Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2022 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin (zw. dalej WKiAW) w okresie od 23 lutego 2022 r. do 11 marca 2022 r. przeprowadził kontrolę w Zespole Szkół Budowlanych im. Kazimierza Wielkiego, ul. Unisławy 32/33, 71-402 Szczecin, w zakresie gospodarowania mieniem.

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli podpisanym w dniu 11 marca 2022 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 29 kwietnia 2022 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli przeprowadzonej w Zespole Szkół Budowlanych im. Kazimierza Wielkiego w Szczecinie (zw. dalej ZSB lub jednostką) w zakresie gospodarowania mieniem, stwierdzono nieprawidłowości polegające w szczególności na:

- przeprowadzeniu i rozliczeniu inwentaryzacji w 2018 r. w sposób niezgodny z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2021 r. poz. 217 ze zm.)(zw. dalej uor),

- niewykorzystywaniu uprawnień przysługujących wierzycielowi w celu przeciwdziałania opóźnieniom w zapłatach w transakcjach handlowych,

- nieprawidłowym przeprowadzeniu spisu z natury w toku dokonanej w 2018 r. inwentaryzacji,

- naliczaniu czynszu za najem powierzchni użytkowych w sposób niezgodny z zapisami zawartych umów,

- nieoznaczeniu wszystkich składników majątku ZSB w sposób umożliwiający ich identyfikacje (np. numerami inwentarzowymi),

- niedokonaniu w 2 przypadkach wpisu dot. przeprowadzenia badania rezystancji instalacji odgromowej w książce obiektu budowlanego,

- jednoczesnym prowadzeniu dwóch tomów książki obiektu budowlanego (zamiast jednego tomu),

- nieprzekazywaniu Prezydentowi Miasta Szczecin rocznych informacji z realizacji Uchwały nr LXIII/1169/06 Rady Miasta Szczecin z dnia 16 października 2006 r. w sprawie określenia szczegółowych warunków korzystania z nieruchomości gminnych przez miejskie jednostki organizacyjne nie posiadające osobowości prawnej (ze zm.).

 II. Oceny cząstkowe

 W 2021 roku jednostka zawarła łącznie 14 umów na wynajem powierzchni użytkowych. Kontrolą objęto: sposób zawarcia ww. umów, sposób ich realizacji oraz 36 (tj. 100%) wystawionych faktur VAT za najem ww. powierzchni użytkowych.

Wszystkie spośród 14 poddanych kontroli umów w swych zapisach zawierały dokładne określenie poszczególnych dni tygodnia oraz godzin w jakich najem miał być realizowany, a także w 4 przypadkach wskazano konkretne dni wyłączone z najmu. Ponadto w 11 umowach wskazano, że najem nie będzie prowadzony w dniach wolnych od nauki i pracy zgodnie z kalendarzem MEN na dany rok szkolny. Jednocześnie wszelkie zmiany umowy, a także oświadczenia, wezwania, zezwolenia uzgodnienia i powiadomienia kierowane do drugiej strony umowy wymagały formy pisemnej pod rygorem nieważności. 

W związku z powyższym miesięczny czynsz najmu winien stanowić iloczyn liczby poszczególnych dni tygodnia przypadających w danym miesiącu, liczby godzin najmu i stawki godzinowej. Ponadto czynsz płatny był za godziny zarezerwowane w danym miesiącu bez względu na to czy były wykorzystane. Wyjątek stanowiły dni świąteczne oraz dni, w których z winy wynajmującego zajęcia najemcy nie mogły się odbyć.

W toku kontroli ustalono, że wskazywana w fakturach wysokość czynszu najmu była wyliczana niezgodnie z zapisami zawartych umów najmu:

- 4 z 36 faktur VAT zostało wystawionych na kwotę inną niż wynikająca z umowy (liczba godzin wynikająca z umowy i z kalendarza MEN na rok szkolny 2017/2018 i 2018/2019 była inna niż wykazana w fakturach VAT) – w 3 przypadkach kwota faktury była niższa niż wysokość czynszu wynikająca z liczby godzin najmu przypadających zgodnie z umową w danym miesiącu w łącznej wysokości 627,30 zł brutto, natomiast w 1 przypadku kwota faktury była zawyżona w stosunku do prawidłowo wyliczonej liczby godzin najmu przypadających w danym miesiącu o 30,75 zł brutto),

- nie była prowadzona ewidencja dni, w których najemcy nie mogli korzystać z sal szkolnych zgodnie z umową, z przyczyn leżących po stronie ZSB (dotyczących sytuacji nieprzewidzianych kalendarzem roku szkolnego, spowodowanych sytuacjami nadzwyczajnymi, awariami, remontami, egzaminami itp.).

Czynności kontrolne wykazały dodatkowo, że w przypadku, gdy płatność została dokonana po terminie wynikającym z umowy (a stroną umowy był przedsiębiorca), zaniechano skorzystania ze szczególnych uprawnień przysługujących wierzycielowi, a wynikających z przepisów ustawy z dnia 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych (Dz.U. 2021 r. poz. 424 ze zm.) (zw. dalej ustawą o opóźnieniach w transakcjach handlowych), przede wszystkim: możliwości naliczenia odsetek ustawowych w wysokości jak dla opóźnień w transakcjach handlowych oraz możliwości żądania od dłużników rekompensaty, o której mowa w art. 10 ust. 1 ww. ustawy.

Ustalono, że w 3 przypadkach odsetki od nieterminowych płatności każdorazowo naliczane były w wysokości jak dla odsetek ustawowych za opóźnienie, niezależnie czy dotyczyły transakcji handlowych czy nie, podczas gdy odsetki za opóźnienie w transakcjach handlowych

na przestrzeni kontrolowanego okresu powinny być naliczane w wyższej wysokości.

Ponadto ustawa o opóźnieniach w transakcjach handlowych w art. 10 ust. 1 określa, iż wierzycielowi, od dnia nabycia uprawnienia do odsetek (…) przysługuje od dłużnika, bez wezwania, równowartość kwoty 40 euro - gdy wartość świadczenia pieniężnego nie przekracza 5000 złotych - stanowiąca rekompensatę za koszty odzyskiwania należności. W przypadku żadnej opóźnionej płatności (w okresie objętym kontrolą) nie żądano od najemców (będących przedsiębiorcami) - opóźniających się z zapłatą czynszu najmu – ww. rekompensaty. Wskazać należy, że prawo do rekompensaty przysługuje, pomimo nie podjęcia przez wierzyciela żadnych działań w celu odzyskania należności, a także wtedy, gdy dłużnik dobrowolnie bez wezwania uregulował zaległość. Warunkiem naliczenia rekompensaty jest wystąpienie wymagalności wierzytelności i możliwość naliczenia z tego tytułu odsetek. Wskazać należy, że jednym z celów korzystania z uprawnienia do żądania rekompensaty jest m.in. spowodowanie terminowego regulowania przez dłużników wymagalnych należności (w tym też z umów o charakterze ciągłym jak umowa najmu).

Według art. 42 ust. 5 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2021 r. poz. 305 ze zm.) wg. którego jednostki sektora finansów publicznych są obowiązane do ustalania przypadających im należności pieniężnych, w tym mających charakter cywilnoprawny, oraz terminowego podejmowania w stosunku do zobowiązanych czynności zmierzających do wykonania zobowiązania.

Kontrola wykazała również, że jednostka nie przedkładała Prezydentowi Miasta Szczecin rocznych informacji z realizacji Uchwały Rady Miasta Szczecin nr LXIII/1169/06 (ze zm.), czym naruszono § 11 tejże uchwały, według którego kierownik jednostki organizacyjnej zobowiązany jest do przedkładania Prezydentowi Miasta Szczecin w terminie do 30 kwietnia każdego roku rocznych informacji z realizacji niniejszej uchwały.

W pozostałym zakresie ustalono, że:

- 32 z 36 faktur VAT zawierało kwotę do zapłaty zgodną z liczbą godzin wynikającą z umowy,

- treść zawieranych umów dokładnie określała przedmiot najmu oraz w sposób wyczerpujący regulowała prawa i obowiązki stron,

- wszystkie objęte kontrolą umowy były zaopiniowane przez radcę prawnego pod kątem formalnoprawnym.

W toku kontroli sprawdzono wypełnienie przez jednostkę zapisów art. 26 ust. 3 uor w zakresie dotrzymania przez jednostkę częstotliwości inwentaryzacji pełnej majątku, a także sposób wykonania czynności inwentaryzacyjnych i sporządzania dokumentacji potwierdzającej jej wykonanie. Majątek rzeczowy (środki trwałe, pozostałe środki trwałe) miał być inwentaryzowany w formie spisu z natury, na podstawie Zarządzenia nr 9/2018/2019 Dyrektora Zespołu Szkół Budowlanych im. Kazimierza Wielkiego w Szczecinie z dnia 8 października 2018 r. Do kontroli przedłożono do wglądu, ręcznie prowadzoną księgę inwentarzową środków trwałych oraz wydruk księgi inwentarzowej pozostałych środków trwałych, prowadzonej w systemie elektronicznym firmy VULCAN. Ponadto do przeprowadzenia inwentaryzacji powołano komisję inwentaryzacyjną oraz zespoły spisowe. Kontroli poddano dokumentację potwierdzającą wykonanie czynności inwentaryzacyjnych, w tym: 146 arkuszy spisu z natury oraz protokół z rozliczenia inwentaryzacji.

Jednocześnie sprawdzono, czy stan poszczególnych rodzajów majątku według ksiąg rachunkowych był zgodny ze stanem wykazywanym w księgach inwentarzowych.

W toku kontroli stwierdzono, że w ww. księdze inwentarzowej środków trwałych, wykazane pozycje nie zawierały przypisanych numerów inwentarzowych, nie wskazano miejsca znajdowania się tych przedmiotów oraz pominięto istotne cechy identyfikujące dany sprzęt. Jednocześnie w księdze inwentarzowej pozostałych środków trwałych, nie objęto numerami inwentarzowymi wszystkich pozostałych środków trwałych (nie zastosowano numeru inwentarzowego nadawanego automatycznie przez system VULCAN, natomiast częściowo wprowadzono numer inwentarzowy w polu „Kod kreskowy”).

Ustalono ponadto, że w przekazanych do kontroli arkuszach spisu z natury:

- w 60 przypadkach nie podano daty i godziny zakończenia spisu;

- w 39 przypadkach imię i nazwisko członka komisji inwentaryzacyjnej umieszczano w polu arkusza „inne osoby obecne przy spisie”;

- w 2 przypadkach brakowało podpisu członka zespołu spisowego;

- w 9 przypadkach w skład zespołu spisowego wchodziła tylko jedna osoba, zamiast co najmniej dwóch (wbrew §7 ust. 4 obowiązującej ówcześnie instrukcji inwentaryzacyjnej, który stanowił, że zespół spisowy musi się składać, co najmniej z dwóch osób, przy czym nie mogą to być osoby odpowiedzialne materialnie za powierzone im składniki majątku objętego spisem);

- dokonano licznych dopisków, skreśleń, adnotacji ołówkiem;

- w 84 przypadkach pozostawiono niewypełnione pola co umożliwiało, dopisanie kolejnych pozycji w arkuszu spisowym, także po faktycznym zakończeniu spisu, a ponadto nie spisano w arkuszach, wszystkich składników majątku tj. budynków (jednostka nie przedstawiła do kontroli dowodu na przeprowadzenie inwentaryzacji budynków).

Przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych. Taki obowiązek wynika z treści art. 27 ust. 1 uor. Arkusz spisu z natury jest dowodem księgowym, w związku z czym błędy należy poprawiać w nim tak jak w dowodach księgowych. Zgodnie z art. 22 ust. 1 i 3 uor, niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek, natomiast błędy w dowodach wewnętrznych mogą być poprawiane przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie treści poprawnej i daty poprawki oraz złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej, o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej. Dodatkowo według art. 10 ust 3 uor w sprawach nieuregulowanych przepisami ustawy, (…) jednostki mogą stosować krajowe standardy rachunkowości wydane przez Komitet Standardów Rachunkowości. W publikacjach Komitet Standardów Rachunkowości wskazuje dobre praktyki w zakresie zasad przeprowadzenia spisu z natury. Jedną z głównych reguł prowadzenia inwentaryzacji wg literatury przedmiotu jest zasada dokładności, tj. rzetelnego obrazu - polega ona na ustaleniu stanu rzeczywistego inwentaryzowanych aktywów i pasywów, ma ona decydujące znaczenie przy ocenie rzetelności, prawidłowości i kompletności inwentaryzacji. Powyższa zasada sprowadza się do dokładnego pomiaru, identyfikacji co do nazwy, symbolu, ceny oraz wartości pieniężnej, handlowej i użytkowej właśnie w celu ustalenia stanu rzeczywistego. Zasada ta wskazuje również, że wszelkie czynności należy wykonywać z dużą starannością i dokładnością, tak aby efekt końcowy prac i jego wynik nie budziły zastrzeżeń. Poprawna realizacja tej zasady ma kluczową rolę, aby ocenić prawidłowość oraz kompletność przeprowadzonej inwentaryzacji. Nieprawidłową praktyką jest wymazywanie, zacieranie, wydrapywanie zapisów, bądź dokonywanie skreśleń, dopisków w sposób nietrwały (ołówkiem) w arkuszach spisu. Nie powinno się również pozostawiać niewypełnionych pól. Jeśli w arkuszu pozostały puste rubryki, należało je zakreślić.

Ponadto kontrola wskazuje, że z art. 26 ust. 1 uor wynika, że jednostki przeprowadzają inwentaryzację na ostatni dzień każdego roku obrotowego, czyli na dzień bilansowy. Spełnienie tego obowiązku umożliwia realizację zasady prawdziwego i wiernego obrazu, która jest nadrzędną zasadą rachunkowości. Inwentaryzacja pozwala bowiem ustalić rzeczywiste stany składników aktywów i pasywów na ostatni dzień roku obrotowego, który jest zarazem momentem bilansowym, a więc datą na którą jest sporządzane sprawozdanie finansowe.

Z ustaleń kontroli wynika, że kwota wyceny w arkuszach spisowych była niezgodna ze stanem rzeczywistym. Przyczyną było niewpisanie przez osobę odpowiedzialną, wszystkich przedmiotów do księgi inwentarzowej co w konsekwencji doprowadziło do różnicy pomiędzy stanem rzeczywistym, a zapisami w księdze inwentarzowej. Nie wyceniono również niektórych przedmiotów wykazanych w arkuszach choć w księgach inwentarzowych posiadały wartość. Ponadto niektóre elementy wyposażenia i pozostałe środki trwałe o niskiej wartości, które ujęto w księgach rachunkowych bezpośrednio w koszty, nie zostały wpisane do księgi inwentarzowej. Różnica również wynikała z faktu, że spis z natury został przeprowadzony w okresie 15.10. - 07.11.2018 r., a nie sporządzono dokumentów weryfikujących zakupy dokonywane po zakończeniu spisu, co stanowiło naruszenie art. 26 ust 3 pkt 1 uor. Ponadto nie sporządzono zestawienia (protokołu) różnic inwentaryzacyjnych oraz nie podejmowano dalszych czynności w celu ich wyjaśnienia. Obowiązek taki przewidziany był w harmonogramie czynności inwentaryzacyjnych na 2018 r., stanowiącym załącznik Nr 2 do Zarządzenia nr 9/2018/2019 Dyrektora ZSB. Jednocześnie według § 36 ust. 4 Instrukcji inwentaryzacyjnej, Komisja inwentaryzacyjna po otrzymaniu wyceny i ustaleniu ilości i wartości nadwyżek i niedoborów opracowuje protokół z przeprowadzonych czynności rozliczenia i weryfikacji różnic inwentaryzacyjnych, który po zaopiniowaniu przez głównego księgowego przedkłada do zatwierdzenia Dyrektorowi Zespołu Szkół.

W świetle ww. informacji podstawowe cele inwentaryzacji, czyli porównanie stanu rzeczywistego ze stanem księgowym, ustalenie oraz wycena ewentualnych różnic – nie zostały zrealizowane. Pomimo nieustalenia rzeczywistego stanu składników aktywów i pasywów na ostatni dzień roku obrotowego, w dokumencie z dnia 14.12.2018 r. zatytułowanym: „PROTOKÓŁ KOŃCOWY z inwentaryzacji środków trwałych i pozostałych środków trwałych w używaniu, wyposażenia nie zaliczanego do środków trwałych i przeprowadzonej w obiektach Zespołu Szkół Budowlanych im. Kazimierza Wielkiego w Szczecinie” nie wykazano żadnych niedoborów/różnic.

Rzeczywiste stany ustalone podczas inwentaryzacji są podstawą do weryfikacji stanów wykazywanych w ewidencji księgowej. Jeżeli występują rozbieżności między tymi stanami, to należy określić przyczyny i odpowiednio do nich dokonać księgowań doprowadzających stany ewidencyjne do zgodności ze stanami rzeczywistymi stwierdzonymi podczas inwentaryzacji. Dzięki temu sprawozdania finansowe sporządzone na podstawie zweryfikowanych stanów księgowych będą odzwierciedlały rzeczywistą sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy jednostki gospodarczej.

Stwierdzono również, że na dzień zakończenia kontroli tj. 11.03.2022 r. nie wszystkie składniki majątku jednostki były oznaczone w sposób umożliwiających ich identyfikację (np. numerów inwentarzowych, kodów kreskowych itp.), lub posiadały oznaczenia niezgodne z oznaczeniami wskazanymi w księgach inwentarzowych. Uniemożliwiało to identyfikację poszczególnych składników majątku i zestawienie ich z zapisami w księgach inwentarzowych, a w związku z tym nie było możliwości ustalenia stanu faktycznego, ilości i rodzaju poszczególnych składników majątku znajdujących się w jednostce. Na przedstawionych do kontroli 146 arkuszach spisu z natury wskazano łącznie 8708 pozycji (ilości) składników majątku. W opinii kontrolera, w przypadku gospodarowaniem tak dużą ilością składników majątku, nie ma możliwości powiązania zapisów ewidencji z danym, pojedynczym składnikiem majątku w sytuacji braku znaków go identyfikujących.

Według art. 4 ust. 5 uor, Kierownik jednostki, o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej, ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą, w tym z tytułu nadzoru, również w przypadku, gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości - z wyłączeniem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury - zostaną powierzone innej osobie lub przedsiębiorcy, o którym mowa w art. 11 ust. 2, za ich zgodą.

 Jednostka była zarządcą 11 obiektów budowlanych tj:

1.         BETONIARNIA I MAGAZYNY,

2.         MAŁY INTERNAT,

3.         BUDYNEK PRACOWNI ĆWICZEŃ PRAKTYCZNYCH,

4.         BUDYNEK SZKOLNY – STARA SZKOŁA,

5.         SCHRON W BUDYNKU Z.S.B,

6.         GARAŻE OD UL. NIEGOLEWSKEGO 2,

7.         GARAŻE,

8.         ŁĄCZNIK – NOWY OBIEKT,

9.         BUDYNEK SZKOLNY – OBIEKT NOWY + SCHRON,

10.       OBIEKT SPORTOWY,

11.       BUDYNEK DUŻY – INTERNAT.

W wyniku kontroli stwierdzono, że 5 na 11 książek obiektu budowlanego, prowadzonych było jednocześnie w 2 tomach książki obiektu budowlanego. Zgodnie z § 4 ust. 2 Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 3 lipca 2003 r. w sprawie książki obiektu budowlanego (zw. dalej rkob), w przypadku wypełnienia całej książki zakłada się jej kolejny tom, wpisując na stronie tytułowej numer kolejny tomu oraz datę założenia. Jeśli jednostka uznała, że wypełniono całą książkę obiektu budowlanego (poprzez wypełnienie Tablicy nr 4 lub Tablicy nr 5) i założono nową książkę tj. tom 2 danego obiektu, to należy uznać, że wszelkie wpisy od tej chwili powinny być dokonywane w kolejnym tomie.

Ponadto w przypadku dwóch obiektów budowlanych nie dokonano wpisu dot. przeprowadzenia badania rezystancji instalacji odgromowej z dnia 26.04.2015 r. oraz z 22.05.2020 r. Zgodnie z §  6 ust. 1 rkob wpisy do książki powinny być dokonywane w dniu zaistnienia okoliczności, dla której jest wymagane dokonanie odpowiedniego wpisu.

Dla każdego z ww. obiektów budowlanych została założona Książka obiektu budowlanego. Książki obiektów budowlanych zawierały wszystkie informacje wymagane Rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z dnia 3 lipca 2003 r. w sprawie książki obiektu budowlanego (Dz.U. Nr 120, poz. 1134) w tym m. in. podstawowe dane identyfikujące obiekty, dane ogólne o obiektach, plany sytuacyjne obiektów, z zaznaczonymi granicami nieruchomości, określające również usytuowanie miejsc przyłączenia obiektów do sieci uzbrojenia terenu oraz armatury lub urządzeń przeznaczonych do odcięcia czynnika dostarczanego za pomocą tych sieci, a w szczególności gazu, energii elektrycznej i ciepła.

 III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta zalecił Dyrektorowi Zespołu Szkół Budowlanych im. Kazimierza Wielkiego w Szczecinie:

1. przeprowadzać inwentaryzacje majątku zgodnie z przepisami uor,

2. stosować możliwości prawne wynikające z przepisów ustawy o opóźnieniach w transakcjach handlowych, przede wszystkim w zakresie naliczania rekompensaty i wysokości odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych.

3. przeprowadzać spisy z natury w toku inwentaryzacji, przy uwzględnieniu zasad wynikających z uor oraz krajowych standardów rachunkowości, wydanych przez Komitet Standardów Rachunkowości.

4.  naliczać czynsz za najem powierzchni użytkowych w sposób zgodny z zapisami zawartych umów.

5. oznaczyć wszystkie składniki majątku w sposób umożliwiający ich powiązanie z poszczególnymi zapisami ksiąg inwentarzowych.

6. dokonywać wpisów do książki obiektu budowlanego w dniu zaistnienia okoliczności, dla której jest wymagane dokonanie odpowiedniego wpisu.

7. prowadzić książki obiektu budowlanego zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z dnia 3 lipca 2003 r. w sprawie książki obiektu budowlanego.

8. przedkładać Prezydentowi Miasta roczne informacje z realizacji uchwały nr LXIII/1169/06 Rady Miasta Szczecin (w sposób i terminach określonych uchwałą nr VIII/128/15 Rady Miasta Szczecin).