1. Wykonanie dochodów

Według sprawozdania rocznego Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych samorządowej jednostki budżetowej za okres sprawozdawczy od początku roku do dnia 31 grudnia 2021 r. (zw. dalej sprawozdaniem Rb-27S),dochody w PP38 w 2021 r. wyniosły ogółem 41 763,26 zł i zostały wykazane na następujących paragrafach klasyfikacji budżetowej:

• 80104 § 0660 - wpływy z opłat za korzystanie z wychowania przedszkolnego w wys. 41 564,00 zł,
• 80104 § 0970 - wpływy z różnych dochodów w wys. 199,26 zł.

Według sprawozdania RB-34S z wykonania dochodów i wydatków na  rachunku, o którym mowa w art. 223 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2021 poz. 305 ze zm., zw. dalej uofp), za okres sprawozdawczy od początku roku do dnia 31 grudnia 2021 r. (zw. dalej sprawozdaniem RB-34S), dochody wyniosły ogółem 125 486,74 zł i zostały wykazanew następujących paragrafach klasyfikacji budżetowej:

• 80104 §0670 - wpływy z opłat za korzystanie z wyżywienia w przedszkolu w kwocie121 242,98 zł,
• 80104 § 0750 - wpływy z najmu i dzierżawy w kwocie 4 243,53 zł,
• 80104 §0920 - wpływy z pozostałych odsetek w kwocie 0,23 zł.

W ramach dochodów za 2021 r. kontroli poddano:

- umowy najmu obowiązujące w 2021 r.,

- dochody uzyskane z tytułu najmu zaewidencjonowane na § 0750 w wys. 4 243,53 zł (100% dochodów osiągniętych z tytułu najmu),

- wpłaty wniesione tytułem odpłatności za żywienie w kwocie ogółem 5 527,50 zł zaewidencjonowane na § 0670,

- wpływy z różnych dochodów na § 0970 w kwocie 199,26 zł (wynagrodzenie płatnika).

W wyniku analizy przedłożonej dokumentacji, w odniesieniu do umów najmu i dochodów uzyskanych z tego tytułu, stwierdzono:

- zawieranie umów najmu w latach 2020-2021 z pominięciem procedury przetargowej. Zgodniez zapisami § 4 ust. 1 uchwały nr LXIII/1169/06 Rady Miasta Szczecina, oddanie przez jednostkę organizacyjną nieruchomości w najem lub dzierżawę następuje w drodze przetargu zgodnie z przepisami ustawy o gospodarce nieruchomościami;

- na koncie najemcy 202-WW-801-80104-0750-03 zaksięgowano po stronie Wn kwotę w wys. 46,13 zł, która nie została wyjaśniona i nie ma pokrycia w wystawionych fakturach sprzedaży;

- w przypadku 7. faktur najmu, płatności nastąpiły po terminie wskazanym na fakturze. Opóźnienia wynosiły od 1. do 352. dni. Od faktur, których płatność uregulowana została po terminie zapłaty wskazanym na fakturach, główny księgowy nie naliczył odsetek ustawowych w transakcjach handlowych oraz równowartości 40 euro tytułem rekompensaty za koszty odzyskiwania należności od ww. faktur, na podstawie szczególnych uprawnień przysługujących wierzycielowi,a wynikających z przepisów ustawy z dnia 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych (Dz.U. z 2022 r. poz. 893, zw. dalej ustawą o opóźnieniach w transakcjachhandlowych).

Zgodnie z zapisami § 2 ust. 6 umówz najemcami,w przypadku opóźnienia w zapłacie ww. należności, wynajmujący ma prawo naliczyć odsetki ustawowe.

Według art. 10 ust. 1 pkt 1 ustawyo opóźnieniach w transakcjachhandlowych wierzycielowi, od dnia nabycia uprawnienia do odsetek (…) przysługiwała od dłużnika, bez wezwania, rekompensata za koszty odzyskiwania należności, stanowiąca równowartość kwoty 40 euro, gdy wartość świadczenia pieniężnego nie przekraczała 5.000 zł. Prawo do rekompensaty przysługiwało, pomimo nie podjęcia przez wierzyciela żadnych działań w celu odzyskania należności, a także wtedy, gdy dłużnik dobrowolnie bez wezwania uregulował zaległość. Warunkiem naliczenia rekompensaty było wystąpienie wymagalności wierzytelności i możliwość naliczenia z tego tytułu odsetek. Powyższe naruszało także postanowienia art. 42 ust. 5 uofp, według których jednostki sektora finansów publicznych są obowiązane do ustalania przypadających im należności pieniężnych, w tym mających charakter cywilnoprawny, oraz terminowego podejmowaniaw stosunku do zobowiązanych czynności zmierzających do wykonania zobowiązania.Zgodniez art. 40 ust. 2 pkt 3 uofp, odsetki od nieterminowych płatności nalicza się i ewidencjonuje nie później niż na koniec każdego kwartału. Na obowiązek naliczania odsetek wskazano ponadto w § 11rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. z 2020 r. poz. 342),zw. dalej rozporządzeniem w sprawie rachunkowości), według któregoodsetki od należności i zobowiązań, w tym również tych, do których stosuje się przepisy dotyczące zobowiązań podatkowych, ujmuje się w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty, lecz nie później niż pod datą ostatniego dnia kwartałuw wysokości odsetek należnych na koniec tego kwartału.

W 2021 r. za wystawiane faktur sprzedaży i naliczanie odsetek odpowiedzialna była główna księgowa.

Placówka nie wywiązała się również z obowiązku złożenia Prezydentowi Miasta Szczecin informacji za 2021 r. z realizacji uchwały nr LXIII/1169/06 Rady Miasta Szczecin.

Ponadto w toku kontroli stwierdzono, że wynagrodzenie przysługujące jednostce jako płatnikowi składek z tytułu wykonywania zadań z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa na podstawie art. 3 ust. 2 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2021 r. poz. 423 ze zm.,zw. dalej ustawą o systemie ubezpieczeń społecznych), naliczone w 2021 r. w kwocie ogółem 15,08 zł, tj. za miesiące: I 2021 r. w wys. 5,52 zł, II 2021 r. w wys. 5,52 zł, X 2021 r. w wys. 0,42 zł oraz XII 2021 r. w wys. 3,42 zł, nie zostało wykazane w sprawozdaniu Rb-27S za 2021 r. i ewidencji księgowej. Kwotę dochodu odprowadzono na rachunek Gminy Miasto Szczecin jako dochód budżetowy w dniu 24.03.2022 r., tj. po terminach określonych w § 4 ust. 2 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 15 stycznia 2014 r. w sprawie szczegółowego sposobu wykonywania budżetu państwa (Dz.U. z 2021 r. poz. 259).

 Kwota dochodów z ww. tytułu została zaewidencjonowana na zmniejszenie wydatków związanych ze składkami ZUS. Przeznaczenie uzyskanych dochodów na wydatki poniesione przez przedszkole, stanowiło naruszenie zasady zawartej w art. 11 ust. 1 uofp, według której jednostkami budżetowymi są jednostki sektora finansów publicznych nieposiadające osobowości prawnej, które pokrywają swoje wydatki bezpośrednio z budżetu, a pobrane dochody odprowadzają na rachunek odpowiednio dochodów budżetu państwa albo budżetu jednostki samorządu terytorialnego.

Wpływy z tytułu opłat za wyżywienie w przedszkolu, zostały wniesione i zaewidencjonowane
w prawidłowej wysokości.

1.2. Należności

W sprawozdaniu Rb-27S za 2021 r. jednostka wykazała należności na dzień 31.12.2021 r.w wys. 181,10 zł.

W sprawozdaniu RB-34S za 2021 r. jednostka wykazała należności na dzień 31.12.2021 r.w wys. 873,33 zł.

W sprawozdaniu Rb-N o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych, sporządzonym wg stanu na koniec IV kwartału 2021 r. (zw. dalej sprawozdaniem Rb-N), wykazano należności wymagalne w kwocie ogółem 1 054,43 zł, z następujących tytułów:

- odpłatność za pobyt dzieci w przedszkolu w wys. 181,10 zł, termin płatności 07.12.2021 r. (data spłaty należności 18.02.2022 r.),

- odpłatność za wyżywienie dzieci w przedszkolu w wys. 781,08 zł (termin płatności 07.12.2021 r. (data spłaty należności 18.02.2022 r.),

- faktura nr PP38/21/F/11 z dnia 27.04.2021 r. w wys. 92,25 zł, termin zapłaty 04.05.2021 r. 

Na ewidencji analitycznej najemcy, błędnie ujęto fakturę nr PP38/21/F/16 z dnia 01.06.2021 r. w wys. 92,25 zł, jako fakturę niezapłaconą, natomiast zaległość dotyczyła faktury innego najemcy, tj. faktury nr PP38PP38/21/F/11 z dnia 27.04.2021 r., z terminem płatności 04.05.2021 r. Powyższa faktura została również błędnie wykazana w załączniku dosprawozdania Rb-N za 2021 r. z terminem płatności 10.12.2021 r. (kwotę wykazano prawidłowo).

Faktura nie została uregulowana. Wezwanie do zapłaty nie zostało wysłane.

Za powyższe odpowiedzialność ponosiła główna księgowa.

Wartość należności w sprawozdaniach Rb-N, Rb-27S oraz RB-34S za 2021 r. zostały wykazane w prawidłowej wysokości i były zgodne z kwotą ogółem wykazaną w ewidencji księgowej prowadzonej dla kont: 202-U1-801-08010-0660, 202-WW-801-80104-0670, 202-WW-801-80104-0750.

W odniesieniu do należności dotyczących odpłatności za pobyt i wyżywienie dzieci w przedszkolu nie stwierdzono nieprawidłowości.

Należności z tego tytułu podlegały stosownemu monitorowaniu.

2. Wydatki

2.1 Wykonanie wydatków

Zaplanowane wydatki w PP38 w wysokości 1 589 380,00 zł, zrealizowane zostały w 98,57%, tj. w kwocie 1 566 662,08 zł.

W sprawozdaniu Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych samorządowej jednostki budżetowej za okres sprawozdawczy od początku roku do dnia 31 grudnia 2021 r. (zw. dalej sprawozdaniem Rb-28S) wykazano wydatki na kwotę 1 441 175,34 zł.

W sprawozdaniu RB-34S za 2021 r. wykazano wydatki w wys. 125 486,74 zł.

Analizie poddano 41. źródłowych dowodów księgowych wraz z wyciągami bankowymi potwierdzającymi płatność, na łączną kwotę 116 642,74 zł, co stanowiło 7,45% ogólnych wydatków jednostki, na łączną kwotę 1 566 662,08 zł, w tym ze środków budżetowych na kwotę ogółem w wys. 96 192,59 zł oraz ze środków z wydzielonego rachunku dochodów (zw. dalej wrd) w wys. 20 450,15 zł.

W wyniku kontroli wydatków, stwierdzono:

- w przypadku wszystkich faktur zakupu objętych kontrolą, brak potwierdzenia kontroli merytorycznej oraz formalno-rachunkowej oraz w przypadku 29. faktur, zatwierdzenia do wypłaty przez dyrektora oraz głównego księgowego nastąpiło przed zaewidencjonowaniem dokumentów w księgach rachunkowych;

- w przypadku opłat za gospodarowanie odpadami w kwocie ogółem 3 026,40 zł, wydatek został udokumentowany dwoma wyciągami bankowymi (prawidłowość kwoty ustalono na podstawie zawiadomienia z dn. 18.12.2020 r. o wymiarze ww. opłaty). Wydatku nie udokumentowano dowodem PK – Polecenie księgowania. Ponadto opłaty za miesiące: od III do X 2021 r. zostały wniesione po terminie wskazanym w zawiadomienie o wymiarze opłat.

Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2021 r. poz. 217,zw. dalej uor), dowód księgowy powinien zawierać co najmniej stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.Wg Procedury obiegu dowodów finansowo-księgowych, stanowiącej  załącznik nr 3 do Polityki rachunkowości PP38,wszystkie dowody księgowe winny być sprawdzone pod względem merytorycznym, formalno-rachunkowym oraz zatwierdzone do wypłaty ze środków. Zatwierdzenie do wypłaty przez dyrektora jednostki nie może nastąpić przed dokonaniem kontroli merytorycznej oraz formalno-rachunkowej oraz wprowadzeniem dokumentu do systemu finansowo-księgowego (zw. dalej systemem f-k).

Na podstawie art. 44 ust. 3 pkt 3 uofp, wydatki publiczne powinny być dokonywane w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.

- na kontach 402-1L-801-80104-4300/201-1L-801-80104-4520 zaksięgowano wydatek w kwocie 3 026,40 zł, udokumentowany wydrukiem dekretacyjnym z dnia 29.01.2021 r. Nie przedłożono wyjaśnień oraz dokumentacji dotyczącej ww. wydatku;

- zakupy artykułów żywnościowych oraz artykułów chemicznych księgowano bezpośrednio w koszty, tj. z pominięciem konta magazynowego 310 „Materiały”, pomimo że w jednostce prowadzony był magazyn artykułów żywnościowych i chemicznych, a wg zapisów Polityki rachunkowości jednostka powinna stosować ewidencję na koncie księgi głównej 310 „Materiały”, ze względu na funkcjonującą gospodarkę materiałową (magazynową) z prowadzoną ewidencją ilościowo-wartościową żywności i środków czystości;

- w przypadku zakupów pomocy dydaktycznych, udokumentowanych 3. fakturami, wydatki ujęto na § 4210 „Zakup materiałów i wyposażenia”, zamiast na § 4240 „Zakup środków dydaktycznych i książek” klasyfikacji budżetowej;

- na fakturach wystawionych przez ZWiK wyszczególniono należności przeterminowane, tj. odsetki ustawowe w wys. 2,28 zł. Odsetki nie zostały zapłacone oraz nie zostały zaewidencjonowane na § 458 „Pozostałe odsetki”.

Powyższe było niezgodnie z załącznikiem nr 4 do Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz.U. z 2022 r. poz. 513, zw. dalej rozporządzeniem w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów) oraz naruszało przepis art. 44 ust. 3 pkt 3 uofp;

- 2. faktury dotyczące naprawy zmywarki, błędnie zaewidencjonowano na § 4300 klasyfikacji budżetowej;

Zgodnie z przepisami rozporządzenia w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów, ww. wydatki powinny być zaewidencjonowane na § 4270 „Zakup usług remontowych", który obejmuje m.in. wydatki na zakup usług konserwacyjnych i naprawczych urządzeń i sprzętu.

- brak bieżącego ewidencjonowania faktur zakupu w systemie finansowo-księgowym (zw. dalej systemem f-k);

Zgodnie z art. 24 ust. 1 uor, księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco. Na podstawie art. 24 ust. 5 pkt 1 uor, księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bieżąco, jeżeli pochodzące z nich informacje umożliwiają sporządzenie w terminie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych, sprawozdań, w tym deklaracji podatkowych oraz dokonanie rozliczeń finansowych.

- na 15. fakturach stwierdzono brak daty wpływu;

Wg zapisów zał. nr 2 do Polityki rachunkowości jednostki, potwierdzeniem wpływu dowodu księgowego jest pieczęć z datą przyjęcia („Wpłynęło”) do jednostki.

- wyciągi bankowe dotyczące 2021 r. (zw. dalej WB), nie posiadały pełnej dekretacji, tj. wskazań dotyczących klasyfikacji budżetowej oraz opcjonalnie nie zostały dołączone wydruki dekretacyjne z systemu f-k. WB nie posiadały również potwierdzenia kontroli merytorycznej i formalno–rachunkowej;

Powyższe było niezgodne z zapisami polityki rachunkowości jednostki.

- wydruki dekretacyjne do wszystkich faktur zakupu wydrukowano i dołączono do dokumentacji po okresie bilansowym, tj. w trakcie kontroli w dniu 1.03.2022 r.;

- na wydrukach z sytemu f-k „Analityka rachunków bankowych wg dokumentów” dotyczących  2021 r. w kolumnie „Opis”, stwierdzono brak opisu - danych identyfikacyjnych dotyczących dokumentu źródłowego (faktury).

Zgodnie z art. 23 ust. 2 pkt 3 uor,zapis księgowy powinien zawierać co najmniej zrozumiały tekst, skrót lub kod opisu operacji, z tym że należy posiadać pisemne objaśnienia treści skrótów lub kodów. Wg art. 23 ust. 4 uor, zapisy w dzienniku i na kontach księgi głównej powinny być powiązane ze sobą w sposób umożliwiający ich sprawdzenie. Na podstawie art. 24 ust. 4 pkt 1uor,księgi rachunkowe uznaje się za sprawdzalne, jeżeli umożliwiają stwierdzenie poprawności dokonanych w nich zapisów, stanów (sald) oraz działania stosowanych procedur obliczeniowych, a w szczególności udokumentowanie zapisów pozwala na identyfikację dowodów i sposobu ich zapisania w księgach rachunkowych na wszystkich etapach przetwarzania danych.

Za powyższe odpowiedzialność ponosiła główna księgowa.

Kontrolą objęto również zgodność udzielania zamówień z zasadami zawartymi w obowiązującym w 2021 r. załączniku nr 1 do Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecin nr 657/20.

Stwierdzono, że w przypadku zamówień dotyczących artykułów spożywczych zrealizowanych w 2021 r. o wartości szacunkowej 95 000,00 zł, zamówień udzielono bez dokonano analizy rynku. Zgodnie z § 13 ust. 1 pkt 1 zarządzenia nr 657/20, udzielając zamówienia, o którym mowa w § 11 ust. 1 pkt 2, oprócz zasady gospodarności, celowości i rzetelności wydatkowania środków finansowych, komórka merytoryczna musi również przestrzegać niżej wymienionych zasad, tj. przed zawarciem umowy komórka merytoryczna dokonuje analizy rynku w celu wybrania takiego wykonawcy, który zapewni odpowiednią jakość i korzystną cenę przedmiotu zamówienia przy uwzględnieniu wszystkich potrzeb zamawiającego; analiza rynku polega w szczególności na skierowaniu zapytania (np. pisemnie lub za pośrednictwem poczty elektronicznej) do minimum dwóch potencjalnych wykonawców.

Wg wyjaśnień dyrektora jednostki, w 2021 r. kontynuowano współpracę z dostawcami z poprzednich lat, z którymi zawarto umowy ustne.

Ponadto stwierdzono na 3. umowach objętych kontrolą, dotyczących świadczenia usług w 2021 r., brak kontrasygnaty głównego księgowego. W myśl art. 54 ust. 3 uofp, dowodem dokonania przez głównego księgowego wstępnej kontroli w zakresiezgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym orazkompletności i rzetelności dokumentów, jest jego podpis złożony na dokumentach dotyczących danej operacji.

Faktury objęte kontrolą zawierały zatwierdzenie do wypłaty przez dyrektora oraz głównego księgowego.W przypadku pozostałych zamówień objętych kontrolą, kierownik jednostki dokonał analizy rynku oraz sporządził notatki służbowe z udzielenia zamówienia.

2.2. Zobowiązania

W przedłożonym sprawozdaniu Rb-28S za 2021 r. jednostka wykazała zobowiązania na dzień 31.12.2021 r. w wys. 108 240,05 zł.

Na powyższą kwotęskładały się zobowiązania budżetowe wykazane w następujących paragrafach klasyfikacji budżetowej:

• §4010 - listy płac w wys. 14 835,40 zł
• § 4040 - dodatkowe wynagrodzenie roczne (zw. dalej DWR) w wys. 68970,59 zł,
• § 4110 - składki ZUS w wys. 19 026,03 zł,
• § 4120 - składki FP w wys. 2 477,86 zł.
• § 4210 – zakup materiałów w wys. 2 406,33 zł,
• § 4280 – badania pracownicze w wys. 67,00 zł,
• § 4300 – wywóz odpadów w wys. 456,84 zł.

W sprawozdaniu Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków wrd, sporządzonym na dn. 31.12.2021 r., wykazano zobowiązania w wys. 66,78 zł z tytułu zakupu artykułów spożywczych.

W sprawozdaniu Rb-Z o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń, sporządzonym wg stanu na koniec IV kwartału 2021 r. nie wykazano zobowiązań.

Nieprawidłowości nie stwierdzono.

Kwoty zobowiązań wykazane w sprawozdaniach Rb-Z oraz Rb-34S były zgodne z ewidencją księgową.

3. Zatrudnienie i wynagrodzenia

Kontrolą objęto dokumentację pracowniczą 5. z 25. pracowników zatrudnionych w PP38 w 2021 r., tj. 20 % ogółu zatrudnionych.

Analizę prawidłowości naliczania wynagrodzeń przeprowadzono na podstawie akt osobowych, stanowiących podstawę naliczania i ewidencji na listach płac. Akta osobowe pracowników poddano kontroli pod względem prawidłowości zaszeregowania, zajmowanego stanowiska, posiadanego wykształcenia, przyznanych dodatków i zakresu obowiązków zatrudnionych pracowników oraz w zakresie zgodności z przepisami dotyczącymi prowadzenia dokumentacji pracowniczej wynikającymi z rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Kontrolę prawidłowości naliczania wynagrodzeń(z pominięciem prawidłowości naliczania wynagrodzenia chorobowego i zasiłków), przeprowadzono dla tych samych pracowników, których akta osobowe poddano kontroli. Kontroli poddano wynagrodzenia na kwotę 153 474,96 zł, tj.14,84% ogólnej kwoty wynagrodzeń osobowych wynoszącej 1 034 111,54 zł, zaewidencjonowanej w 2021 r. na następujących paragrafach klasyfikacji budżetowej:

- § 4010 - wynagrodzenia osobowe pracowników: 966 137,38 zł, z tego kontrolą objęto wynagrodzenia na kwotę 138 844,08 zł, stanowiące 14,37% wynagrodzeń osobowych,

- § 4040 – dodatkowe wynagrodzenie roczne: 67 974,16 zł, z tego kontrolą objęto kwotę 14 630,88 zł, stanowiącą 21,52% ogólnej kwoty dodatkowego wynagrodzenia rocznego.

W przypadku akt osobowych 3. pracowników, stwierdzonobrakpotwierdzenia zapoznania się z treścią regulaminu pracy. Zgodnie z §3 pkt 2 lit. e tiret pierwsze rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. z 2018 r., poz. 2369) w aktach osobowych pracownika powinno znajdować się potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z treścią regulaminu pracy (art. 104³ § 2 Kodeksu pracy zw. dalej k.p.) albo obwieszczenia (art. 150 § 7 k.p.).

Analiza prawidłowości naliczania wynagrodzeń przeprowadzona na podstawie akt osobowych wykazała, że pracownikowi pełniącemu obowiązki intendenta i kasjera w 2021 r., wypłacano dodatek kasjerski w wys. 526,21 zł brutto za prowadzenie kasy (25% stawki wynagrodzenia zasadniczego), pomimo określenia czynności związanych z prowadzeniem kasy w zakresie obowiązków.

W przypadku, gdy prowadzenie kasy jest obowiązkiem ujętym w zakresie czynności pracownika, jest to obowiązek wykonywany w ramach etatu i wynagrodzenia zasadniczego - dlatego nie ma żadnych podstaw, by przyznawać dodatek za wykonywanie tych czynności, zgodnie z art. 39 ust. 2 pkt 2 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz.U. z 2022 poz. 530).

W wyniku kontroli prawidłowości naliczenia dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2020 r., wypłaconego w 2021 r., w przypadku 4. pracowników stwierdzono, że kwoty dodatkowego wynagrodzenia rocznego wypłaconego w 2021 r., zostały zawyżone łącznie o 156,40 zł, w wyniku przyjęcia do podstawy premii uznaniowej przyznanej przez dyrektora PP38.

Zgodnie z art. 94 pkt. 5 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy(Dz.U. z 2020 r. poz. 1320), zw. dalej k.p., do obowiązków pracodawcy należy terminowe i prawidłowe wypłacanie wynagrodzenia.

Osobą odpowiedzialną w 2020 r. za naliczanie wynagrodzeń i sporządzanie list płac była główna księgowa.

Dokumentacja pracownicza prowadzona była w postaci akt osobowych poszczególnych pracowników, w podziale na części: A, B, C i D.Dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych były ułożone chronologicznie i ponumerowane, zgodnie z przepisami dotyczącymi prowadzenia dokumentacji pracowniczej.

W przypadku 3. pracowników (głównego księgowego, intendenta i nauczyciela) stwierdzono brak w aktach osobowych informacji z Krajowego Rejestru Karnego o braku figurowania w kartotece karnej oraz w przypadku głównego księgowego stwierdzono brak dokumentacji związanej z wykształceniem oraz posiadanymi kwalifikacjami na zajmowanym stanowiskiem. Dokumenty w trakcie kontroli uzupełniono.

W przypadku pozostałych wynagrodzeń pracowników objętych kontrolą, stwierdzono, że wynagrodzenia naliczane były zgodnie z dokumentacją pracowniczą, decyzjami dyrektora i obowiązującymi w tym zakresie przepisami oraz ze sporządzonymi i zatwierdzonymi do wypłaty listami płac.

Kontrola nie obejmowała prawidłowości naliczania i wypłaty świadczeń z ZFŚS.

4. Podatek dochodowy i składki ZUS

Według deklaracji PIT-4R za 2021 r. podatek dochodowy od osób fizycznych naliczony został w kwocie ogółem 72 399,00 zł (zapłacony w kwocie 72 181,00 zł po uwzględnieniu wynagrodzenia płatnika).

Według deklaracji ZUS P DRA za poszczególne miesiące 2021 r., składki na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne i na Fundusz Pracy naliczone zostały w kwocie ogółem 355 408,82 zł (zapłacone w kwocie 355 444,16 zł po uwzględnieniu wynagrodzenia płatnika).

Kontrolą objęto zgodność dokonanych wpłat z deklaracjami PIT-4R i deklaracjami ZUS P DRA oraz terminowość tych wpłat w okresie od stycznia do grudnia 2021 r.

Nieprawidłowości nie stwierdzono.

W 2021 r. jednostka korzystała z możliwości pomniejszenia o wynagrodzenie płatnika zobowiązań z tytułu terminowego wpłacania podatku dochodowego od osób fizycznych i prawidłowo wypłaconych świadczeń ZUS w razie choroby i macierzyństwa na podstawie art. 28 §1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2021 r. poz. 1540 ze zm.)oraz art. 3 ust. 2 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

Według deklaracji PIT-4R za 2020 r., wynagrodzenie z ww. tytułu wyniosło 218,00 zł, natomiast wg deklaracji ZUS P DRA za 2021 r., wynagrodzenie płatnika z tego tytułu naliczone zostało
w kwocie łącznej 35,34 zł.

W sprawozdaniu Rb-27S za 2021 r. w § 0970 „Wpływy z różnych dochodów” została wykazana kwota w wysokości 199,26 zł. Różnica w wysokości 8,00 zł dotyczyła wynagrodzenia płatnika z tytułu terminowego wpłacania podatku od świadczeń z ZFŚS.

Podatek dochodowy od osób fizycznych i składki ZUS za poszczególne miesiące 2021 r., uregulowane zostały w terminach wynikających z art. 38 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2021 r. poz. 1128 ze zm.)oraz art. 47 ust. 1 pkt 2 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

Osobą odpowiedzialną za sporządzanie deklaracji ZUS P DRA i PIT-4R oraz ustalanie kwot w nich wykazanych w 2021 r. była główna księgowa.

5. Sprawozdawczość

Badaniem objęto sprawozdania:

1. Sprawozdanie roczne Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych za okres sprawozdawczy od początku roku do dnia 31.12.2021 r., wykazujące dochody w wys. 41.763,26 zł. W sprawozdaniu wykazano należności w wysokości 181,10 zł.
2. Sprawozdanie roczne Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych za okres sprawozdawczy od początku roku do dnia 31.12.2021 r., wykazujące wydatki w kwocie ogółem w wys. 1.441.175,34 zł. W sprawozdaniu wykazano zobowiązania na kwotę w wys. 108.240,05 zł.
3. Sprawozdanie RB-34S z wykonania dochodów i wydatków na rachunku za okres sprawozdawczy od początku roku do dnia 31.12.2021 r., o którym mowa w art. 223 ust. 1 uofp, wykazujące dochody i wydatki w kwocie 125.486,74 zł. W sprawozdaniu wykazano należności netto w kwocie 873,33 zł oraz zobowiązania w wys. 66,78 zł.
4. Sprawozdanie kwartalne Rb-N o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych wg stanu na koniec IV kwartału 2021 r.W sprawozdaniu wykazano pozostałe należności z tytułu dostaw towarów i usług w kwocie 1 054,43 zł.
5. Sprawozdanie kwartalne Rb-Z o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz poręczeń i gwarancji wg stanu na koniec IV kwartału 2021 r., w sprawozdaniu nie wykazano zobowiązań.
6. Sprawozdanie roczne Rb-23 o stanie środków na rachunkach bankowych państwowych jednostek budżetowych za 2021 r. W sprawozdaniu wykazano dochody wykonane i przekazane na centralny rachunek bieżący budżetu państwa w wys. 41 763,26 zł oraz środki otrzymane z Min. Fin. i wydatki wykonane wykazane w sprawozdaniu Rb-28S w wys.1 441.175,34 zł.

Plan dochodów budżetowych na dzień 31.12.2021 r. wyniósł 41 944,36 zł i uległ zwiększeniu w porównaniu z planem na dzień 01.01.2021 r., który wynosił 40 485,00 zł.

Plan wydatków budżetowych na dzień 31.12.2021 r. wyniósł 1 441180,00 i wzrósł w porównaniu  z planem na dzień 01.01.2021 r., który wynosił 1 090 871,00 zł.

Plan dochodów i wydatków wrd na dzień 31.12.2021 r. wyniósł 148 200,00 zł i wzrósł w porównaniu z planem na dzień 01.01.2021 r., który wynosił 132 450,00 zł.

W wyniku analizy przedłożonej dokumentacji stwierdzono:

1) Kwoty dochodów wynikające ze sprawozdania Rb-27S za 2021 r. były niezgodne z ewidencją księgową. Powyższe dotyczyło następujących paragrafów klasyfikacji budżetowej, tj.:

- w § 801-80104-0660-U1 „Wpływy z opłat za korzystanie z wychowania przedszkolnego”, dochody wg ewidencji wynosiły 41.503,00 zł, natomiast wg sprawozdania Rb-27S wynosiły 41.564,00zł (różnica wynosiła 61,00 zł),

- w§801-80104-0670-WW „Wpływy z opłat za korzystanie z wyżywienia w jednostkach realizujących zadania z zakresu wychowania przedszkolnego”, dochody wg ewidencji wynosiły 235,00 zł, natomiast w sprawozdaniu Rb-27S nie wykazano dochodów z tego tytułu.

2) Wg sprawozdania RB-34S za 2021 r., dochody uzyskane w § 0670 „Wpływy z opłat za korzystanie z wyżywienia”, zostały wykazane w wys.121 242,98 zł, natomiast wg analityki rachunków bankowych prowadzonej wrd, kwota dochodów w § 0670 wynosiła121 007,98 zł (różnica wynosiła 235,00 zł).

3) Wg ewidencji księgowej prowadzonej dla wrd na §0660 „Wpływy z opłat za korzystanie z wychowania przedszkolnego”,zaewidencjonowano nieprawidłowo dochody z tego tytułu w wys. 61,00 zł. Ww. dochody nie zostały ujęte w sprawozdaniu RB-34S. Dochody z tego tytułu powinny wpływać na konto budżetu, natomiast  zostały prawidłowo wykazane w sprawozdaniu Rb-27S za 2021 r.

Na podstawie § 3 ust. 1 pkt 4-5 załącznika nr 36 – Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego do Rozporządzenia Ministra Rozwoju z dnia 9 stycznia 2018 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz.U. z 2020 r. poz. 1564 ze zm , zw. dalej rozporządzeniem sprawie sprawozdawczości budżetowej), w sprawozdaniu Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych samorządowej jednostki budżetowej, w kolumnie „Dochody wykonane (wpływy minus zwroty)” wykazuje się dochody wykonane na podstawie ewidencji analitycznej do rachunku bieżącego – subkonto dochodów oraz do kasy jednostki i zapłaconych kartą płatniczą, natomiast w kolumnie „Dochody otrzymane” wykazuje się kwoty dochodów otrzymanych na rachunek bankowy jednostki w okresie sprawozdawczym, pomniejszone o dokonane zwroty.

Powyższe  działanie było również niezgodne z zapisami § 2 ust. 1 pkt 1 i 2 uchwały nr XXIV/705/12 Rady Miasta Szczecin z dnia 26 listopada 2012 r. w sprawie gromadzenia dochodów na wrd przez samorządowe jednostki budżetowe prowadzące działalność w zakresie oświaty, wydanej na podstawie art. 223 uofp, w brzmieniu obowiązującym w 2021 r., tj. zmienionym uchwałą nr XXV/1042/13 Rady Miasta Szczecin z dnia 18 listopada 2013 r.

Zgodnie z treścią ww. przepisu, na wrd samorządowe jednostki budżetowe mogą gromadzić dochody uzyskiwane, m.in.:

- z działalności wykraczającej poza zakres działalności podstawowej, określonej w statucie, polegającej na świadczeniu usług,

- z opłat finansowanych ze środków pomocy społecznej lub wniesionych przez rodziców lub opiekunów prawnych za posiłki, z których dziecko korzysta podczas pobytu w przedszkolu i oddziale przedszkolnym.

4) W sprawozdaniu Rb-27S w kol. 9. wykazano należności pozostałe do zapłaty ogółem w wys. 181,10 zł, które wg informacji głównego księgowego oraz załącznika do sprawozdania Rb-N były należnościami wymagalnymi.

W kolumnie 10. „zaległości netto” należności nie wykazano.

Jednostki samorządu terytorialnego są zobowiązane do sporządzania sprawozdań Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych stosownie do zasad określonych w Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego, stanowiącej załącznik nr 36 do rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej.Stosownie do przepisu § 3 ust. 1 pkt 7 ww. instrukcji w kolumnie "Saldo końcowe" wykazuje się należności pozostałe do zapłaty, w tym m.in. "zaległości netto", tj. należności pozostałe do zapłaty, których termin zapłaty już minął i mogą być egzekwowane.

Sprawozdania były sporządzane i przekazywane terminowo.

6. Inwentaryzacja

W toku kontroli sprawdzono wypełnienie przez jednostkę zapisów art. 26 ust. 3 uor w zakresie częstotliwości inwentaryzacji, a także sposób jej przeprowadzenia oraz sporządzenia dokumentacji potwierdzającej wykonanie i rozliczenie inwentaryzacji na dzień 31.12.2021 r. Sprawdzono również, czy czynności inwentaryzacyjne zostały zrealizowane zgodnie z obowiązującą w PP38 instrukcją inwentaryzacyjnąoraz czy wartość majątku według ksiąg inwentarzowych i według dokumentacji inwentaryzacyjnej, była zgodna z wartością majątku wykazaną w księgach rachunkowych. Dokonano również sprawdzenia zgodności stanu środków pieniężnych na rachunkach bankowych z otrzymanymi przez jednostkę potwierdzeniami sald na dzień 31.12.2021 r.

Ostatni spis z natury majątku PP38, zgodnie z art. 26 ust. 3 pkt 3 uor, został przeprowadzony w 2018 r. na podstawie zarządzenia nr 9/2018 z dnia 01.10.2018 r. dyrektora PP38 w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji.

Inwentaryzację roczną przeprowadzono na podstawie zarządzenia dyrektora PP38 z dnia 1.12.2021 r. w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji. Zgodnie z § 3 zarządzenia, zakres inwentaryzacji obejmował: środki pieniężne, druki ścisłego zarachowania w kasie, zapasy materiałów, produktów gotowych oraz półproduktów znajdujących się na składowisku strzeżonym i objętych ewidencją ilościowo-wartościową – magazyn żywności i magazyn chemiczny. Inwentaryzację przeprowadzono drogą spisu z natury.

Kontrolującemu przedłożono następujące księgi inwentarzowe w postaci wydruku komputerowego z programu przeznaczonego do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, tj.:

- „Ewidencję środków trwałych – rok 2021”,

- „Ewidencję wyposażenia” prowadzoną od 2011 r.,

- „Ewidencję wartości niematerialnych i prawnych 2021 r.”

W toku kontroli stwierdzono:

1) Ewidencja pozostałych środków trwałych (wyposażenia):

- ewidencja nie zawierała wskazania miejsca użytkowania oraz osób odpowiedzialnych za powierzone mienie;

- pozostałe środki trwałe zakupione przed 2018 r. zostały wprowadzone do ewidencji bez numeru dokumentu (dowodu źródłowego, faktury);

- wartość pozostałych środków trwałych na koncie 013 na dzień 31.12.2021 r. nie została zmniejszona o wartość zlikwidowanych z dniem 14.01.2021 r. pozostałych środków trwałych na kwotę 1 907,73 zł oraz wartości niematerialnych i prawnych na kwotę 996,30 zł;

- w przypadku likwidacji leżaków w 2021 r. w ewidencji nie wpisano liczby zlikwidowanych sztuk ani kwoty (powyższe dane wynikają z protokołu likwidacji– zlikwidowano  12 szt. leżaków);

- w ewidencji wykazano wartości niematerialne i prawne (programy, licencje) na kwotę ogółem 3.527,82 zł, które powinny być wykazane w ewidencji wartości niematerialnych i prawnych;

W związku z powyższym, błędnie wykazano wartość pozostałych środków trwałych na dzień 31.12.2021 r. (saldo konta 013), która powinna wynosić 255 146,02 zł (przy uwzględnieniu błędnie wykazanych pozostałych środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz błędu rachunkowego w wys. 4,00 zł).

- w przypadku 6. środków trwałych nie sporządzono dokumentów „OT” – przyjęcie środka trwałego do użytkowania;

-składnikom majątku, zakupionym w 2021 r. oraz wyszczególnionym w księgach inwentarzowych, nie nadawano numerów inwentarzowych.

Brak oznaczeń poszczególnych składnikach majątku uniemożliwiał ich identyfikację i zestawienie z zapisami w księgach inwentarzowych. Powyższe było niezgodne z zapisami Instrukcji inwetaryzacyjnej, stanowiącej załącznik nr 4 do Polityki rachunkowości.

2) Ewidencja wartości niematerialnych i prawnych:

- ewidencja wartości niematerialnych i prawnych zawierała 4. pozycje programów i licencji zakupionych w 2021 r. na wartość ogółem 983,80 zł, w tym licencje  o wartości o 639,40 zł o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności krótszym niż rok;

Zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 14 uor, za wartości niematerialne i prawne uważa się

z zastrzeżeniem pkt 17, nabyte przez jednostkę, zaliczane do aktywów trwałych, prawa majątkowe nadające się do gospodarczego wykorzystania, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, przeznaczone do używania na potrzeby jednostki.

Przy uwzględnieniu powyższych ustaleń, kwota wartości niematerialnych i prawnych (saldo konta 020) powinna wynosić 2 875,92 zł.

Księgi inwentarzowe, jako księgi pomocnicze, stanowiące uszczegółowienie i uzupełnienie zapisów kont księgi głównej, tak jak inne księgi rachunkowe, zgodnie z zapisami art. 24 ust. 1 uor, powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco.

3) Inwentaryzacja magazynu żywnościowego oraz chemicznego:

- przedłożono dwa arkusze spisu z natury z inwentaryzacji rocznej na dzień 3.01.2022 r., tj. arkusz, w którym odręcznie wypełniono pozycje dotyczące ilości towarów - arkusz nie zawierał cen jednostkowych oraz wartości (poszczególne strony arkusza nie zostały wycenione) oraz arkusz będący wydrukiem z programu „Progman Stołówka”, w którym zostały wypełnione pozycje dotyczące ilości, ceny i wartości. Suma arkusza wynosiła 7 117,00 zł i była zgodna z saldem konta magazynowego 310-30 „Materiały żywnościowe”;

- przedłożono wykaz różnić inwentaryzacyjnych magazynu spożywczego, ustalonych drogą spisu z natury na dzień 3.01.2022 r. (wydruk z programu „Progman Stołówka”), wykazujący ilość

i wartość ewidencyjną magazynu w wys. 7 117,00 zł, ilość zatwierdzoną poszczególnych towarów oraz brak  różnic inwetaryzacyjnych;

- przedłożono dwa arkusze spisu z natury z inwentaryzacji rocznej na dzień 31.12.2021 r., tj. arkusz, w którym odręcznie wypełniono pozycje dotyczące ilości towarów - arkusz nie zawierał cen jednostkowych oraz wartości (poszczególne strony arkusza nie zostały wycenione) oraz arkusz będący wydrukiem z programu „Progman Stołówka”, w którym zostały wypełnione pozycje dotyczące ilości, ceny i wartości. Suma arkusza wynosiła 1 563,52 zł  i była zgodna z saldem konta magazynowego 310-30-01 „Materiały pozostałe”;

- przedłożono wykaz różnić inwentaryzacyjnych magazynu chemicznego, ustalonych drogą spisu z natury na dzień 31.12.2021 r. (wydruk z programu „Progman Stołówka”), wykazujący ilość i wartość ewidencyjną magazynu w wys. „0” oraz ilość zatwierdzoną „0”. Nie wykazano różnić inwetaryzacyjnych.

Brak wyceny składników majątku objętych spisem z natury, uniemożliwia wypełnienie zapisów art. 26 ust. 1 pkt 1 uor oraz Instrukcji inwetaryzacyjnej, zgodnie z którymi,jednostki przeprowadzają na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzację rzeczowych składników aktywów obrotowych drogą spisu ich ilości z natury, wyceny tych ilości, porównania wartości z danymi ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic.

4) Potwierdzenia sald należności z kontrahentami prowadzącymi księgi rachunkowe:

- w przypadku najemcy będącego spółką z .o. o. spółką komandytową, jednostka nie wystąpiła
o potwierdzenie salda należności.

Zgodnie z art. 26 ust.1 pkt 2 uor, jednostki przeprowadzają na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzację należności, drogą uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu aktywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic.

Osobą odpowiedzialną za prowadzenie ksiąg inwentarzowych oraz prowadzenie dokumentacji inwentarzowej do dokonania ostatecznej wyceny składników majątkowych i rozliczenia inwentaryzacji w 2021 r. była główna księgowa.

Wartość środków trwałych wynikająca z ewidencji środków trwałych na dzień 31.12.2021 r. wynosiła 422 944,49 zł i była zgodna z zestawieniem obrotów i sald dla konta 011 za dzień 31.12.2021 r. Wartość inwetaryzacyjna pozostałych środków trwałych na dzień rozliczenia inwentaryzacji wg ewidencji wynosiła ogółem 260 585,57złi była zgodna z wartością majątku wynikającą z zestawienia obrotów i sald dla konta 013 za dzień 31.12.2021 r.

Kwota wartości niematerialnych i prawnych wykazana na zestawieniu obrotów i sald na dzień 31.12.2021 r., tj. saldo konta 020, wynosiła 983,80 zł i była zgodna z kwotą wykazaną w ewidencji wartości niematerialnych i prawnych.

Wartość środków pieniężnych wynikająca z ostatnich raportów kasowych oraz wyciągów bankowych za 2021 r. była zgodna z księgamirachunkowymi.Wykazane przez bank salda środków na poszczególnych rachunkach były zgodne z ewidencją księgową.

7. Dokumentacja finansowo – księgowa

W toku kontroli, analizie poddano obowiązujące w 2021 r. następujące instrukcje i regulaminy:

1) Politykę rachunkowości wraz z załącznikami:

- zał. nr 1 - Wykaz aktów prawnych, skrótów i definicji będących podstawą opracowania i wprowadzenia polityki rachunkowości,

- zał. nr 2 - Elementy obligatoryjne polityki rachunkowości,

- zał. nr 3 - Procedura obiegu dowodów finansowo-księgowych,

- zał. nr 4 - Instrukcja inwentaryzacyjna,

- zał. nr 5 - Instrukcja kasowa,

- zał. nr 6 - Mapowanie stanowisk do ról biznesowych.

2) Regulamin pracy,

3) Regulamin wynagradzania.

Kontrola zapisów procedur obowiązujących 2021 r. w jednostce wykazała:

- w Instrukcji kasowej obowiązującej w 2021 r., wysokość pogotowia kasowego ustalono w wys. 1000,00 zł, pomimo że faktycznie wysokość pogotowia kasowego utrzymywano na poziomie 6000,00 zł,

- Procedura obiegu dowodów finansowo-księgowych zawierała wykaz stanowisk nie występujących w strukturze organizacyjnej jednostki,

- jednostka nie posiadała karty wzorów podpisów, tj.wykazu osób oraz wzorów podpisów osób upoważnionych do wystawiania, podpisywania i sprawdzenia dokumentów oraz dysponowania gotówką, zatwierdzania dowodów kasowych do wypłaty i pobierania zaliczek,

- Regulamin pracy obowiązujący od 1.01.2009 r. nie zawierał pieczęci i podpisów potwierdzających uzgodnienie treści z organizacją związkową ZNP w Szczecinie oraz zawierał nieaktualne publikatory,

- część aneksów do Regulaminu pracy nie została wprowadzona zarządzeniem dyrektora placówki,

- załączniki do Regulaminu wynagradzania: tabela miesięcznych stawek wynagrodzenia zasadniczego oraz wykaz stanowisk, kwalifikacji i zaszeregowania pracowników nie były uaktualniane od 2018 r.

Według standardu kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych nr 10, zawartego w grupie C – Mechanizmy kontroli, określonego w załączniku do komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. (Dz.Urz. Min. Fin. Nr 15 z 2009 r., poz. 84),procedury wewnętrzne, instrukcje, wytyczne, dokumenty określające zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników, i inne dokumenty wewnętrzne stanowią dokumentację systemu kontroli zarządczej.

W pozostałym zakresie zasady rachunkowości zawierały informacje wskazane w art. 10 ust. 1 uor, a w stosowanych procedurach nie stwierdzono zapisów kolidujących z obowiązującymi przepisami lub mających negatywny wpływ na realizację procesów związanych z gospodarką finansowo-księgową.

8. Podatek od towarów i usług (VAT)

Kontroli poddano dokumentację prowadzoną w 2021 r. w związku centralizacją rozliczeń podatku od towarów i usług Gminy Miasto Szczecin, w tym: deklaracje VAT-7 wraz z rejestrami sprzedaży oraz 27. faktur sprzedaży wraz z dokumentacją źródłową.

W toku kontroli faktur zaewidencjonowanych w rejestrze sprzedaży w miesiącach od stycznia do grudnia 2021 r., stwierdzono, że faktury nie były podpisane na dowód sprawdzenia pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym, a przedłożone kontrolującemu procedury obowiązujące w PP38 nie zawierały zapisów wyłączających faktury sprzedaży z procesu kontroli.

Ponadto jednostka nie sporządzała rejestrów zakupu VAT oraz nie korzystała z prawa do odliczenia podatku naliczonego od zakupów związanych z działalnością opodatkowaną. Należy zwrócić uwagę, że PP38 (jak również inne gminne jednostki budżetowe), działa w ramach jednego podatnika VAT jako Gmina Miasto Szczecin i brak odliczeń nawet niewielkich wartości podatku VAT, skutkuje dla Gminy utratą znacząco wysokich kwot, mimo że możliwość dokonania odliczenia VAT jest prawem, a nie obowiązkiem.

Osobą odpowiedzialną za sporządzanie deklaracji VAT-7, prowadzenie rejestrów VAT, przekazywanie środków finansowych na zapłatę podatku VAT oraz wystawianie faktur sprzedaży w 2021 r. była główna księgowa.

Deklaracje VAT-7 za poszczególne miesiące 2021 r. sporządzane były w oparciu o prowadzone rejestry VAT sprzedaży. Wartość sprzedaży wykazana w rejestrach sprzedaży była zgodna z wartością sprzedaży ogółem wykazaną w deklaracjach VAT-7. Na wszystkich fakturach wskazany został NIP sprzedawcy.

9. Inne obszary

W toku kontroli sprawdzono, czy dyrektor PP38 wywiązywał się z obowiązku przekazywania do WKiAW UM Szczecin informacji dotyczących:

- występowania w jednostce transakcji podejrzanych,

- kontroli zewnętrznych przeprowadzonych w jednostce w 2021 r.

Nie prawidłowości nie stwierdzono.

Na podstawie oględzin książki kontroli oraz oświadczenia przedłożonego przez dyrektora PP38 w dniu 22.03.2022 r., stwierdzono, że w 2021 r. w PP38 przeprowadzono 2. kontrole zewnętrzne.

Ustalono, że informacje za 2021 r. dotyczące przeprowadzonych  kontroli oraz występowania w jednostce transakcji podejrzanych, przekazane zostały do WKiAW UM Szczecin terminowo, a autoryzacji przelewów realizowanych w systemie bankowości elektronicznej dokonywano każdorazowo dwuosobowo.

III.Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi PP38:

1. Każdorazowo naliczać odsetki od nieterminowych płatności na rzecz jednostki oraz stosować możliwości prawne wynikających z przepisów ustawy o opóźnieniach w transakcjach handlowych.
2. Stosować procedury przetargowe przy zawieraniu umów najmu - zgodnie z uchwałą nr LXIII/1169/06 Rady Miasta Szczecin (z uwzględnieniem zmian, w szczególności uchwały nr XII/1025/09 Rady Miasta Szczecin).
3. Dokonywać potwierdzenia umów wydatkowych zawieranych przez jednostkę  kontrasygnatą głównego księgowego.
4. Przedkładać Prezydentowi Miasta roczne informacje z realizacji uchwały nr LXIII/1169/06 Rady Miasta Szczecin.
5. Przekazywać terminowo na rachunek Gminy Miasto Szczecin dochody z tytułu wynagrodzenia płatnika składek ZUS.
6. Rzetelnie ewidencjonować i monitorować należności z tytułu najmu.
7. Dokonywać na fakturach sprzedaży i zakupu potwierdzenia kontroli merytorycznej i formalno – rachunkowej oraz zatwierdzać środki do wypłaty po zaewidencjonowaniu dokumentów w księgach rachunkowych.
8. Prawidłowo dokumentować wydatki oraz terminowo dokonywać płatności.
9. W przypadku nieterminowej zapłaty zobowiązania, powodującej naliczenie odsetek, dokonać ich płatności oraz prawidłowo zaewidencjonować.
10. Ewidencjonować zakupy artykułów żywnościowych oraz artykułów chemicznych na koncie księgi głównej  310 „Materiały”.
11. Ewidencjonować zakupy na właściwych paragrafach klasyfikacji budżetowej.
12. Ewidencjonować na bieżąco faktury zakupu w systemie finansowo-księgowym, dołączać do dokumentacji wydruki dekretacyjne oraz umieszczać na fakturach daty wpływu.
13. Dokonywać opisu dokumentów na kontach analitycznych rachunków bankowych umożliwiających identyfikację faktur oraz powiązanie ich z wyciągami bankowymi.
14. Umieszczać na wyciągach bankowych pełną dekretację oraz potwierdzenia kontroli merytorycznej i formalno–rachunkowej.
15. Udzielać zamówień publicznych zgodnie z zasadami zawartymi w zał. nr 1 do Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecin nr 657/20.
16. Naliczać i wypłacać dodatkowe wynagrodzenie roczne pracownikom w wysokości  zgodnej z obowiązującymi przepisami.
17. Skorygować wynagrodzenie pracownika pełniącego obowiązki kasjera o dodatek tytułu prowadzenia kasy, zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz zakresem obowiązków pracownika.
18. Przechowywać w aktach osobowych informacje o zapoznaniu się przez pracowników z treścią regulaminu pracy.
19. Wykazywać w sprawozdaniach Rb-27S oraz RB-34S kwoty dochodów oraz należności zgodne z ewidencją księgową.
20. Prowadzić księgi inwentarzowe w sposób rzetelny, zgodny z obowiązującymi przepisami, sporządzać dokumenty OT oraz dokonać oznaczenia środków trwałych numerami inwentarzowymi.
21. Dokonywaćinwentaryzacji magazynu żywnościowego i chemicznego zgodnie z przepisami obowiązującymi w jednostce.
22. Dokonywać na koniec roku budżetowego,potwierdzenia sald należności z kontrahentami prowadzącymi księgi rachunkowe.
23. Prowadzić rejestry zakupu VAT oraz korzystać z prawa odliczenia podatku naliczonego od zakupów związanych z działalnością opodatkowaną.
24. Dostosowaćwysokości pogotowia kasowego do zapisów obowiązujących w Instrukcji kasowej jednostki.
25. Udokumentować przeprowadzenie uzgodnień treści Regulaminu pracy ze związkami zawodowymi działającymi w jednostce oraz wprowadzać aneksy do regulaminu zarządzeniami dyrektora.
26. Uaktualnić obowiązującą w jednostce politykę rachunkowości w zakresie wykazu aktualnych stanowisk oraz karty wzorów podpisów osób upoważnionych w procedurze obiegu dowodów finansowo-księgowych.