Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2022 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin (zw. dalej WKiAW) w okresie od 31 sierpnia do 1 września 2022 r. przeprowadził kontrolę w Specjalnym Ośrodku Szkolno - Wychowawczym Nr 2 w Szczecinie, ul. Jagiellońska 65, zwanej dalej SOSW2, w zakresie stanu realizacji zaleceń pokontrolnych wydanych po kontroli przeprowadzonej przez WKiAW w roku 2020 w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzeń osobowych i spraw kadrowych za 2019 r.

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli podpisanym w dniu 1 września 2022 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 13 września 2022 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku przeprowadzonej kontroli w zakresie stanu realizacji zaleceń pokontrolnych wydanych po kontroli przeprowadzonej przez WKiAW w roku 2020 w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzeń osobowych i spraw kadrowych za 2019 r., ustalono, że wszystkie 7 zaleceń zostało zrealizowanych w pełnym zakresie.

II. Oceny cząstkowe

1. Zalecenie dotyczące prowadzenia raportów kasowych chronologicznie i bieżąco, ujmując wpłaty i wypłaty pod datą, z jaką zostały dokonane.

Kontroli zostały poddane raporty kasowe wydzielonego rachunku dochodów (zwanego dalej wrd), za miesiąc kwiecień 2022 r., w tym  wpłaty za wyżywienie wg kwitariusza w łącznej wys. 3.151 zł (33 dowody księgowe) oraz wypłaty gotówki z kasy (zwrot pracownikowi poniesionych kosztów zakupu) w łącznej wys. 514,72 zł (7 dowodów księgowych).

W toku kontroli stwierdzono, że raporty kasowe prowadzone były chronologicznie i bieżąco. Wpłaty i wypłaty ujmowane były pod datą, z jaką zostały dokonane.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w powyższym zakresie.

2. Zalecenie dotyczące ewidencjonowania przypisu za wyżywienie zgodnie z zapisami obowiązującego regulaminu korzystania ze stołówki.

Kontroli zostały poddanezapisy na koncie 700-WW-…-0830-… - Przychody z usług (odpłatność za wyżywienie) za miesiąc kwiecień 2022 r. Na ww. koncie był ewidencjonowany przypis tytułem opłat za wyżywienie wg stanu na dzień 1.04.2022 r., należny za dany miesiąc. Na koniec miesiąca ewidencjonowane były odpisy tytułem nieobecności.W przypadku osób wykupujących posiłki na bieżąco, ewidencjonowany był przypis i odpis pod datą końca miesiąca (z uwagi na brak możliwości ustalenia przypisu na początek miesiąca).

W miesiącu kwietniu 2022 r., na podstawie wystawionych dowodów księgowych (Polecenie księgowania od nr 30 do nr 34 oraz kwitariusz nr WE 1155329), przypis tytułem wyżywienia wyniósł łącznie 13.985 zł, odpis wyniósł łącznie 3.313 zł. Saldo wyniosło 10.672 zł i było zgodne z ewidencją na kontach: 700-WW-…-0830-(01, 02 i 03).

Nie stwierdzono nieprawidłowości w powyższym zakresie.

3. Zalecenie dotyczące każdorazowego wskazywania daty wypłaty na gotówkowych dowodach księgowych, jeśli jest ona różna od daty dokumentu.

Sprawdzeniu został poddany raport kasowy z budżetu za 2 połowę lutego 2022 r. (z uwagi na wypłatę stypendium i wypłaty gotówki z kasy tytułem zwrotu pracownikowi poniesionych kosztów zakupu – 3 faktury) oraz raport kasowy z budżetu za miesiąc listopad 2021 r. (z uwagi na wypłatę tytułem „Wyprawki szkolnej”, będącej przedmiotem kontroli za 2019 r. i wypłacanej raz w danym roku szkolnym).

Zarówno na listach stypendium, jak i na fakturach zakupu wskazana została data wydatku (odbiór stypendium przez ucznia w formie gotówkowej lub refundacja wydatku pracownikowi, który dokonał zakupu). W przypadku wyprawki szkolnej, na liście znajdował się podpis ucznia odbierającego świadczenie w formie gotówki, w raporcie kasowym znajdował się natomiast wykaz wypłat gotówkowych w podziale na dni i pod tymi datami wypłaty były ujmowane w raporcie.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w powyższym zakresie.

4. Zalecenie dotyczące dekretowania dokumentów ze wskazaniem właściwego rozdziału.

Prawidłowość dekretowania dokumentów pod względem wskazywania właściwego rozdziału, zgodnego między przeciwstawnymi kontami, została sprawdzona podczas kontroli realizacji zaleceń nr 1 i 3. We wszystkich 46 przypadkach, dowody zostały zaewidencjonowane prawidłowo.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w powyższym zakresie.

5. Zalecenie dotyczące każdorazowego wskazywania na dowodach zakupu wyposażenia pozycji i nr inwentarzowego z ewidencji ilościowo – wartościowej.

W toku kontroli ustalono, że w okresie styczeń – czerwiec 2022 r. nie zakupiono żadnego wyposażenia, które wymagałoby wpisu do ewidencji ilościowo – wartościowej oraz ujęcia na koncie 013 – pozostałe środki trwałe.

W miesiącu grudniu 2021 r. zakupiono wyposażenie na łączną kwotę 79.663,37 zł (17 dowodów księgowych). Wszystkie zawierały wskazanie numeru pozycji, pod którym zostały ujęte w ewidencji ilościowo – wartościowej. Wszystkie też zostały zaksięgowane na koncie 013.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w powyższym zakresie.

6. Zalecenie dotyczące każdorazowego wskazywania na fakturach sprzedaży usług zwolnionych z podatku VAT podstawy prawnej tego zwolnienia.

Począwszy od lipca 2020 r., księgowość SOSW2 nie miała obowiązku wystawiania faktur wewnętrznych dot. sprzedaży zwolnionej (tu: sprzedaż posiłków) i ewidencjonowania ich w rejestrze sprzedaży. Na potrzeby kontroli główny księgowy złożył oświadczenie potwierdzające, że od lipca 2020 r. jednostka nie prowadziła sprzedaży zwolnionej.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w powyższym zakresie.

7. Zalecenie dotyczące doprowadzenia do zgodności zapisów w Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów księgowych oraz Instrukcji kasowej odnośnie częstotliwości sporządzania raportów kasowych.

Zalecenie zostało zrealizowane poprzez wprowadzenie zmiany w ówcześnie obowiązującej Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów księgowych (Zarządzenie FK nr 10/2020 dyrektora SOSW2 z dnia 15.11.2020 r.) i wprowadzenie nowego brzmienia § 6, wg którego raporty kasowe sporządzane są dwa razy w miesiącu (na 15-tego każdego miesiąca oraz na ostatni dzień miesiąca).

Raporty kasowe w okresie I – VI 2022 r. sporządzane były z podziałem na poszczególne rachunki bankowe budżetu i wrd, z częstotliwością 2 raportów w miesiącu: za pierwszą i drugą połowę miesiąca. Instrukcja kasowa oraz Procedura obiegu dowodów finansowo - księgowych, stanowiące odpowiednio załącznik nr 5 i nr 3 do polityki rachunkowości, opracowanej w ramach przedsięwzięcia „Standardy Polityki Rachunkowości 158 Jednostek Organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin (SPR GMS)” wprowadzonej Zarządzeniem Nr FK 3/2021 Kierownika jednostki z dnia 5.03.2021 r., nie określały częstotliwości sporządzania raportów kasowych.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w powyższym zakresie.

III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny Prezydent Miasta odstąpił od wydania zaleceń.